Documenti digitali a cura di Roberto Guarasci in collaborazione con Antonietta Folino ITER Documenti digitali a cura di Roberto Guarasci in collaborazione con Antonietta Folino EDITORE: ITER Srl Via F.lli Bressan 14 20126 Milano ISBN: 978-88-903419-3-9 Finito di stampare: Aprile 2013 Tutti i diritti sono rivervati a norma di legge e a norma delle convenzioni internazionali. Nessuna parte di questo libro può essere riprodotta con sistemi elettronici, meccanici o altri, senza l’autorizzazione scritta dell’Editore. R. Guarasci - Che cos’è la documentazione 1 Indice Roberto Guarasci Documentazione e Scienze dell’Informazione “ 5 Madjid Ihadjadene - Laurence Favier Scienze del Documento – Scienze dell’Informazione “ 33 Enrico De Giovanni Il documento digitale: profili giuridici “ 109 Stefano Pigliapoco Sistemi informativi e dematerializzazione “ 145 Eduardo De Francesco I linguaggi di descrizione documentale “ 169 Giovanni Adamo La Terminologia “ 215 Simonetta Montemagni Estrazione Terminologica Automatica e Indicizzazione: Scenari Applicativi, Problemi e Possibili Soluzioni “ 241 Giorgio Gambosi - Maurizio Lancia Data Mining e Text Mining “ 285 Paolo Ferragina Sui motori di ricerca “ 331 2 Dal documento all’informazione Mauro Guerrini Classificazioni bibliografiche “ 371 Antonietta Folino Tassonomie e thesauri “ 387 Vincenzo Loia Le ontologie “ 445 R. Guarasci - Che cos’è la documentazione 5 Documentazione e Scienze dell’Informazione ROBERTO GUARASCI* Nel dicembre 2012, anche a seguito di pressanti richieste del- le associazioni professionali e di categoria, l’Istituto Nazionale di Statistica (ISTAT) ha aggiornato la sua classificazione delle professioni (CP 2011)1 inserendo – tra le altre – quella del con- servatore dei documenti digitali prevista, fin dal 2005, dall’art. 44 bis del Decreto legislativo 82 del 7 marzo 2005 Codice del- l’Amministrazione Digitale (CAD)2. Il dettato legislativo pre- * Università della Calabria, Dipartimento di Lingue e Scienze dell’Educa- zione. 1 In Italia la classificazione delle professioni (<http://cp2011.istat.it/>) è re- datta periodicamente dall’Istituto Nazionale di Statistica (ISTAT) ed è per la massima parte allineata con la ISCO -International Standard Classifi- cation for Occupations - standard di classificazione delle professioni ela- borato dall’ILO -International Labour Organization-. Nel gennaio 2012 il Ministero dell’Università e della Ricerca Scientifica (MIUR) con nota del 31 gennaio 2012, protocollo n. 169 relativa all’offerta formativa 2012- 2013 ha, per la prima volta, «definito un protocollo d’intesa MIUR-ISTAT, con l’obiettivo di integrare il progetto Sistema informativo sulle profes- sioni (<http://www.istat.it/it/archivio/18841>)con le informazioni inserite nella banca dati dell’Offerta Formativa (OFF), al fine di fornire un più ef- ficace strumento di orientamento per gli studenti». Ciò nel tentativo di re- golamentare l’estrema variabilità delle titolazioni e dei contenuti formati- vi dei percorsi di studio universitari costruendo una riferibilità tra le figu- re professionali in uscita e le richieste del mondo del lavoro. 2 Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’amministrazione di- 6 Documenti digitali scriveva che questi operasse in sinergia con un’altra figura, pre- vista fin dal 20003, il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi nonché con il responsabile per il trattamento dei da- ti personali di cui alla specifica normativa. Tralasciando il responsabile del trattamento dei dati persona- li, soffermiamoci sulle altre due figure. In entrambi i casi le com- petenze richieste prevedevano un mix di saperi4 che difficilmen- te trovava riscontro nei percorsi formativi delle università italia- ne se si eccettuavano sporadici casi di percorsi di presunta spe- cializzazione post laurea nei quali si cercava – con risultati spes- so discutibili – di colmare le evidenti lacune tecnologiche di pubblici funzionari con skill quasi sempre economico-giuridici. Se si prova a leggere in maniera comparata l’incipit del D.P.R. 428/985 con quello del citato D.P.R. 445/00 che lo sostituisce si coglie l’intento specifico del legislatore di marcare l’evoluzione del sistema di protocollo verso un più complesso sistema di ge- stione documentale indicando, contestualmente, una necessaria evoluzione delle competenze degli addetti perfettamente in linea con lo scenario europeo ma in controtempo rispetto a quello na- zionale. gitale, in Gazzetta Ufficiale del 16 maggio 2005, n. 112, Supplemento Or- dinario n. 93. 3 Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di docu- mentazione amministrativa, in Gazzetta Ufficiale del 20 febbraio 2001, n. 42, Supplemento Ordinario n. 30, art. 61. 4 Il citato articolo 61 del D.P.R. 445/2000 esplicitamente prevedeva che al- la gestione fosse preposto un dirigente ovvero un funzionario in possesso di competenze giuridiche, documentali e tecnico-informatiche. 5 Decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, Regola- mento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche, in Gazzetta Ufficiale del 14 dicembre 1998, n. 291. R. Guarasci - Documentazione e Scienze dell’Informazione 7 Nel D.P.R. 428/98, all’art. 1 si legge: Ai fini del presente regolamento s’intende: per ‘gestione dei do- cumenti’, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi, formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazio- ne d’archivio adottato; per ‘sistema di protocollo informatico’ o, in forma abbreviata, ‘sistema’, l’insieme delle risorse di cal- colo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle proce- dure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestio- ne dei documenti. Nel D.P.R. 445/00 all’art. 1 la definizione che, nel testo pre- vigente, era del protocollo informatico viene rititolata «r) siste- ma di gestione informatica dei documenti», lasciandone inaltera- ta la valenza semantica. Già nel primo testo il protocollo infor- matico, pur mantenendo il nome storicamente consolidato e con- sacrato nella legislazione unitaria dal Regio Decreto del 25 gen- naio 1900, n. 356, diventa cosa ben diversa dal registro di carico e scarico della corrispondenza ovvero del «registro dal quale si possa facilmente ed in ogni momento rilevare l’insinuazione e l’evasione di ogni affare» delle Istruzioni ai vice prefetti del re- gno d’Italia del gennaio del 1806 nelle quali, pure, oltre al cari- co e scarico della corrispondenza, aveva una embrionale funzio- ne di controllo della produttività individuale attraverso la verifi- ca visuale delle pratiche inevase, nel secondo la trasformazione si è completata. Questa diversa e corretta configurazione del pro- tocollo informatico come sistema di gestione dei documenti non sarà però percepita né metabolizzata e si continuerà ad afferma- 6 Regio Decreto 25 gennaio 1900 n. 35, Approvazione del regolamento per gli Uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni centrali, in Gazzetta Ufficiale del 22 febbraio 1900, n. 44. 8 Documenti digitali re una neutralità del mezzo tecnologico adoperato rispetto alle fi- nalità da perseguire7. Il responsabile della conservazione, per come anche si evince dai requisiti richiesti a coloro i quali intendono iscriversi all’al- bo dei conservatori accreditati, dovrebbe quindi possedere com- petenze «a livello gestionale, della conoscenza specifica nel set- tore della gestione documentale e conservazione dei documenti informatici e della dimestichezza con procedure di sicurezza ap- propriate e che sia in grado di rispettare le norme del CAD e le regole tecniche previste dall’art. 43 del CAD in materia di siste- ma di conservazione di documenti informatici»8. Identici i requi- 7 Ciò sarà alla base di non pochi equivoci e contenziosi tra i quali merita di essere segnalato quello intentato davanti al Garante per la protezione dei dati personali da una dipendente ENAC – Ente Nazionale per l’Aviazione Civile - in servizio presso l’aeroporto di Malpensa che lamenta come l’er- ronea configurazione dei diritti di accesso ai documenti protocollati abbia impropriamente diffuso dati riservati. Il Garante, sanzionando l’ammini- strazione prescrive, in aggiunta alla trasmissione degli atti all’autorità giu- diziaria: «a. quale misura opportuna, di effettuare un’attività formativa indirizzata al personale della sede di Malpensa che utilizza il sistema di gestione documentale anche con il ruolo ‘impiegato’, illustrandone com- piutamente le funzionalità e le possibili implicazioni in relazione all’ap- plicazione della disciplina di protezione dei dati personali (punto 4.4); b. quale misura opportuna, di dare attuazione con riguardo al complessivo funzionamento del sistema gestionale di documentazione alla disposizio- ne, richiamata in motivazione, di cui all’art. 44, comma 1-bis, d. lg. n. 82/2005 (punti 5.2 e 5.3)». Nel ribadire il principio della necessaria siner- gia operativa tra le tre figure di cui alla nostra premessa nel rispetto delle specifiche competenze e con l’obbiettivo comune della corretta gestione documentale dei procedimenti amministrativi dell’ente, esplicitamente af- ferma la necessità di rendere edotto il personale sulle funzioni e potenzia- lità del protocollo in relazione alla possibile diffusione