Kvinnherad kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Kvinnherad Rådhus Dato: 24.08.2016 Tidspunkt: 13:00 NB – tidspunkt for møtestart er kl. 13.00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kari Nygard tlf. 55 23 94 06 / 916 64 183 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53 / 911 05 982. Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet, på dette møtet. Synnøve Solbakken kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson Kari Marie Nygard kontrollsjef seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann -1- Saksliste Utvalgs- Innhold Lukket Arkiv- saksnr saksnr PS 28/16 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 29/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 30/16 Orienteringssak vedr. rådgjevarstilling for prosjekt 2014/69 Kvinnheradspakken PS 31/16 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til 2016/51 Kvinnherad kommune PS 32/16 Revisjonsplan for Kvinnherad kommune 2016 2016/32 PS 33/16 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid 2016/20 for 2017 PS 34/16 Referatsaker RS 8/16 Utdrag frå protokoll kommunestyret 26.05.16 2016/8 RS 9/16 Notat - referatsak som gjeld henvending 2014/69 vedr.kommunedelplan RS 10/16 Referatsak til KUV-møte 24.08.16 vedr. vedtak i 2015/210 Levekårskomiteen 04.04.16 RS 11/16 Revidert nasjonalbudsjett 2016 og 2016/19 kommuneopplegget for 2017 RS 12/16 Budsjettbrev frå Fylkesmannen 2016 2016/32 RS 13/16 Notat til kontrollutvalet vedr. oppfølging av 2014/370 Styrevervregisteret RS 14/16 Notat vedr. oppfølging etter tilsyn med NAV- 2016/33 Kvinnherad RS 15/16 Rapport frå tilsyn med Kvinnherad kommune vedr. 2016/33 helsetenester til PU-pasientar RS 16/16 Melding om generalforsamling i Kvinnherad Energi 2015/208 AS RS 17/16 Rekneskapsoversyn KUV-budsjett pr. 15.08.16 2016/20 RS 18/16 Utdrag frå reglement - reglar for møtegodtgjering 2016/24 og satsar RS 19/16 Notat vedr. aktuelle orienteringssaker til 2014/69 kontrollutvalet PS 35/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 36/16 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for 2014/56 Kvinnherad kommune PS 37/16 Eventuelt -2- -3- PS28/16Godkjenningavinnkallingogsakliste PS29/16Godkjenningavprotokollfråforrigemøte -4- Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 219 Arkivnr: 2014/69-12 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 30/16 24.08.2016 Orienteringssak vedr. rådgjevarstilling for prosjekt Kvinnheradspakken Bakgrunn Det er sendt slik mail til rådmann 10.08.16.: «Til rådmann Kontrollutvalet hadde i møte 08.02.16 sak vedr. «Orienteringssak vedrørande rådgjevarstilling» på saklista. I møteprotokollen er følgjande ført: «Saksprotokoll i Kontrollutvalet - 08.02.2016 Handsaming i møtet: Rådmann Odd Ivar Øvregård var med i møtet under handsaming av denne saka. Utvalsleiar innleia med å gjennomgå spørsmålstillingane som er sett. Rådmann orienterte og utdjupa notatet om rådgjevarstilling datert 29.01.16. Det vart poengtert at rådmann ikkje ser på dette som ei ny tilsetting, men at det er å sjå på som ei forlenging av arbeidsengasjement med AFP-avtale. Rutiner, sakshandsaming og kommunikasjon kunne vore betre. Kontrollutvalet kom med kommentarar til orienteringa. Utvalet peika mellom anna på at saka burde vore lagt fram for formannskapet før endeleg tilsetting i rådgjevarstilling. Signert arbeidsavtale vart delt ut og kontrollutvalet kommenterte at denne ikkje har noko tidsavgrensing. Avtalen vart så samla inn igjen. Ut frå orienteringa drøfta så kontrollutvalet kva ein ville gjera vidare. Det vart konkludert med at ein ønskjer å sjå vidare på saka til hausten. Utvalet vil då be om ei ny orientering om korleis stillingen vert prioritert vidare i budsjettsamanheng, etter 2016. Vedtaket var samrøystes. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 – Mobil 91664183 - E-postadresse: [email protected] eller [email protected] Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -5- Side 2/2 Vedtak: Kontrollutvalet vil be om ei ny orientering til hausten etter at revidert budsjett for 2016 / 2017 er handsama.» På bakgrunn av kontrollutvalet sitt vedtak i møte 08.02.16 ber utvalet om å få ei orientering om denne saka i sitt møte 24.08.16. Kontrollutvalet vil be om at det vert orientert om: Kor lenge er det planlagt at arbeidsavtalen med Kjell Nygård skal gjelda ? Korleis vert lønn til denne rådgjevarstillingen dekka inn / kva post i kommunerekneskapen vert den ført under ? Dersom det er gjort vedtak om at rådgjevarstillinga skal vidareførast, er det teke høgde for dette i revidert budsjett ? Ber om tilbakemelding på om kontrollutvalet kan få orientering i denne saka vert sendt til sekretariatet så snart som råd.» Sekretariatet har avklara med fungerande rådmann, Anne Sofie Bjelland Kjeka, at rådmann Odd Ivar Øvregård kan orientera til kontrollutvalet om saka i møte 24.08.16. Forslag til vedtak Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -6- Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2016/51-1 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 31/16 24.08.2016 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Kvinnherad kommune Bakgrunn I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) § 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta § 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Ansvarleg revisor hjå Deloitte AS Else Holst-Larsen har sendt over ei slik eigenvurdering dagsett 15.08.2016. Eigevurderinga ligg ved saka. I kontrollutvalsforskrifta § 4 heiter det: § 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. I nokre kommunar har revisor utført oppgåver / prosjekt for kommunen, som ikkje er tinga av kontrollutvalet. Det er ingen ting i vegen for at dette kan gjennomførast, dersom det ikkje kjem i konflikt med uavhengighet og objektivitet eller er arbeid av stort omfang. Det bør difor opplysast om revisor har utført oppdrag for kommunen ut over det som er bestilt av kontrollutvalet, og størrelsen på oppdraget. Sekretariatet har motteke stadfesting frå Deloitte om at dei ikkje har hatt oppdrag utover bestilling frå kontrollutvalet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 – Mobil 91664183 - E-postadresse: [email protected] eller [email protected] Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. -7- Side 2/2 Sekretariatet kan såleis ikkje sjå at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar revisor sin uavhengighet i høve Kvinnherad kommune. Konklusjon Sekretariatet finn ikkje at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar Deloitte sin ansvarlege revisor sin uavhengighet i høve Kvinnherad kommune. Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet godkjenner uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen hjå Deloitte. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Kvinnherad kommune, til etterretning. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Vurdering av uavhengighet frå Deloitte, datert 15.08.16. -8- DeloitteAS D eloitte . Sundgaten 119 Postboks 528 NO-5527 Haugesund Norway r u. +47 52 70 25 40 Faks: +475270 25 41 www.deloitte . no Til kontrollutvalget Kvinnherad kommune 15. august2016 Vurdering av uavhengighet Innledning Ifølge forskrift om revisjon § 15 skaloppdragsansvarligrevisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurderingav sin uavhengighettil kontrollutvalget. Krav til uavhengighetog objektivitet gjelder ogsåfor revisorsmedarbeidere , men det er kun oppdragsansvarligerevisorer som plikter å leggefram en skriftlig vurderingfor kontrollutvalget.Ved Deloittesplanlegging av oppdragetvil vurderingav uavhengighetentil hver enkelt revisor i kommunensrevisjonsteam inngå som et egetpunkt i planleggingen. Oppdragsansvarligrevisors skriftlige egenvurderingskalligge som et vedleggtil denne vurderingen. Bådekommuneloven (§ 79) og forskrift om revisjon (kap. 6) setterkrav til revisors uavhengighet.Kravene er nærmerebeskrevet nedenfor. Lovens og forskriftens krav til uavhengighet I flg. Kommuneloven§ 79 og § 13 i forskrift om revisjon