Statens Konferencehåndbog Gældende fra 1. januar 2014 til 31. december 2015 Opdateret 7. februar 2014 OBS Bemærk, at alle priser er eksklusiv moms. Konferencehåndbogen må ikke gøres offentligt tilgængelig Indledning Moderniseringsstyrelsen har indgået en indkøbsaftale om konferencefaciliteter i Danmark. Aftalen løber oprindeligt fra den 1. januar 2014 til 31. december 2015, hvorefter Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalen to gange af et år, såfremt Moderniseringsstyrelsen vurderer det hensigtsmæssigt. Der er indgået aftale med i alt 78 konferencesteder fordelt i hele landet. Blandt leverandørerne er der både større og mindre kæder samt enkeltstående virksomheder. Konferenceaftalen skal bruges i alle tilfælde, hvor kunden skal købe konferencefaciliteter såsom kontorseminarer, og eksterne arrangementer som møder, kurser og konferencer. Forpligtelsen på Konferenceaftalen gælder fra 2 deltagere. Statslige myndigheder vil fortsat have mulighed for at anvende konferencefaciliteter, der ejes af statslige myndigheder (statslig egenproduktion) i det omfang en sådan benyttelse ikke forudsætter indgåelse af aftale med en eventuel forpagter (3. mand) om indkøb af konferencefaciliteter. Indkøb af konferencefaciliteter fra forpagtere af statslige faciliteter forudsætter, at forpagteren er leverandør på rammekontrakten eller, at forpagtningsaftalen giver de statslige institutioner adgang hertil. Det kan fx dreje sig om: Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme, herunder Kronborg (www.kronborg.dk/moder-og-konferencer), Det kongelige bibliotek (www.kb.dk/lokaler) Bernstorff Slot (www.bernstorff.dk), Stærekassen () og Trekroner Søfort (), Nationalmuseet (www.natmus.dk/salg-og- ydelser/lokaleudlejning) Kulturministeriet, herunder Ordrupgaard Samlingen () Udenrigsministeriet Forsvaret Undervisningsministeriet andre konferencefaciliteter Med egenproduktion forstås produktion i statslige institutioner og selvejende institutioner. Konferencefaciliteter i institutioner, der ikke er omfattet af aftalen, som eksempelvis selvstændige offentlige virksomheder, herunder DSB, er ikke omfattet af statens egenproduktion og kan ikke benyttes. Det understreges, at Rammekontrakten ikke gælder Kundens køb af hotelophold, hvor der udelukkende er et behov for overnatning. Ved køb af hotelophold alene henvises til statens Hotelaftale. Sortiment Sortimentet på rammekontrakten omfatter fem typer ydelser: 1. Konferencelokaler (plenumlokaler og grupperum) 2. Udstyr og teknik 1 3. Service 4. Forplejning 5. Overnatning. Rammekontrakten omfatter overordnet følgende fire konferencepakker: Konferencepakker Standard- ydelser Kort tids møde Halvdagspakke Heldagspakke Kl. 12 til kl. 12-pakke Plenumlokaler eller Plenumlokaler eller Plenumlokaler eller Plenumlokaler eller Konference-lokaler grupperum grupperum grupperum grupperum Udstyr og teknik Tekniske faciliteter Tekniske faciliteter Tekniske faciliteter Tekniske faciliteter Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Morgenmad Frokost Frokost Frokost Forplejning Eftermiddags- Eftermiddags- forfriskning forfriskning Middag (2 retter) Frokost Rammekontrakten omfatter tillige en række andre tilkøbsydelser og produkter, som fremgår af nedenstående tabel og i Kontraktbilag 4A. Konferencepakker Kort tids møde Halvdagspakke Heldagspakke Kl. 12 til kl. 12-pakke Tilkøbsprodukter - yderligere måltider og drikkevarer Morgenmad Morgenmad Frokost Eftermiddags- Eftermiddags- forfriskning forfriskning Middag (2 el. 3 Middag (2 el. 3 Middag (3 retter) retter) retter) Forplejning Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Tilkøbsydelse - overnatning Overnatning inkl. Overnatning inkl. Overnatning morgenmad morgenmad Tilkøbsydelse – Forlængelse af konferencepakkernes varighed Forlængelse af Forlængelse af Forlængelse af Forlængelse af Forlængelse af konference- konference- konference- konference- konferencepakkernes pakkernes pakkernes varighed pakkernes varighed pakkernes varighed varighed varighed Tilkøbsydelse - Grupperum Grupperum Leje af grupperum Leje af grupperum Leje af grupperum Leje af grupperum Tilkøbsydelser – Tekniske faciliteter Fladskærm eller Fladskærm eller Fladskærm eller Fladskærm eller infoskærm infoskærm infoskærm infoskærm DVD- og CD- DVD- og CD- DVD- og CD- DVD- og CD-afspiller afspiller afspiller afspiller Udstyr og teknik Bærbar computer Bærbar computer Bærbar computer Bærbar computer Lydanlæg med Lydanlæg med Lydanlæg med Lydanlæg med forstærker forstærker og forstærker og forstærker og og højttalere højttalere højttalere højttalere 2 Panel- og trådløse Panel- og trådløse Panel- og trådløse Panel- og trådløse mikrofoner mikrofoner mikrofoner mikrofoner Dokumentkamera Dokumentkamera Dokumentkamera Dokumentkamera eller eller eller eller overheadprojektor mv. overheadprojektor overheadprojektor overheadprojektor mv. mv. mv. Konferencepakkernes varighed Kort tids møde er en konference af op til to timers varighed, fx et morgenmøde eller gå-hjemmøde. Halvdagskonference er en konference, der er af en halv arbejdsdags varighed, svarende til fire timers varighed. En halvdagskonference kan enten påbegyndes fra morgenstunden eller fra middag. Et halvdagsmøde vil typisk finde sted fra kl. 9.00 – kl. 13.00. Heldagskonference er en konference, der er af en hel arbejdsdags varighed, svarende til otte timers varighed. Kunden skal have mulighed for at vælge at afslutte heldagskonferencen med en middag og eventuel overnatning inkl. morgenmad, såfremt Leverandøren har tilbudt overnatning i Kontraktbilag 2. Et heldagsmøde vil typisk finde sted indenfor tidsrummet kl. 9.00 – kl. 17.00. 12-12-konference er en konference, der er af en hel arbejdsdags varighed med begyndelse kl. 12, eventuel overnatning inkl. morgenmad, såfremt Leverandøren har tilbudt overnatning i Kontraktbilag 2. Konferencen er således af en varighed på ca. 24 timer. En 12-12 konference vil typisk finde afvendelse indenfor tidsrummet kl. 12.00 – 12.00. Udover ovenstående konferencepakkers fastlagte varighed skal Leverandøren acceptere følgende fleksibilitet i konferencepakkernes varighed: • Halvdagsmøder kan have en ekstra varighed på op til ½ times varighed, uden at Leverandøren kan kræve merbetaling herfor. • Heldagsmøder kan have en ekstra varighed på op til 1 times varighed, uden at Leverandøren kan kræve merbetaling herfor. • Kl. 12 til kl. 12 konferencer kan have en ekstra varighed på op til 2 timers varighed, uden at Leverandøren kan kræve merbetaling herfor. Såfremt Kunden ønsker at forlænge ovenstående konferencepakker (udover det ovenfor anførte) med én times varighed, skal Leverandøren tilbyde Kunden at forlænge varigheden af konferencen, som en tilkøbsydelse. Hurtigt og nemt overblik Moderniseringsstyrelsen har udformet denne konferencehåndbog med relevante oplysninger til brug ved booking af konferencer i Danmark. Klik på det ønskede konferencested i oversigten, og læs om, hvad det tilbyder. Konferencehåndbogen kan gemmes elektronisk, og den er desuden nem at printe. Det bemærkes, at beskrivelserne af konferencehoteller i konferencehåndbogen er forfattet af hver enkelt leverandør. 3 Kunder Statslige institutioner er forpligtet til at benytte den statslige konferenceaftale ved bestilling af konferencer i Danmark. Selvejende institutioner, Danmarks Nationalbank og Folketinget kan frivilligt tilslutte sig aftalen. Tilmelding til aftalen er mulig fra primo januar 2014 til 1. marts 2014. Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden www.statensindkob.dk/tilmelding, hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. Kommuner og regioner kan – blandt andet af konkurrencemæssige hensyn - ikke tilslutte sig konferenceaftalen. Køb af konferencefaciliteter Kunden kan bestille konferencefaciliteter efter én af følgende to modeller: - Henvendelse direkte til én Leverandør, jf. nærmere pkt. 3 i Kontraktbilag 13. Denne model anvendes i de tilfælde, hvor der kun er ét konferencested, som kan opfylde Kundens behov i forhold til en planlagt konference. - Henvendelse til to eller flere Leverandører for indhentelse af tilbud, jf. nærmere pkt. 4 i Kontraktbilag 13. Denne model anvendes i de tilfælde, hvor flere konferencesteder kan opfylde Kundens behov. De nærmere vilkår for, hvilken anskaffelsesmetode der skal anvendes, fremgår af kontraktbilag 13 til rammekontrakten. Kontaktinformation Du finder kontaktinformationer i denne konferencehåndbog under de enkelte konferencesteder. Priser Alle priser på mødepakker er angivet i DKK, eksklusiv moms, men inklusiv evt. miljøskat og andre eventuelle tillæg, skatter og afgifter. Priserne reguleres en gang årligt i henhold til det offentliggjorte nettoprisindeks. Reguleringen foregår hvert år i Rammekontraktens løbetid i januar måned, første gang i januar 2015, med udgangspunkt i de på reguleringstidspunktet gældende priser. De regulerede priser er gældende fra bestillingstidspunktet og ikke for tidspunktet for afholdelse af konferencen. Leverandørens laveste dagspris Når kunder kontakter leverandøren for at booke en konference, er leverandøren forpligtet til at tilbyde kunden den laveste dagspris på bestillingstidspunktet, hvis denne er lavere end aftaleprisen (eksempelvis hvis leverandøren kører særlige kampagner uafhængigt af konferenceaftalen). Leverandørens laveste dagspris 4 inkluderer særlige kampagnepriser, markedspriser eller lignende for identiske serviceydelser. Afbestillingsbetingelser Kunden kan efter bestilling af en konference, jf. Kontraktbilag 6, afbestille konferencen eller reducere deltagerantallet vederlagsfrit, når ændringen er Leverandøren i hænde