Fiche pratique informatique : passer de Microsoft Office à LibreOffice ou OpenOffice.org Ce tutoriel fait partie d'un ensemble de fiches pratiques pour progresser vers la démocratie , et plus précisément du dossier informatique http://www.ecologielibidinale.org/fr/fiches/miel-dossier-tic-fr.htm dans lequel vous pouvez trouvez d'autres tutoriels pour LibreOffice / OpenOffice.org (au § 3.1). Version Web Usage de LibreOffice ou OpenOffice.org et différences d'avec Microsoft Office Sommaire 1 Introduction et installation....................................................................................................................1 2 Sources de documentation....................................................................................................................2 3 Opérations préliminaires......................................................................................................................2 4 De Word à Writer..................................................................................................................................3 4.1 Utilisation de modèles..................................................................................................................3 4.2 Utilisation d'un document maître..................................................................................................4 4.3 Pages, sections et cadres...............................................................................................................4 4.4 Édition : différences entre Word et Writer....................................................................................5 5 De Excel à Calc....................................................................................................................................6 5.1 Édition : différences entre Excel et Calc......................................................................................6 6 De Powerpoint à Impress.....................................................................................................................6 6.1 Pendant le diaporama....................................................................................................................6 1 Introduction et installation LibreOffice et OpenOffice.org sont des suites bureautiques libres et gratuites qui assurent les mêmes fonctionnalités que la suite Microsoft Office. Elles fonctionnent sur les principaux systèmes d'exploitation : Windows, Mac OS et GNU/Linux. OpenOffice.org a été développée par la société Sun, laquelle a été rachetée par la société Oracle en 2009. La politique ambiguë d'Oracle vis à vis du logiciel libre a conduit la majorité des développeurs et la communauté des programmeurs de logiciels libres a créer en 2010 une divergence (fork) de OpenOffice.org, appelée LibreOffice, et une structure de soutien sans but lucratif : The Document Foundation. A l’instar de Framasoft (voir la fiche de OpenOffice.org : http://www.framasoft.net/article472.html et celle de LibreOffice : http://www.framasoft.net/article5061.html), nous recommandons vivement le passage à LibreOffice. Suite Bureautique LibreOffice Microsoft Office Logiciel Format OpenDocument Logiciel Format Microsoft Office Traitement de texte Writer .odt Word .doc .docx Tableur & graphiques Calc .ods Excel .xls .xlsx Présentation Impress .odp Powerpoint .ppt .pps .pptx Schéma Draw .odg (éditeur intégré) Formule mathématique Math .odf (éditeur intégré) Bases de données Base .odb Access .mdb Table d'équivalence entre logiciels et formats. Le contenu du présent document s'applique aussi bien à LibreOffice (LibO) qu'à OpenOffice.org (OOo) - nous les désignons conjointement par le sigle LibO/OOo - sauf mention contraire. Passer à LibreOffice / OpenOffice.org (v 3) – licence cc:by-sa www.ecologielibidinale.org – mis à jour le 6 juin 2012 Page 1/6 LibO/OOo peut lire les fichiers Microsoft Office, Star Office, RTF, TXT, HTML et XML. LibO/OOo peut enregistrer les fichiers aux formats Microsoft Office, Star Office, RTF, TXT, PDF, HTML, XML et OpenDocument (format libre utilisé par défaut par LibO/OOo). LibreOffice est téléchargeable en version française sur le site http://fr.libreoffice.org De plus des extensions (et des modèles) pour le logiciel LibO/OOo sont disponibles : • http://extensions.libreoffice.org/ (extensions libres pour LibreOffice) • http://libreplanet.org/wiki/Group:OpenOfficeExtensions/List (extensions libres, compatibles avec LibreOffice) • http://extensions.services.openoffice.org/ (extensions pour OpenOffice.org, compatibles avec LibreOffice) LibreOffice est livré de base avec un certain nombre d'extensions. Si vous utilisez OpenOffice.org, nous vous recommandons d'installer au moins l'extension « espace insécable en français » qui ajoute automatiquement un espace insécable avec les signes de ponctuation qui le nécessitent ( ! ? : ; « »). http://extensions.services.openoffice.org/project/insecable 2 Sources de documentation Ce chapitre se base en premier lieu sur le livre écrit par Framasoft : Changer pour OpenOffice.org. Le télécharger gratuitement (PDF) sur http://www.framabook.org/openoffice.html Remarque : le livre est basé sur la version 2.3 de OpenOffice.org. La version utilisée pour la rédaction de ce document est OpenOffice.org 3.0. (Ainsi par exemple, depuis l'écriture du livre, la numérotation des pages dans Writer est désormais mise à jour automatiquement.) La version courante au moment de la révision du document est LibreOffice 3.5.3. Ce document reprend du livre les éléments nécessaire à une utilisation bureautique basique. Pour le transfert de documents Microsoft Office contenant des fonctions avancées (macros, publipostage, formulaires, texte conditionnel...) se reporter directement au livre. D'autre part le présent document complète cet ouvrage concernant un certain nombre de fonctionnalités usuelles, en s'appuyant sur la documentation (aide intégrée) de OpenOffice.org 3.0. 3 Opérations préliminaires Paramétrer l'ouverture des documents au format Microsoft Office (.doc .docx .xls .xlsx .ppt .pptx) directement dans LibO/OOo (ceci peut se faire via l'explorateur Windows : Menu Outils > Options des dossiers > Types de fichiers...). LibO/OOo peut être réglé pour sauvegarder par défaut les fichiers au format Microsoft Office. Cela n'est pas conseillé (risque de perdre certaines fonctionnalités). A utiliser seulement lorsque vous avez besoin de partager les fichiers avec des utilisateurs n'utilisant pas encore LibO/OOo. (Invitez vos correspondant à changer...). Remarque : si vos correspondants n'ont pas besoin d'éditer le fichier que vous envoyez (ex : note d'information), choisissez plutôt l'export au format PDF. Autre remarque : étant donné que beaucoup de gens transmettent encore des fichiers propriétaires Microsoft Office, vous serez amené à les sensibiliser aux formats libres. Voir un modèle de courriel de réponse à adresser, sur notre fiche pratique « passer à l'informatique libre ». Conversion des documents : dès que l'on travaille sur un document au format Microsoft Office, l'ouvrir dans LibO/OOo puis après vérification et éventuelles adaptations, l'enregistrer au format OpenDocument. Supprimer (ou archiver) ensuite la version Microsoft Office. Passer à LibreOffice / OpenOffice.org (v 3) – licence cc:by-sa www.ecologielibidinale.org – mis à jour le 6 juin 2012 Page 2/6 Remarque : il existe une possibilité de conversion de lots (batch) pour traiter automatiquement un grand nombre de fichiers. Dans LibO/OOo : Menu Fichier > Assistants > Convertisseur de documents... Toutefois cela ne permet pas de vérifier la qualité de ce qui est obtenu. Les problèmes de conversion les plus courants avec des documents simples sont de petites différences de pagination. Certains de ces problèmes de pagination ou de lisibilité sont dus à l'usage de polices de caractères (font) spécifiques à Microsoft Office, qui ne sont pas installées dans votre système d'exploitation. Il suffit alors de remplacer dans le document ces polices par d'autres plus standard. Avertissement sur les risques de régression : si vous faites des mises en formes élaborées, il est possible que vous ne trouviez pas rapidement comment faire avec LibO/OOo ce que vous faisiez avec Microsoft Office. Vous pourriez alors être tenté – surtout si votre temps est compté – de reprendre votre document dans Microsoft Office. Ce serait une très mauvaise idée (expérience vécue !), en effet une fois repassé sous Microsoft Office votre document pourrait perdre certaines mises en formes travaillées avec LibO/OOo et vous seriez obligé de refaire des ajustements. De plus procéder ainsi ne vous fera pas progresser dans l'usage de LibO/OOo. Voici notre conseil : si vous avez un peu de temps, utilisez l'aide de LibO/OOo pour trouver comment faire. Sinon renoncez temporairement à votre mise en forme complexe et revenez-y plus tard. Dès lors que vous serez habitué à LibO/OOo, nous vous conseillons de désinstaller Microsoft Office de votre poste de travail. Remarque : il existe des « visionneuses » téléchargeables sur le site de Microsoft qui permettent d'afficher les documents Microsoft Office qui ne seraient pas totalement pris en charge par LibO/OOo (cas notamment de certains effets complexes dans les présentations Powerpoint 2007). 4 De Word à Writer Il est possible d'importer dans Writer le dictionnaire créé dans Word, à l'aide d'un utilitaire à télécharger. Voir le livre, chapitre 3, page 56 (p.70 du PDF). 4.1 Utilisation de modèles On peut convertir le modèle Normal.dot de Microsoft Office en un modèle .ott On peut stocker