Capio Case Study: Using Lean and Six Sigma to Advance Integrated Care in the Hospital ”A Journey towards the LEAN Laboratory supporting LEAN Healthcare” Tom M. Pettersson, Ph.D., Head of Development, Capio Diagnostics/Unilabs, St. Görans Hospital, Stockholm, Sweden [email protected] Unilabs 2008 16 Sept We are a leading supplier of laboratory-and radiology services in Europe. We supply diagnostic services – laboratory medicine and radiology services – to public and private health care units, insurance companies, occupational health units as well as to drug development companies. 1 Basic facts about Unilabs Operations in 11 European countries Denmark, Finland, France, Italy, Norway, Portugal, Russia, Spain, Sweden, Switzerland and the UK. Previous Capio Diagnostics No of employees: 3,100 No of radiology examinations: 700,000 Radiology units: 20 CD Stockholm CD Sörmland CD Skaraborg No of mammography screenings: 95,000 Mammography units: 11 No of laboratory medicine analyses: 28 million No of laboratories: 80 Turnover: € 360 M Capio — a pan European company • Leading European healthcare services provider to the public and private sector: – hospitals – primary care – specialist clinics – management contracts • Diverse customer base: – local, regional and national – health authorities Capio Diagnostics Capio Healthcare – insurance companies At StGörans Hospital – private customers • Only industry player with a real multi-country presence in Europe • 16,500 employees • 2006 turnover CHF 2,210 million (SEK 13,000 million) TP20071016 - 02 2 The HealthCare Value Stream Increasing Pressure Demand ”More For Less” Patient ”Third HC Laboratory IVD / MD / IT “The HC Party Providers Services Industry Consumer” Payer” Our Piece Process LEAN Healthcare LEAN Six Sigma LEAN In Product Six Sigma Six Sigma Design in HealthCare ISO? / QMS Towards the LEAN Laboratory 1999 ……….. 3 Planning, Realizing and Evaluating a Modern Clinical Information Production Site - 1999 at StGöran Pre Load Stand Analyze Unload Validate Centrifuged Tray Download Request to In In Pre labelled Alone Adv 1650 and And Centra Link Centra Link Unique Decap Adv Centaur Sort identity Loader LIS MW WC, LM Method POCT Sample Consolidation Manager ADVIA ie Emergency W Centaur • Routine Samples O Cardiac Markers ADVIA Biochemistry R on Stratus CS 2400-1 • TDM K • DOA ADVIA • Proteins ADVIA C Centaur 2400-2 • Tradclinchem E L Immunochemistry Pat/Dr Sample Analyze Decision Immulite L • Allergy 2500 • Infectious disease Advia WorkCell Serology Siemens Medical Solutions Diagnostics • Autoimmunity Bayer HealthCare / SIEMENS TP20071016 - 09 Effects of Work Cell Process Medical Benefits Efficiency and Staff Satisfaction • Improved Working Environment • Focus on Medical Value and Service • Integrated Reports improves Timing 20,000 Transfer in Decision Process 3,500 Tubes /D Changing of Tubes /D • Improved reproducible TAT the Working 12,000 Transfer Environment of Tubes /D • Improved Quality and Medical Security most (less error) important 8,000 Transfer 2,500 Tubes /D Effect !!! • Increased Focus on Clinical Value of Tubes /D 30 % Reduction 60 % Reduction in Number of Tubes in manual Work Process oriented production Reorganisation of Staff Integrated Sample Reception, Registration, Sample Distribution Pathology C o n s o l i d a t I o n o f w o r k p r o c e s s e s coag coag hem rc /ic glu rc hem remc urin Team rc rc allergy rem micro rc iccm serol rem Micro Sample reception/sortings SR drugs Cultiv. Team Stat lab Analytical Sample Flows Team Training SR ADVIA 1650 x2 Sample Coagulation Coag Hemat. W Storage Of O Bloodgas Load/ Sort Team R Hematology Multidisciplinary ADVIA K External lab “Single Work Team” HbA1c Centaur C Team Toxic E KSS Clin Chem ADVIA L KSS Micro Routine biochemistry Centaur L MSE Clin Chem Urine BFolate Team (spec) KS, HS Immunochemistry GC Team Elisa/ Protein/Electrophoresis Elecsys Elpho. Imm CDT TP20071016 - 10 4 Creating the Multidisciplinary Core Laboratory CD Skaraborg 2005-2008 Post Post -, Post Pre- ,Pre Analysis Pre Analysis Analysis Analysis Analysis Disciplines Hitta denprocessen.1 gemensamma Pre-, Pre Examination Pre-, Pre- beställning Pre-, Pre-provtagning Transport Provlådapackasupp fr MSE,på kk, Scannar Remissbildkliniska data, med frågeställning anamnes, AnalysAnalys TRAK ( IF Post AnalysSlutavläsning Validering Post-,Post Analys Remiss Remiss Röd Diverse Vissa sätter(MRSA) prover remisserpå remisser molekylär-biologi Anvisning förprocess manuell Semiautomatiseradrutin Överföradata mikroskopi) "gulmärkning" "signering"BMA Slutsvar LabbokCD odling,Blå LakanStG,2 remisförMSE kk,remisserandrahåll på filStG specifikaanvisningarEnligt Packarmolekylärbiologiproverboxen, upp STG tar molekylärbiologen Beställeranalyser Microbiology"AMI"Safir KSS Koncentreraroch lyserarceller Lyserat prov ArbetsstationProbTec(13) Kontrollerarhistorikposom InkorgBMA produkter i labbok mastermix (13) Svarlista på Positiva,inhiberade, Validering"signering" Examniationof Patient Beställamolekylärbiologi Provtagningmolekylärbiologi Vittjarkylen kk Märekermed Lab proverID Preprobot Övervägande manuella rutiner realtidsPCR gränsvärdenkörs om (1 SvarAMI in i Allapositiva Inkorg Läkare Molecular Biology patient.1 Analysmaterial KKleverera Hämtararbetsremiss prov och fr molekylärbiologenprover på LabmärktaID Provpreparation"preppaDNA" el 2 gånger)Tolkningav Klartsvar läkare klin kemi läkare molekylärbiologi prover serologenfrån fil till serologen prover (27,30, 40, 42) preppat provBlandar och InstrumentNorShip analysdata data Provlager,Arkivering, Biobank mikro läkare inomord inom ord inomord Vittjar kyl Proverbaktprocessvidarebehandling från för Reagensberedning(27,30, 40, 43) DNA masetrmix KapillärPCR separerapå provtagning kk provtagningmikrobiologi provtagningpat/cy/genetik mikrobiologi mastermix gel AMI Pre-,Pre Undersökning Pre-,Prebeställning Pre-,Pre Provtagning Transport Pre Analys Remissbildkliniska data, med frågeställning anamnes, Safir AnalysBakterio-logen Utodlingidentifikation för Avläsning, Slutavläsning, Validering BMA, Läkare PostAnalys Post-,Post Analys Introduction of Mechanism Microbiology"AMI" KSS Provmaterialoch direktmikroskopi- för Elisa "Luftavdelning" avInkubation staff A AMI TypningResistens- Provlager,Arkivering, Biobank Slutenvårdsprover Sorteraakuta ut Kollarär tagenatt LId av Scannarremissinnanserologen analysmaterialenSorterar analysserie till19) Lab (ex plattoren natt minst Avläsning Fortsattaåtgärder bestämningInkuberavidare Primärvårdsprover remiss Riskmaterialstrykes ut Fecesavdelningen AMI Svara över GTBRGprover (L el från Läsanummer LID för Definieria etiketterodligsplattorErhåller för pålab Allmänna 153 Läkarkontakt Slutavläsning"gulmärkning"AMI Validering"signering"BMA Svarbeställning ut per Safir STHLMs Process Map Remissodling,Blå Labper telefon kontaktSpecifikinstruktionlabbokur A) provnummerserie per analysgång och rör8siffror) (2 + plattor Märkeroch Dialysvatten15 hanteras serie på avdelningen InkorgBMA Slutsvar definitioner Immunologisvar kunder utanförPirvatläkare Skar strykerrutinodlprovmottagn. ut i labMRSAvarskor (serie labbet Urinavdelningen UtföraElisa AMI Läkarkontakt AMI Ringsvar Slutsvar Sändapost per Beställaodling Provtagningodling Skickaremisser 27)buljong sättesinnan i resultatlista på Validering"signering"Läkare Stam för InföramanuelltAMI svar i Papperssvar Bacteriology Provtagnings-underlag Tagnaprover och prov Remissoch Blododlingarpresenteras i Etiketterodlingskärlet på multiponitmetodikUriner, molekylärniologi Blododlingsavdelning Ringapos svar Inkorgläkare skickning Produktionssystem Preliminärsvar(bakteriologi) beställautan i EPJ odling provlab till Labdatasystemet serie 23 InAlerti Bact Färgadirektmikroskopi för Mikroskopering Svarinstrument in från AMI kunderSörml överföring, J III Kundtjänst Mikro(BMAläkare).1 personaleller Preanalys Baktlab, översikt SekreterareReg Dialysvatten Instrument AMI kunderSTHLMMSE Beatämma Stryka indikerarpos gramfärgning läkare Svar för MottagSorteraScanna Sortera Läsa LIDAnalysgångMärka rör plattor Distribuera instrumentindikerarneg FortsattaåtgärderTypningResistens-bestämningAvläsning ringning Hämtar for CI (LEAN/SS/ISO) Marknadsaktiviteter Manuell analys Post analys papperssvar kommunicerarCD,lokalSkaraborg ansv, med Pte-,Pre beställning Pre-,Pre Provtagning Transport Pre analys Provmottagning AnalysSerologen tillbaks Ställs i 100 Validering Post-, Post analys Batman kund, rack AnalysrutinerSättes irack Läsa in rör Elisa, instrumentöverföradata från Slutavläsning"gulmärkning" "signering"BMA Slutsvar KSS VC Safir spädningsrobotom Spädningsrobot fotometernidi spektrofotometriplatta tillserverAMI Tar ut InkorgBMA avd Microbiology"AMI"KSS utskriftfotometerna ur Validering with Staff Manuellabeställningen Kontrollerarförberedelser mot kontrolläseri par Späddaproverpå Mikroskopering ResultatAMI in i "signering"Läkare JIII(ProDoc) Serology Läggeruppgifter, in beställaruppgifter demografiskaetc scannadpappersremiss remiss om eller ej Hämta ur frys glas Svarringningför Inkorgläkare Överförasvar PMI LabbokprodukterCD remisstill Ställsi ställom Tar utscanningsbar Plockarut paralelltitreringarprover förkontrolläser Enzymaktivitet,färgreaktion, Positivaresultat Allanegativa positiva,med alla E-Svar ProDocLink CambioCosmic Patientinitierad reg 100serieföljd i nummer-Fastaanalysrutiner arbetslistaper analys rörställenur 100 Plockar ut par i inspektionvisuell mikroskgeldiffgenererar kliniskaTWAR,alla TBE data , alla best Sekretariat sekreterareListatill Sammnfogarlistor rör urställen 100