SAKSFRAMLEGG

Saksbehandler: Anne-Bjørg Aspheim Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 19/5598

SAKEN AVGJØRES AV: (Kommunestyret)

OPPGAVEFELLESSKAP LØNNSTJENESTER

Rådmannens innstilling 1. Samarbeidsavtale for “Lønningskontor for Modum, Lier og Øvre Eiker kommuner som kommunalt oppgavefellesskap” vedtas.

2. Oppgavefellesskapet skal ikke være et eget rettssubjekt.

3. Som medlem til representantskapet i Oppgavefellesskapet utnevner Modum kommune:  Gro Øverby (medlem)  Erla Sverdrup (1. varamedlem)  Anne-Bjørg Aspheim (2. varamedlem)

4. Medlemmene i representantskapet tilgodeses ikke med godtgjørelse for vervet.

Vedlegg Avtale om oppgavefellesskap

Kortversjon

Kommunestyret ba i sak 118/16 om utredning knyttet til interkommunalt samarbeid innen blant annet lønnsområdet. Saken omhandler forslag til oppgavefellesskap mellom Lier, Modum og Øvre Eiker kommuner. Det foreslås etablering av et slikt fellesskap.

Bakgrunn I kommunestyresak 118/16 Budsjett 2017 økonomiplan 2017-2020 pkt. 13 ble følgende vedtatt: «Det skal utredes om det er hensiktsmessig med et interkommunalt samarbeid innenfor regnskap/lønn/fakturering»

Saksopplysninger Nedre Eiker, Lier og Øvre Eiker kommune har siden 2009 hatt et felles lønningskontor. I forbindelse med kommunesammenslåing og Nedre Eiker sin inntreden i Nye Drammen kommune, søker Lier og Øvre Eiker nye samarbeidspartnere inn i felles lønningskontor.

Det er viktig å finne en løsning som er robust med tanke på sårbarhet og kompetanse, at det er økonomisk gunstig og at det er et utviklingsorientert miljø.

Lier og Øvre Eiker tok kontakt med Kongsberg, Krødsherad, Sigdal og Modum med tanke på et formalisert samarbeid om lønnstjenester. Kun Modum har vært interessert og kommunene har i fellesskap utarbeidet en avtale for etablering av et Oppgavefellesskap, jfr Kommuneloven kapittel 19.

Kommunene har utarbeidet en samarbeidsavtale som legges frem for de respektive kommunestyrene til vedtak i desember 2019. Likelydende samarbeidsavtale må vedtas i alle tre kommunestyrene.

 Det er enighet om at Oppgavefellesskapet etableres i rådhuset til Øvre Eiker kommune  Ansatte som i dag enten jobber i Modum kommune med lønn, eller som jobber med lønn for Lier og Øvre Eiker i dagens lønnssamarbeid er gitt et tilbud om å bli med over i Oppgavefellesskapet. Dette innebærer 2,9 årsverk fra Modum kommune, 3 årsverk fra Lier kommune og 2 årsverk fra Øvre Eiker kommune.  Det er foreslått i samarbeidsavtalen at representantskapet utpeker daglig leder. Oppgavefellesskapet foreslås administrativt knyttet til seksjon økonomi, innkjøp og eierskap i Øvre Eiker kommune og kommunalsjef i Øvre Eiker vil fungere som daglig leder inntil representantskapet har gjort sitt formelle valg.  Økonomisk modell: o Deltakerkommunene har i 2020 ansvaret for lønn og sosiale kostnader for “sine” ansatte. o Det beregnes et påslag pr. ansatt som skal dekke kostnader som husleie, arkivtjenester, IKT-tjenester, administrative støttetjenester etc. o Variable kostnader som kurs, velferdstiltak etc. som et påslag pr. ansatt.  Representantskapet vurderer kostnadsfordelingsmodell i 2020.

Drøftinger Fordeler og ulemper for Modum kommune

Fordeler:  Økt robusthet  Mindre sårbarhet  Større fagmiljø for de ansatte  Lettere å realisere gevinster ved effektivisering

Ulemper  Større avstand til lønningskontoret

Økonomi Lønnen til de ansatte i samarbeidet må synkroniseres. Dette vil utgjøre en vesentlig lønnsøkning for de ansatte i Modum. Det er også slik at Modum kommune har 2,9 årsverk der hvor Øvre Eiker har 2 årsverk og Lier har 3 årsverk. Det er en gjennomgang av rutiner ved lønnskontoret i Modum mot rutinene som Øvre Eiker og Lier kommuner har. Det legges opp til en effektivisering hvor de tre kommunene har like rutiner. Etter hvert er det påregnet å ta ut gevinst.

Modum kommune får en høyere kostnad så lenge man betaler for «eget» personal. Idet man skifter til annen kostnadsmodell, vil det være en besparelse ift dagens nivå for Modum.

De ansatte Ansatte ved lønningsavdelingen er informert underveis i prosessen. Det har også vært avholdt to møter med hovedtillitsvalgt sammen med de ansatte. De ansatte er motivert for ny løsning.

Konklusjon Et oppgavefellesskap med Øvre Eiker og Lier kommuner sikrer et lønningskontor som er robust, faglig oppdatert, effektivt og utviklingsorientert. Det anbefales at samarbeidet etableres fra 1.1.2020.