Referat frå styremøte 26.02.2020 Tid og stad: 19:30 Klubbhuset, idrettsbygget på Gløshaugen. Til stades: Sven, Lotte, Dorthe, Åsne, Guro, Mats, Hildegunn, Hallvard og Julie. Sak 1: Godkjenning av innkalling, saksliste og referat frå førre styremøte. Saka framleggas av: Sven Saksinfo: Innkalling, saksliste og referat godkjennast av styret for ryddig og god saksgong samt å sikre legitimitet ved avgjersler. Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og saksliste. Vedtak: Styret godkjenner innkalling og saksliste. Sak 2: Innkomne saker Saka framleggas av: Sven Saksinfo: Oversikt over saker som skal tas opp på styremøte. Sak 2.1: Oversikt over innkomne saker - Rankingturnering for 2. og 3. divisjon. - Arrangering av sluttspelkampar i Mizunoligaen - H2C og sosialkveld - Mixturnering - Kanonballturnering i SL 2021 - Trenar 2 kurs – del 2 - Nytt forsøk på sandvolleyballhall - Drive og system Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkomne sakar. Referat: Vedtak: Styret godkjenner innkomne sakar. 1 Sak 3: Kommande arrangement i/for NTNUI Volleyball Saka framleggas av: Sven, Lotte eller Guro. Saksinfo: Oversikt over de sportslege og sosiale arrangementa som styret og gruppa skal arrangere i tida framover, og som styret bør ha oversikt over. Forslag til vedtak: Styret er informert om de sportslege og sosiale arrangementa som kjem. Sak 3.1: Sportslege arrangement Saka framleggas av: Lotte Referat: Det vil være 3 heimekampar på Dragvoll fyrstkommande laurdag. D1, H1 og H- Elite skal spele. Dette vil være siste heimekamp helga i høgare divisjonar. 14.-15. mars blir det arrangert rankingturnering, og truleg også sluttspelkampar. Sak 3.2: Sosiale arrangement Saka framleggas av: Guro Referat: Guro har vært i møte med handball om det felles sosiale arrangementet som skal arrangerast. NTNUI Handball har booka «Me Nightclub». Det er plass til 260 stk på uteplassen. Er i utgangspunktet for få plasser, da vi potensielt kan bli opp mot 450 stk samla. Mogleg å organisere eit påmeldingssystem. Er lita sjanse for at det blir eit problem, er kun ei veke før Gudenes Natteliv. D3A er i gong med å planlegge sosialkveld 18.mars. Sommerflørt har fått datoen tysdag 21.april. Om ein må låne halltid av andre grupper, så tek me treningar frå onsdagen. Vedtak: Styret er informert om de sportslege og sosiale arrangementa som kjem. Sak 4: Økonomi Saka framleggas av: Hallvard Saksinfo: Oversikt over den økonomiske situasjonen til gruppa og eventuelle tiltak. - Status: Kor står me mtp. budsjett, likviditet m.m, - Eventuelle utfordringar/moglegheiter. - Behov for ekstra løyving. Forslag til vedtak: Styret vedtar at de er informert. Referat: Der er ei like stor vekst som tidlegare på dommar avgifter. Me ligg innafor mål på reising. Ei reise kostar klubben rundt 13 000 for elite, litt mindre for 1.divisjon. Serieavgifter skal være i mål. Me er framleis innafor budsjettet. Vedtak: Styret er informert. Sak 5: Situasjonsrapport frå resten av styremedlemmane 2 Saka framleggas av: Dorte, Julie, Åsne, Mats og Hildegunn Saksinfo: Oversikt over kva styremedlemmane har føretatt seg den siste tida. Forslag til vedtak: Styret er informert Sak 5.1: Sitrap frå nestleiar. Saka framleggas av: Dorte Referat: Prøver å nå ut til fleire mtp bredde tilbod. Har tatt kontakt med SiT angåande treningstid fredag 13.mars. NTNUI Badminton har reservert Hall A på Dragvoll. Dette kan resultere i at me mister treningstid, men det kjem ann på tal påmeldte. Skal høyre med Nora Lindland, nestleiar i NTNUI Badminton om dette. Har også prøvd å sette seg inn i drive- systemet. Sak 5.2: Sitrap frå materialansvarleg Saka framleggas av: Julie Referat: Har bestilt styregensarar, dei blei levert 27.februar. Prisen på desse kom på 350kr stk årsak meir tekst enn antatt. Har elles laga eit dokument med klage på draktene til Craft, det er sendt vidare for omskriving. Det har vært ein del kommunikasjonsproblem. De siste draktene kom 16 veker etter at dei var bestilt, til tross for at Craft gav beskjed om at det ville ta 9-10 veker. Lite ein kan gjere som undergruppe, sidan dei har avtale gjennom HS. Ta problemet vidare til HS, og få dei til å pushe på det. Er fleire som har hatt problem med dette, blant anna fotball. Har også vært på gruppeleiarsamling Der hadde dei workshop og snakka om bruken av slack. Sak 5.3: Sitrap frå Informasjonsansvarleg Saka framleggas av: Åsne Referat: Har oppdatert styresida på nettsida, og fått plassert den der den skal være. Har enda ikkje heilt funnet styresida frå i fjor, men skal sjekke om den ligg der. Har elles fortsatt og mast på dei andre SoMe ansvarlege om lag-sidene deira, og posta mykje på facebook. Sak 5.4: Sitrap frå Sponsoransvarleg Saka framleggas av: Mats Referat: Har prøvd å sjekke ut driven. Hadde ikkje tilgang til den, men fekk så tilgang og skal sette seg inn i det. Har sendt melding til Frida for å få tilgang til hennar dokumentar. Sak 5.5: Sitrap frå sekretær Saka framleggas av: Hildegunn 3 Referat: Tar livet med ro. Har lagra Pizzabakeren i kontaktlista, og skal lese seg opp på driven. Vedtak: Styret er informert. Sak 6: Rankingturnering for 2. og 3.divisjon Saka framleggas av: Lotte Saksinfo: Informasjon til styret om korleis me ligg an og kva som må gjerast. Forslag til vedtak: Styret reknast som informert. Referat: Me har ikkje fått kampoppstilling enda. Me arrangerer og har satt D1 og H1 som arrangøransvarlege, D1 har moglegvis eit problem med dette. Vegard har sagt ja til å stille som turneringsansvarleg. Datoen for ranking er satt til 14.-15.mars i Trondheim Spektrum, og kampoppsettet kjem truleg ei veke før turneringa startar. Me venter enda på svar frå Trondheim Spektrum angåande om ein kan stille med eigen kiosk til inntekt til klubben. Det er ikkje sikkert dette går, sidan ei bedrift har einerett på sal av kioskvarer i hallen. Har sendt mail angåande dette, og det vil være 2. og 3. divisjon som står for kiosk sal. Dersom nokre lag låner eller tek med seg utstyr frå Dragvoll så må dette gis skriftleg beskjed om til Julie. Viktig at både lisensliste og spelarliste er med på ranking. Det er få oppmenn i 3.div som veit om dette. Grunna at ein brukar Profixio på turnering så må dei ha med begge i papirform. Planen blir å få sendt ut lister til alle oppmenn i 2. og 3. divisjon, slik at dei i det minste har fått beskjed om det. Alle lag er påmeldte til rankinga. Vedtak: Styret reknast som informert. Sak 7: Sluttspelkampar i Mizunoligaen Saka framleggas av: Lotte Saksinfo: Informasjon til styret om korleis me ligg ann og kva som må gjerast. Forslag til vedtak: Styret reknast som informert. Referat: Dersom H-Elite kjem på 7.plass i Mizunoligaen så må me arrangere sluttspel kamp. Om me vinn mot Askim laurdag 29., og OSI tapar sin kamp så er det spikra at me arrangere same helg som ranking. Tidlegare har dette vore 3.plass sin jobb, men no er det endra til 7.plass. Det er Noregs volleyball forbund som har organisert dette og som står ansvarleg for rotet. Vurderer å gje beskjed ved evalueringa av sesongen. Kvart finale i mizunoligaen og ranking i lågare divisjonar på same tid er svært dårleg organisering. I tillegg er det mogleg at det vært mangel på utstyr i forhold til kor mange kampar som skal spelast samtidig. Er det mogleg å arrangere sluttspel kampen i Trondheim spektrum? Mogleg å snakke med Magnus om dette. Me håper på å få hyra inn D-Elite til å arrangere/funke sluttspelkampen, og heile sluttspelet er ferdig 25-26.mars. Ranking er siste kampane som blir spelt. Når det gjeld status 4 på dei andre topplaga våre så har det seg slik at D-Elite har rykka ned til 1.divisjon. Dette gjer at D1 rykker ned til 2.divisjon. H1 held plassen sin i 1.divisjon. Vedtak: Styret er informert Sak 8: H2C og sosialkveld Saka framleggas av: Guro Saksinfo: H2C har verken arrangert eller tatt ansvar for bytte av sosialkveld. Diskusjon rundt reaksjon på dette og tiltak for å unngå dette igjen. Forslag til vedtak: Styret vedtek reaksjon og tiltak. Referat: For 3 veker sida blei sosialansvarleg på H2C informert om at de skulle arrangere sosialkveld. De skulle sjølv planlegge denne sosialkvelden og gi beskjed til Guro om kva de skulle gjær 1 veke før sosialkvelden tok plass. Thomas, sosialansvarleg, hadde ikkje planlagt noko, og hadde ikkje tid. Årsak sein varsel frå sosial ansvarleg hadde ikkje H2C tid til å arrangere noko. Dei står sjølv ansvarlege for å finne eit anna lag til å arrangere i staden for dei. Det gjor dei ikkje. Dei fekk fleire beskjeder via Messenger, og valde å ignorere desse, gjentatte gongar. Det bør informerast tydlegare kva ansvar ein har som sosialansvarleg. Det er ikkje berre å arrangere vors i dette vervet, og det er det kanskje fleire som ikkje veit om. H2C bør få konsekvensar for dette. Mogleg å gje dei dugnad under mixturneringa eller sandvolleyball? H2C bør få ansvar for rigging til Rankingturneringa, begge dagane. Vedtak: Ansvarsbrotet og mangel på respons frå H2C straffes ved at dei får i ansvar å rigge opp og ned alle baner på rankingturneringa i Trondheim Spektrum på begge dagane. Sak 9: Mixturnering Saka framleggas av: Lotte Saksinfo: I fjor arrangerte NTNUI mixturnering i dragvollhallen i hu og hast. Er dette noko me er interesserte i å gjere i år også? Forslag til vedtak: Styret diskuterer saka og gjer ei vurdering om dette er noko me ynskjer å gjennomføre i år også. Referat: Styret stemmer ja til å arrangere mixturnering. Legge prisen på 400kr per lag. Det var 8 lag som deltok i fjor, og det var arrangert i byrjinga av mars.