GUIDE PRATIQUE
? ??????????????????????? L’Office de Tourisme Cluny Sud Bourgogne ...
... en 10 questions
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Parce que les enjeux économiques du tourisme sont considérables pour notre territoire, il est important de comprendre le tourisme et notamment le rôle de l’Office de Tourisme. Fédération nationale des organismes institutionnels du tourisme Tour d’horizon en 10 questions...
1. L’organisation du tourisme en France p 3
2. Notre Office de Tourisme p 4
3. Nos plus grandes missions p 5
4. Notre structure organisationnelle p 6
5. L’équipe salariée : qui fait quoi ? p 7
6. Avec quels outils ? p 12
7. Avec quels moyens ? p 13
8. La taxe de séjour p 15
9. La fréquentation de l’Office de Tourisme p 16
10. Nos partenaires p 18
2 L’OT en 10 questions 1 . L’ORGANISATION DU TOURISME EN FRANCE Niveau national ? Fédération nationale Agence de développement des organismes institutionnels du tourisme touristique de la France
Réprésenter et défendre les institutionnels Renforcer le positionnement de la auprès des instances nationales destination France à l’international Animer le réseau Accompagner les territoires dans leur Accompagner dans le développement et stratégie de développement (montage la qualification des activités touristiques de projets d’investissements) (promotion, observation, ingénierie…). Qualifier l’offre : missions de classements, immatriculations, labels...
Niveaux régional et départemental Agence de développement Touristique Comité Régional du Tourisme et de promotion de Saône et Loire
Assurer les missions d’observation Mettre en place une démarche globale de et d’ingénierie, de promotion et de marketing touristique destinée à renforcer communication de l’offre touristique à l’attractivité de la Saône-et-Loire comme l’échelle de la nouvelle grande région destination touristique et en assurer la Bourgogne-Franche-Comté la promotion
La Mission d’Accompagnement, Union Départementale des de Soutien et de Conseil Offices de Tourisme aux Offices de Tourisme (MASCOT) Coordonner et animer le réseau Animation du réseau, conseil et suivi de la démarche qualité, éductours... Elaborer et mettre en place le plan régional de formation des Offices de Tourisme Accompagner les Offices de Tourisme dans la démarche qualité
Niveau local
3 2. NOTRE OFFICE DE TOURISME
SIRET : 7896813500001 Immatriculé au registre des opérateurs de voyages et de séjours n° : IM071130001? Carte d'identité
En mai 1911 est créé un Syndicat d’Initiative et de défense des intérêts de Cluny et de sa région.
Cette association loi 1901, perdura jusqu’ au 01 janvier 2013, date de la création d’un Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial, statut actuel de notre Office de Tourisme. Ainsi, l’Office de Tourisme, est à la fois soutenu par une subvention publique mais aussi par des fonds privés provenant de son activité commerciale. Son équipe salariée est de droit privé à l’exception du directeur qui dépend du droit public.
Notre structure exerce sa compétence sur le territoire de la Communauté de Communes du Clunisois soit 42 communes.
Locaux
L’ Office de Tourisme est situé au 6, Rue Mercière à Cluny dans un bâtiment municipal.
Le rez-de-chaussée est consacré à l’espace d’accueil (environ 50m2), le premier étage aux bureaux administratifs.
4 L’OT en 10 questions 2. NOTRE 3. NOS PLUS GRANDES OFFICE DE TOURISME ? MISSIONS ?
assurer l’accueil et l’information des visiteurs, (physiquement et élaborer et mettre en œuvre la virtuellement) politique territoriale du tourisme
assurer la promotion touristique commercialiser des prestations du Clunisois et de ses de services touristiques professionnels du tourisme
apporter son concours à la coordonner les interventions réalisation des événements destinés des divers partenaires du à renforcer la notoriété du Clunisois développement touristique
favoriser l’adaptation de l’offre touristique et la qualifier
5 4. NOTRE STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
L’Office de Tourisme est administré par un comité de direction, organe délibératif composé d’élus et de socioprofessionnels. ? L’Office de Tourisme a également la particularité d’avoir un conseil de développement composé de 6 collèges représentant différents secteurs concernés par le tourisme.
Le comité de direction se réunit au moins 6 fois par an pour prendre les décisions stratégiques de la structure.
Comité de direction Président : A. De Javel Vice-Président : P. Cranga - élus Conseil de - socio-professionnels développement - représentants du conseil de développement Collèges représentant : - les professionnels de l’hébergement, de la restauration, des cafés - les sites touristiques - l’artisanat, la communication, la culture - les associations du patrimoine... - le commerce
L’ équipe salariée 6 permaments 2 à 4 saisonniers
6 L’OT en 10 questions 5. L’EQUIPE SALARIEE : QUI FAIT QUOI ? Sop hi e cueil M ac A le G ô rie - bout R P illette ique É
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L Sophie Magréault L
E Conseillère en séjours ? Eve Bretagnolle Tél. + 33 (0)3 85 59 05 34 Responsable d’accueil [email protected] Tél. + 33 (0)3 85 59 05 34 [email protected] Accueil Suivi des statistiques Accueil Support à la gestion de la taxe de séjour Gestion de la boutique Suivi qualité Service renforcé de plusieurs saisonniers d’avril à octobre tion ec ir le adminis d Pô trati Ra o c n e h l e l
J ô O
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P Rachel Joseph H Coordinatrice administrative et financière Tél. + 33 (0)3 85 59 86 92 Thomas Chevalier € [email protected] Directeur Tél. +33 (0)6 87 93 21 27 Administration / Comptabilité [email protected] Gestion de la taxe de séjour Gestion des Ressources humaines Orientations stratégiques Développement touristique Relations presse M a r in a
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U n D unicatio A m u om ré c l e i l e ô P
S Marina Billoud
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E Responsable communication Aurélie Sève Tél. + 33 (0)3 85 59 86 93 [email protected] Animatrice numérique Tél. + 33 (0)3 85 59 86 93 Relations aux partenaires [email protected] Création des éditions Suivi de la base de données Gestion du site internet / des réseaux sociaux Suivi du développement numérique Suivi de la base de données Mise en place des billetteries Formation des socio-professionnels au numérique
7 Les missions du pole accueil
Dans une volonté de qualité d’ accueil en toute saison ? ASSURER UN SERVICE ACCUEILLIR ET RENSEIGNER de vente de produits touristiques EN MULTILANGUES tels que : - la billetterie de sites dont la tour sur les visites, des fromages, l’abbaye, le haras les hébergements, les national, la chapelle des moines restaurants, les activités de de Berzé-la-ville... loisirs, les événements, les - les visites guidées de l’Office de transports ou toute autre Tourisme information pratique .... - la location de tablettes pour la visite numérique de la cité-abbaye
de billetterie d’événements de vente de différents produits en boutique : librairie, GÉRER L’ESPACE produits locaux, cartes postales, D’ACCUEIL objets-souvenirs... de réservation d’hébergements gestion des vitrines des artisans d’art de bagagerie gestion de la documentation en libre-service PROMOUVOIR gestion des caisses saisie de l’événementiel dans notre base de gestion des entrées de données la tour des fromages relationnel avec nos partenaires, visites de leur établissement / activité participation à diverses actions de ASSURER L’ ADMINISTRATIF développement
gestion des demandes mails, téléphone, courrier,
gestion des statistiques (la provenance et le type de demande sont renseignés pour chaque visiteur)
8 L’OT en 10 questions Les missions du pole communication
METTRE A JOUR L’INFORMATION DIFFUSER gestion et suivi de la base de données Décibelles Data L’INFORMATION ? Numérique: ? ASSURER qualification de l’offre touristique UN SERVICE mise en place du SADI (Schéma d’Aménagement et gestion du site internet en de Diffusion de l’Information) à travers la création deux langues de panneaux touristiques dans les communes du mise en place de la billetterie Clunisois de spectacles et animations suivi de la plateforme de disponibités des hébergeurs gestion des réseaux sociaux : Facebook et instagram création d’une lettre d’informations à destination des partenaires suivi et promotion des campagnes numériques de Bourgogne Tourisme modération des avis en ligne
Print :
création de la charte graphique de l’OT
GÉRER LES création de toutes les éditions en interne : plan de ville, plan- RELATIONS PARTENAIRES guide de la cité-abbaye, Mag. formation des socio-professionnels au numérique Touristique, documentation d’été, festivals, documentation gestion de l’espace pro du site internet «spéciale scolaires», dossier de presse, affiches .... gestion commerciale avec les socio-professionnels (suivi des prestations publicitaires) gestion des stocks Suivi des actions Sud Bourgogne en partenariat avec gestion de la photothèque les Offices de Matour, Tournus et Mâcon
9 Les missions du pole administration
ASSURER L’ ADMINISTRATIF
secrétariat général suivi des conventions ? de partenariats
ASSURER LA GESTION COMPTABLE PUBLIQUE
Régisseur de recettes et de dépenses de la boutique et de la billetterie élaboration du budget en lien avec la direction et suivi budgétaire gestion des caisses et transfert GÉRER LES € des recettes gestion comptable des achats et RESSOURCES des ventes de marchandises, de HUMAINES prestations de services suivi fournisseurs et clients gestion des contrats de travail et suivi fiscal déclarations d’embauches gestion du planning du personnel et des congés payés GÉRER LA réalisation des fiches de paie et des TAXE DE SÉJOUR déclarations sociales afférentes Régisseur de la taxe de sejour pour le compte de la Communauté de Communes
10 L’OT en 10 questions ? Les missions du pole direction ? Le directeur est le représentant légal de l’office de tourisme.
DÉFINIR L’ORIENTATION DÉVELOPPER STRATÉGIQUE conseil aux porteurs de élaboration des projets orientations de la politique développement et mise touristique locale en place de produits et définition de touristiques la stratégie et des objectifs participation et soutien touristiques de aux projets structurants l’office du territoire mise en place du plan d’actions de l’Office de Tourisme
gestion administrative et pilotage des comités de direction en lien avec la présidence PROMOUVOIR
ASSURER LE Représentativité de la structure au sein des instances MANAGEMENT institutionnelles (CA MASCOT, UD, Pays d’Art et d’histoire...) prescription de l’éxécution des recettes promotion sur les salons et et des dépenses de la structure toute autre action promotion- nelle recrutement du personnel Accueil de journalistes
11 6. AVEC QUELS OUTILS
La diversité de nos métiers nous obligent à utiliser un grand nombre d’outils numériques.
Aloa
Compteur des Logiciel de caisse entrées à l’OT Cosoluce? et Chorus Gestion de Clic & Croque comptabilité publique / paie Plateforme de ventes à emporter
Net entreprise
Spip Transmission du volet social Back office du site internet
s2low.org
plateforme de Décibelles Data transmission des actes Base de données : adminsitratifs et statistiques d’accueil, budgétaires gestion de courrier, e-mailings et qualification de l’offre
Taxedesejour.fr Weebnb Gestion de la Billetweb Plateforme de taxe de séjour disponibilités Logiciel de hébergeurs billetterie
Mais aussi Facebook, Instagram....
12 L’OT en 10 questions 7. AVEC QUELS MOYENS
De par son statut d’Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial, l’Office de Tourisme bénéficie de financement provenant de trois sources différentes : des services publics, des visiteurs et des professionnels du Tourisme.
Ci-dessous la répartition des recettes calculées sur les marges de l’activité commerciale (chiffres 2019). *En EPIC la taxe de séjour est intégralement reversée à l’Office de Tourisme lic pub nt 57 % F e ina ? m 22 % n ? e ce c n m a e n n i t
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de séjour* i publique s
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17% 2% 2 % Autres Boutique Prestations Billetterie de services F Visites i n a n souscrites par les c e m partenaires e n t p e ar m le ris s ou pro u t fessionnels d
Ci-dessous la répartition des recettes calculées sur le budget global des recettes et dépenses
Répartition des recettes 2019 Répartition des dépenses 2019
13 %
39 % 46 % 34 % 53 % 9 % 6 %
Activité commerciale Activité commerciale Subvention Charges de personnel Taxe de séjour Subventions festivals Dépenses de fonctionnement
13 Les ressources d'autofinancement
Boutique Prestations Billetterie de services Visites souscrites par les partenaires
La vente de billets des sites touristiques (abbaye, Les partenaires touristiques souscrivent à tour des fromages, haras national...), de tablettes différentes formules de promotion : numériques, de visites guidées et ludiques... insertion sur internet, bandeau publicitaire La vente de billets de spectacles en ligne La vente boutique : - librairie: livres spécialisés sur le patrimoine et encarts publicitaires dans les différentes l’histoire, guides et cartes sur la randonnée, les éditions éditions jeunesse location de vitrines - achats souvenirs : magnets, cartes postales et affiches, mugs...
- produits locaux : vinaigres, gaufrettes, vins... 42929 € en 2019 2019
billets 15 573 cité-abbaye visites guidées 447 du 06 juillet au 31 août
billets 4 975 de spectacles
14 L’OT en 10 questions 8. LA TAXE DE SEJOUR
La taxe de séjour est une taxe sur les séjours que peuvent percevoir Les chiffres du Clunisois les communes ou les communautés Nombre Nombre de communes de la part des touristes d’hébergements de lits séjournant à titre onéreux dans un déclarés hébergement de leur territoire. 2017 225 7 032? 2018 237 7 207 2019 259 8 086 2020 264 8180
La taxe de séjour, initialement prélevée uniquement sur Cluny a été mise en place au 1er janvier 2013 à l’échelle de la Communauté de Communes suite au transfert de compétences tourisme à la Communauté de Communes (en 2011) soit 42 communes.
Cette taxe, réglée par le visiteur, varie selon le type d’hébergements.
La Communauté de Communes délègue la gestion de la régie de la taxe de séjour à l’Office de Tourisme qui en assure le suivi et les relances afférentes.
En 2017, la Communauté de Communes a assuré le financement d’un logiciel taxe de séjour pour le suivi du prélèvement de cette taxe.
A noter que depuis juillet 2019, les plateformes de réservation en ligne (de type booking, abritel, Gîtes de France, Airbnb....) prélèvent directement la taxe auprès du visiteur et la reversent directement à la Communauté de Communes (qui la transfère ensuite à l’OT).
Pour rappel chaque hébergement doit se déclarer à sa commune de rattachement par l’intermédiaire d’un document Cerfa et disposer d’un numéro de siret.
Top 10 des communes Top 10 des communes comptabilisant possédant le plus le plus de nuitées en 2019 d’hébergements en 2019
Taizé 342 704 Cluny 65 Cluny 62 874 Taizé 13 Chevagny-sur-Guye 10 474 Cortambert 12 Blanot 6192 La-Vineuse-sur-Frégande 12 Mazille 5 330 Lournand 9 Salornay-sur-Guye 4 357 Mazille 9 Château 4 090 Buffières 8 Cortambert 2 111 Cortevaix 8 Lournand 2 017 Sivignon 8 Buffières 1 552 Saint-André-le-Désert 7
15 9. LA FREQUENTATION DE L’OFFICE DE TOURISME
Notre Office de Tourisme est le plus fréquenté de Saône et Loire et se place en troisième position en Bourgogne (derrière Beaune et Dijon). Au guichet (chiffres 2019) ? 2019
demandes de 22 481 renseignements
340 jours d’ouverture (ouvert tous les jours de Pâques à fin 90 000 personnes accueillies octobre). Ouverture du 23 au 30 décembre (sauf 24,25 et 31 décembre)
Répartition de la clientele
71,5% La clientèle étrangère des visiteurs sont se compose comme suit : français
1. Allemands (30 %) 2. Belges (14,2 %) 1. Saône et Loire (22,5 %) 6. Côte d’Or (2,8 %) 3. Neerlandais (12,6 %) 2. Rhône (13 %) 7. Loire (2,3 %) 4. Britanniques (9,3 %) 3. Paris et région 8. Haute-Savoie (2,1 %) 5. Italiens (8,5 %) parisienne (9,5 %) 9. Nord (1,8 %) 4. Ain (3 %) 10. Bouches du Rhône 6. Suisses (7,3 %) 5. Isère (3 %) 7. Américains du Nord (5,1 %) 8. Espagnols (3,8 %)
16 L’OT en 10 questions www.cluny-tourisme.com Site internet (chiffres 2019)
172 786 connexions 500 359 pages vues ? 2,9 pages / connexions 2: 19 min de connexion en moyenne
Connexions
depuis un 47 % mobile depuis 11 % une tablette
depuis 43 % un ordinateur
Les pages les plus consultées :
1. Agenda des manifestations 2. Réserver 3. Cité-abbaye 4. Voie Verte 5. Actualités 6. Sites incontournables 7. Restaurants 8. Hébergements
17 10. NOS PARTENAIRES
L ‘Office de Tourisme travaille à la fois avec les institutionnels du Tourisme (cf. p3) et est aussi au service de nombreux partenaires tels que : les hébergeurs, les res- taurateurs, les guides, les commerces, les activités touristiques, les artisans d’art, les lieux de réception, les sites touristiques...
L’Office de Tourisme compte plus de 200 partenaires (qui souscrivent financièrement à l’OT) répartis ainsi : ? 2 % 2 % 10% 3 % 1 % Hébergements 11 % Artisans d’art 11% Animations
Agences réceptives et guides
Activités de plein air 6% Lieux de réception
Sites touristiques Restaurants
Producteurs 13 % 41 % Commerces
Nos autres partenaires
Le Centre des monuments nationaux Le Pays d’ Art et d’Histoire entre Cluny et Tournus La Communauté de Communes du Clunisois Les Offices de Tourisme de Tournus, Matour et Mâcon La Ville de Cluny
L’hôtel-dieu La Fédération des Sites Clunisiens Les Amis de Cluny Le Massif Sud Bourgogne Les Festivals en Clunisois Equivallée, Le Trésor Public haras national de Cluny
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19 ? Encore? des? questions ? Toute l’équipe est à votre disposition
Office de Tourisme de Cluny Sud Bourgogne 6 Rue Mercière 71250 CLUNY Tél. 03 85 59 05 34 [email protected]
www.cluny-tourisme.com 20 L’OT en 10 questions