Verslag KNBSB-Congres op zaterdag 2 november 2019 Locatie: Hotel Van der Valk Vianen, Prins Bernhardstraat 75 in Vianen Tijd: 13.30 – 17.10 uur Aanwezigen Bondsbestuur: Mark Herbold (Verenigingssport, Voorzitter), Peter van der Aart (Verenigingssport), Remko de Bie (Penningmeester), Petra Arends (Nationale teams en Talentontwikkeling Softbal) en Job van Beekhoven (Nationale teams en Talentontwikkeling Honkbal) Aanwezigen Commissie van Toezicht: René van der Horst (Verenigingssport), Erik Eilering (Verenigingssport), Diana Remmers (Nationale Teams en Talentontwikkeling Softbal), Gijs ten Bosch (Financieel), Jan van Gorkum (Commercieel) Aanwezigen Bondsbureau: Bart Volkerijk (Directeur Verenigingssport), Stefaan Eskes, (ad interim Algemeen Directeur), Roy Vink (Manager Sportontwikkeling en Competitiezaken), Corinne van de Griendt (Accountmanager), Angelique Linschoten (Administrateur), Gijs Selderijk (Accountmanager topcompetities), Daan de Jong (Marketing en Communicatie), Harumi Ueda, Jolanda van der Vloed en Pascale Trompetter (verslag) Aanwezige verenigingen: Er zijn 41 van de 158 verenigingen aanwezig. Zij vertegenwoordigen 7412 stemmen van de in totaal 18.796 stemmen. Amsterdam Pirates, Badhoevedorp, Bears, Birds, Blue Birds, Boekaniers, BSV Kickers Waalwijk, Caribe, Catch, Diamonds Amsterdam, DSS, Gryphons, The Hawks, HCAW, Hellevoet Athletics, The Herons, Hilversum Hurricanes, Hoofddorp Pioniers, Houten Dragons, Kinheim, Knickerbockers, Neptunes, Olympia Haarlem, Onze Gezellen, The Orioles, Phoenix, Portland Poema’s, Quick Amersfoort, RCH-Pinguins, Red Caps, Ridderkerk Rowdies, Robur ’58, Roef!, Rooswijk, Saints, Scimitars, Sparks Haarlem, Thamen, THB, TIW Survivors, Twins, Urbanus, UVV, Vennep Flyers, Vlaardingen Holy, Zwijndrecht. Overige aanwezigen: Linda Steijger, André Prins, Carolien Stadhouders, Fred van Groningen Schinkel en Bert Loggen Afwezig met berichtgeving: Verenigingen: Cromtigers, Spaarnwoude, Sittard Condors, DVH, Animals, Cardinals, Almere 90 KNBSB: Tjerks Smeets (Directeur Nationale Teams en Talent Ontwikkeling) Peter Kwakernaak (CvT Nationale Teams en Talentontwikkeling Honkbal) Sjoerd Visser (Verenigingssport) 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent het najaarscongres om 13.30 uur. N.a.v. het voorstel bij het Voorjaarscongres om meer inhoud op het najaarscongres te geven, wordt gerefereerd naar de stimulerende en positieve ochtend gevuld met diverse workshops. Memorerend naar de benauwde situatie in de zaal in het KNBSB gebouw is nu gekozen voor het Van der Valk in Vianen. Dankzij een collega heeft het Van der Valk niet alleen een mooie korting aangeboden, maar is het ook 2020 sponsor geworden. Verslag KNBSB-Congres – zaterdag 2 november 2019 1 Ingekomen stukken: brieven van Scimitars en The Hawks- Deze worden bij Agendapunt 9 besproken. De voorzitter licht toe dat het bestuur niet meteen een nieuwe opvolger voor vertrekkend Directeur Bart Volkerijk heeft willen benoemen. Eerst moet een goede evaluatie komen van de situatie sinds het nieuwe bestuur zitting heeft. Er is geconstateerd dat het hebben van een Technisch directeur en Verenigingssport Directeur te veel ruis oplevert en dus gaan zij op zoek naar een Algemeen Directeur zoals die eerst was. Stefaan Eskes is als Interim Algemeen Directeur benoemd. Hij had in juli 2019 aangegeven zijn bestuurszetel op te geven omdat hij toch meer van de uitvoering is. Na de aankondiging van het vertrek van Bart Volkerijk is hij gevraagd om diens functie ad interim te vervullen. Hij wordt sinds 1 oktober ingewerkt. Het bestuur verwacht dat hij de taken tot ongeveer eind 1e kwartaal 2020 zal uitvoeren. Nu zijn zij bezig met het opstellen van een profielschets met ondersteuning van NOC*NSF. Vanwege het vertrek van Stefaan Eskes uit het bestuur (Commercieel) is daar een vacature ontstaan, welke hopelijk aan het eind van 2019 vervuld is. Technisch Directeur Tjerk Smeets is afwezig vanwege de Premier12 in Mexico. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt doorgenomen en vanuit de zaal zijn geen aanpassingen of wijzigingen. 3. Vaststelling verslag Congres 30 maart 2019 Verslag is vastgesteld. Er zijn geen opmerkingen of aanvullingen. 4. Presentatie Commissie van Toezicht (CvT) over 2019 tot nu toe De leden van de Commissie van Toezicht geven een beeld van de werkzaamheden en uitkomsten sinds de instelling 1 jaar geleden. Er wordt nauw overlegd met het Bondsbestuur. Eerst een korte opsomming van de verschillende portefeuilles en personen; Financiën uitgevoerd door Gijs ten Bosch; NTTO door Diana Remmers (softbal) en Peter Kwakernaak (honkbal); Commercie door Jan van Gorkum; Verenigingssport door Erik Eilering, René van der Horst en Sjoerd Visser. Financiën: Gijs ten Bosch werkt nauw samen met penningmeester Remco de Bie. Gijs complimenteert Remco met de hoeveelheid tijd die hij vrijwillig spendeert aan de KNBSB en daarmee de controle over de financiën binnen 1 jaar heeft bewerkstelligd. Hij geeft aan op maandelijkse basis een financieel rapport te ontvangen. Ook is hij goed geïnformeerd over het afscheid van de controller en de werving van een nieuwe controller. Hij geeft positief advies over de uitgangspunten en de voorliggende begroting 2020. Gijs geeft aan een gerust gevoel te hebben van ‘in controle te zijn’ van de financiële situatie van de KNBSB. Commercie: De commissie werkt samen met het Bondsbestuur en controleert deze. Zij zijn in gesprek met het Bondsbestuur hoe het Jaarplan Picture of success haalbaar te maken en te bewerkstelligen. Een voorbeeld: voorheen waren er onvoldoende sponsorinkomsten, maar tegenwoordig is Berry van Driel daar constant mee bezig. Daardoor zijn de financiële doelstellingen inmiddels behaald. NTTO (Nationale Teams en Talentontwikkeling): Peter Kwakernaak schakelt met bestuurslid Job van Beekhoven voor het honkbal en Diana Remmers met bestuurslid Petra Arends voor het softbal. Deze commissie heeft o.a. contact over het CTO (Centrum voor Topsport en Onderwijs) en met overzee Fundasion Curaçao. Tevens worden de financiën van NTTO gemonitord. Verslag KNBSB-Congres – zaterdag 2 november 2019 2 Verenigingssport: Zij bespreken de vraagstukken zoals o.a. de opleidingsvergoeding, ledenbinding en de verzekering. Zij monitoren ook adviezen van bijvoorbeeld de klankbordgroep. Zij zoeken de verbinding met clusters, daarom is er altijd 1 persoon aanwezig bij de clusterbijeenkomsten. Concluderend hebben alle leden uit de Commissie van Toezicht een dusdanig contact met het KNBSB- bestuur dat er goed toezicht gehouden kan worden. Vraag vanuit de zaal- Tatjana Blom: Op sheet 1 is een beter inzicht gegeven in de financiële situatie, maar geen conclusie op sheet NTTO. Reactie CvT Diana Remmers (NTTO softbal): De Rapportage komt vanuit het bestuur. CvT heeft voornamelijk een controlerende en meedenkende functie. Vraag vanuit de zaal- Lex Bruijn (Caribe): Indien de CvT ook aan de voorkant zit, hoe kan de afstand gegarandeerd worden? Hij constateert nu dat de CvT erg dichtbij zit. Kan de CvT de controlerende taken nog goed uitvoeren? Reactie CvT: het is heel belangrijk om bij Financiën nauw contact te hebben. Als daar alleen op afstand wordt meegekeken dan kunnen we achteraf alleen constateren. Bij de Verenigingssport is dit anders. Daar wordt niet inhoudelijk gereageerd maar wel meegekeken met een brede blik. Lex Bruijn blijft zijn twijfels houden. 5. Presentatie Bestuur voortgang 2019 en jaarplan 2020 De voortgang van het jaarplan Picture of success. De voorzitter projecteert de vragen die dit bestuur heeft zoals; waar willen we in 2023 staan? Waar gaan we mee aan de slag om dat te behalen? 2 kernzaken: KNBSB is een actieve organisatie die zich primair richt op het verenigen van mensen in en rond de honk- en softbalsport. En vernieuwen in verenigen, met als motto; samen doen. De voorzitter geeft een korte terugblik op de laatste hoogtepunten van het seizoen: 1- De nieuwe landskampioen honkbal, L&D die na een 0-3 achterstand toch de Holland Series met 4-3 wint. 2- In de Seasons Finals was een soortgelijk fantastische ontknoping. Eerder was deze letterlijk in het water gevallen maar uiteindelijk was de winst voor Roef! 3- Het heren softbalteam van Quick Amersfoort is voor 4e jaar op rij landskampioen. 4- In de Topklasse is op eigen verzoek nog een kampioenswedstrijd georganiseerd met winst voor HCAW. Verenigingssport 2019 Vanuit verenigingsport is de KNBSB via de medewerkers van het Bondsbureau met de verenigingen in gesprek en hen ten dienste in ondersteuning. Vitale verenigingen De KNBSB staat voor een uitdaging aangezien het ledenaantal ook in 2019 met circa 500 leden is gekrompen. Het verlies is voornamelijk te vinden bij de jeugd en dan vooral aspiranten. Het stoppen van de ledenuitstroom kan de KNBSB niet alleen oplossen. De KNBSB kan de competitie aanpassen maar dit moet in overleg met de verenigingen. De KNBSB houdt zich bezig met het activeren van de clusters. Aangezien verenigingen kleiner worden en zij lastiger vrijwilligers kunnen vinden, is het van belang dat de verenigingen samenwerken en elkaar opzoeken zodat er weer meer vitale verenigingen kunnen ontstaan. Verslag KNBSB-Congres – zaterdag 2 november 2019 3 De KNBSB investeert in het opleiden van leden op zowel bestuurlijk- als technisch vlak. Op technisch vlak zijn de opleidingen TC1 (4 avonden) en TC2 (6 bijeenkomsten) zeer laagdrempelig. De KNBSB zet in op intervisie en samenwerking tussen verenigingen. Voorbeelden van ‘Best practices’ van de ene vereniging voor andere verenigingen. In een aantal clusters is er bijvoorbeeld een app groep gemaakt met voorzitters om daarmee elkaar