Kontrollutvalget
Total Page：16
File Type：pdf, Size：1020Kb
NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 24. april 2012 TID: kl 13.30 STED: Steinkjer rådhus, møterom Laura Kieler, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE_______________________________________________________________ Sak nr. Sakstittel 019/12 Referatsaker 020/12 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 021/12 Studietur til Oslo 16.-18. april - Oppsummering Steinkjer, 19. april 2012 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: [email protected] KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76; e-post: [email protected] SAK 019/12 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 24.4.2012 Liv Tronstad 019/12 411-1701-5.3 Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 KRD Vedrørende regnskapsrevisjonens innhold 2 NKRF NKRF på Stortinget for styrket egenkontroll NKRFs notat av 20. mars 2012 til Kommunal- og forvaltningskomiteens medlemmer 3 Kommuneforlaget Forvaltningsloven i kommunene – veiledning og kommentarer 4 Kommuneforlaget Kommuneloven med kommentarer Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 020/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 24.4.12 Liv Tronstad 020/12 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 oversendes fylkestinget for videre behandling. 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: 1. Fylkestinget slutter seg til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015, med følgende prioritering av forvaltningsrevisjon i perioden 2012-2015: 1) 2) :) KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76; e-post: [email protected] 2. Fylkestinget gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon Resultat fra overordnet analyse 2012-2015. Utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 017/12 Plan for forvaltningsrevisjon - Utkast 2. Kontrollutvalgets sak 002/12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon – Diskusjonsgrunnlag 3. Kontrollutvalgets sak 046/11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon – Oppstart Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 046/11, 02/12 og 017/12 vedrørende overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. KomRev Trøndelag IKS har iht. tidligere vedtak utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon, jf. vedlegg. Liste over aktuelle temaer med aktuelle problemstillinger i uprioritert rekkefølge er gitt i vedlegg til planen. Kontrollutvalget skal iht. kommunelovens § 77,4 påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger. I dette ligger det bl.a. å avdekke om og i hvilken grad, lov og vedtak etterleves. Evalueringer av måloppnåelse, fylkeskommunens organisering og/eller hvor godt de tilgjenglige ressursene utnyttes kan også gjennomføres som forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon skal ha elementer av både kontroll og læring. Kontrollaspektet ivaretas ved å påse at virksomheten styres og utøves i samsvar med de gitte regler og normer. I dette ligger også spørsmålet om tjenestene tilfredsstiller gitte krav til omfang og kvalitet. Det kan også vurderes i hvilken grad tjenestene treffer målgruppen, hvordan brukerne opplever tjenestene og en kan måle omfanget av produksjonen mot medgåtte ressurser. I tillegg kan en vurdere hvilke muligheter og begrensninger som ligger innen fylkeskommunens nåværende organisasjon og organisasjonskultur. Læringsaspektet oppnås bl.a. ved at det gjennom forvaltningsrevisjon kan gi anbefalinger om endringer i systemer og rutiner og/eller en bedre praksis. Forvaltningsrevisjon kan også være viktig grunnlagsinformasjon ved fylkestingets evalueringer av tidligere og eventuelle ny vedtak. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres etter en plan vedtatt av fylkestinget selv. Det vises her til kontrollutvalgsforskriften § 9 og § 10, hvor det ble bl.a. heter i § 10: ”Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76; e-post: [email protected] fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. ” ”Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.” Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om fylkeskommunens virksomhetsområder. For å kunne prioritere mellom områder i fylkeskommunen hvor det identifiseres risiko for avvik, må en først ta stilling til perspektiver en velger å se fylkeskommunen fra. Da dette er verdivalg som ikke kan avgjøres på faglig grunnlag er det derfor viktig at forvaltningsrevisjon er godt forankret i fylkestinget. Listen nedenfor er eksempler på perspektiver som kan benyttes for å bedømme vesentlighet. • Brukerperspektivet • Det politiske perspektivet (etterlevelse av vedtak) • Samfunnsperspektivet • Det økonomiske perspektivet • Arbeidsgiver perspektivet (fylkeskommunen som arbeidsgiver) • Omdømmeperspektivet • Miljøperspektivet Revisor har gjennom arbeidet med planen foretatt en vurdering av hvilke områder det er knyttet risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke nærmere. Eksempler på risiko som er lagt til grunn ved revisors vurderinger: • Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok • Risiko for at lovpålagte krav ikke blir oppfylt • Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt • Risiko for at mål fastsatt av fylkestinget ikke blir fulgt • Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende • Risiko for at fylkeskommunens eierinteresser ikke forvaltes på en god måte (denne type risiko kan også gi grunnlag til forslag til selskapskontroller) Fylkeskommunens nøkkeltall i KOSTRA er analysert av revisor og sammenlignet med andre fylkeskommuner. Kontrollutvalget har i flere runder gitt innspill til planen. I tillegg er det gjennomført samtale med fylkesrådet og administrasjonen. Sentrale dokumenter i fylkeskommunen er også gjennomgått, samt at erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekt er vektlagt. Det er avsatt ca 1500 timer pr år til forvaltningsrevisjon, som utgjør 2-3 prosjekter pr år, noe avhengig av omfanget på prosjektene. I dette timetallet ligger også gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering. Dette er et fast oppdrag og kommer ikke frem i den overordna analysen. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon, kan også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs. KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76; e-post: [email protected] Vurdering Det er fylkestinget som gjør det endelige vedtak ifh til prioritering av forvaltningsrevisjons- prosjekt. Ut fra tilgjengelige ressurser vil det ikke være mulig å få gjennomført alle prosjektene i planperioden, og kontrollutvalget må derfor foreta en prioritering før saken oversendes fylkestinget. Den fremlagte planen er utarbeidet i tråd med tidligere fattet vedtak i kontrollutvalget, samt de bestemmelser som følger av forskrift. Kontrollutvalget gis med dette en mulighet til å gjøre mindre endringer og tilføyelser i planforslaget før oversendelse til fylkestinget. Det bør tas høyde for at det vil kunne oppstå endringer i behovet for forvaltningsrevisjon på et eller flere områder i fylkeskommunen i planperioden. Det anbefales derfor at fylkestinget gir endrings- og omprioriteringskompetanse til kontrollutvalget. SAK 021/12 STUDIETUR TIL OSLO 16.-18. APRIL - OPPSUMMERING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 24.4.12 Liv Tronstad 021/12 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget har gjennom studieturen fått et innblikk i hvordan de ulike virksomhetene som ble besøkt er organisert og arbeider, og hvilken funksjon og plass disse har i forvaltningen/samfunnet. Turen har bidratt til god læring som vil være nyttig i forhold til de oppgaver og ansvar kontrollutvalget er gitt. Den har også bidratt til et godt samarbeidsklima internt i utvalget. 2. Kontrollutvalget er godt fornøyd med turen og utbyttet av denne. Vedlegg Gjennomført program studietur 16.-18. april 2012 til Oslo Ikke trykte vedlegg 1. Program for Studietur til Oslo 16.-18. april 012 2. Kontrollutvalgets sak 018/12 3. Kontrollutvalgets sak 011/12 4. Kontrollutvalgets sak 005/12 Saksopplysninger KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76; e-post: [email protected] Kontrollutvalget gjorde vedtak allerede i desember 2011 om