Und Rechnungswesens Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde

Konzept

über die Einführung des doppischen Haushalts- und Rechnungswesens

und in der

Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde, Dorfmitte 14a, 17268 Gerswalde Telefon: 039887-75 80; Fax: 039887-7 58 30 e-mail: [email protected]

Inhaltsverzeichnis

I. Organisationskonzept Zielsetzung Projektstruktur Umsetzungsstrategie Projektverwirklichung/-controlling Einbindung weiterer Projektbeteiligter und -betroffener Projektmarketing/öffentlichkeitsarbeit - Multiplikation Projektergebnisse

II. Fachkonzept Bewertung des kommunalen Vermögens und Aufbau einer Anlagenbuchhaltung Eröffnungsbilanz Aufstellung eines doppischen Haushaltsplanes Bewirtschaftung des doppischen Haushaltes Einführung einer bedarfsgerechten Kosten- und Leistungsrechnung Aufstellung eines doppischen Jahresabschlusses Aufstellung einer konsolidierten Gesamtbilanz Zusammenwirken Haushaltsaufstellung und -durchführung Amt und amtsangehörigen Gemeinde Zusammenwirken im Rahmen Haushaltsaufsicht Reform des III. Ressourcenkonzept kommunalen Personalplanung Haushaltsrechts in Softwareplanung Brandenburg Zeit- und Meilensteinplanung Kosten- und Finanzplanung Bewerbung Pilotierung

2. Auswahlstufe IV. Sonstiges Motivation der Mitarbeiter Bewerber: Erwartungen an das Ministerium des Innern Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

I. Organisationskonzept

Zielsetzung Die Kameralistik ist ein Mittel um den Geldverbrauch der öffentlichen Haushalte zu regeln. Dies reicht jedoch für die heutige Mittelbewirtschaftung nicht aus und sollte daher durch ein leistungs- und aussagefähigeres Instrument der Rechnungslegung ersetzt werden. Der Kameralistik wird zumeist vorgeworfen, daß keine Darstellung des kommunalen Vermögens und des durch die kommunale Tätigkeit verursachten Ressourcenverbrauchs erfolgt. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Transparenz für die politischen Entscheidungsträger. Der doppische Haushalt stellt eine Anlehnung an die kaufmännische Buchhaltung dar, ist dadurch besser lesbar und enthält mehr Kosteninformationen. Die kommunalen Entscheidungen werden aufgrund von mehr Informationen zu Produkten, Ressourcenverbrauch, Ziele und Wirkungen auf breiter Basis gefällt. Die Einführung des doppischen Haushalts- und Rechnungswesens wird nicht mehr Geld in die Kassen der Kommunen bringen, aber die Entscheidungen der politischen Gremien erfolgen in einem anderen Kostenbewußtsein. Allerdings dürfen die damit verbundenen Verwaltungsprozesse, insbesodere die Buchführung, nicht zur Lähmung und übermäßigen Ressourcenverbrauch innerhalb der Verwaltung führen. Das Amt Gerswalde betreut seit mehreren Jahren 4 Eigenbetriebe der ihm angehörenden Gemeinden im Bereich Wohnungswesen und Abwasser. Daher sind betriebswirtschaftliche Kenntnisse in der Verwaltung als auch teilweise bei den politischen Gremien nicht nur vorhanden, sondern werden bereits in der Praxis angewandt. Des weiteren wird ein Abwasserzweckverband, dem neben dem Haushaltsplan eine betriebswirtschaftliche Gebührenkalkulation zugrunde liegt, erfolgreich Reform des durch den Amtsdirektor als ehrenamtlichen Verbandsvorsteher geführt. Das Amt hat mit diesem kommunalen Abwasserzweckverband einen Vertrag hinsichtlich der Aufgabenwahrnehmung bezüglich der Haushaltsrechts in Haushaltsaufstellung, -durchführung und -abrechnung durch die Mitarbeiter des Amtes Brandenburg abgeschlossen. Daraus resultiert auch, daß ein Mitarbeiter des Amtes die Aufgabe der Anlagen- buchhaltung für diesen Zweckverband übernommen hat. Bewerbung Pilotierung Seit der Einführung der Budgets im kameralen Haushaltsrecht wurde davon in allen 2. Auswahlstufe amtsangehörigen Gemeinden, im Amt und im Abwasserzweckverband Gebrauch gemacht. Das Amt Gerswalde mit seinen Mitarbeitern begreift dieses Projekt als Chance, bei der Bewerber: Konzeption für eine bessere Verwaltungssteuerung mitzuwirken, steuernd einzugreifen und Einfluß Amt Gerswalde nehmen zu können. Die Erwartungen zielen auf mehr Transparenz für die Bürger, vor allem der Gemeinde Gerswalde Gemeindevertreter, flexiblere Mittelbewirtschaftung und effizientes Arbeiten. Es soll weiterhin Amt Gerswalde 2004

dargestellt werden, daß sich die Umstellung von der Kameralistik auf die doppische Haushaltsführung auch für kleine Kommunen lohnt.

Amt Gerswalde Dorfmitte 14a; 17268 Gerswalde

amtsangehörige Gemeinden: Flieth-Stegelitz, Gerswalde, Milmersdorf, Mittenwalde, Temmen-Ringenwalde

Standesamt Pringal, Karin Amtsdirektor

Herr Brandenburg, Bernd Personalangelegenheiten

Liegenschaften Schindler, Antje Jenzen, Bettina Vorzimmer/kommunaler Sitzungsdienst Walter, Ingelore Franzke, Marlen

Kämmerei Ordnungsamt Bauamt

Peters, Andrea Walter, Manuela Rutter, Andreas

Leiterin Kämmerei Leiterin Ordnungsamt Leiter Bauamt

Kämmerei Ordnungs- /Friedhofsrecht Bauwesen/Bewirtschaftung Reform des Zittlau, Margitta Kronfeldt, Beate Stege, Sabine kommunalen Felgener, Michaela Tabbert, Gerda Haushaltsrechts in Brandenburg Steuern/Gebühren Einwohnermeldeamt Feuerwehren Schottke, Sigrid Pringal, Karin Willmann, Gudrun Bewerbung Pilotierung Gilbricht, Helga 2. Auswahlstufe

Amtskasse Bewerber: Tesch, Gerda Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde Köhler, Lars Amt Gerswalde 2004 Kita/Schulen

Schindler, Antje 4 Walter, Ingelore

Projektstruktur

Für die Planung, Durchführung und Auswertung des Modellversuches werden zwei Projektteams gebildet. Diese Projektteams fügen sich aus Mitarbeitern der verschiedenen Fachämter aufgrund ihrer Befähigung zusammen und unterstehen einer Projektleitung. Daneben werden die Aufgaben der EDV-Betreuung und der Dokumentation vergeben. Die Aufgaben stellen sich wie folgt dar:

Projektleitung Festsetzen von Zielen und Standards Schulung der Mitarbeiter Transparenz gegenüber Mitarbeitern und politischen Gremien Controlling Öffentlichkeitsarbeit

Projektteam 1 Bewertung Anlagevermögen Erfassung des kommunalen Vermögens Bewertung des kommunalen Vermögens Aufbau einer Anlagenbuchhaltung

Projektteam 2 doppischer Haushalt, Jahresrechnung, Bilanzen Reform des Aufstellung einer Eröffnungsbilanz kommunalen Aufstellung eines Produktplanes Haushaltsrechts in Aufstellung und Bewirtschaftung des doppischen Haushaltes Brandenburg Aufstellung Jahresabschluß Aufstellung Bilanz Bewerbung Pilotierung 2. Auswahlstufe EDV_Betreuung Koordination mit der EDV-Firma über mögliche technische Umsetzungen Bewerber: Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde Dokumentation Dokumentation der einzelnen Schritte des Projektes Amt Gerswalde 2004

Aufzeigen aller Schwierigkeiten und Lösungsansätze PflegePe rsdeson aProjektesleinsatzplanun img Internet

Projektleitung: Qualifikationen: Aufgaben: Herr Bernd Brandenburg Verwaltungsfachwirt, 6 Jahre Steuerung und Controlling des Projektes

Amtsdirektor Kämmerer, Grundlehrgang BWL Hilfestellung für Lösungsansätze Transparenz intern und extern Frau Andrea Peters Diplom-Verwaltungswirtin Öffentlichkeitsarbeit Kämmerin

Projektteam I:

Teamleiter: Leitung der Gruppe Herr Lars Köhler Verwaltungsfachangestellter Berichtswesen gegenüber der Projektleitung Kassenmitarbeiter Frau Bettina Jenzen Ökonom Fachschulstudium Erfassung und Bewertung des Liegenschafts-/Katasterwesens Mitarbeiterin Liegenschaftsamt II. Angestelltenprüfung

Frau Ingelore Walter I. Angestelltenprüfung Erfassung und Bewertung des Kita-/Schulvermögens Mitarbeiterin Kita/Schulen

Frau Gudrun Willmann I. Angestelltenprüfung Erfassung und Bewertung Feuerwehren, Strassen, Gebäude, Sportlagen Mitarbeiterin Bauamt/Ffw. und des Umlaufvermögens

Frau Beate Kronfeldt Ingenieurökonom Erfassung und Bewertung Friedhofswesen, Gewerbean-/ Mitarbeiterin Ordnungsamt I. Angestelltenprüfung -abmeldungen, Paß- und Meldeangelegenheiten, Baumfällungen

Frau Michaela Felgener I. Angestelltenprüfung Erfassung und Bewertung Finanzanlagen und Forderungen Mitarbeiterin Kämmerei

Projektteam II: Reform des Teamleiterin: Diplom-Verwaltungswirtin Leitung der Gruppe kommunalen Frau Andrea Peters Berichtswesen gegenüber der Projektleitung Haushaltsrechts in Kämmerin* Brandenburg Frau Michaela Felgener I. Angestelltenprüfung gemeinsame Erarbeitung: Mitarbeiterin Kämmerei * Aufstellung der Eröffnungsbilanz, Bewerbung Pilotierung Frau Gerda Tesch I. Angestelltenprüfung Aufstellung des Produktplanes, 2. Auswahlstufe Kassenleiterin Einrichtung KLAR, Frau Bettina Jenzen Ökonom Fachschulstudium Erstellung des Jahresabschlusses und Bewerber: Mitarbeiterin Liegenschaften* II. Angestelltenprüfung der Jahresabschlussbilanz, Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde Frau Ingelore Walter I. Angestelltenprüfung Prüfung des Jahresabschlusses Mitarbeiterin Kita/Schulen* Amt Gerswalde 2004

* Da die Aufgaben des Projektteams 1 zeitlich anders als die Aufgabengebiete des Projektteams 2 zu erfüllen sind, ist ein Doppeleinsatz der Mitarbeiter möglich. Projektleitung Der Amtsdirektor, Herr Brandenburg, hat sich in seiner jahrelangen Tätigkeit als Kämmerer und Dozent am Studieninstitut Bernau im Fachbereich "Öffentliches Finanzwesen" und der Teilnahme an einem Grundlehrgang Betriebswirtschaft für die Projektleitung qualifiziert. Er verfügt über theoretische und praktische Kenntnisse im Bereich Kameralistik und Betriebswirtschaft. Im Abwasserzweckverband wurde unter seiner Leitung die Anlagenbuchhaltung eingeführt und darauf aufbauend eine Gebührenkalkulation auf der Grundlage eines Betriebsabrechnungsbogens erstellt. Des weiteren wurden im Jahr 1997 unter seiner Leitung 4 Eigenbetriebe gegründet. Anlagenbuchhaltung, Eröffnungsbilanzen - alle Hürden im Rahmen dieser betriebswirtschaftlichen Neuordnung wurden erfolgreich bewältigt. Desweiteren fungiert er ausgezeichnet als Multiplikator des Projektes in seiner Tätigkeit als Vorsitzender der Kreisarbeitsgemeinschaft Uckermark des Städte- und Gemeindebundes Brandenburg sowie als stellvertretendes Präsidiumsmitglied im Städte und Gemeindebund Brandenburg.

Zur Vertretung wird dem Projektleiter die Kämmerin Frau Peters zur Seite gestellt. Sie betreut seit Jahren die Haushalte des Amtes Gerswalde, der amtsangehörigen Gemeinden und des Abwasserzweckverbandes Gerswalde. Darüber hinaus obliegt ihr die finanztechnische Betreuung der 4 Eigenbetriebe im Bereich Wohnungswesen und Abwasserentsorgung. Aus dieser Tätigkeit bringt sie viele praktische Erfahrungen in das Projekt mit ein. Desweiteren leitete sie erfolgreich das Projekt der Währungsumstellung.

Die aufgestellte Projektleitung arbeitet seit Jahren auf dem Gebiet Finanzwirtschaft Reform des erfolgreich zusammen und hat sich aufgrund dessen als Team qualifiziert. kommunalen

Projektteam 1 Haushaltsrechts in Herr Köhler, Mitarbeiter der Kasse, war für die Erfassung des Anlagevermögens des Brandenburg Abwasserzweckverbandes als auch für die Erfassung des Anlagevermögens des Regiebetriebes Abwasserentsorgung der Gemeinde Stegelitz verantwortlich. Derzeit betreut er die bestehende Bewerbung Pilotierung Anlagebuchhaltung. Er hat seine Kenntnisse durch Lehrgänge bezüglich der Anlagenbuchhaltung und 2. Auswahlstufe Kosten- und Leistungsrechnung erweitert. Aufgrund dieser detaillierten theoretischen und praktischen Fachkenntnisse, wird ihm die Leitung des Projektteams 1 übergeben. Er wird während Bewerber: der Projektumsetzung die einzelnen Ziele des Teams, sowohl inhaltlich als auch zeitlich, Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde definieren und die edv-gestützte Erfassung durchführen.

Amt Gerswalde 2004

Als Vertretung wird ihm Frau Jenzen aus dem Fachbereich Liegenschaften zur Seite gestellt. Sie besitzt eine betriebswirtschaftliche Ausbildung als Wirtschaftskauffrau und anschließendem Fachschulstudium als Ökonom. In Verbindung mit dem abgeschlossenen Verwaltungslehrgang II bildet diese Ausbildung eine solide Grundlage für das Mitwirken an dem Projekt "doppisches Haushalts- und Rechnungswesen".

Die Erfassung des Anlagevermögens erfolgt durch Mitarbeiter der Fachämter denen das

Anlagevermögen zur Bewirtschaftung unterstellt ist. An dieser Stelle - sehr frühzeitig im Projekt - werden die Mitarbeiter der Fachämter einbezogen, um die Akzeptanz der Doppik im Haus zu erhöhen. Die Motivation, etwas zu verändern steigt, wenn die Grundsätze für die Bewertung im Rahmen der vorgegebenen Bewertungsrichtlinien gemeinsam erarbeitet werden und flächendeckend in den Fachämtern Kenntnisse über die vorhandenen Ressourcen existieren. Dies stellt eine Grundvoraussetzung für die zukünftige eigenverantwortliche Mittelbewirtschaftung dar.

Projektteam 2 Die parallele Umsetzung der Aufstellung, Durchführung und Abrechnung eines doppischen Haushaltes neben dem kameralen Haushalt soll grundsätzlich durch die Mitarbeiter der jeweiligen Fachämter erfolgen. Die Grundsätze für diesen Teilbereich werden durch ein Projektteam bestehend aus 5 Mitarbeitern erarbeitet. In diesem Team werden Probleme, Verbesserungsvor- schläge und Lösungsansätze besprochen und neue Ziele definiert. Sie werden unterstützend für die anderen Mitarbeiter der Fachämter tätig. Verantwortlich für dieses Team zeichnet die Kämmerin, Frau Peters. Durch die Betreuung der Eigenbetriebe bringt sie die notwendigen praktischen Grundkenntnisse für die Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung mit. Reform des Die Auswahl der Mitarbeiter für das Projektteam 2 erfolgt unter praktischen Gesichtspunkten. kommunalen Frau Felgener wird aufgrund ihrer Tätigkeit in der Kämmerei ausgewählt. Die Kassenleiterin Frau Haushaltsrechts in Tesch, hat führend bei der Umstellung von der manuellen zur edv-gestützten Haushaltsführung Brandenburg mitgewirkt. Die Erfahrungen aus dieser Umstellung können im neuen Projekt genutzt werden. Ein weiterer Punkt sind die Kenntnisse auf dem Gebiet der Jahresrechnung im kameralen System, Bewerbung Pilotierung welches an ein neues doppisches Haushalts- und Rechnungswesen angepaßt werden soll. Frau Jenzen 2. Auswahlstufe wird aufgrund ihrer betriebswirtschaftlichen Kenntnisse für dieses Team ausgewählt. Frau Walter verfügt über praktische Kenntnisse in der Handhabung von Budgets, die in den vergangenen Jahren Bewerber: in den Bereichen Kita und Schulen in den Gemeinden erfolgreich genutzt wurden und wird aufgrund Amt Gerswalde dessen als Mitarbeiter eines Fachamtes im Team mitwirken. Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

Die EDV-technische Betreuung wird losgelöst von den Projektteams erfolgen. Bei notwendigen Änderungen in der Software tritt der Verantwortliche mit der EDV-Firma in Kontakt und betreut die Umsetzung dessen. Diese Position wird der Projektleitung direkt unterstellt. Verantwortlich für diesen Bereich zeichnet Frau Franzke. Aufgrund ihrer Kenntnisse als Verwaltungsfach- angestellte und der absolvierten Fortbildung in der Kosten- und Leistungsrechnung im Bereich Kindertagesstätten sind ihr die Zusammenhänge im kameralen als auch im doppischen System in den Grundzügen bekannt. Diese Kenntnisse kann sie in diesem Verantwortungsbereich gut einbringen.

Derzeitig erweitert sie ihr Wissen in einem Studium zur Verwaltungsfachwirtin und bildet somit eine gute Möglichkeit des Informationsaustausches mit den Dozenten der Brandenburgischen Kommunalakademie.

Die Dokumentation des Projektes soll alle einzelnen Schritte, insbesondere die Beratungen der einzelnen Gremien festhalten. Ergebnisse, Lösungsansätze, Argumentationen, Probleme werden aufgezeichnet. Da die Kämmerei den Schwerpunkt in diesem Projekt darstellt und über jeden Schritt informiert ist, erfolgt die Dokumentation durch deren Mitarbeiter. Diese Position wird ebenfalls der Projektleitung direkt unterstellt. Die Präsentation des Amtes im Internet wird derzeit erarbeitet. Die Federführung für dieses Projekt obliegt Frau Franzke. Im Rahmen dieser Internetpräsentation wird eine Seite speziell für dieses Projekt eingerichtet, auf der die Dokumentation jederzeit einzusehen ist.

Umsetzungsstrategie

Das Projekt soll in allen Fachämtern flächendeckend eingeführt werden, die Gemeinde Gerswalde und das Amt Gerswalde betreffend. Eine Umstellung für die anderen 4 amtsangehörigen Gemeinden Reform des ist nach dem Projekt dann jederzeit möglich. Die Auswahl der Gemeinde Gerswalde erfolgte kommunalen aufgrund der weitreichenden Aufgabenstruktur. Die Gemeinde besitzt eine Kindertagesstätte, eine Haushaltsrechts in Grundschule, mehrere Gemeindehäuser, Jugendclubs, Friedhöfe und dergleichen, die bei der Brandenburg Bewertung des Anlagevermögens die verschiedensten Schwierigkeiten bereiten können. Dies bietet ein breites Spektrum für Lösungsansätze. Desweiteren hat die Gemeinde Gerswalde ihren Bewerbung Pilotierung Wohnungsbestand in eine kommunale GmbH - der Uckermärkischen GeWo GmbH - eingebracht. Somit 2. Auswahlstufe wird die Erprobung der Aufstellung einer konsolidierten Gesamtbilanz möglich. Bewerber: Das Amt ist im Gegensatz zur Gemeinde Gerswalde sehr übersichtlich. Neben der Amtsverwaltung Amt Gerswalde wird die ehrenamtliche Feuerwehr und ein Obdachlosenheim unterhalten. Desweiteren besitzt das Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

Amt Gerswalde Anteile an der Gemeinnützigen Milmersdorfer Qualifizierungs- und Beschäftigungs- gesellschaft mbH und wird auch ein konsolidierten Gesamtabschluß vorlegen.

Die parallele Umsetzung des kameralen und des doppischen Systems wird zum ersten durch die Software unterstützt, in dem alle Verwaltungsvorgänge automatisch in beiden Haushalten umgesetzt werden. Zum zweiten müssen personelle Reserven für die notwendigen Fortbildungen und und Projektarbeiten freigesetzt werden.

Projektverwirklichung/-controlling

Den Mittelpunkt in diesem Projekt bildet die Projektleitung. Sie wird in enger Zusammenarbeit mit dem vom Ministerium des Innern bestellten externen Berater die Steuerung und Kontrolle des Projektes übernehmen. Die Projektleitung koordiniert die Termine und Inhalte der Beratungen mit den Projektteams I und II und der EDV-Verantwortlichen. Im Vorfeld heißt es die Zielstellung festzulegen und die damit verbundenen Schwierigkeiten zu erkennen und mit den Projektbeteiligten zu kommunizieren. Die Inhalte und Termine als auch der Teilnehmerkreis richten sich am aktuellen Stand des Projektes aus. Innerhalb der Verwaltung wird die Projektleitung einen Rahmen vor Beginn des Projektes aufstellen mit grundsätzlichen Regeln über Verantwortlichkeiten, Berichtswesen, Einbindung externer Berater, Aufstellung von diversen Zeitabläufen. Darüber hinaus werden, organisiert durch die Projektleitung, Beratungen mit externen Partnern wie der Lenkungsgruppe und den anderen Modellkommunen stattfinden. Einer stetigen Kontrolle bedarf es bei der Einhaltung der Zeitplanung. Der Zeitplan bedarf einer regelmäßigen Anpassung an den Projektfortschritt und unterliegt somit der ständigen Reform des Fortschreibung während des Projektes. Es muß möglich sein innerhalb des Projektes auf Probleme kommunalen reagieren zu können. Die dafür notwendige Flexibilität ist, wie in vorangehenden Projekten Haushaltsrechts in vielfach bewiesen, eine Stärke des Amtes Gerswalde. Die Projektleitung hat es immer verstanden, Brandenburg geeignete Maßnahmen zu ergreifen, die dann zum gewünschten Ziel führten. Bewerbung Pilotierung Die Projektleitung wird in einem gewissen Rahmen selbst in den Projektteams mitwirken und 2. Auswahlstufe andererseits in regelmäßigen Abständen über den Stand des Projektes unterrichtet. Anhand dessen werden neue Ziele aufgestellt und Lösungsmöglichkeiten diskutiert. So wird in regelmäßigen Bewerber: Abständen die Informationsvielfalt des kameralen mit dem doppischen System zu vergleichen sein. Amt Gerswalde Die Koordinierung der vielen Aufgaben und Ziele wird in Absprache mit den externen Beratern Gemeinde Gerswalde durch die Projektleitung erfolgen. Amt Gerswalde 2004

In der Projektdokumentation werden alle Schritte, Probleme und Lösungen dargestellt. Die Projektdokumentation dient unter anderem zur Information für die Mitarbeiter, Gemeindever- treter, externen Berater und allen Interessierten. Die Einsichtnahme interessierter anderer Kommunen über das Internet bis hin zur Teilnahme durch Meinungsäußerungen per e-mail wird möglich sein.

Kommunikation mit Koordinierung der den externen Zeitabläufe Projektbeteiligten

Qualifizierung der

Mitarbeiter und geregelte politischen Berichterstattung Gremien

Reform des kommunalen Festsetzung von Motivation und Haushaltsrechts in Zielen und Lenkung der Brandenburg Standards Mitarbeiter Bewerbung Pilotierung 2. Auswahlstufe

Projektcontrolling durch Projektleitung Bewerber: Amt Gerswalde Komplexität der Öffentlichkeitsarbeit Gemeinde Gerswalde

Aufgabenstellung Transparenz intern Amt Gerswalde 2004 erkennen und extern

Einbindung weiterer Projektbeteiligter und -betroffener

Projektbeteiligte stellen nicht nur die Projektteams dar, sondern alle Mitarbeiter des Amtes und der betroffenen Gemeinde. Sie alle werden frühzeitig mit einbezogen. Die Projektteams werden lediglich für die Steuerung des Projektes gebildet. Zukünftig werden alle mit dem doppischen Haushalts- und Rechnungswesen arbeiten und daher werden alle bei der Verwirklichung des Projektes nach den gegebenen Möglichkeiten mitwirken. Es gilt Vertrauen in der Verwaltung der Modellkommune durch ständige Informationen und Einbeziehung auf der jeweiligen Fachamtsebene zu schaffen.

An diesem Projekt werden die politischen Gremien unmittelbar beteiligt. Ihnen wird für das Jahr 2006 ein kameraler und ein doppischer Haushalt vorliegen. Inwieweit sich die Erwartungen einer besseren Lesbarkeit für die Gemeindevertreter bestätigen, bleibt abzuwarten. Sinnvoll wäre eine Beteiligung der Gemeindevertretung bzw. des Amtsausschusses mit jeweils mind. einer Person in einem sogenannten Projektberaterteam.

Regelmäßige Beratungen zum aktuellen Projektstand und zu anstehenden Problemen zwischen der Lenkungsgruppe des Innenministeriums und den ausgewählten Modellkommunen an den jeweiligen Standorten der Verwaltung tragen zum besseren Gelingen des Gesamtprojektes bei.

Externe Vorschläge und Meinungen in diesem Projekt sind sehr wichtig. Andere Kommunen oder auch Reform des Interessierte können sich aktiv per e-mail in das Projekt mit einbringen. Die Einbindung der kommunalen Brandenburgischen Kommunalakademie ist notwendig für die Aus- und Fortbildung. Sie sollten an Haushaltsrechts in der Umsetzung aktiv beteiligt werden. Mit Hilfe von Schulungen muß ein neues Fachwissen in den Brandenburg Verwaltungen aufgebaut werden. Ebenso ist die Beteiligung der bestehenden betroffenen Netzwerke im Land Brandenburg wie der Kämmererverband und die TUIV-AG notwendig. Das Innenministerium hat Bewerbung Pilotierung dem mit der Einrichtung der Lenkungsgruppe bereits Rechnung getragen. 2. Auswahlstufe

Externe Beratungsfirmen sind ebenfalls sehr interessiert zum einen an der Mitwirkung am Projekt Bewerber: und zum anderen an den Ergebnissen. Es liegen derzeit im Amt Gerswalde mehrere Angebote vor. Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

Ministerium des andere Innern Modellkommunen - Lenkungsgruppe -

Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde Amtsausschuss, EDV-Firma Gemeindevertretung Projektleitung Projektteam I Projektteam II

externe Berater interessierte

(z.B. Wirtschaftsbera- Bürger/Innen und tungen,) Kommunen im Rahmen der Web- Reform des Nutzung kommunalen Haushaltsrechts in Brandenburg

Bewerbung Pilotierung 2. Auswahlstufe

Bewerber: Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004 Doppisches Haushalts- und Rechnungswesen 13

Projektmarketing/Öffentlichkeitsarbeit Mutliplikation Projektergebnisse

Das Amt Gerswalde und deren Gemeinden haben weder die Anlagenbuchhaltung, Produkte noch Ansätze der Kosten- und Leistungsrechnung eingeführt. Daher können alle Phasen mit den Vorgaben und gestellten Anforderungen durch das Ministerium des Innern des Landes Brandenburg von Beginn an erprobt und nachvollzogen werden. Dies ermöglicht anderen Kommunen auf die Erfahrungen der Modellkommune von Anbeginn zurückgreifen zu können oder ab einer bestimmten Phase einzusteigen.

Eine Multiplikation auf der Landkreisebene erfolgt über den Projektleiter in der Position des Amtsdirektors sowie als Vorsitzender der Kreisarbeitsgemeinschaft Uckermark des Städte- und Gemeindebundes Brandenburg. Der Landrat des Landkreises Uckermark arbeitet eng mit den kreisangehörigen Kommunen zusammen und kommuniziert regelmäßig mit den Amtsdirektoren und Bürgermeistern, um die aktuellen Probleme aufzudecken und gemeinsam Lösungsansätze zu finden. Als Vorsitzender der Kreisarbeitsgemeinschaft Uckermark des Städte- und Gemeindebundes Brandenburg nimmt er gestärkt die Interessen der Kommunen gegenüber dem Landkreis Uckermark wahr. Auf der Landesebene verfügt Herr Brandenburg als stellvertretendes Präsidiumsmitglied des Städte- und Gemeindebundes Brandenburg über Kontakte, die für die Verbreitung der Projektergebnisse sinnvoll eingesetzt werden können.

Der Projektleiter Herr Brandenburg war jahrelang am Studieninstitut Bernau als Dozent für den Fachbereich "Öffentliches Finanzwesen" tätig und kann Vorträge während und nach dem Projekt Reform des halten. Die bestehenden persönlichen Kontakte können gerade als Multiplikator auf der kommunalen Ausbildungs- und Fortbildungsebene sehr nützlich eingesetzt werden. Enge Kontakte bestehen Haushaltsrechts in Brandenburg ebenfalls zur Brandenburgischen Kommunalakademie. Im Amt Gerswalde werden derzeit 4 Auszubildende beschäftigt. Unser Anliegen wird es auch sein, diese Generation auf das doppische Bewerbung Pilotierung Haushalts- und Rechnungswesen vorzubereiten. Die Einbindung der Auszubildenden in das Projekt 2. Auswahlstufe erfolgt in Anbetracht des Einsatzes des jeweiligen Fachamtes. Bewerber: Des weiteren wird speziell für dieses Projekt ein Forum auf der Internetseite des Amtes Amt Gerswalde Gerswalde eingerichtet. Jeder Interessierte kann anhand der Dokumentation, die ins Internet Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

gestellt wird, die einzelnen Schritte mitverfolgen und sich aktiv mit Fragen, Meinungen aber auch Lösungsvorschlägen am Projekt beteiligen.

Um die Akzeptanz der Systemänderung im kommunalen Finanzwesen innerhalb der Amtsverwaltung als auch extern im Land Brandenburg zu erhöhen, wird seitens der Projektleitung auf

Projekttransparenz gesetzt. Die eindeutige Formulierung der Ziele und das Mitwirken nicht nur der Projektbetroffenen ist die Vorraussetzung für die Umsetzung eines solchen Projektes.

Reform des kommunalen Haushaltsrechts in Brandenburg

Bewerbung Pilotierung 2. Auswahlstufe

Bewerber: Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

II. Fachkonzept

Bewertung des kommunalen Vermögens und Aufbau einer Anlagenbuchhaltung nach vorgegebenem Kontenrahmen, Fragen der Bilanzierung

Bis dato wurde im Amtshaushalt als auch im Haushalt der Gemeinde Gerswalde keine Bewertung des Anlagevermögens vorgenommen. Es liegen auch keine Inventurlisten, auf die zurückgegriffen werden könnte, vor. Allerdings gibt es Erfahrungen auf diesem Gebiet, da durch Mitarbeiter der Amtsverwaltung bereits Anlagevermögen im Abwasserbereich bewertet wurde und derzeit mittels einer Software betreut wird.

Die Aufgabe des Projektteams I wird somit die vollständige Erfassung, Bewertung und Aufstellung des Vermögens (Aktiva und Passiva) sein. Die einzelnen Fachämter erfassen unter Hilfestellung der Mitarbeiter in den betreffenden Einrichtungen das Vermögen. Es werden Inventurlisten erarbeitet.

Anhand zielgerichteter Schulungen der Mitarbeiter des Projektteams werden die Möglichkeiten der unterschiedlichen Herangehensweisen an die Bewertung von Anlagevermögen vermittelt. Daraufhin Reform des werden in Zusammenarbeit mit der Projektleitung einheitlich Grundregeln im Rahmen der kommunalen vorgegebenen Bewertungsrichtlinien erarbeitet, um im gesamten Projekt und zukünftig flächendeckend eine gleiche Bewertung sicher zustellen. An dieser Stelle wird schon in gewisser Haushaltsrechts in Weise entschieden über die grundlegende Richtung in der Bilanzierung. In Kenntnis dessen ist Brandenburg das Projektteam als auch die Projektleitung gefordert, die Grundregeln mit Vernunft und Weitsicht aufzustellen. Bewerbung Pilotierung 2. Auswahlstufe Anhand der Grundregeln zu den Bewertungsrichtlinien erfolgt die Bewertung und Erstellung von Anlagenachweise durch die einzelnen Projektmitarbeiter für den eingesetzten Bereich. Die Bewerber: Projektleitung wird geeignete Maßnahmen ergreifen, um die korrekte Bewertung zu sichern. Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

Aufgabe dieses Projektteams wird es auch sein den anderen Mitarbeitern des Amtes die gewonnenen Kenntnisse zu vermitteln und legen somit den Grundstein für die korrekte zukünftige Pflege der Anlagebuchhaltung während der Rechnungsbearbeitung.

Eröffnungsbilanz

Auf der Basis der ermittelten Vermögenswerte wird die Eröffnungsbilanz aufgestellt. Zu einem bestimmten Stichtag wird das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen den Rückstellungen, den Verbindlichkeiten und den zu ermittelnden Eigenkapital gegenübergestellt. Der Bewertung des Vermögens kommt eine tragende Bedeutung im ganzen Projekt zu. Auf diesen Daten baut die gesamte Buchführung auf.

Aufstellung eines doppischen Haushaltsplanes/Teilhaushalts

nach produktgebundener Gliederung mit allen Bestandteilen

(Ergebnisplan, Finanzplan, Teilpläne)

Für die Aufstellung eines doppischen Haushaltes wird unterstützt durch die neue Software die ein sogenannter Ergebnishaushalt und Finanzhaushalt angelegt. Der Ergebnishaushalt setzt sich wiederum aus mehreren Teilhaushalten zusammen, die nach der örtlichen Organisation produktorientiert gegliedert werden.

Eine große Herausforderung stellt die Aufstellung des Produktplanes dar. An ihn wird letztendlich die Erwartung geknüpft die nötigen Informationen über die Kosten von bestimmten Reform des Leistungen, die das kamerale Haushaltswesen nicht enthält, bereit zuhalten. kommunalen Haushaltsrechts in Der Produktplan in der Gemeinde als auch im Amt wird sich an der Verwaltungsorganisation Brandenburg ausrichten, da die Verknüpfung der Organisations- und Produktstruktur auf diese Weise die Kosteninformationen für die politischen Gremien als auch für das Verwaltungsmanagement Bewerbung Pilotierung transparenter gestaltet. Der erste Schritt zum Produktplan ist somit die Überprüfung der 2. Auswahlstufe Verwaltungsorganisation unter diesem Gesichtspunkt. An dieser Stelle ist in großem Maße die Projektleitung gefragt. Alle Aufgaben und Leistungen der Fachämter müssen erfaßt werden. Bei Bewerber: einer notwendig werdenden Umstrukturierung sollten folgende Parameter Beachtung finden: Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde - Die Zuordnung der Produktkosten sollte eindeutig und verursachungsgerecht für ein Amt Gerswalde 2004

Produkt möglich sein. - Die Produktkosten für ein Produkt sollten möglichst zu einem Verantwortungsbereich gehören.

Die derzeitige Struktur der Haushaltspläne im Amt und in den Gemeinden richten sich bereits an der Verwaltungsorganisation aus. Daher wird diese Überprüfung unter dem Gesichtspunkt "Erstellung eines übersichtlichen und damit transparenten Produktplanes" nicht zu einer

Neustrukturierung der Verwaltungsorganisation sondern zu einer geringen Umstrukturierung führen. Darauf aufbauend werden Budgets gebildet und einem Verantwortungsbereich unterstellt.

Die Ausgestaltung der Teilhaushalte mittels Produkte wird größtenteils den Kommunen überlassen. Vorgesehen ist lediglich, um eine gewisse Vergleichbarkeit der kommunalen Finanzen zu gewährleisten, die Vorgabe der Produktbereiche und Produktgruppen in einem gemeinsamen Produktrahmen. Daher ist an dieser Stelle sehr genau zu analysieren, welche Informationen werden zukünftig benötigt. An dieser Stelle sollte nicht nach dem Motto so detailliert wie möglich, sondern so detailliert wie nötig verfahren werden. Die Interpretation der Kosteninformationen sollte gerade für die politischen Gremien möglich sein. Anhand dieses erstellten Produktplanes können nunmehr der produktorientierte Haushaltsplan mit den notwendigen Verknüpfungen innerhalb der Software angelegt werden.

Eine weitere Entscheidung wird hinsichtlich der anzuwendenden Buchungsmethode während der Durchführung des Projektes fallen. Anhand der zukünftigen Struktur und der unterstützenden Software werden die Möglichkeiten mit deren Vor- und Nachteilen gegenübergestellt.

Ein weiterer Diskussionspunkt an dieser Stelle wird sein, das derzeit umfangreiche Werk des Reform des kameralen Haushaltes für die politischen Gremien im Rahmen des doppischen Haushaltsplanes zu kommunalen verschlanken. Vielfach wurde dies in der Vergangenheit bemängelt. Ob dies mit dem doppischen Haushaltsrechts in Haushaltsplan gelingt, oder ob aufgrund der qualitativ und quantitativ besseren Kosteninforma- Brandenburg tionen der Umfang gerechtfertigt erscheint, wird der Modellversuch zeigen. Bewerbung Pilotierung 2. Auswahlstufe Bewirtschaftung des doppischen Haushaltes/Teilhaushaltes Bewerber: Die Bewirtschaftung des doppischen Haushaltes mit seinen Teilhaushalten wird aufgrund der Amt Gerswalde Unterstützung der EDV nicht problematisch. Die Neuerungen für die einzelnen Fachämter belaufen Gemeinde Gerswalde sich auf einen neuen Eingabemodus und die Erfassung von Vermögensgegenständen bei der Anordnung Amt Gerswalde 2004

der Rechnung. In der Erprobungsphase kann überprüft werden, inwieweit die Budgetverantwortlichkeit wahrgenommen wird und welches Controlling innerhalb eines Bereiches von den Verantwortlichen selbständig eingeführt wurde. Unterjährige Abschlüsse sind in regelmäßigen Abständen unentbehrlich.

Die Einführung eines neuen Controllings, eines funktionsübergreifenden Steuerungsinstrument mit der Aufgabe der Koordination von Planung, Kontrolle und Informationsversorgung, stellt einen weiteren Schwerpunkt während des Modellversuchs überwiegend für die Projektleitung dar. Insbesondere die Bereitstellung von Informationen - neuen Kosteninformationen, die das doppische Haushaltssystem liefern soll - wird eine Herausforderung darstellen. In geeigneter Weise werden Informationen zu beschaffen sein und im Entscheidungs- als auch im Führungsprozeß Verwendung finden. Dies ist ein sehr wichtiges Instrument für die politischen Gremien und für das Verwaltungsmanagement. Die Einbindung aller Führungskräfte als auch der Gemeindevertreter ist an dieser Stelle während der Erprobung unerläßlich.

Im Rahmen der Bewirtschaftung sollten die Regelungen, die in die zukünftige Gemeindehaushalts- verordnung, in Anlehnung an den "II. Leittext für eine doppische Gemeindehaushaltsverordnung", wie beispielsweise die Deckungsgrundsätze kritisch angewandt werden. Im Vordergrund muss die Flexibilität unter Berücksichtigung notwendiger Kontrollmechanismen stehen.

Einführung einer bedarfsgerechten Kosten- und Leistungsrechnung nach einheitlichem Produktplan

Die Kosten- und Leistungsrechnung wurde bisher in der Amtsverwaltung, den Abwasserzweckverband Reform des Gerswalde ausgenommen, noch nicht eingeführt. Daher müssen in allen vorhandenen Bereichen die kommunalen Kosten und Leistungen analysiert werden und die betreffenden Kostenarten und Kostenstellen den Haushaltsrechts in Kostenträgern (Produkten) zugeordnet werden. Es müssen Standards erarbeitet werden hinsichtlich Brandenburg des Einsatzes kalkulatorischer Kosten und Innerer Verrechnungen. Bewerbung Pilotierung Wie detailliert die Kommune dieses Instrument für die Kosteninformationen einsetzt, wird inner- 2. Auswahlstufe halb des Projektes durch das Projektteam II zu klären sein. Wie auch beim Produktplan sollten die benötigten Informationen auf den Punkt genau festgestellt werden, um in der Folge eine Bewerber: übersichtlich auf das Amt Gerswalde bzw. auf die Gemeinde Gerswalde zugeschnittene Kosten- und Amt Gerswalde Leistungsrechnung aufbauen zu können. Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

Aufstellung des doppischen Jahresabschlusses mit allen Bestandteilen (Ergebnisrechnung, Finanzrechnung, Bilanz, Anlagen)

Bei der Aufstellung eines doppischen Jahresabschlusses mittels der Drei-Komponenten-Rechnung wird das vorhandene auf die Verwaltung zugeschnittene EDV-System beweisen müssen, ob es die Erwartungen aller Beteiligter erfüllt. Aus den bestehenden Beziehungen stellen sich folgende Anforderungen an den Jahresabschluß:

*Verwaltung und Gemeindevertretung benötigen Informationen über - Zusammensetzung des Vermögens, der Verbindlichkeiten - Höhe des Eigenkapitals - Gewinn oder Verlust - Ursachen der Entwicklung

* Kommunalaufsicht möchte den Nachweis über - Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

* Statistik möchte Daten über - Einnahmen und Ausgaben - Gewinn/Verlust - Stand des Vermögens und der Schulden

* kreditgebende Banken möchten Informationen über - Stand der Schulden

An dieser Stelle wird sich herausstellen, ob die im Projekt erarbeiteten Verknüpfungen, ob es die Kosten- /Leistungsrechnung oder die gebildeten Produkte betrifft, die gewünschten Informationen bereithalten. Im Rahmen des Jahresabschlusses sind wieder die betreffenden Vorschriften kritisch anzuwenden und sicherlich auch teilweise zu hinterfragen.

Aufstellung einer konsolidierten Gesamtbilanz mit allen Bestandteilen (Gesamtergebnisrechnung, Gesamtbilanz, Anlagen)

Eine konsolidierte Gesamtbilanz ist aufgrund der Beteiligungen des Amtes Gerswalde als auch der Gemeinde Gerswalde notwendig. Ein erster Schritt wird die Herausstellung der notwendigen Daten von den Gesellschaften sein. Dem schließen sich Gespräche mit den Geschäftsführern an, wie die Daten und zu welchem Zeitpunkt bereitgestellt werden können. Dies wird grundsätzlich von den Jahresabschlüssen der Gesellschaften abhängen. Eine Anpassung der Kontenrahmen wäre sicherlich von Vorteil, wobei jedoch der Aufwand für die Gesellschaften entgegen dem Nutzen zu berücksichtigen ist.

Zusammenwirken Haushaltsaufstellung und -durchführung Amt und amtsangehörige Gemeinde

Die Besonderheit der Amtsstruktur wird Auswirkungen auf die Produktbildung haben. Bei der Zuordnung von Kosten wie z.B. Personalkosten für bestimmte Leistungen, die durch das Amt erbracht werden, aber der Gemeinde zuzuschreiben sind. Zu nennen wäre der Bereich Kita und Schulen. Diese Konstellation wird spezielle Lösungsansätze fordern.

Zusammenwirken im Rahmen Haushaltsaufsicht Reform des kommunalen In der Vergangenheit stellte sich die Zusammenarbeit mit dem Landkreis Uckermark gut dar. Der Haushaltsrechts in Landkreis Uckermark hatte sich selbst als Modellkommune beworben und hat auch nach seiner Brandenburg Ablehnung in der ersten Auswahlstufe ein großes Interesse an den Ergebnissen des Projektes. Sollte eine seiner kreisangehörigen Kommunen als Modellkommune ausgewählt werden, so ist dieser Bewerbung Pilotierung Kommune die Unterstützung des Landrates entsprechend seiner Möglichkeiten gewiss. Die 2. Auswahlstufe Mitarbeiter der Kommunalaufsicht werden entsprechend dem Projektfortschritt geschult und werden so aktiv an dem Projekt mitwirken können. Die Kommunalaufsicht stellt das Bindeglied zwischen Bewerber: den Kommunen und dem Innenministerium dar und wird in diesem Projekt seine fachliche Kompetenz Amt Gerswalde beweisen müssen. Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

Der Landkreis Uckermark steht hinter der Einführung des doppischen Haushalts- und Rechnungswesen. Daher regt er derzeit für seine kreisangehörigen Kommunen bezüglich des "Neuen Kommunalen Rechnungswesens in Brandenburg" die Durchführung von Inhouse-Seminaren in Zusammenarbeit mit der Brandenburgischen Kommunalakademie Brandenburg in den Räumen der Kreisverwaltung an.

IV. Ressourcenkonzept

Personalplanung

Gerade die Vermögensbewertung stellt eine große organisatorische Herausforderung mit nicht unerheblichen personellen Aufwand dar. Dies ist nur mit einem engagierten Team, wie es das Amt Gerswalde aufweist, zu bewältigen. Jeder Mitarbeiter steht hinter dem Konzept und wird mit seinen Möglichkeiten zum Gelingen beitragen. Ständig werden Verwaltungsvorgänge aufgrund ihrer Notwendigkeit hin überprüft oder über Verwaltungsvereinfachung beraten, um solchen Projekten genügend Zeit zu verschaffen.

In diesem Projekt sind Mitarbeiter der Kasse involviert. Derzeit wird über ein Vollstreckungsprogramm beraten, welches eine schnellere Bearbeitung der einzelnen Vorgänge bewirkt. Hierüber könnte die Aufgabenstruktur in der Kasse verändert werden und für die Zeit der Einrichtung der Anlagenbuchhaltung der notwendige personelle Bedarf vorgehalten werden. Erfahrungen bezüglich Zeitmanagement in der Kasse bestehen bereits aus dem Projekt der Erfassung des Anlagevermögens im Abwasserzweckverband Gerswalde und im Regiebetrieb Reform des Abwasserentsorgung Stegelitz. kommunalen

Die Kämmerei ist derzeit mit 2 Stellen besetzt. Diesem Projekt wurde eine Mitarbeiterin, Frau Haushaltsrechts in Felgener, ausschließlich dem doppischen Haushalts- und Rechnungswesen zugeordnet. Der Brandenburg Parallelbetrieb des kameralen Haushaltes wird durch die andere Mitarbeiterin wahrgenommen und sie wird im Rahmen des Projektes unterstützend für Frau Felgener tätig werden. In der Bewerbung Pilotierung Vergangenheit konnten in der Kämmerei mit Einzelprojekten wichtige Ziele erreicht werden. 2. Auswahlstufe

Beispielsweise wurde die Erhebung von Straßenausbaubeiträgen für zurückliegende Baumaßnahmen Bewerber: aufgearbeitet und auf den aktuellen Stand gebracht. Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

In den Fachämtern werden ständig neue Ziele gesteckt, die durch Einzelprojekte realisiert werden. Es werden ständig neue Standards erarbeitet, die es dann gilt umzusetzen. Dies trifft nicht nur auf die Kämmerei zu, sondern auf alle Fachämter. Die Erfassung des Anlagevermögens ist ein aufwendiges Projekt, in Anbetracht der zu erwartenden Ergebnisse jedoch notwendig und spannend für den einzelnen Sachbearbeiter, dem das Vermögen zur Bewirtschaftung unterstellt ist.

Die parallele Umsetzung des doppischen Haushaltes zum kameralen Haushalt wird durch die Unterstützung der EDV in den einzelnen Fachämtern keinen merkbaren Mehraufwand verursachen. Neuerungen im kameralen Haushalt bzw. EDV-System wurden in der Vergangenheit durch die Fachämter stets zügig umgesetzt. Der Mehraufwand für die Mitglieder des Projektteams II wird durch Änderung der Aufgabenstruktur im Amt gemeinsam getragen. Daher werden während der Umsetzung des Projektes durch die Projektleitung regelmäßig Zielvereinbarungsgespräche mit den Mitarbeitern durchgeführt, um die Wahrnehmung von Aufgaben aufgrund des Aufwandes unter den Mitarbeitern des gesamten Amtes richtig einschätzen und festlegen zu können.

Die gezielte Schulung der Mitarbeiter ausgerichtet an der vorhandenen Qualifikation und des fachlichen Einsatzes wird eine der Hauptaufgaben der Projektleitung darstellen.

Softwareplanung

Seit dem Jahre 1998 arbeitet das Amt Gerswalde in Sachen EDV-Technik eng mit der Firma C.I.P. Gesellschaft für Kommunale EDV-Lösungen mbH zusammen. Daher fiel die Entscheidung zur Übertragung der Softwareplanung im Rahmen des Doppik-Projektes nicht schwer. Die Firma C.I.P. Reform des wird uns auch auf diesem Wege, wie nachfolgend dargestellt, begleiten. kommunalen Haushaltsrechts in Brandenburg

Anschrift des Softwarehauses Gerhart-Hauptmann-Str. 26/27 Bewerbung Pilotierung 99096 Erfurt 2. Auswahlstufe Ansprechpartner Herr W. Kremer Telefon: 0361/26 25 10 Fax: 0361/26 25 159 Bewerber: E-Mail: [email protected] Amt Gerswalde Bezeichnung der Software CIP-Kommunal/KD Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

Softwarekomponente/-Module Einsatzstatus z.Zt. im Einsatz Weiternutzung Neueinsatz Planung X X Budgetierung vorhanden, z.Zt. X nicht genutzt Planungs-/Budgetvollzug X X Allgemeine Angaben X X Gewerbesteuer X X Sonstige Personenkonten X X Verbrauchsabrechnung X X Inventar- und X die z.Zt. eingesetzte X Anlagenbuchführung (CIP-ANBU) Varialsoftware wird durch die CIP-ANBU ersetzt; vorhandene Daten werden konvertiert Kosten- und Leistungsrechnung X (CIP-KLR) Auswertungsgenerator X Reform des (CIP-Assistent) kommunalen Kasse X nur in der Parallelphase Haushaltsrechts in Finanzbuchführung (CIP-FIBU) X Brandenburg Nutzung bereits in der Bewerbung Pilotierung Parallelphase 2. Auswahlstufe

In der Pilotierung sollen die in den Spalten „Weiternutzung“ und „Neueinsatz“ dargestellten Bewerber: Produkte verwendet werden. Im Rahmen der bestehenden Softwarepflegeverträge werden die Amt Gerswalde Produkte, die in der Spalte „Weiternutzung“ benannt sind, an die aktuellen Rechtsgegebenheiten Gemeinde Gerswalde kostenfrei angepasst und weiterentwickelt. Amt Gerswalde 2004

Sonstige Verfahren Schnittstellenanpassung Einwohnermeldewesen Entfällt Flur- und Entfällt Grundstücksverwaltung Personalwesen Notwendig Einführungs- und Migrationsprozess Für den Parallelbetrieb wird ein Referenzmodell für die Haushaltsstellen, Verwahr- und Vorschusskonten sowie die Zahlungswege begründet. Dadurch ist gewährleistet, dass die auf kameraler Basis aufgenommenen Verwaltungsvorgänge automatisch in ein parallelgeführtes doppisches Datenmodell überführt werden können. In der Parallelphase ist es möglich, dass sämtliche Ergebnisschichten in einer kameralen und doppischen Form abgerufen werden können. Beginn und Ende der Parallelphase können individuell bestimmt werden. Der Übergang zur ausschließlichen doppischen Buchführung, der mit der doppischen Haushaltsplanung beginnt, wird ebenfalls softwaretechnisch dadurch unterstützt, dass die bisher bestehenden Haushaltsstellen mittels des Referenzmodells, das für den Parallelbetrieb bereits aufgebaut wurde, nunmehr zur automatischen Neubildung der neuen Planstellen herangezogen wird. Die übrigen bisher schon parallel sekundär laufenden Prozesse werden nunmehr durch eine entsprechende Softwareschaltung mit einer Primärbedeutung aktiviert.

Geschätzte DV-Kosten in EUR (netto) Thema C.I.P. Beratung zur Softwareeinführung 0,00 Softwarelizenzen/Pflegeleistungen siehe nachfolgend Lizenz CIP-ANBU einmalig 2.710,00 Pflege CIP-ANBU monatlich 54,20 Lizenz CIP-KLR einmalig 2.970,00 Pflege CIP-KLR monatlich 59,40 Lizenz CIP-Assistent einmalig 540,00 Pflege CIP-Assistent monatlich 10,80 Komplettpaket CIP-FIBU bestehend aus Lizenzen und 20 Seminartagen mit Verpflegung für bis zu 5 Mitarbeitern einmalig bzw. leistungsbezogene 18.100,00 Abrechnung Pflege CIP-FIBU monatlich 60,00 Fremdleistungen für Installation/Administrator 0,00 Schulung für Fachanwender/Systemverwalter siehe Komplettpaket CIP-FIBU, individuell vereinbarte Dienstleistungen 820,00/Tag inkl.

Thema C.I.P. Externe Beratung Projektmanagement Bestandteil des Komplettpaketes Haushalts- Bestandteil des Komplettpaketes /Betriebswirtschaftliche Fragen Vermögenserfassung Bestandteil des Komplettpaketes Vermögensbewertung Abhängig von der Verwendbarkeit der Richtlinien Einführung KLR Bestandteil des Komplettpaketes Bilanzfragen Bestandteil des Komplettpaketes Schulung Projektmitarbeiter Für bis zu 5 Mitarbeiter Bestandteil des Komplett- paketes; für weitere Mitarbeiter individuelle Absprache Schulung übrige Mitarbeiter Der voraussichtliche Schulungsbedarf beträgt 2 Tage. Eine Eigenausbildung dieser Personen ist möglich. Bei einer Ausbildung durch C.I.P. individuelle Absprache. Schulung Verwaltungsleitung Bestandteil des Komplettpaketes Schulung örtliche Politik Der voraussichtliche Schulungsbedarf beträgt 1 Tag. Eine Eigenausbildung dieser Personen ist möglich. Bei einer Ausbildung durch C.I.P. individuelle Absprache Übrige Sachkosten entfallen Reform des kommunalen Haushaltsrechts in Brandenburg

Bewerbung Pilotierung

2. Auswahlstufe

Bewerber: Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

Zeitplanung und Meilensteine

Die Meilensteine werden anhand des Fachkonzeptes festgemacht. Unter fachlicher Beratung wird die Projektleitung die Zeit- und Meilensteinplanung bis zum 28.02.2005 in einem bestimmten

Rahmen konkretisieren. Parallel hierzu wird an erster Stelle die Bewertung des kommunalen Vermögens und Aufbau der Anlagenbuchhaltung stehen. Hierfür wird bereits der erste

Schulungsbedarf angemeldet. Die Inventur in den einzelnen Fachämtern wird hierzu nach der Auswahl als Modellkommune im November 2004 starten. Im I.Quartal 2005 wird die Installation der gesamten benötigten Software und die Schulungen mit dessen Umgang erfolgen, um die einzelnen Projektschritte auch unter dem Aspekt der Möglichkeiten des EDV-Systems zu planen und durchzuführen. Im Anschluß an die Bewertung des Vermögens steht die Aufstellung des Produktplanes und die Einrichtung der Kosten- und Leistungsrechnung. Daher sind im I. bzw. II. Quartal umfangreiche Schulungen der Projektteams durchzuführen, um das notwendige Fachwissen zu erlangen. Die Schulungen sollten gleich zu Beginn des Projektes fast vollständig erfolgen, da alle Tätigkeiten Auswirkungen auf das Endergebnis haben. So werden bei der Aufstellung des produktorientierten Haushaltes schon Parameter bezüglich des Jahresabschlusses festgelegt. Sobald alle erarbeiteten Parameter - Vermögen, Produktplan, Kostenstellen und Kostenarten - in die vorhandene Software eingepflegt wurden, wird die Eröffnungsbilanz und der doppische Haushaltsplan aufgestellt. Während der Bewirtschaftungphase im Jahr 2006 werden alle Informationsmöglich-keiten getestet, die das nunmehr auf das Amt und die Gemeinde zugeschnittene System bietet. Gesetzliche Regelungen werden auf ihren Nutzen hin überprüft. Im RReeforformm desdes Jahr 2006 können nunmehr alle übrigen notwendigen Schulungen wie beispielsweise zur Aufstellung komkommmuunalnalenen der konsolidierten Gesamtbilanz durchgeführt werden. Der Jahresabschluß wird in der zeitlichen HHaaushalushaltsrtsreecchhtsts iinn Reihenfolge im I. Quartal 2007 aufgestellt und bis zum Ende des Projektes durch die BrBrandandenbenbururgg Haushaltsaufsicht zu prüfen sein. BewBeweerrbungbung PilotPilotiiererunungg Anhand dieser groben Zeitplanung sollten phasenweise neue detaillierte Zeitplanungen erstellt 2.2. AuswAuswahlstahlstuuffee werden. Das starre Festhalten an einer detaillierten Zeitplanung für das gesamte Projekt kann die notwendige Flexibilität unterdrücken. Die Projektleitung sollte in der Lage sein die BeBewweerrberber:: Mitarbeiter so gezielt einzusetzen, daß der Zeitrahmen des Projektes nicht gesprengt wird, die AmAmtt GGeerrsswwaaldldee Mitarbeiter im Projekt nicht unter Streß wegen Zeitnot gesetzt werden und im Projekt möglichst GGeemmeeindeinde GGeerrsswalwalddee viele Sachverhalte erprobt werden können. AmtAmt GGeerswrswaaldelde 20020044

Reform des kommunalen Haushaltsrechts in Brandenburg

Bewerbung Pilotierung 2. Auswahlstufe

Bewerber: Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

e g t s onzept n k u s

h d Schulden c u euer un a

r sbilanz bilanz b en

t g m ö haushalt, KLR m nung t sa esabschluss f r ische St r k e llung konsolidier cenver h öf u r G Bilanzanalyse e a d Ve t u Er J o polit s g o r

undlagen doppische s r P s un t Auf G

Bewer

Schulungen/Seminare Schulungen/Seminare

de und

en ilanz

chluss B lan sbilanz R / p ögen L ekt t j K ung m

t Reform des g nung esabs f

n f

oduk kommunalen Pro u ö r t

r P h Haushaltsrechts in

E c Bewer

i g 007 g

n Brandenburg Modellkommune n esabschluss .2 u Anlagever l u ung Jahr l 9 l Einr l Auswahl als e üf t e Jahr s Bewerbung Pilotierung st Pr 30.0 2. Auswahlstufe Er Auf Haushaltsbewirtschaftung Erfassung Anlagevermögen Bewerber: Aufstellung/Beschluss doppischer Haushalt Projektablauf Amt Gerswalde I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV Gemeinde Gerswalde 2004 2005 2006 2007 Amt Gerswalde 2004

Kosten und Finanzplanung

In der folgenden Übersicht wurde eine grobe Schätzung der anfallenden Kosten dargestellt. Die Fahrtkosten für Schulungen beziehen sich auf den Schulungsort Potsdam. Die Schulungen sind nach Absprache mit den Modellkommunen sicherlich in deren Räumen kostengünstiger durchzuführen.

An den externen Schulungen werden die direkt mit der Materie betrauten Mitarbeiter teilnehmen.

Diese werden die gewonnenen Kenntnisse in der Praxis erproben und dann an die übrigen Mitarbeiter der Verwaltung weitergegeben. Die politischen Gremien werden ausschließlich je nach dem aktuellen Bedarf durch die Mitarbeiter der Verwaltung geschult.

Die notwendigen Kosten können in den Haushaltsplänen des Amtes Gerswalde der kommenden Jahre dargestellt werden.

KOSTENGRUND KOSTENSCHÄTZUNG KOSTENÜBERNAHME Schulungen 2.720,00 EUR MI Land Brandenburg

IV Fahrtkosten Schulungen 1.236,80 EUR Amt Gerswalde 2004 Beratungen 300,00 EUR Reform des kommunalen

Haushaltsrechts in

Brandenburg

Bewerbung Pilotierung 2. Auswahlstufe

Bewerber: Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

KOSTENGRUND KOSTENSCHÄTZUNG KOSTENÜBERNAHME Software 28.210,00 EUR MI/Amt Softwarepflege 214,00 EUR MI/Amt Schulungen 1.900,00 EUR MI I Büromaterial 300,00 EUR Amt Gerswalde Fahrtkosten Schulungen 856,00 EUR Amt Gerswalde Beratungen 300,00 EUR

Softwarepflege 642,00 EUR MI/Amt Schulungen 1.615,00 EUR MI

II Büromaterial 300,00 EUR Amt Gerswalde 2005 Fahrtkosten Schulungen 726,40 EUR Amt Gerswalde Beratungen 300,00 EUR Softwarepflege 642,00 EUR MI/Amt

Büromaterial 300,00 EUR Amt Gerswalde III

Fahrtkosten Beratungen 300,00 EUR Amt Gerswalde

Softwarepflege 642,00 EUR MI/Amt Büromaterial 300,00 EUR Amt Gerswalde IV Reform des Fahrtkosten Beratungen 300,00 EUR Amt Gerswalde kommunalen Haushaltsrechts in Brandenburg

Bewerbung Pilotierung 2. Auswahlstufe

Bewerber: Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

KOSTENGRUND KOSTENSCHÄTZUNG KOSTENÜBERNAHME Softwarepflege 642,00 EUR MI/Amt

I Büromaterial 100,00 EUR Amt Gerswalde Fahrtkosten Beratungen 300,00 EUR Amt Gerswalde

Softwarepflege 642,00 EUR MI/Amt

Schulungen 425,00 EUR MI

II Büromaterial 100,00 EUR Amt Gerswalde

Fahrtkosten Schulungen 200,00 EUR Amt Gerswalde

2006 Beratungen 300,00 EUR Softwarepflege 642,00 EUR MI/Amt Büromaterial 100,00 EUR Amt Gerswalde III Fahrtkosten Beratungen 300,00 EUR Amt Gerswalde Softwarepflege 642,00 EUR MI/Amt

Büromaterial 100,00 EUR Amt Gerswalde IV

Fahrtkosten 300,00 EUR Amt Gerswalde

KOSTENGRUND KOSTENSCHÄTZUNG KOSTENÜBERNAHME Reform des Softwarepflege 642,00 EUR MI/Amt kommunalen Haushaltsrechts in

I Büromaterial 200,00 EUR Amt Gerswalde Brandenburg Fahrtkosten Beratungen 300,00 EUR Amt Gerswalde Bewerbung Pilotierung Softwarepflege 642,00 EUR MI/Amt 2. Auswahlstufe 2007 II Fahrtkosten 300,00 EUR Amt Gerswalde Bewerber: Softwarepflege 553,20 EUR MI/Amt Amt Gerswalde III Fahrtkosten Beratungen 300,00 EUR Amt Gerswalde Gemeinde Gerswalde

Amt Gerswalde 2004

V. Sonstiges

Motivation der Mitarbeiter

Die Projektleitung wird sich der Aufgabe der Motivation der Mitarbeiter stellen. Viele Veränderungen durch eine mögliche Umstrukturierung der Aufgaben und ein neues edv-gestütztes Haushaltssystem erwarten die Mitarbeiter. Hinzu kommt die zusätzliche zeitliche Belastung der einzelnen Mitarbeiter während des Modellversuchs. An dieser Stelle ist Teamarbeit am wichtigsten. Bestehende Ängste und Befürchtungen sind durch ständige Informationen und Gesprächsbereitschaft abzubauen.

Aufgrund der Erhöhung der Informationsdichte wird gerade auch für die Gemeindevertreter ein anderes Verantwortungsbewußtsein entwickelt. Die Entscheidungsträger und die Mitarbeiter der Verwaltung müssen dies erkennen und sich auf die neue Situation einstellen. Die geforderte Transparenz der Verwaltung wird einige Veränderungen für die Mitarbeiter bringen.

Erwartungen an das Ministerium des Innern

Die Mitwirkung der Modellkommunen an den neuen gesetzlichen Vorschriften sollte nicht nur theoretisch in Aussicht gestellt werden, sondern auch praktisch umgesetzt werden. Die vorgesehenen Regelungen sollten einzeln analysiert werden, u.a. auch unter dem Gesichtspunkt ob der Nutzen den Aufwand rechtfertigt.

Neben der finanziellen Beteiligung bei der Fortbildung und Softwareumstellung wird großen Wert auf die Unterstützung mittels fachlicher Beratung gelegt. D.h. der Verwaltung sollte durch das

Innenministerium jederzeit ein kompetenter Ansprechpartner zur Seite gestellt werden, der auf die individuellen Bedürfnisse eingehen kann.

Die Bündelung der Projektergebnisse der verschiedenen Modellkommunen erfolgt durch die Lenkungsgruppe. An dieser Stelle sollte auch eine bundesweiter Austausch der Ergebnisse koordiniert und Lösungsansätze anderer Bundesländer diskutiert werden.