Audit of the University of Oulu 2018 of the University Audit of AUDIT OF THE UNIVERSITY OF OULU 2018 Ellen Hazelkorn Rediet Abebe Heidi Ahokallio-Leppälä Philippe Bouillard Kati Korhonen-Yrjänheikki Touko Apajalahti Anni Tuurnas Publications 3:2018 Publications Publications 3:2018 AUDIT OF THE UNIVERSITY OF OULU 2018 Ellen Hazelkorn Rediet Abebe Heidi Ahokallio-Leppälä Philippe Bouillard Kati Korhonen-Yrjänheikki Touko Apajalahti Anni Tuurnas Finnish Education Evaluation Centre Publications 3:2018 PUBLISHER Finnish Education Evaluation Centre BOOK DESIGN Juha Juvonen (org.) & Sirpa Ropponen (edit) LAYOUT Juvenes Print – Suomen Yliopistopaino Oy, Tampere ISBN 978-952-206-429-5 (pb) ISBN 978-952-206-430-1 (pdf) ISSN 2342-4176 (paperback) ISSN 2342-4184 (pdf) ISSN-L 2342-4176 PRINTED BY Juvenes Print – Suomen Yliopistopaino Oy, Tampere 2018 © Finnish Education Evaluation Centre Abstract Published by Finnish Education Evaluation Centre (FINEEC) Name of Publication Audit of University of Oulu 2018 Authors Ellen Hazelkorn, Rediet Abebe, Heidi Ahokallio-Leppälä, Philippe Bouillard, Kati Korhonen-Yrjänheikki, Touko Apajalahti and Anni Tuurnas The Finnish Education Evaluation Centre has conducted an audit of the University of Oulu and has awarded the institution a quality label that is valid for six years from 28 February 2018. The quality system of the University of Oulu fulfils the national criteria set for the quality management of higher education institutions, and corresponds to the European quality assurance principles and recommendations for higher education institutions. The object of the audit was the quality system that the University has developed based on its own needs and goals. The freely selected audit target chosen by the University was the “management of personnel well-being in a change”. The following were regarded as key strengths of the quality system: ▪ The university has systematically developed a quality system, which is strategically led by the Executive Group, with good participation from faculty, support staff, students and external stakeholders. ▪ There is a good working relationship and atmosphere in the university, with high levels of co-operation and trust, and professional support for staff and students throughout the change processes. ▪ The university’s research strategy with its five focus areas, along with the reorganisation of its structure, has been based upon a comprehensive assessment of research expertise, drawing on the competence base survey for research groups and linked with global and regional challenges. 3 Among others, the following recommendations were made to the University: ▪ The university should pay attention to making the quality system more consistent across the organisational units and more comparable between the core duties. ▪ The university should consider developing a more effective, inclusive and integrated internal communications system, appropriate for students and staff, to enhance coherent information sharing and dialogue. ▪ Greater attention should be given to improving pedagogic practices to ensure an enhanced student-centred learning experience for all students and to tackling challenges with student completion. Keywords Audit, evaluation, higher education institutions, quality, quality management, quality system, university 4 Tiivistelmä Julkaisija Kansallinen koulutuksen arviointikeskus (Karvi) Julkaisun nimi Audit of University of Oulu 2018 (Oulun yliopiston auditointi 2018) Tekijät Ellen Hazelkorn, Rediet Abebe, Heidi Ahokallio-Leppälä, Philippe Bouillard, Kati Korhonen-Yrjänheikki, Touko Apajalahti ja Anni Tuurnas Kansallinen koulutuksen arviointikeskus on toteuttanut Oulun yliopiston auditoinnin ja antanut korkeakoululle laatuleiman, joka on voimassa kuusi vuotta 28.2.2018 alkaen. Oulun yliopiston laatujärjestelmä täyttää korkeakoulujen laadunhallinnalle asetetut kansalliset kriteerit ja vastaa eurooppalaisia korkeakoulujen laadunhallinnan periaatteita ja suosituksia. Auditoinnin kohteena oli Oulun yliopiston laatujärjestelmä, jonka yliopisto on kehittänyt omista lähtökohdistaan ja tavoitteidensa mukaisesti. Yliopiston valitsema vapaavalintainen auditointi- kohde oli henkilöstön hyvinvoinnin johtaminen muutoksessa. Auditoinnin perusteella laatujärjestelmän keskeisiä vahvuuksia ovat: ▪ Yliopisto on kehittänyt laatujärjestelmää systemaattisesti. Johtoryhmä johtaa laatujärjes- telmää strategisesti ja henkilöstö, opiskelijat ja ulkoiset sidosryhmät osallistuvat hyvin sen toteuttamiseen. ▪ Hyvä työskentelyilmapiiri, johon kuuluvat korkea yhteistyön ja luottamuksen määrä sekä ammattimainen henkilöstön ja opiskelijoiden tukeminen läpi muutosprosessien. ▪ Viiteen painopisteeseen keskittyvän yliopiston tutkimusstrategian laatiminen ja tutki- musorganisaation uudistus ovat perustuneet kattavaan tutkimuksen arviointiin, tutki- musryhmien osaamisen selvittämiseen ja sekä globaalien että alueellisten haasteiden huomiointiin. 5 Yliopistolle annettiin muun muassa seuraavia kehittämissuosituksia: ▪ Yliopiston tulisi kiinnittää enemmän huomiota laatujärjestelmän kehittämiseksi yhdenmu- kaisemmaksi organisaation eri yksiköissä ja vertailtavammaksi yliopiston perustehtävien välillä. ▪ Johdonmukaisen viestinnän ja vuorovaikutuksen edistämiseksi yliopiston tulisi harkita vaikuttavamman, osallistavamman ja integroidumman sisäisen viestinnän järjestelmän kehittämistä, joka soveltuisi sekä opiskelijoille että henkilöstölle. ▪ Pedagogisten käytäntöjen kehittämiseen tulisi kiinnittää suurempaa huomiota opiske- lijakeskeisemmän opiskelukokemuksen takaamiseksi kaikille opiskelijoille ja opintojen läpäisyyn liittyvien haasteiden ratkaisemiseksi. Avainsanat Auditointi, arviointi, korkeakoulut, laatu, laadunhallinta, laatujärjestelmä, yliopisto 6 Sammandrag Utgivare Nationella centret för utbildningsutvärdering (NCU) Publikation Audit of University of Oulu 2018 (Auditering av Uleåborgs universitet 2018) Författare Ellen Hazelkorn, Rediet Abebe, Heidi Ahokallio-Leppälä, Philippe Bouillard, Kati Korhonen-Yrjänheikki, Touko Apajalahti och Anni Tuurnas Nationella centret för utbildningsutvärdering har genomfört en auditering av Uleåborgs universitet och har beviljat universitetet en kvalitetsstämpel som gäller i sex år från och med den 28 februari 2018. Universitetets kvalitetssystem uppfyller de nationella kriterierna för kvalitetshantering som fastställts för högskolor och motsvarar de europeiska principerna för och rekommendationerna om högskolornas kvalitetshantering. Föremål för auditeringen var Uleåborgs universitets kvalitetssystem som universitetet tagit fram utifrån sina egna utgångspunkter och mål. Auditeringsobjektet som universitetet kunde fritt välja var var ledning av personalens välbefinnande vid förändringar. Kvalitetssystemets viktigaste styrkor är: ▪ Universitetet har utvecklat sitt kvalitetssystem systematiskt. Ledningsgruppen leder kvalitetssystemet strategiskt. Personal, studerande och externa intressenter deltar aktivt i implementeringen av systemet. ▪ Gott arbetsklimat, som inkluderar omfattande samarbete och stort förtroende samt stöd till personal och studerande genom förändringsprocesserna som är professionellt ordnat. ▪ Utarbetandet av universitetets forskningsstrategi som betonar fem fokusområden och förnyelsen av forskningsorganisationen har grundat sig på omfattande utvärdering av forskningen, utredning av forskningsgruppernas kompetens och beaktande av såväl globala som regionala utmaningar. 7 Bland annat följande rekommendationer framläggs för Uleåborgs universitet: ▪ Universitetet bör fästa mer uppmärksamhet vid att utveckla kvalitetssystemet så att det fungerar jämnare i alla enheter och att systemet blir mer jämförbart mellan de olika grundläggande uppgifterna. ▪ För att främja en konsekvent kommunikation och växelverkan bör universitetet överväga att utveckla ett mer effektivt, inkluderande och integrerat internt kommunikationssystem som lämpar sig för både studerande och personal. ▪ Vid utveckling av de pedagogiska metoderna bör större uppmärksamhet fästas vid att garantera en mer studentcentrerad lärupplevelse för alla studerande och vid att lösa utma- ningarna med genomströmning. Nyckelord Auditering, högskolor, kvalitet, kvalitetshantering, kvalitetssystem, universitet, utvärdering 8 Contents Abstract .........................................................................................................................................3 Tiivistelmä ....................................................................................................................................5 Sammandrag ................................................................................................................................ 7 1 Audit targets and process ............................................................................................. 11 1.1 Audit targets .............................................................................................................................11 1.2 Implementation of the audit................................................................................................ 12 2 The organisation of the University of Oulu ..............................................................14 3 The quality policy ............................................................................................................. 17 3.1 Rationale, objectives and division of responsibility........................................................17 3.2 Communication of the quality policy ...............................................................................20