Ecole Nationale Superieure des Scienees de rinfofmation et des Bibliotheques Dipldme de Conservateur de Bibliotheque Memoire d'etude Archives du Tarn et documentation locale Isabelle GRIMAUD sous la direction de Ecole Nationale Superieure des Sciences de 1'Information et des Bibliotheques Dipldme de Conservateur de Bibliotheque ip\ / < •V//n%, ^ban^0- Memoire d'etude Archives du Tam et documentation locale Isabelle GRIMAUD sous la direction de Jean LE POTTIER, directeur des Archives departementales de 1'Herault Jean-Marc PROUST, professeur a VENSSIB Stage effectue aux Archives departementales du Tarn du 6 juillet 1992 au 28 septembre 1993 sous la direction de Jean LE POTTIER 311 1993 Archives du Tarn et documentation locale Grimaud, Isabelle R6sume: Au carrefour de missions administratives, patrimoniales et culturelles, les services d'archives occupent une place primordiale dans le paysage documentaire. La volonte des Archives du Tarn de recueillir, conserver et communiquer la documentation locale tend a s'exprimer selon deux modes originaux. Elles peuvent, d'une part, apporter reflexions et competences pour 1'elaboration d'une politique coordonnee des fonds locaux des bibliotheques publiques ; d'autre part, valoriser la recherche en reperant et collectant la litterature grise produite par l'administration et les secteurs para-publics. Descripteurs: Archives ; centre documentation ; bibliotheque publique ; fonds specialise ; litterature grise; Tarn Abstract: Located at the crossroad of administrative, patrimonial and cultural missions, public records offices have a prominant position in the documentation schema. Archives departementales du Tarn's aim to collect, preserve and eventually share local documentary holdings tends to express itself through two specific ways. They can bring a larger view point and knowhow in order to elaborate coordinated policy for special holdings in public libraries ; second they can also enhance research efforts by identifying and collecting grey literature produced by administrations and semi public agencies. Keywords : Archives ; documentation center ; public library ; special holdings ; grey literature; Tarn REMERCIEMENTS Je remercie vivement Jean Le Pottier de m'avoir soutenue dans ce travail dont il est le mentor, Monsieur Proust pour la comprehension qu'il m'a manifestee et son aide, Madame Charnay et 1'equipe des Archives du Tarn pour leurs conseils et leur cooperation, ainsi que toutes les personnes que j'ai cotoyees et contactees, et avec lesquelles mes relations furent aussi diverses quenrichissantes. Le cCepartemerit du 'Tarn 'Viltes et chefs-CieuTt cCe canton Pour les villes ou agglomerations urbaines, la surface des cercles est S i lz proportionnelle X/ a la population O '---v Monest.es Pampelonne v. en 1990. Vaouro •n uarmaux , 0 ^/"Castelnau o Valderies \/alence d'Albigeois de Montmiral • Cagnac o Albi Villefranche d'Albigeois) r o IGaillac ! Salvagnac ° o Lisle-sur-Tarn Alban ( o ~i Rabastens ' Cadaien Realmont "l St-Sulpice-la-Pointe Graulhet Montredon^Labessonnie • Murat-sur-Vebre <zLavaurl Lautrec o oVabre Lacaune o Roquecourbe o St Paul i »' _ , O Vielmur „ o i Cap-de-Joux o Brassac Angleso Cuq-Toulza q Castres x-_° Puylaurens Labruguiere Labastide- Rouairoux Mazamet • \ Dourgne St Amans-Soult 10*» r ,'~v i 50 000 hab. 25 000 10 000 5 000 Tarn. Paris : cd. Bonneton, 1991. 431 p. ISBN 2-86-253-111-1 • 2 000 O autre chef-iieu de canton & r ^^C2:::~-^ t~ u'..cu^::;^.< r~"^M.a^'- . -.-r. 1~':sXC'-.^ srJ^fe^s-i vSkK*1"''- *>«._.' F>—:<*£; -rCT' "^t—;.. Divers documents des ftrcfiives cCe-partementaUs cCu ^Tarn Sommaire Introduction 9 I - Contexte institutionnel et historique 11 A - De la DAF aux AD 12 1) Historique et cadre juridique 12 a) Definition des archives 12 b) Communication des documents d'archives 13 2) Missions de la DAF 13 a) Collecte et gestion des documents 14 b) La conservation et la sauvegarde du patrimoine archivistique 14 c) Vaccueil du public 14 3) Organisation de la DAF 15 a) L'administration centrale 15 b) Les services exterieurs ou organismes rattaches 15 c) Les organismes consultatifs 17 B - Quelques reperes historiques pour situer les AD 17 1) Les vicissitudes initiales 17 2) Le temps des archivistes 1830 a nos jours 18 C - Organigramme : deux services originaux : les Archives sonores (AS) et ia Conservation des antiquites et objets d'art (CAOA) 20 1) L'organigramme 20 2) AS etCAOA 21 a) Lafonoteca : phonotheque departementale 21 b) La CAOA 25 II - La situation tarnaise a la bibliotheque des Archives et dans les bibliotheques de lecture publique 28 A - La bibliotheque des Archives 29 1) Evolution 29 2) Organisation 30 a) Les livres et brochures 31 b) Cotation des documents 31 c) Le catalogue auteurs-matieres 34 d) Les periodiques 37 3) Quelques suggestions pour la bibliotheque des Archives 39 a) "Plan pour les periodiques" 39 b) Guide des catalogues 41 c) Les usuels 41 d) Quand les Archives communiquent. 42 B - Les bibliotheques de lecture publique 43 1) Champ des investigations et taxinomie des informations recueillies 43 2) Les fonds en presence 43 a) Hegemonie de Vimprime et lente emergence de 1'audiovisuel... 43 b) La CUMAV de Castres et les ambitions de videotheque departementale 45 c) Informatisation des bibliotheques publiques du Tarn 46 3) Les fonctions bibliotheconomiques 48 a) Reperage, collecte et acquisitions des documents 49 b) Le traitement de Vinformation 50 c) Communication 51 d) La logique patrimoniale 53 4) Remarques et reflexions 54 a) Repetition 54 b) Ala traine de choix nationaux 54 c) Sauve qui peut(la cooperation) 55 d) L 'exemple de la Base bibliographique bourguignonne 55 III - Quelques producteurs d'informations departementaux et regionaux 59 A - Preambule methodologique et delimitation de la recherche 60 1) Champ geographique des producteurs et domaines thematiques : sciences humaines, economiques et sociales 60 2) Determination des interlocuteurs 62 B - Les services exterieurs de 1'administration de 1'Etat 63 1) Les directions departementales (DD...) 63 a) DDA (Direction departementale de 1'Agriculture) 63 b) DDE (Direction departementale de UEquipement) 66 c) DDJS (Direction departementale de la Jeunesse et des Sports) 68 2) Deux directions regionales 70 a) DRAC (Direction regionale des Affaires culturelles) 70 b) INSEE : direction regionale 72 3) Cas particuliers : le centre de documentation de la Prefecture et le Centre de documentation pedagogique 74 a) Le Centre de documentation de la Prefecture 74 h) Le Centre departemental de documentation pedagogique du Tarn 75 C - Les collectivites locaies et organismes consulaires 76 1) Champ d'action du service de documentation de la mairie d'Albi.. 76 2) Le Conseil general a travers differents services et associations 77 a) Le service du patrimoine : une conservation departementale dans le Tarn 78 h) La DS 81: direction de la Solidarite du Tarn 79 c) Le Comite departemental du Tourisme 80 d) Agate 81 3) Les CCI du Tarn (Chambres de Commerce et d'Industrie) 83 D - L'universite et la recherche 85 1) A la recherche des maitrises 85 a) Reperage aux ADT et dans les bibliotheques et centres de ressources du departement 85 b) Les bibliotheques d'UFR 86 2) Dans le labyrinthe: les laboratoires de recherche 89 a) SIGLE 90 b) Des outils de recensement des laboratoires 90 c) Un puzzle difftcile a apprehender 92 d) Quelques pieces du puzzle 92 e) Reflexions et perspective 96 3) Archives du Tarn et delocalisation universitaire 97 Conclusion 100 INTRODUCTION Si dans l'imaginaire et les representations collectives, le bibliothecaire est une figure de savoir et des livres, 1'archiviste reste indissociablement lie a la solennite de la loi et des droits consignes dans les chartes qui en font un detenteur de preuves et de la verite objective des faits, des chiffres et des renseignements enregistres dans les actes administratifs et non un etre de connaissance subjective du monde, comme peut 1'apparaitre le bibliothecaire. Les images se brouillent, se rectifient, se travaillent avec l'evolution de la societe et des professions. La participation a une inspection d'archives communales (I) permet de voir 1'archiviste comme homme de terrain et de contacts, certes dans 1'exercice de sa fonction administrative, mais aussi et surtout de comprendre le role culturel et patrimonial qu'il a a assumer dans le departement (conseils de conservation des documents anciens, information pedagogique sur les principes de classement et de tri, renseignements avises dans la reconstitution de 1'histoire locale...). Avoir la possibilite d'effectuer un stage aux Archives departementales du Tarn (2), c'est: - apprehender en toute modestie une realite documentaire tres differente de celle des bibliotheques (distinction qui se traduit deja dans un langage specifique : depot, versement, presidence de salle...); - connaitre et participer a la gestion de la bibliotheque des Archives ; - etre confrontee a une problematique : la documentation locale. L'expression "documentation locale" recouvre dans cette etude : - les questions relatives aux fonds locaux des bibliotheques dont 1'importance reconnue les enracinent dans la ville, le terroir, le departement. Le fonds local identitie par une definition et un cadre geographique ou la bibliotheque tend a etre la plus exhaustive possible (criteres de sujet, d'auteurs, d'editeur ou d'impression) peut recouper tous les autres fonds car il comprend tous les types de documents et de supports. 1 Massac-Seran, V111eneuve-1 cs-Lavaur, Maurens-Scopont, a 1'ouest du departement, entre Vaurais et Lauragais. 2 Que l'on abregera ADT. 9 - les problemes de reperage et de collecte de la litterature grise, c'est-a-dire document sous forme dactylographiee ou meme imprimee, mais qui est diffusee a un nombre restreint d'exemplaires (au-dessous de mille selon 1'AFNOR) en dehors de tout circuit commercial habituel. Ces documents ont en outre souvent un caractere provisoire, rapport ou note sur une recherche en cours par exemple. Cette reflexion sur la documentation locale possede une limite thematique primordiale qui se confond avec la zone d'intervention administrative des ADT : le Tarn.