4H-klubbene i Trøndelag Fylkesstyret medlemmer Alumnklubbene NTAK og STÆA Medlemsorganisasjonene Statsforvalteren i Trøndelag Steinkjer 05.02.2021 INNKALLING TIL FYLKESÅRSMØTE 4H TRØNDELAG 2021 Det innkalles til fylkesårsmøte i 4H Trøndelag. Denne utsendingen inneholder innkalling og sakliste, Sak 3 Årsmelding 2020, Sak 5 Handlingsplan 21 -23, sak 6 Innkomne saker – Formålsparagrafen til 4H Norge, sak 7 Årsplan 2022 Regnskap og rammebudsjett sendes når det er klart fra regnskapskontoret og revisor Tid; Lørdag 20. mars 2021 kl: 11.00 Sted; TEAMS Program; 10:30 Registrering av fremmøtte 11.00 Årsmøtet start 15.00 Årsmøtet avsluttes Sammensetning av så har hver klubb 2 stemmeberettigede. I tillegg kan 4H-klubbene møte med en eller flere observatører. Påmelding; Gå inn i medlemsregisteret www.4h.no for påmelding. Husk å krysse av om du har stemmerett eller ikke. Det er deltakerne selv som kan gjøre dette. Medlemsorganisasjoner sender e-post til 4htrø[email protected] for å melde seg på Velkommen til Fylkesårsmøte Trine Haug/sign./ Morten Kulstad /sign,/ Fylkesstyreleder Ordfører for årsmøtet SAKLISTE TIL ÅRSMØTET 4H Trøndelag 2021 Sak 1 Åpning a) Opprop b) Godkjenning av innkalling c) Godkjenning av sakliste Sak 2 Konstituering av møtet a) Valg av to (2) referenter b) Valg av to (2) representanter til å skrive under protokollen med møtets ordfører c) Forretningsorden d) Oppnevning av tellekorps Sak 3 Årsmelding for 4H Trøndelag 2020 Sak 4 Regnskap 2020 Sak 5 Handlingsplan 2021 -2023 Sak 6 Innkomne saker. a) Formålsparagrafen til 4H Norge Sak 7 Årsplan 2022 Sak 8 Rammebudsjett for 2022 Sak 9 Tilsetting av revisor Sak 10 Valg av: a) Ordfører og varaordfører for fylkesårsmøtet. Funksjonstid ett (1) år. b) Leder i fylkesstyret for ett (1) år. c) To (2) styremedlemmer til fylkesstyret for to (2) år. d) Hvis leder blir valgt blant de sittende medlemmene i fylkesstyret, skal det velges et styremedlem til med funksjonstid ett (1) år. e) Tre (3) varamedlemmer til fylkesstyret for ett (1) år. f) Ett (1) nytt medlem i valgkomiteen med funksjonstid 3 år (midt i fylket). Innstillingen til valg blir delt ut på årsmøtet. g) Tre (3) varamedlemmer til valgkomiteen med funksjonstid ett (1) år. Valgkomiteens innstilling legges fram på årsmøtet. Orienteringssaker a) NTAK/STÆA b) Nordisk leir Sverige 2020 Avlyst c) Fylkesleirer 2021 d) Aspirantleirene 2021 e) FORRETNINGSORDEN Årsmøtet i 4H Trøndelag 2021 1. Årsmøtet ledes av den valgte ordfører. 2. Protokoll føres av de valgte referenter. 3. Ingen representant gis rett til ordet mer enn tre (3) ganger i samme sak. Maksimal taletid er tre (3) minutter første gang, ett (1) minutt andre og tredje gang. Ved gjennomgang av årsmeldinga regnes hvert hovedpunkt i denne sammenhengen som egen sak. 4. Representanter som forlanger ordet til forretningsorden har ett (1) minutts taletid. 5. Ordfører kan forkorte taletid og sette strek. 6. Alle forslag må leveres skriftlig til ordfører (eller i GoPlenum, dersom dette verktøyet er i bruk på den aktuelle saken), undertegnet med 4H-klubbens og representantens navn. 7. Tidligere forslag kan ikke trekkes og nye ikke settes fram etter at strek er satt, eller saken tatt opp til votering. 8. Forslag kan bare fremmes i saker som er på dagsorden. 9. Alle vedtak og valg avgjøres ved kvalifisert flertall av de avgitte stemmer. 10. Forslag og vedtak føres inn i protokollen med antall avgitte stemmer for, imot og blanke SAK 1 ÅPNING AV ÅRSMØTET a) Opprop b) Godkjenning av innkalling Varsel om fylkesårsmøtet ble sendt til klubbene xx.xx.xxxx. Sakspapirene ble sendt ut xx.xx.xxxx. Dette er innenfor fristene i henhold til gjeldende vedtekter for kunngjøring og utsending av sakspapirer til fylkesårsmøtet. Forslag til vedtak: Fylkesårsmøtet 2021 godkjenner innkallingen til Fylkesårsmøtet. c) Godkjenning av sakliste Varsel om fylkesårsmøtet ble sendt til klubbene xx.xx.xxxx. Sakspapirene ble sendt ut xx.xx.xxxx. Dette er innenfor fristene i henhold til gjeldende vedtekter for kunngjøring og utsending av sakspapirer til fylkesårsmøtet. Forslag til vedtak: Fylkesårsmøtet 2021 godkjenner saklisten til Fylkesårsmøtet. SAK 2 KONSTITUERING AV MØTET a) Valg av to (2) referenter Styret legger frem forslag på årsmøtet. b) Valg av to (2) representanter til å skrive under protokollen med møtets ordfører. Styret legger frem forslag på årsmøtet. c) Forretningsorden Forslag til forretningsorden blir lagt frem av ordfører på årsmøtet. Forslag til vedtak: Fylkesårsmøtet 2021 godkjenner forretningsorden for fylkesårsmøtet. d) Oppnevning av tellekorps Styret legger frem forslag på årsmøtet. SAK 3 ÅRSMELDING 4H TRØNDELAG 2020 Hilsen fra fylkesleder. Et nytt 4H år er over, en kan si at det har virkelig vært et annerledes 4H år. Vi rakk å treffes fysisk på styrevervkurs og voksensamling før landet vårt ble nedstengt, lite visste vi da at det ble det eneste fysiske fylkesarrangementet i 2020. Når pandemien brøt ut måtte det meste av ordinær 4H aktivitet legges litt brakk. Heldigvis er vi 4H`ere omstillings dyktig og løsningsorienterte. Vi arrangerte fylkesårsmøtet på teams, for mange var dette deres første møte med digitalt møte. Årsmøtet ble langt, men et møte med mange gode diskusjoner og innspill som vi i fylkesstyret har tatt med oss gjennom året. Alle store fylkesarrangement som storkurs, nattvolleyballcup og fylkesleir ble dessverre avlyst i år, også den planlagte landsleiren i Bodø ble avlyst. Hva gjør man når en ikke kan treffes på vanlig 4H vis? Hvordan kan vi drive 4H aktivitet nå? Hvordan kan opprettholde den gode 4H følelsen når vi ikke kan klemme? Dette var noen av spørsmålene vi alle stilte oss flere ganger i løpet av 2020. Men sannelig fikk vi til en del aktivitet på klubb nivå allikevel. Det har blitt arrangert digitale medlemsmøter, digitale quiz, utallige digitale kahoot, en har ligget i hengekøyer, hatt klubbkvelder oppdelt i mindre grupper, det har blitt arrangert klubbleirer, leirer i samarbeid med naboklubben og mye annet kreativ aktivitet rundt om i klubbene. Vi har hatt digitale regionmøter, men også noen fysiske. Vi i fylkesstyret er imponert over alle aktiviteten dere i klubbene har hatt, mange flotte bilder har vi sett. Vi vet det har vært og er krevende nå. Savnet etter 4H samholdet, leirene, kursene, klemmene, volleyball og alt det gode med 4H er stort, men hold motet oppe litt til, det vil bli bedre! Fylkesstyret har blitt veldig gode på styremøter på teams, det er noe vi vil fortsette med fremover også. I 2020 fikk vi også en ny ansatt, vi er veldig fornøyde med å ha fått på plass en ansatt med kontor tilholdssted på Voll 4H gård, nå har vi slik som medlemmene våre ønsket, kontorer både i Trondheim og Steinkjer. Det er godt å tenke på at vi har beholdt mye aktivitet, fått nye medlemmer, beholdt medlemmer og lært oss nye måter å treffes og drive aktivitet på. Mye vi kan ta med oss videre. Aller mest håper og gleder vi oss alle sammen til vi igjen kan drive vanlig aktivitet igjen, håper vi til sommeren kan treffes på leir i våre nye flotte 4H Trøndelag klær. ☺ Til vi treffes så hold humøret oppe, fortsett med den gode 4H aktiviteten i din klubb og verv en venn. 4Hklem fra fylkesleder Trine Haug 4H Trøndelag 2020 Fylkesårsmøtet Årsmøte 2019 ble avholdt Digitalt på TEAMS lørdag 25. mars. Fylkesårsmøtets ordfører Morten Kulstad ønsket velkommen. I forkant av årsmøtestart ble det beskrevet hvordan et årsmøte gjennomføres, hvordan man tar ordet og lignende. Det hele startet med opprop. Det var totalt 136 stk. til stede fra 51 klubber der 100 medlemmer var delegater med stemmerett og 36 observatører. Årsmøte var vedtaksdyktig. Årsmøtet behandlet de faste sakene. I tillegg var det to innkomne saker: • Økonomi - Økonomiutvalget har sett på mulighetene for å utvide ansatte med til sammen 300 % Organisasjonsrådgiver. Dette ble gjennomgått og debattert. Endte opp med at vi fra 1.1.2021 skal ha 300 % Organisasjonsrådgiver i Trøndelag med en geografisk plassert sør i fylket. • Fylkesleir med generaldebatt Saken handlet om å se på hvordan fylket fremover skal gjennomføre leir da dette gjøres på ulik vis fra tidligere fylker. Det fremlagte innspill fra den nedsatte arbeidsgruppen ble lagt fram og diskuterte. Saken ble oversendt det nye styret for å bli tatt opp der. Fylkesmannen - debattert og besluttet at Fylkesmannen i Trøndelag har observatør status i fylkesstyret Økonomi og regnskap Driften av 4H Trøndelag har vært basert på inntekter fra kontingent fra medlemmer, landslotteriet, deltakeravgifter fra kurs og leir. Det har også blitt gitt tilskudd fra fylkeskommunen og landbrukssamvirket, samt momskompensasjonsordningen. Regnskapet er ført av Steinkjer Regnskap og revidert av BDO Steinkjer. 4H Trøndelag og regnskapet for 2019 viser et driftsresultat på – 26 248,58 kroner. Fylkesstyret etter årsmøtet 2020 ble Leder Trine Haug NTAK/Frosta 4H Frosta Nestleder Sara Eline Farbo Malmo NTAK/Malmen 4H Steinkjer Styremedlem Stine Barstad Holm Gravvik 4H Nærøysund Styremedlem Olaf Gilje Sanne Byåsen 4H Trondheim Styremedlem Halvor Nysæther NTAK/Fjellhauken 4H Stjørdal Styremedlem Marte Elstad Kameratklubben 4H Steinkjer 1.vara Anna Therese Wilmann STÆA Trondheim 2.vara Kristine Kvålsvoll STÆA Orkland 3.vara Erik Riis-Johansen Byåsen 4H Trondheim Observatører: Fylkesmannen Eva Dybvad Alstad FMT Stjørdal NTAK Eric Andre Jacobsen NTAK Stjørdal STÆA Merete Holm Andersen STÆA Trondheim Fra Sentralstyret Martin Holmen 4H Norge Oslo Ordfører Morten Kulstad Vuku Verdal Vara ordfører Siri Strand Blåklokka 4H Inderøy Ansatte 4H Trøndelag har hatt totalt 2,2 årsverk. Kontoret har bestått av Hilde Klavestad 60 % og Johan Eggen som Organisasjonsrådgivere. Turi Elise Kaus har fungert som regionkoordinator for 4H Trøndelag, 4H Oppland og 4H Hedmark. Fra april ble Charlotte Valdem ansatt i en mindre stillingsandel som medieansvarlig. Trine Walleraunet startet som Organisasjonsrådgiver i september – kontorsted Voll 4H-gård Beate Juul Anfinnes og Maren Hanem Kavli har vært koordinatorer for vært sitt styrevervskurs. Beate Juul Anfinnes (Midt/Nord). Maren Hanem Kavli (sør) 4H-kontor InnoCamp Steinkjer og Voll 4H-gård.4H-klubbene Ved utgangen av 2020 var det 88 aktive klubber og 2 alumnklubber.