REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Gmina Głowno
2 czerwca 2014 roku – 15 Termin kontroli: wrze śnia 2014 roku (z przerwami)
Zuzanna Sieradzka - inspektor Kontroluj ący kontroli (imi ę, nazwisko, Daniel Kolasa - inspektor stanowisko słu żbowe ): kontroli
Lata: 2013-2014, wybrane Okres obj ęty kontrol ą zagadnienia z lat 2011-2012
WK-601-2/23/2014 z dnia 20 Numer i data upowa żnienia: maja 2014 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy.
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Głowno to gmina wiejska znajdująca się w powiecie zgierskim województwa łódzkiego. Powierzchnia jednostki samorządu terytorialnego wynosi 104,77km 2. Na terenie gminy znajduje się 12 sołectw: Albinów, Kamień, Karnków, Kadzielin, Piaski Rudnickie, Lubianków, Boczki Domaradzkie, Władysławów Popowski, Popów, Ostrołęka, Konarzew, Rudniczek. Zgodnie z informacją o rynku pracy według stanu na dzień 31 stycznia 2014 roku zarejestrowanych bezrobotnych w gminie było ogółem 342 osoby, z tego 137 kobiet i 205 mężczyzn. Liczba osób długotrwale bezrobotnych wynosiła 212 osób, a spośród mieszkańców do 25 roku życia bez pracy pozostawało 95. W porównaniu do roku ubiegłego – 31 stycznia 2013 roku, przyrost osób bezrobotnych wyniósł 4,27%. Urząd Gminy Głowno znajduje się na ul. Kilińskiego 2 w Głownie. Gmina Głowno: NIP – 7331304861 REGON – 472057767 Urząd Gminy w Głownie NIP – 7331022625 REGON - 000543574 Kontrola ma charakter kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych. PODSTAWOWE WSKA ŹNIKI FINANSOWE
Na podstawie danych wykazanych w sprawozdaniach Rb-NDS, Rb-27S, Rb-28S, Rb-Z, kontrolujący dokonali wyliczenia podstawowych wskaźników finansowych, obrazujących sytuację finansową Gminy Głowno: Lp. Dane 2011 2012 2013 1. Dochody ogółem 9.736.267,36 11.527.284,92 11.803.686,22 2. Dochody bie żą ce 9.618.030,28 10.266.422,50 11.329.985,38 3. Dochody maj ątkowe 118.237,08 1.260.862,42 473.700,84 4. Dochody ze sprzeda ży maj ątku 237,08 104,00 0,00 5. Dochody własne 3.143.452,33 3.521.267,56 3.698.580,08 6. Nadwy żka operacyjna Db-Wb 320.169,54 744.776,29 1.047.367,94 7. Wydatki maj ątkowe 2.588.751,99 3.196.255,58 861.485,49 8. Wydatki ogółem 11.886.612,73 12.717.901,79 11.144.102,93 9. Wydatki na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodze ń 4.353.572,30 4.690.625,52 4.828.286,83 10. Wydatki bie żą ce 9.297.860,74 9.521.646,21 10.282.617,44 11. Transfery bie żą ce (subwencja ogólna i dotacje bie żą ce) 6.474.577,95 6.745.154,94 7.631.405,30 Liczba mieszka ńców jednostki samorz ądu terytorialnego 12. 4855 4854 4857 (stan na dzie ń 31 grudnia ka żdego roku) 13. Zobowi ązania ogółem 3.540.000,00 5.105.779,00 4.539.742,08 Zobowi ązania ogółem bez zobowi ąza ń na projekty 14. unijne (tj. środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 3.540.000,00 5.105.779,00 4.539.742,08 ustawy o finansach publicznych) 15. Zobowi ązania wymagalne - - - 16. Odsetki od zaci ągni ętych kredytów i po życzek 116.031,30 133.022,41 261.818,53
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Spłata rat kapitałowych od zaci ągni ętych kredytów i 17. 250.000 420.000 566.036,92 po życzek Spłata rat kapitałowych od zaci ągni ętych kredytów i po życzek bez rat kapitałowych na projekty unijne (dane dotycz ą spłat kredytów i po życzek oraz wykupu 18. 250.000 420.000 566.036,92 papierów warto ściowych i obligacji pomniejszone o środki, o których mowa w art.169 ust.1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.
W oparciu o powyższe dane ustalono wskaźniki finansowe za lata 2011 – 2013, które przedstawia poniższa tabela: Lp. Wska źniki 2011 2012 2013 WSKA ŹNIKI BUD ŻETOWE 1. WB1 – Udział dochodów bie żą cych w dochodach ogółem 98,79% 89,07% 95,99% 2. WB2 – Udział dochodów własnych w dochodach ogółem 32,29% 30,55% 31,34% 3. WB3 – Udział nadwy żki operacyjnej w dochodach ogółem 3,29% 6,46% 8,88% 4. WB4 – Udział wydatków maj ątkowych w wydatkach ogółem 21,78% 25,14% 7,73% 5. WB5 – Obci ąż enie wydatków bie żą cych wydatkami na 46,83% 49,27% 46,96% wynagrodzenia 6. WB6 – Udział nadwy żki operacyjnej i dochodów ze sprzeda ży 3,29% 6,47% 8,88% maj ątku w dochodach ogółem 7. WB7 – Wska źnik samofinansowania 16,94% 62,75% 176,57% WSKA ŹNIKI NA MIESZKA ŃCA WL1 – Transfery bie żą ce na mieszka ńca (według liczby 8 1.333,59 1.389,61 1.571,22 mieszka ńców na dzie ń 31 grudnia danego roku) WL2 – Nadwy żka operacyjna na mieszka ńca (według liczby 9 65,95 153,44 215,64 mieszka ńców na dzie ń 31 grudnia danego roku) 10 WL3 – Zobowi ązania ogółem na mieszka ńca 729,15 1.051,87 934,68 11 WL4 – Zobowi ązania bez UE na mieszka ńca 729,15 1.051,87 934,68 WSKA ŹNIKI DLA ZOBOWI ĄZA Ń WZ1 – Udział zobowi ąza ń ogółem w dochodach ogółem (zob. 11 wska źnik ograniczaj ący zadłu żenie okre ślony w art. 170 ustawy 36,36% 44,30% 38,46% z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) WZ2 – Udział zobowi ąza ń ogółem, bez zobowi ąza ń na projekty 12 36,36% 44,30% 38,46% unijne, w dochodach ogółem WZ3 – Obci ąż enie dochodów ogółem obsług ą zadłu żenia (zob. 13 wska źnik ograniczaj ący zadłu żenie okre ślony w art. 169 ustawy 3,76% 4,80% 7,02% z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) WZ4 – Obci ąż enie dochodów ogółem obsług ą zadłu żenia bez 14 3,76% 4,80% 7,02% zobowi ąza ń na projekty unijne 15 WZ5 – Obci ąż enie dochodów własnych obsług ą zadłu żenia 11,65% 15,71% 22,39% WZ6 – Obci ąż enie dochodów bie żą cych wydatkami bie żą cymi i 16 100,48% 98,14% 98,07% obsług ą zadłu żenia. WZ7 – Udział zobowi ąza ń wymagalnych w zobowi ązaniach 17 0,00 0,00 0,00 ogółem
Dokonując analizy powyżej przedstawionych wskaźników, stwierdzić można w latach 2011 – 2013 jednolity wzrost udziału nadwyżki operacyjnej w dochodach ogółem (WB3 ): która w 2011 roku stanowiła 3,29% dochodów ogółem, w 2012 roku 6,46% dochodów ogółem, a w 2013 roku 8,88%. Wskaźnik ten wskazuje na stopień, w jakim jednostka mogłaby zaciągać nowe zobowiązania, w stosunku do osiąganych dochodów. Im wyższa jest wartość tego wskaźnika, tym większe są możliwości inwestycyjne lub możliwość zwiększenia wydatków bieżących. Na kształtowanie się wskaźnika WB3 znaczący wpływ miał systematyczny wzrost dochodów bieżących, z kwoty 9.618.030,28 zł osiągniętej w 2012 rok, poprzez 10.266.422,50 zł osiągniętej w 2012 roku do kwoty 11.329.985,38 zł wypracowanej na koniec 2013 roku (wzrost o 1.063.562,88 zl). Jednocześnie wydatki bieżące, które bezpośrednio kształtują wysokość nadwyżki operacyjnej, nie ulegały porównywalnemu wzrostowi. Wskaźnik WB4 obrazuje jaką część wydatków ogółem stanowią wydatki majątkowe, które zgodnie z art. 236 ustawy o finansach publicznych, przeznaczone są na inwestycje
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
i zakupy inwestycyjne, zakupy i objęcia akcji i udziałów oraz wnoszenie wkładów do spółek prawa handlowego. W latach 2011 – 2012 wartość ta oscylowała na zbliżonym do siebie poziomie, ze wzrostem w 2012 roku o 3,36 punktów procentowanych w porównaniu do roku ubiegłego. W 2013 roku natomiast zanotowano spadek wskaźnika 17,41 punktów procentowych w odniesieniu do roku poprzedzającego. Wskaźnik WB5 , wskazuje na to jaką część wydatków bieżących stanowią wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń. W latach 2011 – 2013 oscylował na zbliżonym około 50% poziomie. Wskaźnik WB6 , obrazujący udział nadwyżki operacyjnej, powiększonej o dochody ze sprzedaży majątku w dochodach ogółem w badanym okresie był niemalże identyczny z wartością wskaźnika WB3, bowiem w latach 2011 – 2012 kontrolowana jednostka osiągnęła niewielkie kwoty tytułem dochodów ze sprzedaży majątku (237,08 zł w 2011 roku i 104,00 zł w 2012 roku), a w 2013 roku wartość osiągniętych dochodów ze sprzedaży majątku wynosiła 0,00 zł. Wskaźnik WB7 wskazuje na stopień w jakim jednostka samorządu terytorialnego finansuje inwestycje środkami własnymi, czyli zdolność do samofinansowania. Im wyższa jest ta relacja tym mniejsze ryzyko utraty płynności finansowej w związku z nadmiernymi kosztami obsługi zadłużenia, jednak jego wysoka wartość może również świadczyć o niskim poziomie realizowanych inwestycji w stosunku do własnych możliwości. W Gminie Głowno zaobserwowano systematyczny, znaczący wzrost wartości tego wskaźnika, z 16,94% w 2011 roku, poprzez 62,75% w 2012 roku do 176,57 % za 2013 rok. Na zmiany wartości tego parametru znaczący wpływ miał także wzrost nadwyżki operacyjnej, rozumianej jako różnica między dochodami bieżącymi, a wydatkami bieżącymi, z kwoty 320.169,54 zł wypracowanej w 2011 roku, o 424.606,75 zł w 2012 roku, a następnie o 302.591,65 zł w 2013 roku osiągając wartość 1.047.367,94 zł, przy jednoczesnym wzroście w latach 2011 – 2012 wydatków majątkowych o 607.503,59 zł, oraz znaczącym ich spadku w roku 2013 do kwoty 861.485,49 zł. Nadwyżka operacyjna w przeliczeniu na jednego mieszkańca – wskaźnik WL2 , w latach 2011 - 2013 ulegała systematycznemu wzrostowi z 65,95 zł w 2011 roku, przez 153,44 zł w 2012 roku do kwoty 215,64 zł wypracowanej w 2013 roku. Wzrost ten spowodowany jest stałym wzrostem wysokości nadwyżki operacyjnej. Wskaźniki WZ1 i WZ2 obrazują poziom zadłużenia, czyli udział zobowiązań ogółem jednostki samorządu terytorialnego w dochodach ogółem – art. 170 ustawy o finansach publicznych 1. Zgodnie z powyższą regulacją łączna kwota jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budżetowego nie może nie może przekroczyć 60% wykonanych dochodów ogółem tej jednostki w tym, roku budżetowym, a w trakcie roku budżetowego łączna kwota długu JST na koniec kwartału nie może przekraczań 60% planowanych w danym roku budżetowym dochodów tej jednostki. Wskaźnik WZ2 uwzględnia zobowiązania jednostki samorządu terytorialnego pomniejszone o zobowiązania na projekty unijne. Z uwagi na fakt, iż w kontrolowanych latach Gmina Głowno nie zaciągała kredytów na realizację zadań dofinansowanych z Unii Europejskiej, wskaźniki WZ1 i WZ2 osiągają identyczne wartości. Najwyższą osiągnęły w 2012 roku, wynosząc 44,40%, po czym w 2013 roku uległy zmniejszeniu o 5,48 punktów procentowych. Wskaźniki WZ3 i WZ4 wskazują na poziom obsługi zadłużenia, tj. udział wydatków na obsługę zadłużenia obejmujących odsetki i spłaty rat kapitałowych od zaciągniętych kredytów i pożyczek, wykupu papierów wartościowych i obligacji samorządowych w
1 Obowi ązywał do dnia 31 grudnia 2013 roku.
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dochodach ogółem. Im większa jest wartość tego wskaźnika, tym większe ryzyko wystąpienia niewypłacalności jednostki. Z uwagi na fakt, iż Gmina Głowno nie zaciągała kredytów i pożyczek na zadania inwestycyjne finansowane ze środków Unii Europejskiej, wskaźniki te osiągają tożsamą wartość, ulegając systematycznemu wzrostowi z 3,76% w 2011 roku, poprzez 4,80% w 2012 roku po 7,02% w 2013 roku. Sytuacja ta spowodowana jest corocznym wzrostem rozchodów z kwoty 250.000,00 zł za 2011 rok do kwoty 566.036,92 zł osiągniętej za 2013 rok, oraz wzrostem spłacanych odsetek od zaciągniętych kredytów i pożyczek z kwoty 166.031,30 zł za 2011 rok do kwoty 261.818,53 zł. Wskaźnik WZ5 obrazuje obciążenie dochodów własnych obsługą zadłużenia i im większa jest jego wartość, tym większe jest ryzyko wystąpienia niewypłacalności JST. W kontrolowanej jednostce wskaźnik ten w latach 2011 – 2013 stopniowo wzrastał, z 11,65% w 2011 roku, poprzez 15,71% w 2012 roku do 22,39% za 2013 rok.
Z uwagi na fakt, iż kontrolowana jednostka w latach 2011 – 2013 nie odnotowała zobowiązań wymagalnych, wartość wskaźników WZ7 , WU1 oraz WU2 wynosiła 0,00zł.
Wskaźnik spłaty zobowiązań z art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Dane słu żą ce do wyliczenia 2013 (n-1) Lp. 2011 (n-3) 2012 (n-2) 2013 (n-1) III kw. wska źnika wykonanie IV kw. 1. Dochody ogółem bud żetu – D 9.736.267,36 11.527.284,92 11.541.847,96 11.803.686,22 2. Dochody bie żą ce – Db 9.618.030,28 10.266.422,50 11.071.847,96 11.329.985,38 3. Dochody ze sprzeda ży maj ątku – Sm 237,08 104,00 470.000,00 0,00 4. Wydatki bie żą ce – Wb 9.297.860,74 9.521.646,21 10.312.412,96 10.282.617,44 Rok bud żetowy 2014 (dla którego liczony jest wska źnik) 6. Planowana na rok bud żetowy ł ączna kwota z tytułu spłaty rat kredytów i po życzek, o kt. mowa w art.89 ust.1 pkt 2-4 oraz art.90, oraz wykupów papierów 481.037,12 warto ściowych emitowanych na cele okre ślone w art.89 ust.1 pkt 2-4 oraz art.90 7. Planowane na rok bud żetowy odsetki od kredytów i po życzek o kt. mowa w art89 ust. 1 i art.90, odsetki i dyskonto od papierów warto ściowych 223.979,00 emitowanych na cele okre ślone w art.89 ust.1 i art.90 oraz spłaty kwot wynikaj ących z udzielonych por ęcze ń i gwarancji 8. Dochody ogółem bud żetu w danym 11.875.613,21 roku bud żetowym
Dla III kwartału 2013 roku, uwzględniając poniższy wzór i art. 243 ust. 1 i 2 ww. ustawy wskaźnik zadłużenia wyniósł:
gdzie poszczególne symbole oznaczają:
R – planowaną na rok budżetowy łączną kwotę z tytułu spłaty rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, oraz wykupów papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, O – planowane na rok budżetowy odsetki od kredytów i pożyczek, o których mowa w art.89 ust.1 i art. 90, odsetki i dyskonto od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 89 ust. 1 i art. 90 oraz spłaty kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji, D – dochody ogółem budżetu w danym roku budżetowym, Db – dochody bieżące, Sm – dochody ze sprzedaży majątku, Wb – wydatki bieżące,
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
n – rok budżetowy, na który ustalana jest relacja, n-1 – rok poprzedzający rok budżetowy, na który ustalana jest relacja, n-2 – rok poprzedzający rok budżetowy o dwa lata, n-3 – rok poprzedzający rok budżetowy o trzy lata.
Opierając się na danych wykazanych przez Gminę Głowno w sprawozdaniu wskaźnik z art. 243 ustawy o finansach publicznych kształtował się następująco: Lewa strona wzoru: (481.037,12 + 223.979,00) / 11.875.613,21 = 705.016,12 / 11.875.613,21 = 0,0593667 Prawa strona wzoru: n-1 = (11.071.847,96 + 470.000,00 – 10.312.412,96) / 11.541.847,96 = 1.229.435,00 / 8.518.851,86 = 0,106520 n-2 = (10.266.422,50 + 104,00 – 9.521.646,21) / 11.527.284,92= 744.880,29 / 11.527.284,92 = 0,064619 n-3 = (9.618.030,28 + 237,08 – 9.297.860,74) / 9.736.267,36= 9.320.406,54 / 9.736.267,36 = 0,032909 1/3 * 0,204048 = 0,068016 Uwzględniając powyższe wyliczenia, wskaźnik z art. 243 jest spełniony i przedstawia się następująco: 0,0593667 ≤ 0,068016
Analizując dane źródłowe niezbędne do wyliczenia wskaźnika, kontrolujący przyjęli do próby, na podstawie sprawozdań Rb-27S za III i IV kwartał 2013 roku – rocznego sprawozdania z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego, wartości planu dochodów przekraczające 200.000,00 zł, dla których wykonanie wynosiło mniej niż 60%. Największe rozbieżności stwierdzono w dwóch przypadkach, co szczegółowo zaprezentowano w poniższej tabeli: Plan po Plan po zmianach Wykonanie Wykonanie IV zmianach IV dział Rozdział § III kwartał 2013 III kwartał % kwartał 2013 % kwartał 2013 roku 2013 roku roku roku 700 75023 0770 470.000,00 0,00 0% 470.000,00 0,00 0% 756 75618 0490 200.200,00 957,63 0,48% 200.200,00 105.033,32 52,46%
Dział 756, rozdział 75618 i §0490 W klasyfikacji tej dokonywano ewidencji opłat, wpłat mieszkańców z tytułu gospodarowania odpadami w Gminie Głowno. Jak ustalono na podstawie informacji młodszego referenta ds. rozwoju gospodarczego Macieja Olejniczaka, zajmującego się m.in. gospodarką odpadami komunalnymi w kontrolowanej jednostce, w notatce służbowej sporządzonej w dniu 9 listopada 2012 roku, prognozowane wpływy do budżetu gminy w 2013 roku wynosiły miesięcznie 33.258,00 zł. Do wyliczeń powyższej wartości uwzględniono liczbę mieszkańców, stawkę za odbiór i zagospodarowanie zmieszanych odpadów - 12 zł/osoba/miesiąc, stawkę za odbiór i zagospodarowanie segregowanych odpadów - 6zł/osoba/miesiąc, szacunkową liczbę mieszkańców prowadzących nieselektywną zbiórkę odpadów 681 osób; szacunkową liczbę mieszkańców prowadzących selektywną zbiórkę 4181 osób. Na podstawie ww. danych, prognozowane do budżetu Gminy Głowno wpływy z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w 2013 roku wyniosły 199.548,00 zł. Kwota ta dotyczy okresu
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
6-miesięcznego bowiem umowę nr 271/2/2013 w przedmiocie „Odbieranie i zagospodarowanie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości zamieszkałych położonych na terenie Gminy Głowno” zawarto, pomiędzy Wójtem Gminy Głowno Markiem Jóźwiakiem, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej, a Przedsiębiorstwem Usługowym „RS” II Grażyna Targalska 95-100 Zgierz, ul. 3-go Maja 10, na okres od dnia 1 lipca 2013 roku do dnia 31 grudnia 2014 roku. Dane do powyższych wyliczeń, w tym stawki opłat za gospodarowanie odpadami młodszy referent Maciej Olejniczak zaczerpnął z uchwały nr XXX/134/12 Rady Gminy Głowno z dnia 28 grudnia 2012 roku w sprawie wyboru metody ustalenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz stawki opłaty. Zgodnie z §2 i §3 tejże uchwały, ustalono stawkę opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi w wysokości 8 zł miesięcznie od każdego mieszkańca zamieszkującego daną nieruchomość, jeżeli odpady są zbierane i odbierane w sposób nieselektywny, oraz w wysokości 4 zł gdy odpady są zbierane i odbierane w sposób selektywny. Z uwagi na rozbieżność w zakresie planowania osiągniętych dochodów, o wyjaśnienia zwrócono się do Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej. Wyżej wymieniona, w oświadczeniu złożonym w dniu 22 sierpnia 2014 roku stwierdziła „ Prognoza dochodów na 2013 rok z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi z dnia 09.11.2012 roku została sporządzona na podstawie szacunkowych obliczeń kosztów gospodarowania odpadami komunalnymi dla potrzeb projektu budżetu na 2013 rok. Została ona sporządzona przed podjęciem przez Radę Gminy uchwały dotyczącej stawek opłat za gospodarowanie odpadami. Proponowane przez Wójta stawki obliczone na podstawie danych szacunkowych w wysokości 12 zł za odbiór i zagospodarowanie zmieszanych odpadów na osobę na miesiąc oraz 6 zł za odbiór i zagospodarowanie segregowanych odpadów komunalnych nie zostały przyjęte przez Radę Gminy. Radni większością głosów przyjęli stawki w wysokości 8 zł za odbiór i zagospodarowanie zmieszanych odpadów na osobę na miesiąc oraz 4 zł za odbiór i zagospodarowanie segregowanych odpadów komunalnych. Uchwała dotycząca stawek została podjęta przez Rade Gminy 28 grudnia 2012 roku. Zgodnie z założeniami ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, uchwałę należało podjąć przed przyjęciem od mieszkańców deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi i przed ogłoszeniem i rozstrzygnięciem przetargu na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych. Przetarg na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych został rozstrzygnięty w dniu 31 maja 2013 roku. W związku z tym, w momencie zatwierdzania budżetu na 2013 rok nie było wiadomo jaka część mieszkańców przy przyjętych przez Radę Gminy niższych stawkach zdecyduje się na segregowanie odpadów – czyli niższe stawki, a jaka nie będzie segregować odpadów, czyli wybierze wyższe stawki, dlatego przyjęty budżet obarczony był dużym marginesem błędu. Po zebraniu od mieszkańców deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi okazało się, że 63% mieszkańców zdecydowało się na niższą stawkę, 37% na wyższą. W zaistniałej sytuacji zakładana była podwyżka stawek za gospodarowanie odpadami. W związku z tym na komisjach Rady Gminy Głowno Wójt Gminy zaproponował podwyższenie stawek do 10 zł za odbiór i zagospodarowanie zmieszanych odpadów od osoby miesięcznie oraz 5 zł za odbiór i zagospodarowanie segregowanych odpadów komunalnych, na co większość radnych nie wyraziła zgody. Przedstawiając tą propozycję Wójt wielokrotnie informował Radnych, że dochody oraz wydatki z tytułu gospodarowania odpadami powinny być sobie równe. Zaznaczał, że podatek śmieciowy nie zbilansuje się. Jednak mimo tego, większość radnych była przeciwna podwyżce ”. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Głowno Cezary Stokowskiej z 22 sierpnia 2014 roku w sprawie wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, stanowią załącznik nr 2 do protokołu kontroli. Odnosząc się do treści złożonych wyjaśnień stwierdzić trzeba, iż budżet Gminy Głowno, w którym zaplanowano w dziale 756, rozdziale 75618, § 0490 dochody w wysokości 200.200,00 zł jako wpływy z różnych opłat, z czego zgodnie z informacją złożoną przez
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
inspektora Macieja Olejniczaka 199.548,00 zł stanowiły planowane dochody z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi, wprowadzony został w życie uchwałą nr XXXI/142/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 stycznia 2013 roku. W budżecie tym uwzględnione zostały stawki opłat w wysokości 12 zł za zbiórkę nieselektywną i 4 zł za zbiórkę selektywną, pomimo faktu, iż obowiązujące w 2013 roku stawki w wysokości 8 zł za zbiórkę nieselektywną i 4 zł za zbiórkę selektywną, wprowadzone zostały w życie na mocy uchwały nr XXX/134/12 Rady Gminy Głowno z dnia 28 grudnia 2012 roku, a więc ponad miesiąc przed uchwaleniem budżetu Gminy Głowno. Brak uwzględnienia właściwych stawek spowodował zawyżenie planowanych dochodów z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Możliwe zatem było przeprowadzenie aktualizacji planowanych dochodów z tego tytułu, dokonując ich urzeczywistnienia i urealnienia w trakcie roku. Jak poinformowała kontrolujący Skarbnik Gminy Cezara Stokowska, w momencie uchwalania budżetu Gminy na 2013 rok nie było wiadomo jaka część mieszkańców zdecyduje się na segregowanie odpadów, a jaka wybierze stawki wyższe za zbiórkę nieselektywną. Zgodnie z regulacjami przyjętymi w kontrolowanej jednostce na podstawie art. 6 ustawy z dnia 13 września 1996 roku o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (tekst jednolity z 2013 roku, nr 1399 ze zm.), Rada Gminy Głowno uchwałą nr XXXI/147/13 z dnia 30 stycznia 2013 roku określiła wzór deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz określiła terminy jej składania. Zgodnie z §1 pkt 2 tejże uchwały, deklarację należało złożyć w terminie od 1 marca do 31 marca 2013 roku dla pierwszej deklaracji, bądź w terminie 14 dni od dnia zamieszkania na danej nieruchomości pierwszego mieszkańca lub od powstania odpadów komunalnych bądź od dnia w którym nastąpiły zmiany danych określonych w deklaracji. Powyższe wprost wskazuje, że na dzień uchwalenia budżetu gminy, tymi informacjami JST nie dysponowała. Niemniej jednak, po złożeniu wszystkich wymaganych deklaracji, jak wskazała Skarbnik Gminy Cezara Stokowska w wyjaśnieniach stanowiących załącznik do protokołu kontroli, po zebraniu od mieszkańców deklaracji, w więc po 31 marca 2013 roku, dane te były dostępne. Zasadne zatem było urealnienie budżetu Gminy, uwzględniając faktyczną wysokość stawek opłat za zbieranie odpadów oraz liczbę mieszkańców zdecydowanych za zbiórkę selektywną i nieselektywną, co przedstawiono poniżej: Zbiórka selektywna: Liczba mieszkańców: 63% z 4862 = 3063 osób 3063 osób x 4 zł = 12.252,00 zł – kwota miesięczna 12.252,00 zł x 6 miesięcy = 73.512,00 zł – dochody za 6 miesięcy Zbiórka nieselektywna Liczba mieszkańców: 37% z 4862 = 1799 1799 osób x 8 zł = 14.392,00 zł – kwota miesięczna 14.392,00 x 6 miesięcy = 86.352,00 zł Razem: 73.512,00 zł + 86.352,00 zł = 159.864,00 zł. Zawyżenie planowanych dochodów na III kwartał 2013 roku o 39.684,00 zł. Wykonanie dochodów w przedmiotowej klasyfikacji wg stanu na dzień 31 grudnia 2013 roku wyniosło 105.033,32 zł, bowiem jak ustalono kwota zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w 2013 roku, tytułem III i IV kwartału na dzień 1 stycznia 2014 roku wynosiła 39.364,00 zł, co potwierdzają wyjaśnienia z dnia 13 sierpnia 2014 roku złożone przez pracownika odpowiedzialnego za całokształt spraw związanych z gospodarką odpadami Macieja Olejniczaka. Akta kontroli [A1 str. 1 - 14]: kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem uchwały nr XXX/134/12 Rady Gminy Głowno z 28 grudnia 2012 roku w sprawie wyboru metody ustalenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz stawki opłaty, dokumentu „Prognozowane dochody w 2013 roku z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi”, uchwały nr
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
XXXI/147/13 Rady Gminy Głowno z 30 stycznia 2013 roku w sprawie wzoru deklaracji o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi składanej przez właściciela nieruchomości, informacji dotyczącej wysokości zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunlanymi w 2013 roku Dział 700, rozdział 75023 i §0770 Stwierdzono, że plan dochodów ze sprzedaży majątku wynoszący 470.000,00 zł wykonany został w 2013 roku w 0,00%. Wobec powyższego zwrócono się do Skarbnika Gminy Głowno, celem uzyskania wyjaśnień w zakresie tak znaczącej rozbieżności pomiędzy planem a wykonaniem we wskazanej klasyfikacji budżetowej. Wyżej wymieniona, w wyjaśnieniach złożonych kontrolującym stwierdziła, iż do sprzedaży w 2013 roku planowano następujące nieruchomości: [1] Zabudowana działka nr 789/1 o pow. 0,1004 ha położona we wsi Konarzew – obręb Wola Zbrożkowa. W dniu 1.05.2012r. złożono wniosek o stwierdzenie nabycia z mocy prawa przez Gminę Głowno tej nieruchomości. Postępowanie administracyjne zostało zakończone pozytywną decyzją Wojewody nr GN-IV.7510.26.2012.EP z dnia 05.09.2013r. (…) Do budżetu na 2013 rok oszacowano wartość tej nieruchomości na kwotę 70.000 zł (szacunek własny). Operat szacunkowy sporządzono 31.12.2013r. Do dnia dzisiejszego nie podjęto czynności w celu sprzedaży nieruchomości.[2] działka nr 23 o pow. 0,2842 ha położona w obrębie Albinów. Wniosek komunalizacyjny z dnia 15.06.2012r złożony do Wojewody został rozpatrzony negatywnie – decyzja z dnia 09.07.2013r. (…) Do budżetu na 2013 rok oszacowano wartość tej działki na kwotę 37.000,00 zł (szacunek własny). Do dnia dzisiejszego nie podjęto czynności w celu sprzedaży tej nieruchomości z uwagi na fakt, iż postępowanie prowadzone w celu nabycia przez Gminę Głowno tej nieruchomości zostało zakończone negatywnie.[3] Działka nr 118/1 o pow. 0,2702 ha położona w obrębie Władysławów Papowski. Wniosek komunalizacyjny z dnia 15.06.2012r. został rozpatrzony negatywnie – decyzja Wojewody z dnia 30.08.2013r. (…) Do budżetu na 2013 rok oszacowano wartość tej działki na kwotę 37.000 zł (Szacunek własny). Do dnia dzisiejszego nie podjęto czynności w celu sprzedaży tej nieruchomości z uwagi na fakt, iż postępowanie prowadzone w celu nabycia przez Gminę Głowno tej nieruchomości zostało zakończone negatywnie. Nadmieniamy, że toczące się postępowania komunalizacyjne nie gwarantują pozytywnego końcowego rozstrzygnięcia, ale mimo wszystko Gmina ujęła te nieruchomości w swoich planach sprzedaży. [4] Działka nr 83/1 o pow. 0,1105 ha położona w obrębie Bronisławów. Wniosek komunalizacyjny z dnia 9.05.2013 został rozpatrzony pozytywnie – decyzja Wojewody z dnia 31.01.2014r. (…) Do budżetu na 2013 rok oszacowano wartość tej nieruchomości na kwotę 30.000 zł (szacunek własny). Operat szacunkowy sporządzono 29.05.2014r. Przygotowywany jest projekt uchwały Rady Gminy w sprawie wyrażenia zgody na zbycie tej nieruchomości; [5] Działka nr 81 o pow. 0,1481 ha położona w obrębie Dąbrowa. Wniosek komunalizacyjny z dnia 26.06.2013 został rozpatrzony pozytywnie – decyzja z dnia 20.06.2014r. (…) Do budżetu na 2013 rok oszacowano wartość tej nieruchomości na kwotę 32.000 zł (Szacunek własny). Do dnia dzisiejszego nie podjęto czynności w celu sprzedaży tej nieruchomości. Należy zaznaczyć, że trwające ponad rok procedury komunalizacyjne opóźniły wszczęcie sprzedaży tych nieruchomości, jednakże Gmina objęła je planem sprzedaży. [6] Działka nr 45 o pow. 0,1151 ha położona w obrębie Bronisławów w całości budowlana. Gmina nabyła tą nieruchomość dnia 04.03.2013r. Należy zaznaczyć, że Kółko Rolnicze uchwałę Walnego Zebrania w sprawie przekazania na rzecz Gminy Głowno nieruchomości w Bronisławowie podjęło w dniu 30.11.2011r. Przeznaczona do sprzedaży w drodze przetargu. Dodatkowe czynności związane z prostowaniem w księdze wieczystej, powodują, że procedura sprzedaży podjęta dopiero w 2014. Do budżetu na 2013 rok oszacowano wartość tej nieruchomości na kwotę 30.000 zł (Szacunek własny). Operat szacunkowy sporządzono 30.12.2013r. W celu sprzedaży nieruchomości wywieszony był wykaz nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży ; [7] Działka nr 140/1 o pow. 0,1931 ha położona w obrębie Woli Lubiankowej. Gmina nabyła tą działkę w 2013 roku. I przetarg ustny nieograniczony na sprzedaż tej
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nieruchomości ogłoszony na dzień 20.12.2013r. nie doszedł do skutku. II przetarg w dniu 25.04.2014r. – wynik negatywny, następnie w dniu 24.06.2014r. – sprzedaż w wyniku rokowań. Szacowana wartość nieruchomości 40.000,00 zł; [8] Działka nr 585 (park podworski) o pow. 1,6765 ha położona w obrębie Domaradzyn. Planowana była sprzedaż nieruchomości w drodze przetargu. Wojewódzki Konserwator Zabytków nie wyraził zgodny na przetarg. W uzasadnieniu podał, iż nieruchomość ta nie może być zagospodarowywana jako nieruchomość odrębna, bo stanowi element dawnego zespołu dworsko-parkowego. Sprzedaż nastąpiła w drodze rokowań 19.02.2014r. ma podstawie art. 37 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z przepisami powołanej ustawy, nastąpiło obniżenie ceny nieruchomości o 50%. Szacowana wartość nieruchomości 92.500 zł. Ponadto planowano do sprzedaży: [1] Działka nr 237/5 o pow. 0,2736 ha położona w obrębie Ostrołęka (Działka w całości budowlana). Szacowana wartość nieruchomości 45.000,00 zł (operat szacunkowy); [2] Działka nr 731/4 o pow. 0,0387 ha położona w obrębie Wola Mąkolska (w całości rolna). Szacowana wartość nieruchomości 1.500,00 zł (operat szacunkowy); [3] Działka nr 203 o pow. 1,3395 ha położona w obrębie Domaradzyn (w całości rolna). Szacowana wartość nieruchomości 35.000,00 zł (operat szacunkowy); [4] Działka nr 38/6 o pow. 0,1804 ha położona w Lubiankowie (w całości przeznaczona po usługi komercyjne). Szacowana wartość nieruchomości 50.000,00 zł. Działki powyższe pod poz. 1-4 nie zostały sprzedane w 2013 r., z uwagi na długotrwałe procedury związane z koniecznością przeprowadzania przetargów zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami, a szczególności jeśli chodzi o zachowanie terminów wykazów, ogłoszeń i publikacji w ramach tych procedur. Do dnia dzisiejszego nie podjęto czynności w celu sprzedaży tych nieruchomości. Jednocześnie nadmieniamy, że postępowania administracyjne dotyczące wniosków kanalizacyjnych złożonych przez Gminę prowadzone przez Łódzki Urząd Wojewódzki nieustannie są przedłużane, co nie pozwala nam precyzyjnie zaplanować dochodów oraz opóźnia nam prace związane z planowaną sprzedażą. Na zaistniałą sytuację mają ponadto wpływ zaniedbania w poprzednich latach oraz zmiany organizacyjne polegające na przekazaniu prowadzenia ewidencji gruntów wraz z całą dokumentacja archiwalną i źródłową do Starostwa Powiatowego w Zgierzu, które spowodowały, że zmuszeni jesteśmy każdorazowo występować pisemnie o udostępnienie dokumentacji, co powoduje przewlekłość postępowań. Ponadto informujemy, że stany prawne nieruchomości gminnych są regulowane we współpracy ze Starostwem Powiatowym w Zgierzu, które informuje nas o przedłużających się procedurach z uwagi „konieczność zaangażowania dodatkowych sił i środków finansowych”. Powyższa sytuacja wpływa na brak możliwości szybkiego nabywania przez Gminę nieruchomości Skarbu Państwa, a następnie ich sprzedaży ” Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej w sprawie planowanych dochodów ze sprzedaży majątku w 2013 roku, stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Dokonując analizy stanu faktycznego, odnosząc się do złożonych wyjaśnień, kontrolujący zwrócili się o dokumenty źródłowe wskazujące na podejmowane działania mające na celu sprzedaż ww. nieruchomości. W wyniku kontroli stwierdzono, że Gmina Głowno, planując osiągnięcie dochodów ze sprzedaży nieruchomości w wysokości 470.000,00 zł uwzględniła sprzedaż szeregu działek co do których nie dysponowała prawem własności. Jak nadmieniła Skarbnik Gminy Głowno w powyższych wyjaśnieniach, samo wszczęcie postępowania komunalizacyjnego nie gwarantowało pozytywnego końcowego rozstrzygnięcia, stwierdzającego nabycie nieruchomości z mocy prawa. Jak to miało miejsce w przypadku działki nr 23 o powierzchni 0,2842 ha, działki nr 118/1 o powierzchni 0,2702 ha, do budżetu Gminy Głowno uwzględniono dochody ze sprzedaży nieruchomości, co do których kontrolowana jednostka nie nabyła prawa (decyzja odmowna). W innych przypadkach procedura komunalizacyjna trwała ponad rok, w konsekwencji czego decyzja pozytywna wydana przez Łódzki Urząd Wojewódzki
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
miała miejsce dopiero pod koniec 2013 roku lub już w 2014 roku, co po uwzględnieniu koniecznych do przeprowadzenia procedur związanych ze sprzedażą nieruchomości, w tym sporządzenia operatów szacunkowych, sporządzania i publikowania wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, sporządzania i publikowania ogłoszeń o przetargach w trybach określonych w art. 35, 38 i 39 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2014 roku, nr. 518 ze zm.) uniemożliwiało sprzedaż tych nieruchomości w terminie do dnia 31 grudnia 2013 roku. Co istotne, aby sprzedać nieruchomości, zgodnie z art. 67 ust. 1 w nawiązaniu do art. 7 ww. ustawy, niezbędne jest ustalenie przez rzeczoznawców majątkowych wartości tych nieruchomości. Nie ma zatem możliwości przeprowadzenia procedury nie będąc w posiadaniu operatów szacunkowych. Uwzględniając powyższe regulacje prawne związane z terminami przygotowania nieruchomości pod sprzedaż (operat szacunkowy, wykaz nieruchomości, ogłoszenia o przetargu) oraz stopień ich zaawansowania w odniesieniu do poszczególnych działek, które Gmina Głowno zamierzała sprzedać osiągając w 2013 roku dochód w wysokości 470.000,00 zł, stwierdzić trzeba iż faktycznie kwota jaką kontrolowana jednostka mogła osiągnąć w 2013 roku wynosiła 171.500,00 zł i związana była ze sprzedażą działki nr 140/1 oraz czterech działek nr 237/5, 731/4, 203, 38/6. W przypadku ostatnich nieruchomości operaty szacunkowe sporządzone zostały w dniu 30 czerwca 2012 roku, w związku z czym, zgodnie z art. 156 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, z dniem 30 czerwca 2013 roku utraciły swoją ważność. Niemniej jednak procedura ich aktualizacji umożliwiałaby sprzedaż nieruchomości w 2013 roku. Akta kontroli [A2 str. 15 - 128]: kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem: operatu szacunkowego dla działki nr 789/1; wniosku nr EG.6825.3.2012 i decyzji Wojewody łódzkiego z 9 lipca 2013 roku znak GN.IV.7532.390.2012.AWa dotyczącej działki nr 23 Albinów; wniosku znak EG.6825.2.2012 i decyzji znak GN-IV.7532.393.2012.AS z 30 sierpnia 2013 roku dotyczącej działki 118/1 Władysławów Popowski; wniosku znak EG.6825.3.2013 i decyzji znak GN- IV.7532.122.2013.AS z 31 stycznia 2014 roku wraz w wyciągiem z operatu szacunkowego dotyczącego działki nr 83/1 Bronisławów; wniosku znak EG.6825.4.2013 z 26 czerwca 2013 roku, decyzji GN-IV.7532.172.2013.DŁ z 20 czerwca 2014 roku i uchwały nr XLIIX/232/2014 z 28 sierpnia 2014 roku w sprawie zbycia nieruchomości nr 81 Dąbrowa; wyciągi z operatu szacunkowe dla działki 45 Bronisławów, wyciągu z operatu dla działki nr 140/1 Wola Lubiankowska wraz z postępowaniem przetargowym, wyciągu z operatu szacunkowego dla działki nr 585 Domaradzyn wraz z rokowaniami; wyciągu z operatu dla działki nr 237/5 Ostrołęka, oraz nr 731/4 Wola Mąkolska; wyciągu z operatu szacunkowego dla działki nr 203 Domaradzyn, 38/6 i 261/3 Lubianków; postępowania dot. działki nr 609 Wola Mąkolska. Kontrolą objęto także spełnianie regulacji zawartej w art. 242 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym to przepisem organ stanowiący JST nie może uchwalić budżetu, w którym planowane wydatki bieżące są wyższe niż planowane dochody bieżące powiększone o nadwyżkę budżetową z lat ubiegłych i o wolne środki, o których mowa w art. 217 ust. 2 pkt 6. Spełnianie wskaźnika przez Gminę Głowno w latach 2011 – 2013 przedstawiono w poniższej tabeli: 2011 2011 2012 2012 2013 2013 plan wykonanie plan Wykonanie plan wykonanie Dochody bie żą ce plus nadwy żka z lat 9.669.515,93 9.618.030.,28 10.408.379,44 10.266.422,50 11.328.625,95 11.329.985,38 ubiegłych plus wolne środki Nadwy żka z lat 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 659.583,29 ubiegłych Wolne środki 740.577,30 795.919,34 37.872,00 95.573,97 441.036,92 470.736,10 Wydatki bie żą ce 9.385.283,23 9.297.860,74 9.859.257,59 9.521.646,21 10.755.463,95 10.282.627,44 Wynik 1.024.810,00 1.116.088,88 586.993,85 840.350,26 1.014.198,92 2.177.677,33
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy Głowno jest WŁADYSŁAW MIKOŁAJCZYK, wybrany na mocy uchwały nr I/1/10 Rady Gminy Głowno z dnia 1 grudnia 2010 roku. Funkcję wiceprzewodniczących Rady Gminy Głowno, na mocy uchwały nr I/2/10 z dnia 1 grudnia 2010 roku powierzono Bogdanowi Anasiakowi oraz Tomaszowi Pieniążkowi. W poprzedniej kadencji funkcję przewodniczącego Rady Gminy Głowno pełnił także Władysław Mikołajczyk, wybrany na mocy uchwały nr I/1/06 Rady Gminy Głowno z dnia 27 listopada 2006 roku, a funkcją wiceprzewodniczących pełnili, wybrani na podstawie uchwały nr I/2/06 Rady Gminy Głowno z dnia 27 listopada 2006 roku: Bogdan Anasiak oraz Dariusz Kierusa.
Wójt gminy Wójtem Gminy Głowno jest MAREK JÓŹWIAK, wybrany w wyborach powszechnych w przeprowadzonych w dniu 21 listopada 2010 roku, co potwierdza zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 23 listopada 2010 roku. W okresie wcześniejszym Wójtem Gminy Głowno także był MAREK JÓŹWIAK, wybrany w wyborach powszechnych, które odbyły się w dniu 11 listopada 2006 roku. Powyższe potwierdza zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 13 listopada 2006 roku
Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Głowno jest CEZARA STOKOWSKA, wybrana na stanowisko mocą uchwały nr III(15)94 Rady Gminy Głowno z dnia 10 sierpnia 1994 roku.
Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Głowno jest JOLANTA SZKUP, pełniąca funkcję na podstawie umowy o pracę zawartej w dniu 30 sierpnia 2013 roku. W okresie wcześniejszym, z dniem 1 sierpnia 2011 roku, za zgodą stron powierzono JOLANCIE SZKUP pełnienie obowiązków Sekretarza Gminy do czasu rozstrzygnięcia konkursu na stanowisko Sekretarza Gminy, przy jednoczesnym wykonywaniu przez wyżej wymienioną obowiązków na stanowisku dotychczas zajmowanym – inspektora ds. Rozwoju Gospodarczego.
2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI
Zgodnie z §5 statutu Gminy Głowno, wprowadzonego w życie na mocy uchwały nr XLVII/227/10 Rady Gminy Głowno z dnia 31 marca 2010 roku, rejestr jednostek organizacyjnych, prowadzony jest przez Wójta Gminy Głowno. Zgodnie z powyższym dokumentem, wg stanu na dzień 31 grudnia 2013 roku w JST występują następujące jednostki: 1. Zespół Szkół Publicznych w Mąkolicach, 2. Zespół Szkół w Lubiankowie,
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3. Zespół Szkół w Popowie Głowieńskim, 4. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Głownie, 5. Środowiskowy Dom Samopomocy w Woli Zbrożkowej W rejestrze tym nie wskazano na formę organizacyjno-prawną ww. jednostek. W statucie gminy wskazano natomiast, iż Gmina Głowno posiada następujące jednostki: 1. Szkołę Podstawową w Lubiankowie, 2. Zespół Szkół Publicznych w Mąkolicach, 3. Szkoła Podstawowa w Popowie, 4. Przedszkole w Lubiankowie, 5. Przedszkole w Popowie, 6. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Głownie. Powyższe wskazuje na brak aktualizacji Statutu Gminy Głowno w zakresie dotyczącym jednostek organizacyjnych funkcjonujących na terenie jednostki. Dodatkowo jak ustalono w trakcie czynności kontrolnych, Gmina Głowno ponosiła wydatki na funkcjonowanie Biblioteki Gminnej oraz Ośrodka Upowszechniania Kultury. Zgodnie z informacją uzyskaną od Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej podmioty te funkcjonują w strukturach organizacyjnych Urzędu Gminy Głowno. „ Osoby zatrudnione na stanowiskach specjalisty ds. biblioteki oraz specjalisty ds. kultury są zatrudnione na podstawie umowy o pracę zawartą z Wójtem Gminy Głowno. Nie są to jednostki organizacyjne Gminy Głowno. Funkcjonowanie oraz wykonywanie zadań z zakresu biblioteki oraz kultury finansowane jest z budżetu gminy. Budynek, w którym znajduje się Biblioteka oraz Ośrodek Upowszechniania Kultury znajduje się w Bronisławowie nr 10. Właścicielem nieruchomości jest Gmina Głowno ”. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej z dnia 3 września 2014 roku dotyczące funkcjonowania Biblioteki i Ośrodka Upowszechniania Kultury na terenie Gminy Głowno, stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli. Akta kontroli [A3 str. 129 - 135]: Rejestr jednostek organizacyjnych Gminy Głowno z 31 grudnia 2013 roku.
3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE
Statut gminy Statut Gminy Głowno wprowadzony został w życie na mocy uchwały nr XLVII/227/10 Rady Gminy Głowno z dnia 31 marca 2010 roku. W statucie tym określono m.in.: [1] ustrój Gminy Głowno, w tym wskazano na jednostki organizacyjne Gminy (bez ich prawnoorganizacyjnych form działania); [2] organizację wewnętrzną, tryb pracy Rady Gminy Głowno, [3] zasady i tryb działania komisji rewizyjnej, [4] tryb pracy Wójta; [5] zasady dostępu i korzystania przez obywateli z dokumentów Rady, komisji, Wójta Gminy Głowno.
Regulamin organizacyjny urz ędu gminy Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Głownie wprowadzany był następującymi zarządzeniami Wójta Gminy Głowno: nr 51/2011 z dnia 30 grudnia 2011 roku; nr 12/2013 z dnia 28 marca 2013 roku, oraz nr 21/2013 z dnia 1 lipca 2013 roku. W regulaminie określono m.in.: [1] schemat organizacyjny Urzędu Gminy, [2] strukturę stanowisk Urzędu Gminy Głowno oraz status pracowników, [3] zakres obsługi mieszkańców i gminy, [4] regulamin pracy Urzędu Gminy w Głownie.
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie ze strukturą stanowisk Urzędu Gminy w Głownie, wyodrębniono: Samodzielne stanowiska ds. wymiaru podatków i kasy, windykacji należności i wymiaru podatków oraz księgowości budżetowej – podległe Skarbnikowi Gminy; Samodzielne stanowiska ds. organizacyjnych, obywatelskich i kadr, kancelaryjnych i informatyki – podległe Sekretarzowi Gminy; Samodzielne stanowiska ds. ewidencji gruntów, infrastruktury technicznej, rozwoju gospodarczego, gospodarki wodnej i ochrony środowiska – podległe Wójtowi Gminy Głowno, a także stanowiska specjalistyczne m.in. ds. kultury, biblioteki, konserwatorskie i robotnicze.
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Uchwałą nr XL/189/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 października 2013 roku wprowadzono zasady wydzierżawiania, wynajmowania nieruchomości na czas dłuższy niż 3 lata oraz na czas oznaczony i obciążania nieruchomości stanowiących mienie gminne. W przedmiotowej uchwale ustanowiono, iż zawarcie umowy dzierżawy na czas nieoznaczony powyżej 3 lat lub na czas nieoznaczony następuje w drodze przetargu z wyjątkiem sytuacji, gdy oddania w najem lub dzierżawę dokonuje się: [1] na rzecz osoby lub jej następcy prawnego, która wybudowała na nieruchomości obiekt budowlany trwale związany z gruntem, [2] w celu poprawienia warunków zagospodarowania nieruchomości przyległej, [3] na cele prowadzenia działalności charytatywnej, kulturalnej lub oświatowej, [4] na rzecz klubów sportowych działających w formie stowarzyszeń lub uczniowskich klubów sportowych, [5] na rzecz dotychczasowego najemcy lub dzierżawcy kolejnej umowy dzierżawy lub najmu, [6] na rzecz małżonka, wstępnych lub zstępnych dotychczasowego dzierżawcy lub najemcy.
Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zarządzeniem nr 23/2006 Wójta Gminy Głowno z dnia 29 grudnia 2006 roku wprowadzono w Urzędzie Gminy w Głownie instrukcje postępowania w zakresie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu. Na podstawie niniejszego dokumentu funkcję koordynatora do spraw współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej powierzono Mirosławie Cechulskiej, zatrudnionej na stanowisku inspektora ds. księgowości budżetowej. Jak ustalono w trakcie kontroli, w dokumentacji kadrowej wyżej wymienionej brak było dokumentu potwierdzającego wykonywanie funkcji koordynatora do spraw współpracy z GIIF.
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ .
Unormowania w zakresie kontroli wewn ętrznej (w tym – finansowej). Osoby odpowiedzialne. W okresie objętym kontrolą w Gminie Głowno funkcjonowały następujące regulacje w zakresie kontroli wewnętrznej: Zarządzenie nr 50/2011 Wójta Gminy Głowno z dnia 30 grudnia 2011 roku w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Głowno i jednostkach organizacyjnych Gminy Głowno; Zarządzenie nr 206/2012 Wójta Gminy Głowno z dnia 31 grudnia 2012 roku w sprawie ustalenia procedur kontroli oraz przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; Polityka rachunkowości, wprowadzona w życie na mocy zarządzenia nr 203/2012 Wójta Gminy Głowno z dnia 31 grudnia 2012 roku w sprawie wprowadzenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy w Głownie, zmienianego zarządzeniem nr 55/2013 z dnia 31 grudnia 2013 roku oraz zarządzeniem nr 22/2014 z dnia 31 marca 2013 roku. W okresie wcześniejszym, w przedmiotowym zakresie obowiązywało zarządzenie nr 5/2009 Wójta Gminy z dnia 25 lutego 2009 roku, zmienione zarządzeniem nr 3/2010 z dnia 17 marca 2010 roku, nr 59/2010 z dnia 31 grudnia 2010 roku, nr 201/2012 z dnia 14 grudnia 2012 roku. W polityce rachunkowości uregulowano m.in.: metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego (załącznik nr 3), sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (załącznik nr 4), w tym: zakładowy plan kont (załącznik nr 4a), wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz programowych zasad ich ochrony (załącznik nr 4b), system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów (załącznik nr 5), instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych (załącznik nr 7), instrukcję inwentaryzacyjną (załącznik nr 8), instrukcję w sprawie gospodarki kasowej. W §2 przedmiotowego zarządzenia znajduje się zapis, zgodnie z którym zobowiązano wszystkich pracowników do zapoznania się z jego treścią i wprowadzeniu postanowień w życie. Fakt zapoznania się należało potwierdzić na piśmie, a potwierdzenie z imiennym skorowidzem pracowników i ich podpisami przekazać Skarbnikowi Gminy. Kontrolującym przekazano „Wykaz osób, które zapoznały się z dokumentacją przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy w Głownie”, na którym brak było nr uchwały wprowadzającej obowiązującą politykę rachunkowości, a także daty sporządzenia co w konsekwencji uniemożliwia precyzyjne stwierdzenie, z którą wersją polityki rachunkowości zapoznali się imiennie wymienieni pracownicy, którzy założyli celem potwierdzenia, własnoręczny podpis na przedmiotowej liście. W wyjaśnieniach złożonych kontrolującym w dniu 14 stycznia 2015 roku stwierdzono, że do każdej z wersji polityki rachunkowości sporządzany jest osobny wykaz pracowników. Wyjaśnienia z dnia 14 stycznia 2015 roku, stanowią załącznik nr 47 do protokołu kontroli. Ustalenia kontroli: Zgodnie z uregulowaniami przyjętymi w kontrolowanej jednostce, kontrola wewnętrzna obejmuje całość zasad i procedur przewidzianych i przyjętych przez kierownictwo jednostki. Kontrola finansowa, stanowiąca część systemu kontroli wewnętrznej, obejmuje [1] zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, [2] badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobieranie i gromadzenie środków publicznych, zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków ze środków publicznych, oraz [3] prowadzenie gospodarki finansowej i stosowanie procedur kontroli. W ramach całego systemu kontroli finansowej, w Gminie Głowno wyodrębnia się: kontrolę zarządczą, samokontrolę, kontrolę funkcjonalną, kontrolę instytucjonalną, kontrolę wstępną, kontrolę bieżącą, kontrolę ostateczną. Celem kontroli jest ocena stanu faktycznego na podstawie kryterium legalności – zgodności z prawem, rzetelności – zgodności ze stanem faktycznym, celowości – zgody z przyjętymi celami i planami, gospodarności – oceny realizacji zadań w sposób oszczędny, wydajny, efektywny. Kontrola zarządcza z kolei, to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. W Gminie Głowno występują dwa poziomy tej kontroli: I – realizowany w Urzędzie Gminy Głowno, II realizowany w jednostkach organizacyjnych Gminy. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Sekretarz Gminy Głowno Jolanta Szkup, która w imieniu Wójta sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych, a także nad prawidłowością wykorzystania informacji pokontrolnych. Poza Sekretarzem Gminy, kontrolę zarządczą we właściwym dla siebie zakresie, sprawuje Skarbnik Gminy oraz pracownicy Urzędu na polecenie Sekretarza i Skarbnika, po pisemnym upoważnieniu przez Wójta lub wyznaczonego przez niego pracownika, a także podmioty zewnętrzne na zasadzie zawarcia umowy cywilno-prawnej, upoważnione przez Wójta. Skarbnikiem Gminy Głowno jest Cezara Stokowska wybrana na stanowisko na mocy uchwały nr III(15)94 Rady Gminy Głowno z dnia 10 sierpnia 1994 roku. Zgodnie z upoważnieniem Wójta Gminy Głowno z dnia 1 lipca 2010 roku, na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2013 roku, nr 885), wyżej wymienionej powierzono obowiązki i odpowiedzialność głównego księgowego w zakresie: [1] prowadzenia rachunkowości jednostki, [2] wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, [3] dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, [4] dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Skarbnik Gminy Głowno spełnia wymogi o których mowa w art. 54 ww. ustawy. W dokumentacji kadrowej Cezary Stokowskiej nie znajdowało się upoważnienie wystawione na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2013 roku, nr 330), zgodnie z którym to przepisem kierownik jednostki, w formie pisemnej może powierzyć innej osobie za jej zgodą, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, w związku z powyższym odpowiedzialność z tego tytułu ponosi Wójt Gminy Głowno. Dokonując weryfikacji akt osobowych pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach, podległych Skarbnikowi Gminy stwierdzić można, iż każdy z nich posiadał pisemnie przyjęty do wiadomości zakres czynności z obowiązkiem przestrzegania. W każdym z zakresów czynności wskazano na stanowisko pracy, które pracownik zobowiązany jest zastępować. Przestrzeganie procedur kontroli wewnętrznej zostało szczegółowo omówione przy dokonywaniu czynności kontrolnych poszczególnych tematów, w tym m.in. rozrachunków i roszczeń, wydatków inwestycyjnych, wynagrodzeń i pochodnych. Kontrole przeprowadzono w oparciu o test stanowiący załącznik nr 5 do protokołu kontroli.
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO Ostatnia kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona została w Urzędzie Gminy w Głownie w okresie 9 marzec – 27 maj 2010 roku na podstawie upoważnienia WK-601-2/9/2010 z 17 lutego 2010 roku. Po przeprowadzeniu czynności pismem znak WK-602/40/2010 z dnia 10 września 2010 roku przekazano do jednostki zalecenia pokontrolne. Na podstawie upoważnienia znak WK-601-2/58/2010 z 20 grudnia 2010 roku w Urzędzie Gminy Głowno przeprowadzono doraźną kontrolę gospodarki finansowej w zakresie sprzedaży nieruchomości stanowiących własność gminy. Zalecenia przekazano do kontrolowanej jednostki w załączeniu pisma znak WK-602/15/2011 z 30 marca 2011 roku.
Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2012 – I połowa 2014 roku. W latach objętych kontrolą, w Gminie Głowno przeprowadzono niżej wymienione kontrole: Czas trwania Instytucja przeprowadzaj ąca Lp. Tematyka kontroli czynno ści kontrole kontrolnych ROK 2012 Kontrola na miejscu operacji „Rozbudowa i przebudowa 1 Urz ąd Marszałkowski w Łodzi budynku Gminnego O środka Upowszechniania Kultury 02-03.02.2012 w Bronisławowie” Wizytacja realizowanej inwestycji „Budowa Sali 2 Urz ąd Marszałkowski w łodzi 12.04.2012 sportowej w Popowie Głoczeskim” Pa ństwowy Powiatowy Inspektor 3 Powiatowa Stacja Sanitarno –Epidemiologiczna 26.04.2012 Sanitarny w Zgierzu Przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków w okresie 4 Wojewoda łódzki 05.10.2012 od 1 stycznia 2011 roku do dnia kontroli. ROK 2013 Wizytacja operacji: „Budowa boiska wielofunkcyjnego w Urz ąd Marszałkowski 1 Lubiankowiie”, oraz „Budowa boiska wielofunkcyjnego w 17-18.10.2013 Województwa łódzkiego Mąkolicach” 2 Archiwum Pa ństwowe w Łodzi Archiwum zakładowe 22.20.2013 ROK 2014 09.01.2014 – 1 Najwy ższa Izba Kontroli w Łodzi Wykonanie bud żetu pa ństwa w 2013 roku 10.01.2014 Prawidłowo ść gospodarowania środkami publicznymi obejmuj ącymi część wyrównawcz ą i o światow ą 2 Urz ąd Kontroli Skarbowej w Łodzi 24.02.2014 subwencji ogólnej otrzymanej w 2012 roku, w tym podstawy ustalenia ich wysoko ści. Kontrola problemowa dokumentacji dotycz ącej 3 Archiwum Pa ństwowe w Łodzi 07.03.2014 gospodarki gruntami Kontrola ex post w ramach PROW „Rozbudowa Urz ąd Marszałkowski 4 Gminnego O środka Upowszechniania Kultury w 09.04.2014 Województwa Łódzkiego Bronisławie”
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUGĘ BANKOW Ą JEDNOSTKI
Wybór banku W dniu 28 stycznia 2013 roku Gmina Głowno, reprezentowana przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka, podpisała z Bankiem Spółdzielczym w Głownie umowę o prowadzenie rachunków bankowych modulo nr 563, na okres do dnia 1 lutego 2013 roku do dnia 31 stycznia 2015 roku. Na przedmiotowej umowie stwierdzono brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy Głowno Cezary Stokowskiej, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2013 roku, nr 594), zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. W wyjaśnieniach złożonych kontrolującym w dniu 14 stycznia 2015 roku poinformowano kontrolujących, że „ Umowa o prowadzenie rachunków bankowych modulo nr 563 zawarta w dniu 28-01-2013 roku została sporządzona w trzech egzemplarzach. Dwa z nich otrzymała Gmina Głowno. Umowa, którą przekazał pracownik merytoryczny osobie kontrolującej nie zawierała podpisu Skarbnika Gminy, natomiast na egzemplarzu znajdującym się w dziale księgowości widnieje podpis Skarbnika Gminy”. Wyjaśnienie z dnia 14 stycznia 2015 roku stanowi załącznik nr 47 do protokołu kontroli. Wyboru Banku dokonano w trybie zaproszenia przez Zamawiającego – Gminę Głowno – do składania ofert trzech wskazanych Banków na mocy pisma znak FB.3143.1.2013 z dnia 4 stycznia 2013 roku. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia miało miejsce w dniu 3 stycznia 2013 roku. Stwierdzono, że koszty prowadzenia rachunków bankowych (8 sztuk), nie przekroczą 14.000,00 euro (nie wskazano na konkretnie oszacowaną wartość zamówienia). Z dniem 3 stycznia 2013 roku wystosowano do trzech Banków: PEKAO SA I Oddział w Głownie, Bank Polski Oddział I w Głownie, Bank Spółdzielczy w Głownie, zaproszenie do złożenia oferty. Stwierdzono, że w zaproszeniach do złożenia oferty, podpisanych przez Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka informowano Banki, iż Budżet Gminy w 2012 roku wyniósł 13.300.000,00 zł, a w piśmie którym wskazano na oszacowanie wartości zamówienia sporządzonym przez Skarbnika Gminy Cezarę Stokowską, wskazano, iż Budżet Gminy w 2012 roku wyniósł 10.500.000zł. Natomiast zgodnie z kwartalnym sprawozdaniem Rb-NDS o nadwyżce/deficycie Gminy Głowno, wg stanu na IV kwartał 2012 roku, sporządzonym w dniu 21 lutego 2013 roku, JST wykonała dochody w łącznej wysokości 11.527.284,92 zł (różnica o 1.772.715,08 zł w porównaniu do informacji wysyłanej do Banków), co jak poinformowano kontrolujących w wyjaśnieniach złożonych w dniu 15 stycznia 2015 roku, wynikało z niemożliwości dokładnego wyliczenia budżetu za 2012 rok w dniu 3 stycznia 2013 roku. Wyjaśnienia z dnia 15 stycznia 2015 roku stanowią załącznik nr 49 do protokołu kontroli. Zgodnie z informacją o wyniku postępowania z dnia 15 stycznia 2013 roku znak FB:3143.1.2013 w wyznaczonym terminie do Urzędu Gminy w Głownie wpłynęła tylko jedna oferta złożona przez Bank Spółdzielczy w Głownie, która została wybrana do realizacji zamówienia.
Rachunki bankowe Stan środków na dzień 31 grudnia 2012 roku oraz 31 grudnia 2013 roku, na prowadzonych dla Gminy Głowno rachunków bankowych, przedstawiono w poniższym zestawieniu:
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Lp. Nazwa rachunku bankowego Konto Stan na 31.12.2012 Rachunki bankowe prowadzone dla organu 1. 76 8787 0000 0000 0563 2000 0004- BUD ŻET 133 624.444,84 Rachunki bankowe prowadzone dla jednostki 1. 49 8787 0000 0000 0563 2000 0005- DOCHODY 130-1 0,00 2. 22 8787 0000 0000 0563 2000 0006- WYDATKI 130-2 0,00 3. 92 8787 0000 0000 0563 2000 0007- SUMY DEPOZYTOWE 139-1 120.867,38 4. 73 8787 0000 0000 0563 9000 0011- SOCJALNY 135-1 8.861,89 5. 92 8787 0000 0000 0563 2000 0104- FUNDUSZ PRACY 130-5 0,00 Lp. Nazwa rachunku bankowego Konto Stan na 31.12.2013 Rachunki bankowe prowadzone dla organu 1. 76 8787 0000 0000 0563 2000 0004- BUD ŻET 133 721.043,61 Rachunki bankowe prowadzone dla jednostki 1. 49 8787 0000 0000 0563 2000 0005- DOCHODY 130-1 0,00 2. 22 8787 0000 0000 0563 2000 0006- WYDATKI 130-2 0,00 3. 92 8787 0000 0000 0563 2000 0007- SUMY DEPOZYTOWE 139-1 129.400,21 4. 73 8787 0000 0000 0563 9000 0011- SOCJALNY 135-1 11.693,68 5. 92 8787 0000 0000 0563 2000 0104- FUNDUSZ PRACY 130-5 0,00
Kontrolujący dokonali weryfikacji stanu środków na rachunkach bankowych z prowadzoną ewidencją księgową, a także potwierdzeniem sald rachunków bankowych na dzień 31 grudnia 2012 roku oraz 31 grudnia 2013 roku. Dane wynikaj ące z ww. zestawienia Dane wynikaj ące z wyci ągów Dane wynikaj ące z ewidencji ró żnica bankowych wg. stanu na dzie ń ksi ęgowej Gminy Głowno 31 grudnia Konto ksi ęgowe Kwota (zł) Kwota (zł) Kwota (zł) Kwota (zł) 2012 rok 133 624.444,84 624.444,84 624.444,84 0,00 130-1 0,00 0,00 0,00 0,00 130-2 0,00 0,00 0,00 0,00 139-1 120.867,38 120.867,38 120.867,38 0,00 135-1 8.861,89 8.861,89 8.861,89 0,00 130-5 0,00 0,00 0,00 0,00 2013 rok 133 721.043,61 721.043,61 721.043,61 0,00 130-1 0,00 0,00 0,00 0,00 130-2 0,00 0,00 0,00 0,00 139-1 129.400,21 129.400,21 129.400,21 0,00 135-1 11.693,68 11.693,69 11.693,68 0,00 130-5 0,00 0,00 0,00 0,00
7. KREDYTY , PO ŻYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ągni ęte kredyty i po życzki 2012 rok Uchwałą nr XVI/82/12 Rady Gminy Głowno z dnia 31 stycznia 2012 roku w sprawie uchwalenia budżetu zaplanowano dochody budżetu gminy w wysokości 10.030.182,00 zł, w tym dochody bieżące 9.980.182,00 zł i dochody majątkowe 50.000,00 zł. Wydatki zaplanowano w łącznej wysokości 11.209.019,00 zł, z tego wydatki bieżące w kwocie 8.764.019,00 zł i wydatki majątkowe w kwocie 2.445.000,00 zł. Planowany deficyt budżetu gminy wyniósł 1.178.837,00 zł i sfinansowany miał zostać przychodami z tytułu kredytów i pożyczek. Planowana kwota przychodów wyniosła 1.598.837,00 zł, a kwota rozchodów 420.000,00 zł. Ustalono następujące limity zobowiązań: [1] na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu 544.550,00 zł, [2] finansowanie planowanego deficytu i spłatę wcześniejszych zobowiązań z tytułu
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
kredytów i pożyczek 1.674.462,00 zł. Wójta Gminy Głowno upoważniono m.in. do zaciągania kredytów i pożyczek na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu gminy do kwoty 500.000,00 zł. Uchwałą nr XVIII/96/12 z dnia 28 marca 2012 roku zwiększono budżet Gminy Głowno na 2012 rok o kwotę 869,14 zł zarówno po stronie dochodów i wydatków. Uchwałą nr XIX/99/12 Rady Gminy Głowno z dnia 30 kwietnia 2012 roku w sprawie zmiany budżetu gminy zmniejszono dochody i wydatki budżetu o kwotę 27.577,00 zł oraz zwiększono dochody i wydatki o kwotę 30.192,00 zł. Uchwałą nr XIX/100/12 Rady Gminy Głowno z dnia 30 kwietnia 2012 roku zwiększono o 241.326,68 zł budżet Gminy Głowno, po stronie dochodów i wydatków, w skutek otrzymania środków z PROW na realizację zadania „Rozbudowa i przebudowa budynku Gminnego Ośrodka Upowszechniania Kultury w Bronisławowie”. Uchwałą nr XXI/107/12 z dnia 25 czerwca 2012 roku w sprawie zmiany w budżecie Gminy Głowno na 2012 rok dokonano zwiększenia po stronie dochodów i wydatków o kwotę 401.000,00 zł. Uchwałą nr XXII/111/12 Rady Gminy Głowno z dnia 12 lipca 2012 roku w sprawie zmiany w budżecie Gminy na 2012 rok zwiększono wydatki o kwotę 424.814,00 zł oraz zwiększono przychody budżetu Gminy Głowno o kwotę 424.814,00 zł w §952 – przychody z zaciągniętych pożyczek i kredytów na rynku krajowym. Uchwałą nr XXII/112/12 Rady Gminy Głowno z dnia 12 lipca 2012 roku w sprawie określenia deficytu budżetu Gminy Głowno na 2012 rok ustalono deficyt na poziomie 1.603.651,00 zł, który pokryty miał zostać przychodami z tytułu kredytu w kwocie 1.400.000,00 zł oraz pożyczek w kwocie 203.651,00 zł. Jednocześnie zwiększono limit zobowiązań, wprowadzając do uchwały zapis zgodnie z którym limit dla finansowania planowanego deficytu i spłaty wcześniej zaciągniętych zobowiązań wyniósł 2.226.016,00 zł. Tym samym uchwałą nr XXII/109/12 z dnia 12 listopada 2012 roku Rada Gminy wyraziła zgodę na zaciągnięcie w 2012 roku kredytu bankowego długoterminowego w wysokości 1.820.000,00 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie planowanego deficytu oraz spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań, w tym: [1] 1.250.000,00 zł – na zadanie pn. „Rozbudowa budynku szkoły, budowy budynku sali gimnastycznej z zapleczem, ocieplenia istniejącego budynku szkoły w Popowie”; [2] 150.000,00 zł na zadanie pn. „Przebudowa drogi dojazdowej do gruntów rolnych w miejscowości Ostrołęka”; [3] 420.000,00 zł – na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Uchwałą nr XXIII/116/12 Rady Gminy Głowno z dnia 14 sierpnia 2012 roku zwiększono stronę dochodów i wydatków o kwotę 552.790,97 zł, w tym 530.000,00 zł tytułem otrzymania środków na realizację zadania „Przystosowanie budynku po byłej Szkole Podstawowej w Woli Zbrożkowej na potrzeby uruchomienia i prowadzenia Środowiskowego Domu Samopomocy”, oraz 22.790,97 zł w związku z otrzymaniem środków na zadanie pn. „Zakup i instalacja systemu ogrzewania do Ochotniczej Straży pożarnej w Mąkolicach oraz świetlicy mieszczącej się w strażnicy”. Uchwałą nr XXV/118/12 z dnia 24 września 2012 roku zwiększono wydatki i dochody budżetu Gminy Głowno o 88.506,40 zł. Uchwałą nr XXVII/128/12 Rady Gminy z dnia 28 listopada 2012 roku zwiększono kwotę wydatków o i dochodów o 225.762,00 zł. Uchwałą nr XXX/138/12 Rady Gminy z dnia 28 grudnia 2012 roku zwiększono dochody i wydatki budżetu Gminy Głowno o 120.500,00 zł oraz zmniejszono dochody i wydatki o 116.330,00 zł.
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Uchwałą nr XXX/139/12 Rady Gminy Głowno z dnia 28 grudnia 2012 roku w sprawie zmiany budżetu Gminy Głowno na 2012 rok zmniejszono przychody budżetu z tytułu pożyczek na pokrycie planowanego deficytu o kwotę 37.872,00 zł, zwiększając przychody budżetu Gminy o kwotę 37.872 zł z tytułu wolnych środków na pokrycie planowanego deficytu. W dalszej części wskazano, że deficyt w wysokości 1.603.651,00 zł pokryty zostanie z: [1] kredytu w kwocie 1.400.000,00 zł, [2] pożyczek w kwocie 165.779,00 zł, [3] wolnych środków w kwocie 37.872,00 zł. Limit zobowiązań na sfinansowanie planowanego deficytu, spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów długoterminowych został zmniejszony do kwoty 2.182.886,00 zł. 2013 rok Uchwałą nr XXXI/142/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 stycznia 2013 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Głowno na 2013 rok zaplanowano dochody budżetu Gminy w wysokości 11.101.498,00 zł, w tym dochody bieżące w wysokości 10.631.498,00 zł i dochody majątkowe w wysokości 470,00 zł. Planowane wydatki budżetu Gminy wyniosły 10.801.498,00 zł, z tego bieżące 9.902.063,00 zł i majątkowe w wysokości 899.435,00 zł. Łączna wysokość przychodów budżetu wyniosła 266.036,92 zł, a rozchodów 566.036,92 zł. Limit zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek wyniósł 544.550,00 zł – na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu, 633.848,92 zł – na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek długoterminowych. Wójta Gminy Głowno upoważniono do [1] zaciągania pożyczek i kredytów krótkoterminowych na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu do wysokości 500.000,00 zł, [2] dokonywania przeniesień planowanych wydatków majątkowych jednorocznych w działach między zadaniami inwestycyjnymi do wysokości umożliwiającej ich pełną realizację w ramach działu, jednak nie więcej niż 20%, [3] dokonywania zmian w zakresie wydatków bieżących budżetu w granicach działu w zakresie środków na uposażenia i wynagrodzenia ze stosunku pracy oraz składek od nich naliczanych, [4] lokowania wolnych środków budżetowych na rachunkach bankowych w innych bankach niż bank prowadzący obsługę budżetu gminy. Uchwałą nr XXXIII/158/13 rady Gminy Głowno z dnia 27 marca 2013 roku zwiększono budżet Gminy po stronie dochodów i wydatków o 5.552,00 zł i zmniejszono o 73.578,00 zł. Uchwała nr XXXVI/176/13 Rady Gminy Głowno z dnia 26 czerwca 2013 roku zwiększono budżet Gminy po stronie dochodów i wydatków o 5.599,00 zł Uchwałą nr XXXVI/177/13 Rady Gminy Głowno z 26 czerwca 2013 roku w sprawie zmiany budżetu Gminy Głowno na 2013 rok zwiększono budżet gminy po stronie dochodów i wydatków o 175.000,00 zł. Uchwałą nr XXXIX/186/13 Rady Gminy Głowno z dnia 25 września 2013 roku w zwiększono budżet Gminy Głowno po stronie dochodów i wydatków o 45.000,00 zł. Uchwałą nr XLI/197/13 Rady Gminy Głowno z dnia 26 listopada 2013 roku zwiększono budżet Gminy po stronie dochodów i wydatków o 389.273,00 zł w związku z otrzymaniem dofinansowania w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 2007 – 2013 na budowę dwóch boisk wielofunkcyjnych, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół w Lubiankowie oraz Zespole Szkół Publicznych w Mąkolicach. Uchwałą nr XLII/198/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 grudnia 2013 roku zwiększono dochody i wydatki budżetu o 84.647,78 zł. Uchwałą nr XLII/199/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 grudnia 2013 roku zmniejszono przychody budżetu Gminy na 2013 rok o kwotę 266.036,92 zł, zwiększono przychody na
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2013 rok z tytułu wolnych środków na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek długoterminowych o kwotę 266.036,92 zł. 2014 rok Uchwałą nr XLIII/203/14 Rady Gminy Głowno z dnia 29 stycznia 2014 roku ustalono dochody Gminy Głowno w wysokości 11.875.613,21 zł, w tym dochody bieżące w wysokości 11.117.391,21 zł i dochody majątkowe w wysokości 758.222,00 zł. Wydatki ustalono w wysokości 11.394.576,09 zł, w tym bieżące w kwocie 9.864.560,00 zł i majątkowe w wysokości 1.530.016,09 zł. Ustalono planowaną wysokość rozchodów w wysokości 481.037,12 zł oraz limit zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu w wysokości 574.050,00 zł. Wójta Gminy Głowno upoważniono do [1] zaciągania pożyczek i kredytów krótkoterminowych na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu w wysokości 500.000,00 zł, [2] dokonywanie przeniesień planowanych wydatków majątkowych jednorocznych w działach między zadaniami inwestycyjnymi do wysokości umożliwiającej ich pełną realizację w ramach działu, jednak nie więcej niż 20%, [3] dokonywania zmian w zakresie wydatków bieżących budżetu w granicach działu w zakresie środków na uposażenia i wynagrodzenia ze stosunku pracy oraz składek od nich naliczanych, [4] lokowania wolnych środków budżetowych na rachunkach bankowych w innych bankach niż bank prowadzący obsługę budżetu Gminy.
Na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art.89 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych)
Nazwa Stan podmiotu Stan Stan Kwota Kwota Kwota zadłu żeni L lub banku Nr umowy z Okres zadłu żenia zadłu żenia spłaconych spłaconych po życzki lub Przeznaczenie a na p udzielaj ąceg dnia spłaty na na odsetek na odsetek na kredytu 31.03.201 o kredytu 31.12.2012 31.12.2013 31.12.2012 31.12.2013 4 lub po życzki
2012 rok Sfinansowanie planowanego Umowa nr deficytu bud żetu w zwi ązku z Bank 994/2012 1 planowanymi inwestycjami 2013- Spółdzielczy z dnia 1.820.000 1.820.000 1.690.000 1.657.500 0,00 128.130,42 . gminnymi na 2012 rok oraz na 2026 w Zgierzu 04.09.2012 spłat ę wcze śniej zaci ągni ętych r. kredytów Dofinansowanie zadania: Umowa nr „Rozbudowa budynku szkoły, 495/OA/P/2/ WFO śiGW budowa sali gimnastycznej z 2012- 2 2012 z dnia 93.408 93.408 84.608 82.408 513,74 2.041,96 w Łodzi zapleczem, ociepleniem 2023 14.11.2012 istniej ącego budynku szkoły w r. Popowie Głowie ńskim” Umowa nr Dofinansowanie realizacji zadania: WFO śiGW 557/OA/PD/ „Wykonanie robót budowlanych w 2012- 3 72.371 72.371 65.134,08 63.324,80 376,23 1.576,77 w Łodzi 2012 z dnia budynku Szkoły Podstawowej w 2022 06.12.2012 r Lubiankowie, gm. Głowno” 2013 rok ------I połowa 2014 roku ------
Umowa o dofinansowanie ze środków WFO ŚiGW w Łodzi nr 495/OA/P/2012 – 93.408,00 zł Umowa zawarta została w dniu 14 listopada 2012 roku pomiędzy WFOŚiGW w Łodzi, reprezentowanym przez Andrzeja Czaplę – Zastępcę Prezesa Zarządu, oraz Bohdana Cezarego Dzierżka – Zastępcę Prezesa Zarządu, a Gminą Głowno, reprezentowaną przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka, przy kontrasygnacie Skarbnika Cezary Stokowskiej. Przedmiotem umowy było udzielenie pożyczki w kwocie 93.408,00 zł, nie więcej niż 95%
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wartości kosztu całkowitego zadania pn. „Rozbudowa budynku szkoły, budowa sali gimnastycznej z zapleczem, ociepleniem istniejącego budynku szkoły w Popowie Głowieńskim”. Ustalono, że kwota pożyczki przekazana będzie jednorazowo w terminie do dnia 20 grudnia 2012 roku. Wpływ środków w kwocie 92.894,26 zł miał miejsce w dniu 18 grudnia 2012 roku (Wn 260 Ma 133). – WB nr 204. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do przedmiotowej umowy, stanowiącym harmonogram spłat rat pożyczek i odsetek, spłata rozpoczęła się od 28 lutego 2013 roku i przedstawiała się następująco: l.p Data z Kwota Data faktyczna kwota Ewidencja WB . harmonogramu 1 28.02.2013 2.200,00 26.02.2013 2.200,00 Wn260-1 Ma133-1 nr 31 2 31.05.2013 2.200,00 29.05.2013 2.200,00 Wn260-1 Ma133-1 nr 90 3 31.08.2013 2.200,00 29.08.2013 2.200,00 Wn260-1 Ma133-1 nr 137 4 30.11.2013 2.200,00 29.11.2013 2.200,00 Wn260-1 Ma133-1 nr 198 Razem: 8.800,00
Umowa o dofinansowanie ze środków WFO ŚiGW w Łodzi nr 557/OA/PD/2012 w formie po życzki – 72.371,00 zł i dotacji - 72.371,00 zł. Umowa zawarta została w dniu 6 grudnia 2012 roku pomiędzy WFOŚiGW, reprezentowanym przez Andrzeja Czaplę – Zastępcę Dyrektora oraz Bohdana Cezarego Dzierżka – Zastępcę Prezesa Zarządu, a Gminą Głowno reprezentowaną przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka, przy kontrasygnacie Skarbnika. Zgodnie z treścią umowy, na realizację zadania pn. „Wykonanie robót budowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie gm. Głowno” udzielono Beneficjentowi pożyczki i dotacji w kwocie ogółem 144.742,00 zł, nie więcej niż 95% kosztu całkowitego zadania. Ustalono, że kwota dofinansowania w formie pożyczki i dotacji będzie przekazywana sukcesywnie w terminie do dnia 31 grudnia 2012 roku, a spłata rozpocznie się od dnia 28 lutego 2013 roku. Wpływ środków w wysokości 71.994,77 zł miał miejsce w dniu 21 grudnia 2012 roku (Wn133 / Ma260) – WB nr 207. Terminowość spłat przedstawia poniższa tabela:
l.p Data z Kwota Data faktyczna kwota Ewidencja WB . harmonogramu 1 28.02.2013 1.809,08 26.02.2013 1.809,08 Wn260-1 / Ma133-1 nr 31 2 31.05.2013 1.809,28 29.06.2013 1.809,28 Wn260-1 / Ma133-1 nr 90 3 31.08.2013 1.809,28 29.08.2013 1.809,28 Wn260-1 / Ma133-1 nr 137 4 30.11.2013 1.809,28 29.11.2013 1.809,28 Wn260-1 / Ma133-1 nr 198 Razem: 7 236,92
Umowa kredytu długoterminowego nr 994/2012 w wysokości 1.820.000,00 zł Ustalenia wartości szacunkowej dokonała Skarbnik Gminy Głowno Cezara Stokowska w dniu 6 sierpnia 2012 roku, co potwierdza pismo znak 271/4/2012. Zgodnie z powyższym dokumentem szacunkowa wartość zamówienia wyniosła 800.875,95 zł 2, co po przeliczeniu na euro wyniosło 199.242,70 zł. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w
2 Zgodnie z rozporz ądzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 roku w sprawie wie zamówie ń oraz konkursów, od których jest uzale żniony obowi ązek przekazywania ogłosze ń Urz ędowi Publikacji Unii Europejskich (Dz.U. z 2011 roku nr 282, poz. 1649 ze zm.) kwota ta, dla tego typu zamówie ń wynosiła 200.000,00 euro.
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
oparciu o stawkę wibor 1M na dzień 30 lipca 2012 roku (4,91%) oraz stopy procentowe kredytów podawane w prasie przez banki (5,9% w stosunku rocznym). Ogłoszenie o zamówieniu opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 291892-2012 w dniu 8 sierpnia 2012 roku, na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń w dniach od 8 sierpnia 2012 roku do 20 sierpnia 2012 roku. Treść ogłoszenia zgodna była z art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia sporządzona została w dniu 8 sierpnia 2012 roku i zatwierdzona przez Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka. Wskazano w niej m.in.: opis przedmiotu zamówienia, zgodnie z którym przedmiotem postępowania przetargowego był wybór banku, który udzieli Gminie Głowno kredytu długoterminowego w wysokości 1.820.000,00 zł w celu sfinansowania planowanego deficytu budżetu Gminy Głowno w związku z planowanymi inwestycjami gminnymi w 2012 oraz spłatą wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Dodatkowo ustalono następujące warunki zamówienia: okres spłaty kredytu: od dnia postawienia do dyspozycji Zamawiającego do 31 grudnia 2026 roku; [2] karencja w spłacie kapitału od daty uruchomienia do 31 marca 2013 roku, [3] spłata kapitału ma następować w po upływie okresu karencji, w czterech ratach w ciągu roku: I rata do dnia 31 marca, II rata do dnia 30 czerwca, III rata do 30 września, IV rata do 31 grudnia; [4] wysokość każdej raty wynosić będzie 32.500,00 zł; [5] do naliczenia oprocentowania kredytu w okresie karencji i w okresie spłaty należy przyjąć stawkę WIBOR 1M, ustaloną na koniec każdego miesiąca poprzedzającego spłatę raty. Termin składania ofert wyznaczono do dnia 20 sierpnia 2012 roku, godz. 11:00. Otwarcie ofert miało nastąpić tego samego dnia o godzinie 11:10. Po publikacji ogłoszenia do Zamawiającego wpływały pytania odnośnie treści siwz, w tym m.in. [1] pismo z Banku Gospodarstwa Krajowego z dnia 9 sierpnia 2012 roku, doręczone w dniu 10 września 2012 roku – odpowiedź z dnia 13 sierpnia 2012 roku, [2] pismo z Banku Pekao S.A. z dnia 13 sierpnia 2012 roku, doręczone w dniu 17 sierpnia 2012 roku – odpowiedź z dnia 14 sierpnia 2012 roku, [3] pismo Banku Spółdzielczego w Zgierzu z dnia 14 sierpnia 2012 roku, (brak daty wpływu do Urzędu Gminy) – odpowiedź z dnia 16 sierpnia 2012 roku. W dniu 20 sierpnia 2012 roku na drukach ZP-1 oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia złożyli: Agnieszka Żaczek, Wójt Gminy Marek Jóźwiak, Stanisław Urbanowicz, Sekretarz Jolanta Szkup oraz Kazimierz Przestrzeniewicz. Do dnia upływu terminu składania ofert wyznaczonego w siwz, wpłynęła jedna oferta złożona w dniu 20 sierpnia 2012 roku o godzinie 10:45 przez Bank Spółdzielczy w Zgierzu. Zgodnie z protokołem, bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający podał że na realizację zamówienia zamierza przeznaczyć 800.875,95 zł brutto. Otwarcie ofert nastąpiło w dniu 20 sierpnia 2012 roku. Zgodnie z listą obecności przedstawicieli wykonawców na publicznym otwarciu ofert w ww. dniu zjawił się przedstawiciel B.S. w Zgierzu Anna Zawadzka. Dokumentacja przedstawiona kontrolującym potwierdza, że złożone zostały wszystkie dokumenty których wymagał Zamawiający. Zgodnie z formularzem ofertowym cena oferty wynosiła 906.763,51 zł – całkowity koszt kredytu. Powyższe wskazuje, że kwota ofert przewyższała kwotę jaką Zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację przedmiotu zamówienia. Niemniej jednak dokonano wyboru oferenta. Zauważyć należy, iż zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 roku w sprawie zamówień oraz konkursów, od których uzależniony jest obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, w sytuacji gdy wartość zamówienia na dostawy i usługi, dla tego typu Zamawiającego, przekracza 200.000,00 euro, ogłoszenie podlega zamieszczeniu w europejskim publikatorze. Kurs
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
euro na dzień 6 sierpnia 2012 roku (data dokonania oszacowania wartości zamówienia) wynosił 4,0486 zł. Uwzględniając kwotę, jaką Zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizacje zamówienia, po przeliczeniu na euro jego wartość wynosiła 197.815,53 euro. Uwzględniając natomiast kwotę z oferty Wykonawcy, wynosiła ona 223.969,65 euro, zatem o 23.969,65 euro przekraczała progi ustalone przez prawodawcę w ww. rozporządzeniu. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty znak 271.4.2012 sporządzono w dniu 23 sierpnia 2014 roku i opublikowane zostało na stronie internetowej kontrolowanej jednostki oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Głowno w dniach 23 sierpnia 2012 – 4 września 2012 rok. Umowę nr 994/2012 o kredyt w rachunku bankowym zawarto w dniu 4 września 2012 roku pomiędzy Gminą Głowno reprezentowaną przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej, a Bankiem Spółdzielczym w Zgierzu. Przedmiotem umowy było udzielenie kredytu długoterminowego w kwocie 1.820.000,00 zł, z przeznaczeniem na finansowanie planowanego deficytu budżetu Gminy Głowno w związku z planowanymi inwestycjami gminnymi na 2012 rok oraz spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Kredytu udzielono na okres od 4 września 2012 roku do 31 grudnia 2026 roku. Postanowiono, że zostanie on jednorazowo uruchomiony do dnia 5 września 2012 roku. Spłata zobowiązania następować miała w 56 ratach kapitałowych, w wysokości 32.500,00 zł każda, płatnych zgodnie z harmonogramem. W dniu zawarcia umowy oprocentowanie wynosiło 6,69% w stosunku rocznym i ustalone zostało w oparciu o stawkę WIBOR 1M w wysokości 4,91% i stała marżę banku w wysokości 1,78 punktów procentowanych. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 333068-2012 opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 5 września 2012 roku.
Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów (art.89 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych)
Zgodnie z oświadczeniem Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej, Gmina Głowno nie zaciągała kredytów i pożyczek na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów. Oświadczenie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej w sprawie kredytów i pożyczek zaciąganych na spłatę wcześniej zaciągniętych pożyczek i kredytów oraz zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli.
Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art.89 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych)
Gmina Głowno nie zaciągała w latach 2012 – 2013 kredytów i pożyczek z przeznaczeniem na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu. Oświadczenie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej dotyczące zaciągania w latach 2012 - 2013 kredytów i pożyczek na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu, stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli.
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej (art.89 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych).
Gmina Głowno w latach 2012 – 2013 nie zaciągała kredytów na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. Oświadczenie Skarbnika Gminy Głowno Cezary Stokowskiej w sprawie kredytów na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli.
Udzielone gwarancje i por ęczenia – 2010 - 2012 rok Zgodnie z oświadczeniem Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej, stanowiącym załącznik nr 9 do protokołu kontroli , w latach 2010 – 2012 kontrolowana jednostka nie udzielała gwarancji i poręczeń.
Wyemitowane papiery warto ściowe Zgodnie z oświadczeniem Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej, stanowiącym załącznik nr 10 do protokołu kontroli , w latach objętych kontrolą Gmina Głowno nie emitowała papierów wartościowych.
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Zgodnie z oświadczeniem Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej, stanowiącym załącznik nr 11 do protokołu kontroli , Gmina Głowno nie posiadała akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego.
Stan zadłu żenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2012 – I kwartał 2014 rok
Kontrolujący dokonali wyliczenia wskaźników zadłużenia Gminy Głowno, wynikających z art. 169 i 170 ustawy finansach publicznych, zgodnie z którymi: 1. Łączna kwota przypadających w danym roku budżetowym: [1] spłaty rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 82 ust. 1 pkt 2 i 3 wraz z należnymi w danym roku odsetkami od kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 82 ust. 1, [2] wykupu papierów wartościowych emitowanych przez jednostki samorządu terytorialnego na cele określone w art. 82 ust. 1 pkt 2 i 2 wraz z należnymi odsetkami i dyskontem od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 82 ust. 1, [3] potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych przez jednostki samorządu terytorialnego poręczeń oraz gwarancji – nie może przekroczyć 15% planowanych na dany rok budżetowy dochodów jednostek samorządu terytorialnego (art. 169) 3. 2. Łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budżetowego nie może przekroczyć 60% wykonanych dochodów ogółem tej
3 Obowi ązywał do dnia 31 grudnia 2013 roku
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
jednostki w tym roku budżetowym. W trakcie roku budżetowego łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec kwartału nie może przekraczać 60% planowanych w danym roku budżetowym dochodów tej jednostki (art. 170) 4.
Rb-Z według stanu na dzień 31 marca 2012 roku Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-Z z dnia 19 kwietnia 2012 roku kwota zadłużenia Gminy Głowno wynosiła 3.497.500,00 zł, na co składały się w pełni kredyty i pożyczki długoterminowe wykazane w kolumnie 10 Banki: Zadłu żenie ogółem wg dokumentacji 3.497.500,00 źródłowej, w tym: 808341503 z 1031/2009 z 1445/2010 z 1532/2011 z 10.08.2006 Bank 23.10.2009 Bank 15.12.2010 Bank 15.12.2011 Bank umowa kredytu Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy w Głownie Głownie Zgierzu Zgierzu kwota kredytu 700.000,00 1.000.000,00 950.000,00 1.700.000,00 ogółem (zł) okres spłaty 2006 - 2016 2009 - 2019 2010 – 2020 2011 - 2021 Faktyczne zadłu żenie na IV 350.000,00 640.000,00 850.000,00 1.700.000,00 kwartał 2011 roku Rozchód (zł) 0,00 0,00 0,00 42.500,00 Zadłu żenie na I kwartał 2012 350.000,00 640.000,00 850.000,00 1.657.500,00 roku tytułem umów: Wskaźnik art. 170 ustawy o finansach publicznych Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 marca 2012 roku, sporządzonym w dniu 27 kwietnia 2012 roku (korekta nr 1) kwota planowanych dochodów ogółem (po zmianach) wynosiła 9.730.830,14 zł. W związku z powyższym wysokość wskaźnika kształtowała się następująco: 3.497.500,00 : 9.730.830,14 x 100% = 35,94% Wskaźnik art. 169 ustawy o finansach publicznych Zgodnie z uchwałą nr XVI/82/12 Rady Gminy Głowno z dnia 31 stycznia 2012 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Głowno na 2012 rok, planowane dochody budżetu Gminy wynosiły 10.030.182,00 zł, planowana spłata otrzymanych kredytów i pożyczek wynosiła 420.000,00 zł, a planowana kwota spłat odsetek od kredytów i pożyczek (dział 757, rozdział 75702, §811) wynosiła 190.000,00 zł. Wysokość wskaźnika kształtowała się następująco: (420.000,00 + 190.000,00) : 10.030.182,00 x 100% = 6,09%
4 Obowi ązywał do dnia 31 grudnia 2013 roku
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Rb-Z według stanu na dzień 30 czerwca 2012 roku Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-Z z dnia 18 lipca 2012 roku kwota zadłużenia Gminy Głowno wynosiła 3.330.000,00 zł, na co składały się w pełni kredyty i pożyczki długoterminowe wykazane w kolumnie 10 Banki: Zadłu żenie ogółem wg dokumentacji 3.330.000,00 źródłowej, w tym: 808341503 z 1031/2009 z 1445/2010 z 1532/2011 z 10.08.2006 Bank 23.10.2009 Bank 15.12.2010 Bank 15.12.2011 Bank umowa kredytu Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy w Głownie Głownie Zgierzu Zgierzu kwota kredytu 700.000,00 1.000.000,00 950.000,00 1.700.000,00 ogółem (zł) okres spłaty 2006 - 2016 2009 - 2019 2010 – 2020 2011 - 2021 Faktyczne zadłu żenie na I 350.000,00 640.000,00 850.000,00 1.657.500,00 kwartał 2012 roku Rozchód (zł) 35.000,00 40.000,00 50.000,00 42.500,00 Nr 104 / Nr 104 / - Wb nr / z dnia Nr 104 / 29.06.2012 Nr 104 / 29.06.2012 29.06.2012 29.06.2012 Zadłu żenie na II kwartał 2012 315.000,00 600.000,00 800.000,00 1.615.000,00 roku tytułem umów
Wskaźnik art. 170 ustawy o finansach publicznych Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2012 roku, sporządzonym w dniu 18 lipca 2012 roku kwota planowanych dochodów ogółem (po zmianach) wynosiła 10.573.008,80 zł. Uwzględniając powyższe, wysokość wskaźnika kształtowała się następująco: 3.330.000,00 : 10.573.008,80 x 100% = 31,50 %
Rb-Z według stanu na dzień 30 września 2012 roku Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-Z z dnia 18 października 2012 roku kwota zadłużenia Gminy Głowno wynosiła 5.107.500,00 zł, na co składały się w pełni kredyty i pożyczki długoterminowe wykazane w kolumnie 10 Banki: Zadłu żenie ogółem wg 5.107.500,00 dokumentacji źródłowej, w tym: 808341503 z 1031/2009 z 1445/2010 z 1532/2011 z 994/2012 z 10.08.2006 23.10.2009 15.12.2010 15.12.2011 04.09.2012 umowa kredytu Bank Bank Bank Bank Bank Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy Spółdzielczy w Spółdzielczy w Głownie Głownie w Zgierzu Zgierzu Zgierzu kwota kredytu 1.820.000,00 700.000,00 1.000.000,00 950.000,00 1.700.000,00 ogółem (zł) okres spłaty 2006 - 2016 2009 - 2019 2010 – 2020 2011 - 2021 2013 - 2026 Zadłu żenie na II 0,00 315.000,00 600.000,00 800.000,00 1.615.000,00 kwartał 2012 roku: przychód (zł) 0,00 0,00 0,00 0,00 1.820.000,00 Nr 142 / Wb nr / z dnia - - - - 05.09.2012 rozchód (zł) 0,00 0,00 0,00 42.500,000 0.00
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Nr 157 / - Wb nr / z dnia - - - 28.09.2012 Zadłu żenie na III kwartał 2012 roku 315.000,00 600.000,00 800.000,00 1.572.500,00 1.820.000,00 tytułem umów
Wskaźnik art. 170 ustawy o finansach publicznych Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2012 roku III kwartał, sporządzonym w dniu 18 października 2012 roku kwota planowanych dochodów ogółem (po zmianach) wynosiła 11.235.873,17 zł. Uwzględniając powyższe, wysokość wskaźnika kształtowała się następująco: 5.107.500,00 : 11.235.873,17 x 100% = 45,46%
Rb-Z według stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-Z z dnia 21 lutego 2013 roku kwota zadłużenia Gminy Głowno wynosiła 5.105.779,00 zł, na co składały się kredyty i pożyczki długoterminowe wykazane w kolumnie 10 Banki w kwocie 4.940.000,00 zł oraz pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wykazane w kolumnie 7, grupa III w kwocie 165.779,00 zł, co przedstawiono w poniższej tabeli:
Zadłu żenie ogółem wg dokumentacji 5.105.779,00 źródłowej, w tym: 808341503 z 1031/2009 z 1445/2010 z 994/2012 z 1532/2011 z 495/OA/P/2 557/OA/PD/20 10.08.2006 23.10.2009 15.12.2010 04.09.2012 15.12.2011 Bank 012 z 12 z umowa kredytu Bank Bank Bank Bank Spółdzielczy w 14.11.2012 06.12.2012 Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy Zgierzu WFO ŚiGW WFO ŚiGW Głownie Głownie Zgierzu w Zgierzu kwota kredytu 1.820.000,00 700.000,00 1.000.000,00 950.000,00 1.700.000,00 93.408,00 72.371,00 ogółem (zł) okres spłaty 2006 - 2016 2009 - 2019 2010 – 2020 2011 - 2021 2013 - 2026 2013 - 2023 2013 – 2022 Zadłu żenie na III kwartał 2012 315.000,00 600.000,00 800.000,00 1.572.500,00 1.820.000,00 0,00 0,00 roku przychód (zł) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 93.408,00 72.371,00 Nr 204 / Nr 207 z - Wb nr / z dnia - - - - - 18.12.2012 21.12.2012 rozchód (zł) 35.000,00 40.000,00 50.000,00 42.500,00 0,00 0,00 0,00 Nr 192 / Nr 210 / Nr 210 / Nr 210 / - Wb nr / z dnia - - - 30.11.2012 28.12.2012 28.12.2012 28.12.2012 Zadłu żenie na IV kwartał 2012 280.000,00 560.000,00 750.000,00 1.530.000,00 1.820.000,00 93.408,00 72.371,00 tytułem umów
Wskaźnik art. 170 ustawy o finansach publicznych Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku IV kwartał, sporządzonym w dniu 21 lutego 2013 roku, kwota wykonanych dochodów ogółem wynosiła 11.527.284,92 zł. Uwzględniając powyższe wysokość wskaźnika kształtowała się następująco: 5.105.779,00 : 11.527.284,92 x 100% = 44,29%
Rb-Z według stanu na dzień 31 marca 2013 roku Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-Z z dnia 19 kwietnia 2013 roku kwota zadłużenia Gminy Głowno wynosiła 5.026.769,92 zł, na co składały się kredyty i pożyczki długoterminowe wykazane w kolumnie 10 Banki w kwocie 4.865.000,00 zł oraz pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wykazane w kolumnie 7, grupa III w kwocie 161.769,92 zł, co przedstawiono w poniższej tabeli:
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zadłu żenie ogółem wg dokumentacji 5.026.769,92 źródłowej, w tym: 808341503 z 1031/2009 z 1445/2010 z 994/2012 z 1532/2011 z 495/OA/P/2 557/OA/PD/20 10.08.2006 23.10.2009 15.12.2010 04.09.2012 15.12.2011 Bank 012 z 12 z umowa kredytu Bank Bank Bank Bank Spółdzielczy w 14.11.2012 06.12.2012 Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy Zgierzu WFO ŚiGW WFO ŚiGW Głownie Głownie Zgierzu w Zgierzu kwota kredytu 1.820.000,00 700.000,00 1.000.000,00 950.000,00 1.700.000,00 93.408,00 72.371,00 ogółem (zł) okres spłaty 2006 - 2016 2009 - 2019 2010 – 2020 2011 - 2021 2013 - 2026 2013 - 2023 2013 – 2022 Zadłu żenie na IV kwartał 2012 280.000,00 560.000,00 750.000,00 1.530.000,00 1.820.000,00 93.408,00 72.371,00 roku rozchód (zł) 0,00 0,00 0,00 42.500,00 32.500,00 2.200,00 1.809,08 Nr 52 / Nr 52 / Nr 31 / Nr 31 / - Wb nr / z dnia - - - 29.03.2013 29.03.2013 26.02.2013 26.02.2013 Zadłu żenie na I kwartał 2013 280.000,00 560.000,00 750.000,00 1.487.500,00 1.787.500,00 91.208,00 70.561,92 roku tytułem umów
Wskaźnik art. 170 ustawy o finansach publicznych Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 marca 2013 roku, sporządzonym w dniu 19 kwietnia 2013 roku kwota planowanych dochodów ogółem (po zmianach) wynosiła 11.046.867,94 zł. Uwzględniając powyższe, wysokość wskaźnika przedstawiała się następująco: 5.026.769,92 : 11.046.867,94 x 100% = 45,50% Wskaźnik art. 169 ustawy o finansach publicznych Zgodnie z uchwałą nr XXXI/142/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 stycznia 2013 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Głowno na 2013 roku, planowane dochody budżetu Gminy wynosiły 11.101.498,00 zł, planowana spłata otrzymanych kredytów i pożyczek 566.036,92 zł, a planowa kwota spłat odsetek od kredytów i pożyczek (dział 757, rozdział 75702, §811) wynosiła 315.380,00 zł. W związku z powyższym wysokość wskaźnika kształtowała się następująco: (566.036,92 + 315.380,00) : 11.101.498,00 x 100% = 7,94%
Rb-Z według stanu na dzień 30 czerwca 2013 roku Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-Z z dnia 19 lipiec 2013 roku kwota zadłużenia Gminy Głowno wynosiła 4.882.760,64zł, na co składały się kredyty i pożyczki długoterminowe wykazane w kolumnie 10 Banki w kwocie 4.665.000,00 zł oraz pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wykazane w kolumnie 7, grupa III w kwocie 157.760,64 zł, co przedstawiono w poniższej tabeli:
Zadłu żenie ogółem wg dokumentacji 4.822.760,64 źródłowej, w tym: 808341503 z 1031/2009 z 1445/2010 z 994/2012 z 1532/2011 z 495/OA/P/2 557/OA/PD/20 10.08.2006 23.10.2009 15.12.2010 04.09.2012 15.12.2011 Bank 012 z 12 z umowa kredytu Bank Bank Bank Bank Spółdzielczy w 14.11.2012 06.12.2012 Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy Zgierzu WFO ŚiGW WFO ŚiGW Głownie Głownie Zgierzu w Zgierzu kwota kredytu 1.820.000,00 700.000,00 1.000.000,00 950.000,00 1.700.000,00 93.408,00 72.371,00 ogółem (zł) okres spłaty 2006 - 2016 2009 - 2019 2010 – 2020 2011 - 2021 2013 - 2026 2013 - 2023 2013 – 2022 Zadłu żenie na I kwartał 2013 280.000,00 560.000,00 750.000,00 1.487.500,00 1.787.500,00 91.208,00 70.561,92 roku rozchód (zł) 35.000,00 40.000,00 50.000,00 42.500,00 32.500,00 2.200,00 1.809,28
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Nr 106 / Nr 106 / Nr 106 / Nr 106 / Nr 106 / Nr 90 / Nr 90 / - Wb nr / z dnia 28.06.2013 28.06.2013 28.06.2013 28.06.2013 28.06.2013 29.05.2013 29.05.2013 Zadłu żenie na II kwartał 2013 245.000,00 520.000,00 700.000,00 1.445.000,00 1.755.000,00 89.008,00 68.752,64 roku tytułem umów Wskaźnik art. 170 ustawy o finansach publicznych Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2013 roku II kwartał, sporządzonym w dniu 19 lipca 2013 roku kwota planowanych dochodów ogółem (po zmianach) wynosiła 11.374.214,96 zł. Uwzględniając powyższe wysokość wskaźnika kształtowała się następująco 4.822.760,64 : 11.374.214,96 x 100% = 42,40%
Rb-Z według stanu na dzień 30 września 2013 roku Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-Z z dnia 7 października 2013 roku kwota zadłużenia Gminy Głowno wynosiła 4.743.751,36, na co składały się kredyty i pożyczki długoterminowe wykazane w kolumnie 10 Banki w kwocie 4.590.000,00 zł oraz pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wykazane w kolumnie 7, grupa III w kwocie 153.751,36 zł, co przedstawiono w poniższej tabeli:
Zadłu żenie ogółem wg dokumentacji 4.743.751,36 źródłowej, w tym: 808341503 z 1031/2009 z 1445/2010 z 994/2012 z 1532/2011 z 495/OA/P/2 557/OA/PD/20 10.08.2006 23.10.2009 15.12.2010 04.09.2012 15.12.2011 Bank 012 z 12 z umowa kredytu Bank Bank Bank Bank Spółdzielczy w 14.11.2012 06.12.2012 Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy Zgierzu WFO ŚiGW WFO ŚiGW Głownie Głownie Zgierzu w Zgierzu kwota kredytu 1.820.000,00 700.000,00 1.000.000,00 950.000,00 1.700.000,00 93.408,00 72.371,00 ogółem (zł) okres spłaty 2006 - 2016 2009 - 2019 2010 – 2020 2011 - 2021 2013 - 2026 2013 - 2023 2013 – 2022 Zadłu żenie na II kwartał 2013 245.000,00 520.000,00 700.000,00 1.445.000,00 1.755.000,00 89.008,00 68.752,64 roku rozchód (zł) 0,00 0,00 0,00 42.500,00 32.500,00 2.200,00 1.809,28 Nr 156 / Nr 156 / Nr 137 / Nr 137 / - Wb nr / z dnia - - - 26.09.2013 26.09.2013 29.08.2013 29.08.2013 Zadłu żenie na III kwartał 2013 245.000,00 520.000,00 700.000,00 1.402.500,00 1.722.500,00 86.808,00 66.943,36 roku tytułem umów
Wskaźnik art. 170 ustawy o finansach publicznych Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 30 września 2013 roku, sporządzonym w dniu 7 października 2013 roku kwota planowanych dochodów ogółem (po zmianach) wynosiła 11.541.847,96 zł. W związku z powyższym, wysokość wskaźnika kształtowała się następująco 4.743.751,36 : 11.541.847,96 x 100% = 41,10%
Rb-Z według stanu na dzień 31 grudnia 2013 roku Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-Z z dnia 26 marca 2014 roku kwota zadłużenia Gminy Głowno wynosiła 4.539.742,08, na co składały się kredyty i pożyczki długoterminowe wykazane w kolumnie 10 Banki w kwocie 4.390.000,00 zł oraz pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wykazane w kolumnie 7, grupa III w kwocie 149.742,08 zł, co przedstawiono w tabeli poniżej:
Zadłu żenie ogółem wg 4.539.742,08 dokumentacji
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
źródłowej, w tym: 808341503 z 1031/2009 z 1445/2010 z 994/2012 z 1532/2011 z 495/OA/P/2 557/OA/PD/20 10.08.2006 23.10.2009 15.12.2010 04.09.2012 15.12.2011 Bank 012 z 12 z umowa kredytu Bank Bank Bank Bank Spółdzielczy w 14.11.2012 06.12.2012 Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy Zgierzu WFO ŚiGW WFO ŚiGW Głownie Głownie Zgierzu w Zgierzu kwota kredytu 1.820.000,00 700.000,00 1.000.000,00 950.000,00 1.700.000,00 93.408,00 72.371,00 ogółem (zł) okres spłaty 2006 - 2016 2009 - 2019 2010 – 2020 2011 - 2021 2013 - 2026 2013 - 2023 2013 – 2022 Zadłu żenie na III kwartał 2013 245.000,00 520.000,00 700.000,00 1.402.500,00 1.722.500,00 86.808,00 66.943,36 roku rozchód (zł) 35.000,00 40.000,00 50.000,00 42.500,00 32.500,00 2.200,00 1.809,28 Nr 198 / Nr 218-219 / Nr 218-219 / Nr 218-219 / Nr 218-219 / Nr 198 / Nr 198 / - Wb nr / z dnia 29.11.2013 31.12.2013 31.12.2013 31.12.2013 31.12.2013 29.11.2013 29.11.2013 Zadłu żenie na IV kwartał 2013 210.000,00 480.000,00 650.000,00 1.360.000,00 1.690.000,00 84.608,00 65.134,08 roku tytułem umów
Wskaźnik art. 170 ustawy o finansach publicznych Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku, sporządzonym w dniu 17 lutego 2014 roku, kwota wykonanych dochodów ogółem wyniosła wynosiła 11.803.686,22 zł. W związku z powyższym wysokość wskaźnika przedstawiała się następująco: 4.539.742,08 : 11.803.686,22 x 100% = 38,46%
Rb-Z według stanu na dzień 31 marca 2014 roku Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-Z z dnia 18 kwietnia 2014 roku kwota zadłużenia Gminy Głowno wynosiła 4.460.732,80, na co składały się kredyty i pożyczki długoterminowe wykazane w kolumnie 10 Banki w kwocie 4.315.000,00 zł oraz pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wykazane w kolumnie 7, grupa III w kwocie 145.732,80 zł, co przedstawiono w tabeli poniżej:
Zadłu żenie ogółem wg dokumentacji 4.460.732,80 źródłowej, w tym: 808341503 z 1031/2009 z 1445/2010 z 994/2012 z 1532/2011 z 495/OA/P/2 557/OA/PD/20 10.08.2006 23.10.2009 15.12.2010 04.09.2012 15.12.2011 Bank 012 z 12 z umowa kredytu Bank Bank Bank Bank Spółdzielczy w 14.11.2012 06.12.2012 Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy w Spółdzielczy Zgierzu WFO ŚiGW WFO ŚiGW Głownie Głownie Zgierzu w Zgierzu kwota kredytu 1.820.000,00 700.000,00 1.000.000,00 950.000,00 1.700.000,00 93.408,00 72.371,00 ogółem (zł) okres spłaty 2006 - 2016 2009 - 2019 2010 – 2020 2011 - 2021 2013 - 2026 2013 - 2023 2013 – 2022 Zadłu żenie na IV kwartał 2013 210.000,00 480.000,00 650.000,00 1.360.000,00 1.690.000,00 84.608,00 65.134,08 roku rozchód (zł) 0,00 0,00 0,00 42.500,00 32.500,00 2.200,00 1.809,28 Nr 59 / Nr 59 / Nr 36 / Nr 36 / - Wb nr / z dnia - - - 31.03.2014 31.03.2014 26.02.2014 26.02.2014 Zadłu żenie na I kwartał 2014 210.000,00 480.000,00 650.000,00 1.317.500,00 1.657.500,00 82.408,00 63.324,80 roku tytułem umów
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wskaźnik art. 170 ustawy o finansach publicznych 5 Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 marca 2014 roku, sporządzonym w dniu 18 kwietnia 2014 roku roku kwota planowanych dochodów ogółem (po zmianach) wynosiła 12.163.547,68 zł. W związku z powyższym, wysokość wskaźnika kształtowała się następująco 4.460.732,80: 12.163.547,68 x 100% = 36,68% Wskaźnik z art. 243 ustawy o finansach publicznych Zgodnie z uchwałą nr XLIII/203/14 Rady Gminy Głowno z dnia 29 stycznia 2014 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Głowno na 2014 roku, planowane dochody budżetu Gminy wynosiły 11.875.613,21 zł, planowana spłata otrzymanych kredytów i pożyczek 481.037,12 zł, a planowa kwota spłat odsetek od kredytów i pożyczek (dział 757, rozdział 75702, §811) wynosiła 223.979,00 zł. W związku z powyższym wysokość wskaźnika kształtowała się następująco: (481.037,12 + 223.979,00) : 11.875.613,21 x 100% = 5,94% Dane wykazane w kontrolowanych sprawozdaniach Rb-Z zweryfikowano z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki, w tym obrotami na kontach 134-330, 134-331, 134- 441, 134-541, 134-616, 260-1, 260-2 oraz zestawieniami obrotów i sald sporządzanymi za okres od początku roku do ostatniego dnia kwartału 2012 i 2013 roku. Nie stwierdzono nieprawidłowości. Dane wykazane w sprawozdaniach Rb-Z zgodne były z danymi rachunkowymi Gminy Głowno.
III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
W związku z art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2013 roku, poz. 33o), oraz art. 40 ustawy o finansach publicznych (tekst jednolity z 2013 roku, poz. 885 ze zm.), a także zgodnie z §14, §15 i §16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity z 2013 roku, poz. 289) zarządzeniem nr 203/2012 z dnia 31 grudnia 2012 roku Wójt Gminy Głowno wprowadził dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, obowiązującą w Urzędzie Gminy Głowno, zmienianą następującymi zarządzeniami: [1] nr 55/2013 z 31 grudnia 2013 roku, [2] zarządzeniem nr 22/2014 z 31 marca 2014 roku. W polityce rachunkowości uregulowano m.in.: W związku z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości w załączniku nr 2 do ww. zarządzenia określono okresy sprawozdawcze: miesiąc, kwartał, półrocze, rok z podziałem właściwym dla każdego ze sporządzanych sprawozdań budżetowych i finansowych. Wskazano, że rokiem obrotowym jest rok
5 Wyliczenie informacyjne. Wska źnik obowi ązywał do dnia 31 grudnia 2013 roku.
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
kalendarzowy, a księgi rachunkowe zamyka się na dzień 31 grudnia, który jest dniem bilansowym, w terminie do 30 kwietnia roku następnego. Metody ustalania wyniku finansowego, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy – załącznik nr 3 do zarządzenia; W związku z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, w przedmiotowym dokumencie uregulowano m.in.: zakładowy plan kont ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej – załącznik nr 4a; wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz programowych zasad ich ochrony. W załączniku nr 4b zamieszczono wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wskazując, że księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem licencjonowanych programów komputerowych firmy Usługi Informatyczne INFO-SYSTEM Sp. J. ul. Piłsudskiego 31/240 05-120 Legionowo, oraz zawierających się w nim poszczególnych systemach: [1] AUTA – system wymiaru podatku od środków transportowych, [2] PŁACE – system kadrowo- płacowy, [3] BUDZET – system księgowości budżetowej z planowaniem, [4] PODATKI – system wymiaru podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości, [5] KSGZOB – system księgowości podatków i opłat, [6] JGU – system wymiaru podatków lokalnych od osób prawnych, [7] ŚRODKI TRWAŁE – system prowadzenia ewidencji wyposażenia, środków trwałych oraz ich umorzeń, [8] AKCYZA – system rozliczania zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, [9] KSZOB GOMIG – system gospodarki odpadami z systemem księgowości zobowiązań. W zakresie systemu fakturowania i księgowania opłat za wodę w Gminie Głowno funkcjonował system WODA w ramach programu Usług Komputerowych mgr inż. Stanisława Orłowskiego os. Okrzei 6/288 97-400 Bełchatów . Nie określono wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, czym naruszono art. 10 ust. 1 pkt 3 pkt c ustawy o rachunkowości. Jak wskazano w wyjaśnieniach złożonych kontrolującym w dniu 14 stycznia 2015 roku, „ Nie ma możliwości podania wersji oprogramowania WODA, które jest w trakcie roku zgodnie umową systematycznie aktualizowane ”. Nie mniej jednak naruszenie wskazane powyżej przez kontrolujących odnosi się do wszystkich wymienionych wersji programów, a aktualizacja czy zmiany wersji oprogramowania nie zwalniają jednostki z obowiązku przestrzegania regulacji ustawowych, w tym tych zawartych w art. 10 ust. 1 pkt 3 ppkt, a także ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym Kierownik jednostki dokonuje aktualizacji przyjętych zasad rachunkowości. Wyjaśnienia złożone w dniu 14 stycznia 2015 roku stanowią załącznik nr 47 do protokołu kontroli. W załączniku nr 5 polityki rachunkowości obowiązującej w Urzędzie Gminy Głowno określono system ochrony danych i ich zbiorów. W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej stwierdzono, iż w zasadach rachunkowości wprowadzono zapis zgodnie z którym księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych (sum zapisów) i sald, a tworzą je: − Księga główna (dziennik), − Księgi pomocnicze, − Zestawienia obrotów i sald. W dalszej części zasad rachunkowości stwierdzono, że wyodrębniono plan kont dla następujących dzienników księgowych:
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− Budżet Gminy Głowno, − Urząd Gminy, − Urząd Gminy dochody. A wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe stanowią: dziennik główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald kont dziennik główna oraz ksiąg pomocniczych. Wskazać jednak trzeba, iż księga główna oraz dziennik to dwa odrębne urządzenia księgowe, o których mowa art. 13, 14 i 15 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z powyższym, księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: [1] dziennik, [2] księgę główną, [3] księgi pomocnicze, [4] zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, [5] wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym i bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych powinien umożliwić uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwić ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. W przypadku gdy stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Z kolei księga główna zawiera zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równolegle w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasada podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgo głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. Dlatego tez niewłaściwe jest utożsamianie pojęcia dziennika i księgi głównej w dokumentacji opisującej zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w Gminie Głowno. Dodatkowo, w wyniku weryfikacji ewidencji księgowej kontrolujący stwierdzili, że w rzeczywistości w latach objętych kontrolą JST prowadziła odrębne rejestry – dzienniki dla następujących operacji: − Budżet gminy − Urząd Gminy Dochody − Urząd Gminy Wydatki − Urząd Gminy Depozyty − Urząd Gminy Fundusz Pracy − Urząd Gminy Fundusz Socjalny. Podział ten nie został wskazany w polityce rachunkowości obowiązującej w Gminie Głowno, wprowadzonej w życie na mocy zarządzenia nr 203/2012 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2012 roku, czym naruszono art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym, określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych co do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności, o której mowa w art. 7. Akta kontroli [A4 str. 136 - 239]: zarządzenie nr 203/2012 Wójta Gminy Głowno z 31 grudnia 2012 roku w sprawie wprowadzenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Urzędzie Gminy Głowno, ze zmianą zarządzeniem nr 55/2013 z 31 grudnia 2013 roku oraz nr 22/2014 z 31 marca 2014 roku. Wyodrębniona ewidencja dla projektów finansowanych z Unii Europejskiej Jak ustalono w trakcie kontroli Gmina Głowno w latach 2013 – I kwartał 2014 roku prowadziła zadania inwestycyjne dofinansowane ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, w tym m.in. w związku z realizacją inwestycji budowy boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy szkole w Popowie Głowieńskim, finansowanej w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” PROW na lata 2007 – 2013. Tym samym, obowiązująca w kontrolowanej jednostce polityka rachunkowości nie wskazywała na wyodrębnienie ewidencji księgowej dla projektu. Jak poinformowała kontrolujących inspektor Alina Dałek w wyjaśnieniach złożonych w dniu 9 września 2014 roku „ W 2012 roku w polityce rachunkowości dokonano zapisu dotyczącego środków unijnych na następujących kontach: 133-2 Rachunek budżetu PO KL, 223-2 Rachunek budżetu PO KL, 223-6 Rozliczenie wydatków budżetowych PO KL Aktywizacja mieszkańców, 223-7 Rozliczenie wydatków budżetowych PO KL Mała Szkoła, 901-2 Dochodu Budżetu Środki Europejskie. Natomiast w latach 2012 – 2013 nie wprowadzano żadnych nowych uregulowań prawnych do realizowanych projektów unijnych .” Wyjaśnienie Inspektora ds. księgowości budżetowej Aliny Dałek z dnia 9 września 2014 roku dotyczące wyodrębnionej rachunkowości na potrzeby projektów realizowanych z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej, stanowi załącznik nr 12 do protokołu kontroli. Obowiązek wyodrębnienia ewidencji dla każdego projektu finansowanego ze środków pochodzących z Unii Europejskiej nakłada art. 60 pkt d rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku ustalającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999, zgodnie z którym beneficjenci, a także inne podmioty uczestniczące w realizacji programów operacyjnych, mają prawny obowiązek zapewnienia utrzymania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. W sytuacji prawidłowego wyodrębnienia ewidencji księgowej dla prowadzonych projektów, możliwe byłoby sporządzenie właściwych wydruków z ewidencji księgowej wszystkich operacji związanych z jedną, konkretną inwestycją, ze wskazaniem na sposób jej wyodrębnienia (kod czy analityka). Kontrolą objęto prawidłowość dokonywania zapisów księgowych w dzienniku „Wydatki jednostki”, przyjmując za próbę trzydzieści pierwszych pozycji ze stycznia 2013 roku. Ustalenia kontroli: Stwierdzono, iż podstawą zapisów księgowych były dokumenty spełniające wymogi dotyczące dowodu źródłowego wynikające z art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości; Dowody księgowe poddane zostały kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej i zatwierdzone do wypłaty zgodnie z regulacjami wynikającymi z obowiązującej w kontrolowanej jednostce instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, stanowiącej załącznik nr 7 do zarządzenia nr 203/2012 Wójta Gminy Głowno z dnia 31 grudnia 2012 roku w sprawie polityki rachunkowości, zmienianej zarządzeniem nr 55/2013 z dnia 31 grudnia 2013 roku oraz nr 22/2014 z dnia 31 marca 2014 roku. Zapisy księgowe spełniały wymogi zawarte w art. 23 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości; Dodatkowo w wyniku kontroli stwierdzono, iż zapisy w dzienniku z 2012 i 2013 roku „Wydatki jednostki”, dzienniku z 2013 roku „”Fundusz Pracy”, dzienniku
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
z 2013 roku „Fundusz Socjalny” nie były uporządkowane chronologicznie powodując brak kolejności numeracji. Powyższe stanowiło naruszenie art. 14 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, a zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi kontrolującym w dniu 14 stycznia 2015 roku „ Zapisy w dzienniku z 2012 i 2013 roku „Wydatki jednostki”, „Fundusz Jednostki”, „Fundusz socjalny” nie były uporządkowane chronologicznie powodując brak kolejności numeracji, ponieważ system komputerowy sam nadaje numer kolejny wg daty oraz alfabetycznie w nazwy dokumentu. Jeżeli w danym dniu jest księgowane więcej dokumentów, np. Faktura, Polecenie księgowania, Raport kasowy, Wyciąg bankowy, wtedy program wystawia numery kolejne alfabetycznie wg nazwy danego dokumentu”. Niemniej jednak jednostka zobowiązana jest dostosować funkcjonujące oprogramowanie księgowe, w sposób zapewniający jego zgodność z normami prawnymi wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w tym z art. 14 ustawy. Wyjaśnienia złożone w dniu 14 stycznia 2015 roku stanowią załącznik nr 47 do protokołu kontroli. Akta kontroli [A5 str. 240 - 258]: wydruki z dziennika „Wydatki jednostki” „Fundusz pracy”, „Fundusz socjalny”. Kontrola obrotu bezgotówkowego w Gminie Głowno: Weryfikacją objęto prawidłowość dokonywania obrotu bezgotówkowego na koncie 133, 130 dochody i 130 wydatki w latach 2012 i 2013. Szczegółowe dane, uzyskane w wyniku kontroli przedstawiono w poniższej tabeli: Saldo według ewidencji Saldo według wyci ągu bankowego ksi ęgowej Konto Kwota (zł) WB nr z dnia Kwota (zł) Stan na dzie ń 31 pa ździernika 2012 roku Wn 133 141.836,54 WB nr 175 z 31.10.2012 141.836,54 Stan na dzie ń 1 listopada 2012 roku Wn 133 141.836,54 WB nr 176 z 02.11.2012 141.836,54 Stan na dzie ń 30 listopada 2012 roku Wn 133 296.024,15 WB nr 192 z 30.11.2012 296.024,15 Stan na dzie ń 1 grudnia 2012 roku Wn 133 296.024,15 WB nr 193 z 03.12.2012 296.024,15 Stan na dzie ń 31 grudnia 2012 roku Wn 133 624.444,84 WB nr 213 z 31.12.2012 624.444,84 Stan na dzie ń 1 stycznia 2013 roku Wn 133 624.444,84 WB nr 1 z 02.01.2013 624.444,84 Stan na dzie ń 31 pa ździernika 2013 roku Wn 133 22.203,13 WB nr 180 z 31.10.2013 22.203,13 Stan na dzie ń 1 listopada 2013 roku Wn 133 22.203,13 Wb nr 181 z 4.11.2013 22.203,13 Stan na dzie ń 30 listopada 2013 roku Wn 133 153.747,87 WB nr 198 z 29.11.2013 153.747,87 Stan na dzie ń 1 grudnia 2013 roku Wn 133 153.747,87 WB nr 199 z 02.12.2013 153.747,87 Stan na dzie ń 31 grudnia 2013 roku Wn 133 721.043,61 WB nr 218-219 z 31.12.2013 721.043,61 Stan na dzie ń 1 stycznia 2014 roku Wn 133 721.043,61 WB nr 1 z 02.01.2014 721.043,61 DOCHODY JEDNOSTKI Stan na dzień 31 pa ździernika 2012 roku Wn 130 6.395.453,27 WB nr 219 z 31.10.2012 22.597,08 Stan na dzie ń 1 listopada 2012 roku Wn 130 6.395.453,27 WB nr 219 z 02.11.2012 22.597,08 Stan na dzie ń 30 listopada 2012 roku Wn 130 6.406.054,31 WB nr 240 z 30.11.2012 33.198,12 Stan na dzie ń 1 grudnia 2012 roku Wn 130 6.406.233,91 WB nr 241 z 01.12.2012 33.196,12 Stan na dzie ń 31 grudnia 2012 roku Wn 130 0,00 WB nr 262 z 31.12.2012 0,00 Stan na dzie ń 1 stycznia 2013 roku Wn 130 0,00 WB nr 1 z 2.01.2013 0,00 Stan na dzień 31 pa ździernika 2013 roku Wn 130 6.818.211,28 WB nr 223 z 31.10.2013 17.432,88 Stan na dzie ń 1 listopada 2013 roku Wn 130 6.818.211,28 WB nr 224 z 02.11.2013 14.432,88 Stan na dzie ń 30 listopada 2013 roku Wn 130 7.059.911,70 WB nr 247 z 30.11.2013 259.133,30 Stan na dzie ń 1 grudnia 2013 roku Wn 130 7.059.911,70 WB nr 248 z 02.12.2013 259.133,30 Stan na dzie ń 31 grudnia 2013 roku Wn 130 0,00 WB nr 271 z 31.12.2014 0,00 WYDATKI JEDNOSTKI Stan na dzie ń 31 pa ździernika 2012 roku Wn 130 59.348,84 WB nr 132 z 31.10.2012 59.348,84 Stan na dzie ń 1 listopada 2012 roku Wn 130 59.348,84 WB nr 133 z 02.11.2012 59.348,84 Stan na dzie ń 30 listopada 2012 roku Wn 130 156.455,30 WB nr 146 z 30.11.2012 156.455,30 Stan na dzie ń 1 grudnia 2012 roku Wn 130 156.455,30 WB nr 147 z 03.12.2012 156.455,30 Stan na dzie ń 31 grudnia 2012 roku Wn 130 0,00 WB nr 161-163 z 31.12.2012 0,00
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Stan na dzie ń 1 stycznia 2013 roku Wn 130 0,00 WB nr 1 z 02.01.2013 0,00 Stan na dzie ń 31 pa ździernika 2013 roku Wn 130 42.290,73 WB nr 163 z 31.10.2013 42.290,73 Stan na dzie ń 1 listopada 2013 roku Wn 130 42.290,73 WB nr 164 z 04.11.2013 42.290,73 Stan na dzie ń 30 listopada 2013 roku Wn 130 138.973,26 WB nr 177 z 29.11.2013 138.973,26 Stan na dzie ń 1 grudnia 2013 roku Wn 130 138.973,26 WB nr 178 z 02.12.2013 138.973,26 Stan na dzie ń 31 grudnia 2013 roku Wn 130 0,00 WB nr 195 z 31.12.2013 0,00 Stan na dzie ń 1 stycznia 2014 roku Wn 130 0,00 WB nr a z 02.01.2014 0,00
W wyniku kontroli stwierdzono, że wyciągi bankowe dochodów Urzędu Gminy Głowno nie były zgodne z syntetyką salda konta 130. Zgodnie z informacją uzyskaną od Aliny Dałek inspektora ds. księgowości budżetowej, powyższe wynika z faktu prowadzenia konta 130-1-1, które zgodnie z polityką rachunkowości wprowadzoną w życie na mocy zarządzenia nr 203/2012 Wójta Gminy Głowno z dnia 31 grudnia 2012 roku nazwano „Rachunek bankowy – dotacje i subwencje”. Niemniej jednak saldo ww. konta nie było uwzględniane w żadnym z wyciągów bankowych. Zgodnie z przedstawionym kontrolującym wydrukiem obrotów konta 130-1-1 za 2012 i 2013 rok ewidencjonowano na nim wpływ dotacji i subwencji za poszczególne kwartały w korespondencji ze stroną ma konta 221-1, a następnie dokonywano przeksięgowania powyższej kwoty na fundusz jednostki Wn 800-2 / Ma 130-1-1. Na dzień 31 grudnia 2012 i 2013 roku saldo konta wynosiło 0,00 zł. Kontrola ewidencjonowania subwencji oświatowej przekazanej w grudniu na styczeń roku następnego: 2012 rok Wpływ części oświatowej subwencji ogólnej w kwocie 186.135,00 zł miał miejsce w dniu 20 grudnia 2012 roku, co potwierdza WB nr 206 z dnia 20 grudnia 2012 roku. Operację zaksięgowano Wn133-1 / Ma 909. Przeksięgowanie na dochody budżetu (konto 909) miało miejsce w dniu 2 stycznia 2013 roku co zaksięgowano Wn 909-1 / Ma 901-1. 2013 rok Wpływ części oświatowej subwencji ogólnej w kwocie 187.161,34 zł miał miejsce w dniu 20 grudnia 2013 roku, co potwierdza WB nr 212 z 20 grudnia 2012 roku. Operację zaewidencjonowano na kontach Wn 133-1 / Ma 909-1. Jak poinformowała kontrolujących Alina Dałek inspektor ds. księgowości budżetowej w Urzędzie Gminy Głowno subwencja oświatowa ewidencjonowana była łącznie z innymi dotacjami. Na ostatni dzień każdego kwartału ewidencjonowano kwoty zbiorcze Wn 130- 1-1/Ma221-1, z równoległym księgowaniem Wn221-1/Ma720. Następnie w kwocie zbiorczej za cztery kwartały (9.397.980,71 zł za 2012 rok i 9.410.295,08 za 2013 rok) z dniem 31 grudnia dokonywano przeksięgowania na fundusz jednostki poprzez księgowanie Wn 800-2/Ma 130-1-1, a potem na wynik finansowy poprzez księgowanie Wn 720 / Ma 860. Ewidencjonowanie subwencji oświatowej na koncie 221 może zniekształcać obraz wysokości należności z tytułu dochodów budżetowych, bowiem zgodnie z przyjętą w kontrolowanej jednostce polityką rachunkowości konto 221 służy do ewidencji rozrachunków: [1] z podatnikami tytułu należności i wpłaconych przez nich podatków i opłat, [2] z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków i opłat, [3] z jednostkami budżetowymi z tytułu potrącenia, [4] z bankami z tytułu nie przekazanych wpłat. Dodatkowo, stwierdzono w trakcie weryfikacji powyższych zapisów, iż dokonując zbiorczych księgowań na koncie 130-1-1 oraz na koncie 720 naruszono regulacje zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (…), poprzez brak prowadzenia ewidencji w szczegółowości planu finansowego (klasyfikacji budżetowej).
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD ŻETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą
Kontrolą objęto sprawozdania, sporządzane na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (DZ.U. z 2010 roku, nr 20, poz. 103), zastąpionego rozporządzeniem z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2014 roku, poz. 119 ze zm.) oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2010 roku, nr 43, poz. 247 ze zm.): − Rb-27S – sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku i 2013 roku; − Rb-28S – sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku i 2013 roku; − Rb-Z – sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec IV kwartału 2012 roku i IV kwartał 2013 roku; − Rb-PDP – roczne sprawozdanie o wykonaniu dochodów podatkowych na koniec 2013 roku. − Rb-ST – roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego na koniec 2012 i 2013 roku. Ustalenia kontroli: Sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji - 2012 i 2013 rok. Szczegółowo zagadnienie opisano we wcześniejszej części protokołu kontroli, odnoszącej się do zadłużenia Gminy Głowno w latach 2012 i 2013 roku. Nie stwierdzono nieprawidłowości. Kwoty wykazane w przedmiotowych sprawozdaniach zgodne były z ewidencją księgową Gminy Głowno oraz z ewidencją księgową banku. Sprawozdanie Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych JST za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku oraz za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku. 2012 rok: Sprawozdanie z dnia 21 lutego 2013 roku, podpisane przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka i Skarbnika Cezarę Stokowską. Dochody wykonane ogółem, wykazane w kolumnie 7 sprawozdania wynosiły 11.527.284,92 zł. Kwota ta zgodna była z wartością wykazaną w sprawozdaniu Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku. Po dokonaniu weryfikacji danych z ewidencją księgową stwierdzono, że saldo konta 901 przed przeksięgowaniem na konto 961 „wynik finansowy” wynosiło 11.527.284,92 zł. 2013 rok Sprawozdanie z dnia 17 lutego 2014 roku, podpisane przez Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka i Skarbnika Gminy Cezarę Stokowską Dochody wykonane ogółem, wykazane w kolumnie 7 sprawozdania wynosiły 11.803.686,22 zł. Tożsamą kwotę dochodów wykonanych ogółem wykazano w sprawozdaniu Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku.
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dokonując weryfikacji ewidencji księgowej kontrolowanej jednostki stwierdzono, że saldo konta 901 przed przeksięgowaniem na konto 961 „wynik finansowy” wynosiło 11.803.686,22 zł. Sprawozdanie RB-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do 31 grudnia 2012 roku oraz za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku 2012 rok Sprawozdanie z dnia 21 lutego 2013 roku, podpisane przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka oraz Skarbnika Cezarę Stokowską. Kwota wydatków ogółem wykazana w kolumnie 6 sprawozdania wynosiła 12.717.901,79 zł. Tożsama wartość wydatków ogółem wynikała ze sprawozdania Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku. Zgodnie z ewidencja księgową kontrolowanej jednostki, kwota ta wynikała z salda konta 902 przed przeksięgowaniem na konto 961 „wynik finansowy”. 2013 rok Sprawozdanie z dnia 17 lutego 2014 roku, podpisane przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka oraz Skarbnika Cezarę Stokowską. Wydatki wykonane ogółem, wykazane w kolumnie 6 wynosiły 11.144.102,93 zł. Kwota ta tożsama była z wydatkami wykazanymi sprawozdaniu Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku. Jak ustalono w wyniku weryfikacji zapisów księgowych, kwota ta wynikała z salda konta 902 „Wydatki budżetu”, sprzed przeksięgowania na konto 961.
Sprawozdanie RB-NDS kwartalne sprawozdanie o nadwyżce i deficycie jednostki samorządu terytorialnego za od początku roku do 31 grudnia 2012 roku oraz za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2013 roku 2012 rok: Sprawozdanie z dnia 21 lutego 2013 roku, podpisane przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka i Skarbnika Cezarę Stokowską. Kwoty wykazane z sprawozdaniu Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku w części plan dochodów po zmianach (11.669.242,06 zł), wykonane dochody (11.527.284,92 zł), plan wydatków po zmianach (13.272.893,09 zł), wydatki wykonane (12.717.901,79 zł), zgodne były z wartościami wykazanymi odpowiednio w sprawozdaniu Rb-27S i Rb-28S za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku. Kwota wykazana w wierszu D „finansowanie”, w kolumnie dotyczącej wykonania wynosiła 1.661.352,97 zł i wynikała z różnicy pomiędzy przychodami ogółem, wykazanymi w wierszu D1 (2.081.352,97 zł), a rozchodami ogółem z wiersza D2 (420.000,00 zł). Kwota wolnych środków wykazana w pozycji D17 „inne źródła” wynosiła na wykonaniu 95.573,97 zł, a na planie po zmianach 37.872,00 zł, z tego 100% przeznaczone zostało na sfinansowanie deficytu o czym mówi pozycja D171 sprawozdania. 2013 rok: Sprawozdanie z dnia 17 lutego 2014 roku, podpisane przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka i Skarbnika Cezarę Stokowską. Kwoty wykazane z sprawozdaniu Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku w części plan dochodów po zmianach (12.272.326,79 zł), wykonane dochody
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(11.803.686,22 zł), plan wydatków po zmianach (12.147.326,79 zł), wydatki wykonane (11.144.102,93 zł), zgodne były z wartościami wykazanymi odpowiednio w sprawozdaniu Rb-27S i Rb-28S za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku. Kwota wykazana w wierszu D „finansowanie”, w kolumnie dotyczącej wykonania wynosiła -95.300,82 zł i wynikała z różnicy pomiędzy przychodami ogółem, wykazanymi w wierszu D1 (470.736,10 zł) stanowiącymi w 100% wartość wolnych środków wykazanych w pozycji D17, a rozchodami ogółem z wiersza D2 (566.036,92 zł). Zgodnie z przedmiotowym sprawozdaniem kontrolowana jednostka wypracowała nadwyżkę za rok ubiegły w wysokości 659.583,29 zł. Kwota wolnych środków wykazana w pozycji D17 „inne źródła” wynosiła na wykonaniu 470.736,10 zł, a na planie po zmianach 441.036,92 zł.
Sprawozdanie Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego sporządzone na koniec 2012 i 2013 roku: Sprawozdanie z dnia 21 lutego 2012 roku podpisane przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka oraz Skarbnika Cezarę Stokowską. Stan środków na rachunku budżetu Gminy Głowno 624.444,84 zł, w tym: Stan środków na rachunku wydatków niewygasających – 0,00 zł, Środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym – 0,00 zł, Środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku – 186.135,00 zł, Stan środków funduszy pomocowych – 0,00 zł Stan środków na rachunku zgodny był z saldem konta 133 prowadzonym dla budżetu Gminy Głowno. 2013 rok Sprawozdanie z dnia 17 lutego 2014 roku podpisane przez Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka i Skarbnika Cezarę Stokowską. Stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego 721.043,61 zł, w tym: Stan środków na rachunku wydatków niewygasających – 0,00 zł, Środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym – 1.286,16 zł, Środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń roku następnego – 187.161,00 zł Stan środków funduszy pomocowych – 0,00 zł. Stan środków zgodny był z saldem konta 133 prowadzonym dla budżetu Gminy Głowno, potwierdzonym przez Bank obsługujący kontrolowaną jednostkę. Kwota niewykorzystanych dotacji wynikała z salda ma konta 224.
Sprawozdanie RB-PDP – roczne sprawozdanie z wykonania dochodów podatkowych na koniec 2012 oraz na koniec 2013 roku: Zgodnie ze sprawozdaniem RB-PDP na koniec 2012 roku kontrolowana jednostka wykazała: Dochody podatkowe ogółem wykonane 2.914.325,76 zł, w tym:
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Podatek rolny – 737.525,98 zł, Podatek od nieruchomości – 733.986,71 zł, Podatek od śr. transportowych – 81.923,40 zł. Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy ogółem 559.126,00 zł, w tym: Podatek rolny – 274.706,00 zł – zaniżenie o 3.946,00 zł Podatek od nieruchomości – 231.172,23 zł – zaniżenie o 127.095,77 zł Podatek od środków transportowych – 53.247,83 zł Skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych) ogółem 22.271,45 zł, w tym: Podatek rolny – 0,00zł, Podatek od nieruchomości 22.271,45 zł Podatek od środków transportowych 0,00zł
Zgodnie ze sprawozdaniem RB-PDP z 17 lutego 2014 roku na koniec 2013 roku kontrolowana jednostka wykazała: Dochody podatkowe ogółem wykonane 2.870.403,12 zł, w tym: Podatek rolny – 741.556,92 zł. Podatek od nieruchomości – 810.400,70 zł Podatek od śr. transportowych – 87.244,72 zł. Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy ogółem615.990,86 zł, w tym: Podatek rolny – 284.004,00 zł – zaniżenie o 14.752,00 zł Podatek od nieruchomości – 270.137,10 zł – zaniżenie o 132.625,90 zł Podatek od środków transportowych – 61.849,70 zł. Skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych) ogółem 25.160,34 zł, w tym: Podatek rolny – 0,00zł, Podatek od nieruchomości 25.160,34 zł, Podatek od środków transportowych – 0,00 zł.
W ZAKRESIE PODATKU OD NIERUCHOMO ŚCI I PODATKU ROLNEGO Ustalenia kontroli: Kontrolą objęto kwartalne sprawozdania Rb-27S za 2012 i 2013 rok, z wykonania planu dochodów budżetowych, w związku z obowiązkiem wykazywania w nich narastająco od początku roku skutków obniżenia górnych stawek podatkowych. Wyliczeniem danych potrzebnych do wykazania ich w sprawozdaniach Rb-27S w zakresie podatku od nieruchomości i podatku rolnego zajmował się młodszy referent ds. wymiaru podatków Urszula Olejniczak.
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie z informacjami uzyskanymi od ww. pracownika, skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczane za okres sprawozdawczy liczone były kwartalnie. Na koniec każdego kwartału, tj. na dzień 31 marca, 30 czerwca, 30 września i 31 grudnia 2012 i 2013 roku. Pracownik merytoryczny sporządzał sprawozdanie robocze Rb-PDP załączając do niego wydruki z programu „Groszek” obsługującego ewidencję podatkową Gminy Głowno. Program ten wskazywał na powierzchnię, stawkę zgodną z uchwałą oraz maksymalną, wyliczone w oparciu o ww. stawki kwoty podatku i powstałą w wyniku różnicy wartość skutków obniżenia górnych stawek podatkowych. Wskazane w tych zestawieniach kwoty (wyliczone przez program wg. stanu powierzchni na dany dzień ale dla okresu 12 miesięcy) dzielone były na 4 (odpowiednio każdy kwartał). Wyliczona w ten sposób kwota wykazywana była w sprawozdaniach Rb-27S.
SPOSÓB WYLICZENIA SKUTKÓW OBNI ŻENIA GÓRNYCH STAWEK PRZEZ INSPEKTORÓW RIO W ŁODZI : Dokonywanie wyliczeń tylko na koniec każdego z kwartałów nie uwzględnia wszystkich zmian podstawy opodatkowania, zachodzących w ciągu roku. Zgodnie z załącznikiem nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w sprawozdaniu Rb-27S, w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy” wykazuje się kwoty stanowiące różnice pomiędzy dochodami, jakie gmina mogłaby uzyskać, stosując górne stawki podatkowe, a dochodami jakie powinna uzyskać, stosując niższe stawki uchwalone przez radę gminy. W przypadku zastosowania przez gminę obniżenia górnej stawki – różnicę pomiędzy stawką górną, a przyjętą w uchwale przez rade gminy, przemnożoną przez podstawę opodatkowania – wykazuje się w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek…” sprawozdań dotyczących dochodów budżetowych narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego. Zgodnie z art. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych: [1] obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające powstanie tego obowiązku (ust. 1), [2] jeżeli w trakcie roku podatkowego zaistniało zdarzenie mające wpływ na wysokość opodatkowania w tym roku, a w szczególności zmiana sposobu wykorzystywania przedmiotu opodatkowania lub jego części, podatek ulega obniżeniu lub podwyższeniu, poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zdarzenie (ust. 3), [3] obowiązek podatkowy wygasa z upływem miesiąca, w którym ustały okoliczności uzasadniające ten obowiązek (ust. 4), [4] jeżeli obowiązek podatkowy powstał lub wygasł w ciągu roku, podatek za ten rok ustala się proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których istniał obowiązek. Wyjątek stanowi jedynie art. 6 ust. 2 ww. ustawy, który stanowi, iż jeżeli okolicznością, od której jest uzależniony obowiązek podatkowy, jest istnienie budowli albo budynku lub ich części, obowiązek podatkowy powstaje z dniem 1 stycznia roku następującego po roku, w którym budowa została zakończona albo w którym rozpoczęto użytkowanie budowli albo budynku lub ich części przed ich ostatecznym wykończeniem. W każdym innym przypadku, jakakolwiek zmiana przedmiotu opodatkowania uwidoczniona będzie na przełomie miesiąca, zakładając rzetelnie prowadzoną ewidencję podatkową przez właściwego merytorycznie pracownika Urzędu. Kontrolujący dokonali wyliczenia skutków obniżenia górnych stawek podatkowych, narastająco od początku roku, z uwzględnieniem wszystkich zmian przedmiotu opodatkowania, dokonując wyliczenia skutków osobno na każdy miesiąc, na podstawie sporządzonych przez pracownika Urzędu w trakcie trwania czynności kontrolnych wydruków z programu „Groszek” pn.: „Analiza stawek podatkowych”, według stanu podstawy opodatkowania właściwej na ostatni dzień każdego miesiąca. Z uwagi na fakt, iż jak poinformowano kontrolujących ewidencja ta nie była kompletna, wyliczeń dokonano także z uwzględnieniem sporządzonego przez Urszulę Olejniczak młodszego
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
referenta ds. wymiaru podatków: [1] zestawienia osób fizycznych i prawnych zwolnionych z podatku od nieruchomości w 2012 i 2013 roku w związku z uchwałą nr XXVII/127/12 Rady Gminy Głowno z 28 listopada 2012 roku w sprawie zwolnień z podatku od nieruchomości na terenie Gminy Głowno oraz uchwałą nr XIV/73/11 z 24 listopada 2011 roku, [2] wykazu dróg, [3] deklaracji podatkowej składanej przez Gminę Głowno w latach 2012 – 2013. Zestawienie osób prawnych i fizycznych zwolnionych w latach 2012 – 2013 z podatku od nieruchomości, sporządzone przez młodszego referenta ds. wymiaru podatków Urszulę Olejniczak, stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli.
W ZAKRESIE PODATKU OD NIERUCHOMO ŚCI STWIERDZONO NAST ĘPUJ ĄCE NIEPRAWIDŁOWO ŚCI : 2012 rok Kwartał Rozdział 75616 §0310 – osoby fizyczne Rozdział 75616 §0310 – osoby prawne
Dane wynikaj ące Dane kwartalne Dane kwartalne Dane wynikaj ące z z kwartalnych z tabeli nr 7 Ró żnica A - z tabeli nr 8 kwartalnych Ró żnica D – sprawozda ń Rb- arkusza B arkusza sprawozda ń Rb-27 E 27 S gminy kontrolnego kontrolnego S gminy Głowno Głowno A B C D E F I 46.824,00 46.418,74 405,26 42.345,00 9.142,11 33.202,89 II 95.062,00 93.189,88 1.872,12 83.808,00 21.294,60 62.513,40 III 142.370,00 140.712,63 1.657,37 126.153,00 31.941,90 94.211,10 IV 189.770,00 188.583,02 1.186,98 168.498,00 42.589,21 125.908,79 Dane uzyskane na podstawie tabel nr 9 i 10 arkuszy kontrolnych. Suma skutków obni żenia górnych Skutki obni żenia górnych stawek Ró żnica A - B (zł) stawek podatkowych wyliczona podatkowych wykazanych w Rb-PDP (zł) łącznie dla osób fizycznych i prawnych w 2012 roku (zł) A B C 358.286,00 231.172,23 127.095,77 Dane uzyskane na podstawie tabeli nr 11 arkusza kontrolnych. 2013 rok Kwartał Rozdział 75616 §0310 – osoby fizyczne Rozdział 75615 §0310 – osoby prawne
Dane wynikaj ące Dane kwartalne Dane kwartalne Dane wynikaj ące z z kwartalnych z tabeli nr 14 Ró żnica A – z tabeli nr 15 kwartalnych Ró żnica D – sprawozda ń Rb- arkusza B (zł) arkusza sprawozda ń Rb-27 E (zł) 27 S gminy kontrolnego (zl) kontrolnego (zł) S gminy Głowno (zł) Głowno (zł) A B C D E F I 54.716,00 54.276,44 439,56 46.557,00 12.855,93 33.701,07 II 106.313,00 109.296,38 -2.983,38 92.959,00 25.468,67 67.490,33 III 161.815,00 164.897,07 -3.082,07 138.943,00 37.795,02 101.147,98 IV 217.836,00 219.976,76 -2.140,76 184.927,00 50.160,34 134.766,66 Dane uzyskane na podstawie tabel nr 14 i 15 arkuszy kontrolnych. Suma skutków obni żenia górnych stawek podatkowych wyliczona Skutki obni żenia górnych stawek Ró żnica łącznie dla osób fizycznych i podatkowych wykazanych w Rb-PDP prawnych w 2013 roku (zł) A B C 402.763,00 270.137,10 132.625,90 Dane uzyskane na podstawie tabeli nr 18 arkusza kontrolnych. Dokonując analizy wartości wskazanych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP kontrolujący wskazują na obowiązek przestrzegania art. 63 §1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym podstawy opodatkowania, kwoty podatków, odsetek za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych, z zastrzeżeniem §1a i 2.
W ZAKRESIE PODATKU ROLNEGO STWIERDZONO NASTĘPUJ ĄCE NIEPRAWIDŁOWOŚCI : Kontroli dokonano w oparciu o metodologię zastosowaną do obliczania skutków obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości. Wyliczeń dokonano, osobno dla osób fizycznych i osób prawnych, w oparciu o arkusze kontrolne, wyliczając na każdy miesiąc, dla każdej podstawy opodatkowania skutki obniżenia górnych stawek. Skutek weryfikacji przedstawiono w poniższych tabelach: 2012 rok Kwartał Rozdział 75616 §0310 – osoby fizyczne Rozdział 75615 §0310 – osoby prawne
Dane wynikaj ące Dane kwartalne Dane wynikaj ące z Dane kwartalne z z kwartalnych Ró żnica A - z tabeli nr 8 kwartalnych Ró żnica D – tabeli nr 7 arkusza sprawozda ń Rb- B arkusza sprawozda ń Rb-27 E kontrolnego 27 S gminy kontrolnego S gminy Głowno Głowno A B C D E F I 67.260,00 67.287,00 -27,00 1.398,00 1.377,25 20,75 II 138.519,00 134.523,50 3.995,50 2.792,00 2.784,00 8,00 III 205.794,00 201.819,00 3.975,00 4.184,00 4.176,00 8,00 IV 273.076,00 269.138,00 3.938,00 5.576,00 5.568,00 8,00 Dane uzyskane na podstawie tabel nr 9 i 10 arkuszy kontrolnych. Suma skutków obni żenia górnych stawek podatkowych wyliczona ł ącznie Skutki obni żenia górnych stawek Ró żnica A - B (zł) dla osób fizycznych i prawnych w 2012 podatkowych wykazanych w Rb-PDP (zł) roku (zł) A B C 278.652,00 274.706,00 3.946,00 Dane uzyskane na podstawie tabeli nr 11 arkusza kontrolnych
2013 rok Kwartał Rozdział 75616 §0310 – osoby fizyczne Rozdział 75615 §0310 – osoby prawne
Dane wynikaj ące Dane kwartalne z Dane kwartalne Dane wynikaj ące z z kwartalnych tabeli nr 14 Ró żnica A – z tabeli nr 15 kwartalnych Ró żnica D – sprawozda ń Rb- arkusza B (zł) arkusza sprawozda ń Rb-27 E (zł) 27 S gminy kontrolnego (zl) kontrolnego (zł) S gminy Głowno (zł) Głowno (zł) A B C D E F I 73.189,00 69.486,00 3.703,00 1.515,00 1.513,75 1,25 II 146.368,00 139.010,50 7.347,50 3.030,00 3.027,50 2,50 III 219.553,00 208.460,25 11.092,75 4.545,00 4.541,25 3,75 IV 291,381,00 276.976,76 14.404,24 7.375,00 7.370,00 5,00 Dane uzyskane na podstawie tabel nr 14 i 15 arkuszy kontrolnych. Suma skutków obni żenia górnych stawek podatkowych wyliczona ł ącznie Skutki obni żenia górnych stawek Ró żnica A-B (zł) dla osób fizycznych i prawnych w 2013 podatkowych wykazanych w Rb-PDP (zł) roku (zł) A B C 298.756,00 284.004,00 14.752,00 Dane uzyskane na podstawie tabeli nr 18 arkusza kontrolnych.
W ZAKRESIE PODATKU OD ŚRODKÓW TRANSPORTOWYCH : Jak ustalono w trakcie kontroli, w Gminie Głowno ewidencja podatku od środków transportowych prowadzona była komputerowo. W nawiązaniu do ustaleń zawartych we
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wcześniejszej części protokołu kontroli, wskazujących na formę wyliczania skutków obniżenia górnych stawek podatkowych, kontrolujący zwrócili się do pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za przygotowywanie właściwych danych do sprawozdania Rb-PDP, o przygotowanie wydruków „Skutki obniżenia stawek podatkowych” właściwych na ostatni dzień każdego miesiąca w 2012 i 2013 roku. W odpowiedzi na powyższe otrzymano przedmiotowe zestawienia, z tym, że jak ustalono, wykazywały one w danym miesiącu tylko te pojazdy co do których podatnik przedłożył do Urzędu Gminy deklaracje podatkową. I tak, zgodnie z wydrukiem za dzień 31 stycznia 2012 roku skutki obniżenia górnych stawek dotyczą jedynie trzech pojazdów i wynoszą ogółem 1.936,21 zł (I półrocze 968,11 zł), na dzień 29 lutego 2012 roku 21 pojazdów i wynoszą ogółem 28.823,52 (I półrocze 14.411,78 zł), na dzień 30 marca odnoszą się do 24 pojazdów i wynoszą ogółem 18.517,00 zł (I półrocze 18.517,00 zł) z kolei na dzień 31 kwietnia 2012 roku dotyczą 26 pojazdów i wynoszą ogółem 42.032,32 zł (I półrocze 20.857,07 zł). Kontrolującym okazano także rejestr pojazdów objętych obowiązkiem opodatkowania dla osób prawnych i fizycznych w latach 2012 i 2013. Zgodnie z przedmiotowymi rejestrami w 2012 roku w Gminie Głowno zarejestrowanych było 90 pojazdów, z tego 7 pojazdów specjalnych OSP nie objętych opodatkowaniem. Zatem wydruki sporządzane na ostatni dzień każdego miesiąca nie odzwierciedlają faktycznego stanu pojazdów podlegających opodatkowaniu w Gminie Głowno i uniemożliwiają dokonanie wyliczenia miesięcznych skutków obniżenia górnych stawek podatkowych, narastająco od początku roku. Niemniej jednak, zgodnie z dokumentacją przekazaną kontrolującym pracownik dokonując wyliczeń opierał się na tych wydrukach, zamieszczając na nich informację, że zawiera wykaz pojazdów opodatkowanych, co do których złożono deklaracje podatkowe oraz dokonano przypisu. Na podstawie takich danych wyliczano kwotę skutków obniżenia górnych stawek podatkowych. Obliczeń kwartalnych dokonywano dzieląc kwotę wykazaną w przedmiotowym zestawieniu, podzieloną przez łączna ilość kwartałów i przemnożoną przez ilość kwartałów za które sporządzane jest sprawozdanie Rb-27S. W kwartalnych sprawozdaniach z wykonania dochodów jednostki samorządu terytorialnego kwota skutków obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od środków transportowych, wyliczona w wyżej opisany sposób kształtowała się następująco: 2012 rok 2013 rok Okres Osoby fizyczne Osoby prawne Okres Osoby fizyczne Osoby prawne sprawozdawczy (rozdz. 75616) (rozdz. 75615) sprawozdawczy (rozdz. 75616) (rozdz. 75615) I kwartał 11.795,48 0,00 I kwartał 14.381,40 0,00 II kwartał 26.905,50 0,00 II kwartał 29.402,84 0,00 III kwartał 39.577,26 0,00 III kwartał 43.937,52 0,00 IV kwartał 53.247,83 0,00 IV kwartał 61.649,76 0,00
Tym samym kontrolującym przekazano zbiorcze zestawienie pojazdów, gdzie w 2013 roku wykazano 22 pojazdy będące we władaniu osób prawnych i 191 pojazdów będących własnością osób fizycznych. Jak stwierdził pracownik merytorycznie odpowiedzialny za sporządzanie zestawień do sprawozdania Rb-PDP w przedmiotowym zakresie, w latach 2012 – 2013 w zakresie podatku od środków transportowych kwoty skutków wykazywano zbiorczo dla osób fizycznych i prawnych w klasyfikacji właściwej dla osób fizycznych. Skutki udzielonych ulg i zwolnień Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-PDP za 2012 i 2013 roku Gmina Głowno w 2012 roku wykazała kwotę 22.271,45 zł a w 2013 roku kwotę 25.160,34 zł jako skutki finansowe zwolnień w podatku od nieruchomości. Na podstawie danych sporządzonych przez Młodszego Referenta ds. wymiaru podatków Urszuli Olejniczak wynika, że w samym 2013 roku, uwzględniając wszystkie przedmioty opodatkowania zwolnione na mocy
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
uchwał organu stanowiącego Gminy Głowno, łączna kwota właściwa dla osób prawnych wynosiła 105.028,04 zł a dla osób fizycznych 895,39 zł. Kontrolujący zwracają uwagę na obowiązek miesięcznego wyliczania skutków udzielonych ulg i zwolnień i wykazywanie wartości w sprawozdaniach kwartalnych Rb-27S narastająco, od początku roku, z uwzględnieniem wszystkich zmian przedmiotu opodatkowania zachodzących w ciągu roku. Akta kontroli [A6 str. 259 - 403]: Arkusze kontrolne dotyczące wyliczeń skutków obniżenia górnych stawek dla podatku od nieruchomości i podatku rolnego; protokół UKS1091/W3B/42/24/14/6/15; wydruku „Analiza stawek podatkowych dla podatku od nieruchomości i podatku rolnego dla osób prawnych i fizycznych na ostatni dzień każdego miesiąca w latach 2012 i 2013; uchwał nr XXVI/121/12 z 31 października 2012 roku, nr XXVI/122/12 z 31 października 2012 roku; nr XXVII/127/12 z 28 listopada 2012 roku; nr XXVI/124/12 z 31 października 2012 roku; nr XIV/73/11 z 24 listopada 2011 roku; deklaracje na podatek od nieruchomości Gminy Głowno za 2012 i 2013 rok; deklaracja OSP Popów; wydruki zestawienia pojazdów dla osób prawnych i fizycznych z 2012 i 2013 roku; wypisu z rejestru gruntów za działke nr 88/1 Boczki Domaradzkie. Jak poinformował inspektorów RIO pracownik ds. wymiaru podatków, w związku z kontrolą Urzędu Kontroli Skarbowej jaka miała miejsce w okresie od 24 lutego do 18 kwietnia 2014 roku w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami publicznymi obejmującymi cześć wyrównawczą i oświatową subwencji ogólnej otrzymanej w 2012 roku, w tym podstawy ustalenia jej wysokości, ustalono właściwe podstawy opodatkowania w zakresie podatków i opłat lokalnych i uzgodniono, że zmiany zostaną wprowadzone do aktualnie sporządzanych sprawozdań.
Bilans z wykonania budżetu Gminy Głowno. Kontrolą objęto bilans z wykonania budżetu Gminy Głowno sporządzony w dniu 31 marca 2014 roku, na dzień 31 grudnia 2013 roku. Szczegółowe dane uzyskane w wyniku kontroli przedstawiono poniżej:
AKTYWA PASYWA Numery Ró żnice Wyszczególnienie kont wg ewidencji wg sprawozdania (zł) wg ewidencji wg sprawozdania (zł) (zł (zł) (zł) I. ŚRODKI Wn-133 721.043,61 721.043,61 - PIENI ĘŻ NE I.1.1 - Środki Wn-133 719.757,45 719.757,45 - pieni ęż ne bud żetu Ma-224 I.1.2 - Pozostałe Ma 224 1.286,16 1.286,16 - środki pieni ęż ne II. NALE ŻNO ŚCI II.1+ II.2+ II.3 31.686,02 31.686.02 - I ROZLICZENIA II.2. - Nale żno ści Wn 224 31.686,02 31.686,02 - od bud żetów II.3 – Pozostałe Wn 223 nale żno ści i 0,00 0,00 Wn 222 rozliczenia
III INNE AKTYWA 0,00 -
Suma aktywów: 752.729,63
I. ZOBOWI ĄZA – I.1 + I.2 + I.3 - 4.541.028,24 NIA 4.390.000,00 I.1. Zobowi ązania Ma134 - 149.742,08 4.539.742,08 finansowe Ma260 4.539.742,08 ą I.1.2.Zobowi za-nia 4.390.000,00 długoterminowe Ma134 149.742,08 4.539.742,08 (powy żej Ma260 12 miesi ęcy) 4.539.742,08 I.2.Zobowi ązania Ma 224 1.286,16 1.286,16 wobec bud żetów I.3 Pozostałe Ma 240 0,00 0,00
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zobowi ązania II. AKTYWA NETTO - 3.975.459,61 - 3.975.459,61 BUD ŻETU II.1 Wynik wykonania Wn 961 659.583,29 659.583,29 bud żetu (+,-) II.1.2 Nadwy żka Wn 961 659.583,29 659.583,29 bud żetu (+)
II.5 Skumulowany Wn 960 - 4.635.042,90 - 4.635.042,90 wynik bud żetu
III.INNE PASYWA Ma 909 187.161,00 187.161,00
Suma pasywów: 752.729,63
Ustalenia kontroli: Bilans otwarcia po stronie aktywów i pasywów zgodny z bilansem zamknięcia za 2012 rok, Aktywa: W pozycji I Środki pieniężne wykazano kwotę 721.043,61 zł, na którą składały się środki pieniężne budżetu, wykazane w pozycji I.1.1 w wysokości 719.757,45 zł, oraz wykazane w pozycji I.1.2 Pozostałe środki pieniężne w wysokości 1.286,16 zł. Pozycja ta zgodna była z saldem Wn konta 133 oraz potwierdzeniem sald przekazanym z banku obsługującego Gminę Głowno. W pozycji II należności i rozliczenia ujęto kwotę 31.686,02 zł, na którą składały się w pełni należności od budżetów (saldo Wn konta 224). Nie stwierdzono nieprawidłowości. Pasywa: W części I Zobowiązania wykazano kwotę 4.451.028,24 zł, na którą składały się Zobowiązania finansowe długoterminowe poz. I.1.2 w wysokości 4.539.742,08 zł (saldo Ma konta 134 i Saldo Ma konta 260) oraz zobowiązania wobec budżetów poz. 1.2 w wysokości 1.286,16 zł (saldo ma konta 224); W części II Aktywa netto budżetu wykazano kwotę -3.975.459,61 zł, na która składały się: [1] poz. II.1.2 nadwyżka budżetu w wysokości 659.583,29 zł oraz [2] poz. II.5 Skumulowany wynik budżetu w kwocie -4.635.042,90 zł (saldo Wn konta 960). W części III Inne pasywa wskazano kwotę 187.161,00 zł, która stanowiła kwotę subwencji oświatowej przekazanej w grudniu na styczeń roku następnego i zgodna była z saldem Ma konta 909. Nieprawidłowości nie stwierdzono.
Bilans Urzędu Gminy Głowno sporządzony na dzień 31 grudnia 2013 roku Szczegółowe dane uzyskane w wyniku kontroli przedstawiono poniżej:
Aktywa Pasywa Numery Ró żnice Wyszczególnienie Kont wg ewidencji wg sprawozdania (zł) wg ewidencji wg sprawozdania (zł) (zł) (zł) (zł) AKTYWA
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
A.Aktywa Trwałe 20.776.613,10 020-2 A.I Warto ści niematerialne -071 w cz. 29.616,53 - i prawne Dot. WNiP A.II Rzeczowe aktywa trwałe 13.102.205,62 - A.II.1 Środki trwałe 13.102.205,62 - A.II.1.1 Grunty 011-1 1.354.192,00 1.354.192,00 - 1.880.310,85 97.089,65 A.II.1.2 Budynki, lokale i obiekty 2.217.811,54 KŚT gr I i II 11.571.166,84 - in żynierii l ądowej i wodnej 7.375.954,80 ------= 11.571.166,84 28.432,17 20.586,71 A.II.1.3 Urz ądzenia techniczne i KŚT gr III, 206,50 55.199,82 - maszyny V, VI, VIII 5.974,44 ------= 55.199,82 A.II.1.4 Środki transportu 011 121.646,96 121.646,96 - A.II.1.5 Inne środki trwałe 0,00 0,00 - A.II.2 Inwestycje rozpocz ęte Wn080 0,00 0,00 - (środki trwałe w budowie) B. Aktywa obrotowe 341.133,84 341.133,84 B.I Zapasy 12.504,21 12.504,21 B.I.1 Materiały Wn 310 12.504,21 12.504,21 B.II Nale żno ści krótkoterminowe 187.535,74 187.535,74 - B.II.1.1 Nale żno ści z tytułu dostaw Wn 201 0,00 0,00 - i usług 221- 1,2,3,4,8,1 B.II.2 Nale żno ści od bud żetów 0,00 0,00 0,11,12,18, 24 B.II.3 Nale żno ści z tytułu 0,00 0,00 ubezpiecze ń i innych świadcze ń 180.802,46 Wn 221 4.600,00 2.133,4 B.II.4 Pozostałe nale żno ści 187.535,89 Wn 234 ------= 3 185.402,46 B.III Krótkoterminowe aktywa 141.093,89 141.093,89 finansowe B.III.1 Środki pieni ęż ne w kasie Wn 101 0,00 0,00
B.III.2 Środki pieni ęż ne na Wn 139 141.093,89 141.093,89 rachunkach bankowych Wn 135
Suma aktywów: 13.472.955,99
A.Fundusz 12.743.308,52 A.I Fundusz jednostki Ma 800 5.898.196,04 5.898.196,04
A.II Wynik Finansowy (+, -) Ma 860 6.845.112,48 6.845.112,48 C.II zobowi ązania 713.353,79 krótkoterminowe C.II.1 zobowi ązania z tytułu Ma 201 454.750,95 454.750,95 dostaw i usług C.II.2 zobowi ązania wobec Ma 225 0,00 0,00 bud żetów C.II.3 zobowi ązania z tytułu Ma 229-1 46.879,34 46.879,34 ubezpiecze ń i innych świadcze ń C.II.4 zobowi ązania z tytułu Ma 231 80.190,01 80.190,01 wynagrodze ń Ma 229-7,5 2.133,2 C.II.5 Pozostałe zobowi ązania 0,00 2.133,28 240-9,21 8 C.II.6 Sumy obce (depozytowe Ma 240, 129.400,21 129.400,21 zabezpieczenie wykonania umów)
D.1 Zakładowy fundusz świadcze ń Ma 851 16.293,68 16.293,68 socjalnych
D.2 Inne fundusze 0,00 0,00
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Suma pasywów: 13.472.955,99
Ustalenia kontroli: Bilans otwarcia po stronie aktywów i pasywów zgodny był z bilansem zamknięcia za rok ubiegły, Aktywa: Dane wykazane w pozycji A. Aktywa trwałe zgodne były z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej kontrolowanej jednostki oraz księgami inwentarzowymi. Wartości ujęte w sprawozdaniu finansowym stanowiły wartość początkową aktywów, tj. wartość brutto pomniejszoną o umorzenia, zgodnie z art. 28 ustawy o rachunkowości. W pozycji B.II.4 pozostałe należności wykazano kwotę 187.535,89 zł, która zgodnie z informacją uzyskaną od inspektora Aliny Dałek stanowiła saldo Wn konta 221 i saldo Wn konta 234. Na podstawie ewidencji księgowej kontrolowanej jednostki stwierdzono, że saldo Wn konta 221 wynosi 180.802,46 zł, a saldo Wn konta 234 4.600,00 zł. Łączna suma do wykazania w poz. B.II.4 bilansu wynosiła zatem 185.402,46 zł (różnica 2.133,43 zł). O wyjaśnienia zwrócono się do wyżej wymienionej, która w oświadczeniu złożonym kontrolującym stwierdziła, że „ Wydruk zestawienia obrotów i sald za 2013 rok z programu komputerowego księgowości budżetowej konta 221 nie wykazuje jednocześnie salda Wn i Ma. Obroty konta Wn 221 – 182.935,74 zł i Ma 2.133,28 zł zostały zaczerpnięte z wydruku organu podatkowego informującego o należnościach i nadpłatach ”. Na potwierdzenie powyższego kontrolującym okazano: [1] zestawienie zbiorcze księgowań wg klasyfikacji budżetowej dla działu 756, rozdziału 75615, gdzie nadpłaty końcowe wynosiły 165,98 zł; [2] zestawienie zbiorcze księgowań wg klasyfikacji budżetowej dział 756, rozdział 756, gdzie kwota nadpłat końcowych wynosiła 976,70 zł, [3] zestawienie zbiorcze księgować wg klasyfikacji dla rozdziału 75618 gdzie saldo nadpłat końcowych wynosiło 990,60 zł. Zgodnie z powyższymi wydrukami kwota nadpłat stanowiła ogółem 2.133,28 zł. Tożsamą nieprawidłowość, mającą wpływ na weryfikacje inwentaryzacji, stwierdzono w 2012 roku, o czym szczegółowo mowa w dalszej części protokołu kontroli. Nie wykazywanie w ewidencji księgowej salda konta Wn i Ma – jeśli występuje, stanowi naruszenie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (…), gdzie ustawodawca w załączniku nr 3 wskazał, iż konto 221 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności a saldo Ma stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat w tych dochodach. Wyjaśnienie inspektora ds. księgowości budżetowej Aliny Dałek z 1 wrzenia 2014 roku dotyczące konta 221 w 2013 roku stanowi załącznik nr 14 do protokołu kontroli.
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń (LATA 2012 - 2013)
Konto 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie z przyjętą w Gminie Głowno, zarządzeniem nr 203/2013 z dnia 31 grudnia 2012 roku, polityką rachunkowości wyodrębniono konto 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, które służy do ewidencji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw robót i usług – rozrachunki z tytułu inwestycji. Konto 201 może wykazywać dwa salda: saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań. Do konta 201 należy prowadzić ewidencję analityczną wg kontrahentów. Kontrolą w zakresie konta 201 objęto 30 pozycji z grudnia 2012 roku i stycznia 2013 roku. Ustalenia kontroli: Stwierdzono, że na dwóch fakturach wystawionych przez MZWiK Sp. z o.o. w Głownie brakowało oznaczenia daty wpływu dokumentu do Urzędu Gminy Głowno, co stanowiło naruszenie §42 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 roku, nr 14, poz. 67 ze zm.), zgodnie z którym to przepisem, po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma, lub w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Stwierdzono przypadki braku sprawdzenia dokumentu księgowego pod względem merytorycznym przez właściwego pracownika, co stanowiło naruszenie §4 załącznika nr 7 polityki rachunkowości obowiązującej w Gminie Głowno, zgodnie z którą dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu i zbadaniu ich legalności, celowości, rzetelności, gospodarności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach. W celu ustalenia, czy dokument odpowiada stawianym wymogom, powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, zawierać akceptację osób upoważnionych. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu czy: dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy ceny na dokumencie są zgodne z umową, cennikami lub taryfami i czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego oraz oszczędności i zgodna z obowiązującymi przepisami. Pozostałe dowody księgowe zawierały datę dokonania operacji, krótki opis operacji, dekretację tj. opis kont na których dokonywane były zapisy w ewidencji księgowej Gminy Głowno, i odpowiadały normom zawarty w art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości. W wyniku kontroli wyciągów bankowych potwierdzających wywiązywanie się kontrolowanej jednostki z zobowiązań wobec kontrahentów, nie stwierdzono przypadków ich nieterminowego regulowania.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
Konto 225 „Rozrachunki z budżetami: Zgodnie z polityką rachunkowości obowiązująca w Gminie Głowno, konto to służy do ewidencji rozrachunków z budżetami. Na stronie Wn konta ujmuje się w szczególności przelewy podatku dochodowego pracowników samorządowych oraz umów zleceń w korespondencji z kontem 130. Na stronie Ma konta ujmuje się w szczególności rozliczenie podatku dochodowego pracowników samorządowych w korespondencji z kontem 231.
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wyodrębniona została następująca analityka do konta 225: 225-1 – rozrachunki z budżetami, wynagrodzenie osobowe, 225-2 – rozrachunki z budżetami, umowy zlecenia i o dzieło, 225-3 - rozrachunki z budżetami. Na podstawie ewidencji księgowej kontrolowanej jednostki stwierdzono, że saldo konta 225 na dzień 31 grudnia 2012 roku oraz 2013 roku wynosiło 0,00 zł. W wyniku weryfikacji operacji ewidencjonowanych na ww. koncie stwierdzono, prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Konto 229 „pozostałe rozrachunki publicznoprawne” W polityce rachunkowości Gminy Głowno wskazano, ze konto to służy do ewidencji innych niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych. Prowadzono następujący podział analityczny przedmiotowego konta, dla którego występowały poniżej wskazane salda: Saldo na Saldo na dzie ń 31 dzie ń 31 konto przeznaczenie przeznaczenie przeznaczenie grudnia grudnia 2012 roku 2013 roku Ubezpieczenia społeczne Ma – 229-1 PZU Pogodna Jesie ń, od dodatkowego 0,00 Nie dotyczy 14.217,98 wynagrodzenia rocznego Składki ZUZ, Fundusz ZUS zakładowy i fundusz Ma – 229-2 0,00 Nie dotyczy pracy i dodatkowe pracy, 28.511,58 wynagrodzenie roczne Ma - Naliczenie składek 229-3 ZUS pracowniczy, 0,00 Nie dotyczy 11.141,89 pracowniczych ZUS 229-4 po życzka mieszkaniowa, 0,00 Nie dotyczy 0,00 Nie dotyczy 229-5 ROR 0,00 Nie dotyczy 0,00 Nie dotyczy Naliczenie składek od Składki na ubezpieczenia Ma – 229-6 0,00 Nie dotyczy ubezpieczenia zdrowotne, 7.186,33 zdrowotnego Naliczenie składek na Fundusz Emerytur Ma – 229-7 0,00 Nie dotyczy fundusz emerytur Pomostowych 39,54 pomostowych
Na stronie Wn konta 229 ujmuje się przelewy składek ZUS, pożyczki mieszkaniowe, , ROR i składki na ubezpieczenia zdrowotne, w korespondencji z kontem 130. Na stronie Ma konta ujmuje się naliczanie składek ZUS, pożyczki mieszkaniowej, ROR i składki na ubezpieczenia zdrowotne, w korespondencji z kontem 231. Szczegółowo nieuregulowane zobowiązania do końca 2013 roku przedstawiono w poniższej tabeli: Kwota Termin zobowi ą- Kwota Termin zapłaty zania L.p. Tytuł zobowi ązania zobowi ązania płatno ści zobowi ąza- wymagal (zł) nia nego (zł) 1. Składka na ubezpieczenie społeczne - dodatkowe wynagrodzenie roczne 13.712,50 zł 05.04.2014 31.03.2014 - - wynagrodzenia 23.125,19 05.01.2014 03.01.2014 - 2. Składka na Fundusz pracy - - dodatkowe wynagrodzenie roczne 1.350.66 05.04.2014 31.03.2014 - - wynagrodzenia 1.465,12 05.01.2014 03.10.2014 - 3. Składka na PFRON 0,00 - - - 4. Składki na ubezpieczenie zdrowotne 7.186,33 05.01.2014 03.01.2014 - Składki na Fundusz Emerytur 39,54 03.01.2014 - OGÓŁEM: 46.879,34
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolą objęto terminowość regulowania zobowiązań wobec ZUS z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń za miesiące: wrzesień, październik, listopad, grudzień 2013 roku. Uzyskane dane przedstawiono w poniższej tabeli: Nale ż Składki zadeklarowane według Wpłaty no ść DRA Termin za nr Zaległo ść płatno ści miesi Tytuł składki Kwota w zł. kwota Data dokumentu ące ksi ęgowego 1 2 3 4 5 6 7 8 (3-5) Społeczne 25.450,09 05.10.2013 25.450,09 03.10.2013 WB nr 149 0,00
ń Zdrowotne 6.898,24 05.10.2013 6.898,24 03.10.2013 WB nr 149 0,00 wrzesie Fundusz pracy 1.517,25 05.10.2013 1.517,25 03.10.2013 WB nr 149 0,00
Społeczne 26.529,28 05.11.2013 26.529,28 04.11.2013 WB nr 164 0,00
Zdrowotne 7.364,78 05.11.2013 7.364,78 04.11.2013 WB nr 164 0,00 dziernik ź
pa Fundusz pracy 1.443,40 05.11.2013 1.443,40 04.11.2013 WB nr 164 0,00
Społeczne 23.209,70 05.12.2013 23.209,70 29.11.2013 WB nr 177 0,00
Zdrowotne 6.873,16 05.12.2013 6.873,16 29.11.2013 WB nr 177 0,00 listopad Fundusz pracy 1.482,63 05.12.2013 1.482,63 29.11.2013 WB nr 177 0,00
109.69 31.12.2013 WB nr 196 Społeczne 23.233,11 05.01.2014 0,00 23.123,42 03.01.2014 WB nr 2
ń 135,65 31.12.2013 WB nr 196 Zdrowotne 7.321,98 05.01.2014 0,00 7.186,33 03.01.2014 WB nr 2 grudzie 9,52 31.12.2013 WB nr 196 Fundusz pracy 1.474,64 05.01.2014 0,00 1.465,12 03.01.2014 WB nr 2
W wyniku weryfikacji dokumentacji źródłowej stwierdzono, że składki na ubezpieczenia społeczne przekazywane były na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminach określonych w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity z 2009 roku, nr 205, poz. 1585 ze zm.). Zgodnie z art. 21 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. nr 127, poz. 721 ze zm.) pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest obowiązany dokonywać miesięcznych wpłat na Fundusz, w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. Z uwagi na fakt, iż liczba pracowników w Urzędzie Gminy Głowno w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy nie przekraczała ilości wskazanej w powyższym przepisie, JST nie odprowadzała składek na PEFRON.
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Stosownie do polityki rachunkowości Gminy Głowno, wyodrębniono konto 240 „pozostałe rozrachunki” dla księgowości Urzędu Gminy Głowno oraz Budżetu Gminy Głowno. Urząd Gminy Dla Urzędu Gminy Głowno konto 240 po stronie wydatków służy do rozliczeń sum depozytowych. Na stronie Wn konta ujmuje się wszelkie przelewy i wypłaty wadiów, wpłaty za wypisy, zabezpieczeń należytego wykonania umów, w korespondencji z odpowiednimi kontami zespołu 1, a na stronie Ma ich naliczenie, w korespondencji z kontem 140. Konto 240-1 służy do rozliczania VATu. Może mieć dwa salda, saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań. Konto 240 po stronie dochodów służy do ewidencji pozostałych rozrachunków. Na stronie Ma konta ujmuje się mylne wpłaty obce, w korespondencji z kontem 101 lub 130 oraz wpłaty dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej i innych zleconych gminie, w korespondencji z kontem 101 lub 130. Po stronie Wn księguje się zwroty wpłat mylnie skierowanych, w korespondencji z kontem 101 lub 130 oraz przypisy dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej i innych zleconych gminie, w korespondencji z kontem 225. Zgodnie z podziałem wprowadzonym w powyższej polityce rachunkowości do konta 240 w jednostce prowadzona jest niżej wymieniona analityka, ze wskazaniem salda występującego na dzień 31 grudnia 2012 i 2013 roku: konto przeznaczenie Saldo na dzie ń 31 grudnia 2012 roku WYDATKI 240-1 Rozliczenia VAT 0,00 DOCHODY 240-1 Udost ępnianie danych 0,00 240-2 Mylne wpłaty 0,00 240-4 wpłaty za wypisy 0,00 konto przeznaczenie Saldo na dzie ń 31 grudnia 2013 roku WYDATKI 240-1 Rozliczenia VAT 0,00 240-2 Diety Rady Gminy 0,00 240-3 Diety Sołtysi 0,00 240-4 Diety GKRPA 0,00 240-5 Ekwiwalent OSP 0,00 DOCHODY 240-1 Udost ępnianie danych 0,00 240-2 Mylne wpłaty 0,00 240-3 Zaliczka alimentacyjna 0,00 240-4 Wpłaty za wypisy 0,00 240-5 kolonie 0,00
Budżet Gminy Dla Budżetu Gminy Głowno wyodrębniono konto 240, które służy do ewidencji innych rozrachunków związanych z realizacją budżetu z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń ujmowanych na kontach 222, 223, 224. Ewidencja szczegółowa do konta powinna umożliwić ustalenie stanu rozrachunków według poszczególnych tytułów oraz kontrahentów. Konto 240 koresponduje z kontem 133 i może wykazywać dwa salda, Wn oznacza stan należności o Ma stan zobowiązań z tytułu pozostałych rozrachunków. Dla potrzeb należytego ewidencjonowania operacji gospodarczych, wyodrębniono następująca analitykę do konta 240: 240-1 – zaliczka alimentacyjna,
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
240-2 – fundusz alimentacyjny 240-3 – mylne wpłaty. Zgodnie z ewidencją księgową, saldo konta 240 na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiło 0,00zł. Na dzień 31 grudnia 2012 roku saldo Ma konta 240-1 wynosiło 42,39 zł, co wynikało zobowiązania z tytułu zaliczki alimentacyjnej. Depozyty i Fundusz Pracy Dodatkowo jak ustalono konto 240 występuje także w wyodrębnionym dzienniku Urzędu Gminy „Depozyty” oraz „Fundusz pracy”, co nie zostało uregulowane w polityce rachunkowości obowiązującej w kontrolowanej jednostce na mocy zarządzenia nr 203/102 Wójta Gminy Głowno z dnia 31 grudnia 2012 roku, zmienionej zarządzeniem nr 55/2013 z 31 grudnia 2013 roku oraz nr 22/2014 z dnia 31 marca 2014 roku. Dla dziennika prowadzonego celem ewidencji operacji gospodarczych związanych z funduszem pracy, saldo konta 240 na dzień 31 grudnia 2012 roku i na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiło 0,00 zł. Na koncie 240-1 dla „Depozytów” ewidencjonowano wpływy i zwroty wadium w związku z realizacją zadania inwestycyjnego, czy tez zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a na koncie 240-2 dla „Depozytów” ewidencjonowano przeksięgowania i zwroty odsetek od depozytów. Saldo Wn 240 na dzień 31 grudnia 2012 roku wynosiło 0,00 zł, a saldo Ma 120.867,38 zł i wynikało z wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umowy. Saldo Ma konta 240-1 na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiło 127.136,69 zł, wynikało z wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów), a saldo Ma konta 240-2 2.263,52 zł wynikało z odsetek od ww. kwot. Konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Zgodnie z polityką rachunkowości Gminy Głowno, konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłat pieniężnych za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umów zlecenia i o dzieło. Na stronie Wn konta ujmuje się: wpłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń, potracenia wynagrodzeń obciążające pracownika, dokonywane w liście płac na mocy ustawowych upoważnień np. podatek dochodowy od osób fizycznych lub na podstawie pisemnej zgody pracownika – w korespondencji z odpowiednimi kontami zespołu 1, 2, 4. Na stronie Ma konta ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń, w korespondencji z odpowiednimi kontami zespołu 0, 1, 2, 4. Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń. Zgodnie z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki, do konta 231 wprowadzono następującą analitykę: Saldo Ma na Saldo Ma dzie ń 31 na dzie ń 31 konto przeznaczenie przeznaczenie przeznaczenie grudnia 2012 grudnia roku 2013 roku Zobowi ązana z tytułu Zobowi ązana z tytułu rozrachunki z tytułu dodatkowego 231-1 76.149,45 dodatkowego 80.190,01 wynagrodze ń wynagrodzenia wynagrodzenia rocznego rocznego 231-2 Umowy 0,00 - 0,00 - 231-3 Ryczałty 0,00 - 0,00 - rozrachunki z tytułu 231-4 0,00 - 0,00 - wynagrodze ń
Konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” Stosownie do przyjętych w kontrolowanej jednostce zasad rachunkowości, konto to służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Do konta wprowadzono następujący podział analityczny:
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
234-1 – pożyczki, 234-2 – odsetki. Zgodnie z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki: Saldo Wn Saldo Wn na dzie ń na dzie ń konto przeznaczenie przeznaczenie przeznaczenie 31 grudnia 31 grudnia 2012 roku 2013 roku Wn Po życzki pozostałe do Wn Po życzki pozostałe 234-1 Po życzki 8.800,00 spłaty 4.600,00 do spłaty 234-2 odsetki 0,00 - 0,00 -
V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI ĘŻ NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
Instrukcja kasowa Gminy Głowno stanowi załącznik nr 9 do zarządzenia nr 203/2012 Wójta Gminy Głowno z dnia 31 grudnia 2012 roku w sprawie wprowadzenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy Głowno. Zgodnie z powyższą regulacją w kasie może być przechowywany [1] niezbędny zapas gotówki czyli pogotowia kasowego na bieżące wydatki, [2] gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków, oraz [3] gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy jednostki. Wysokość pogotowia kasowego ustalono na 2.000,00 zł. Zgodnie z §4 tejże instrukcji, przyjęcie i przekazanie kasy może zostać dokonane jedynie protokolarnie. Kontrolującym okazano ostatni protokół z przekazania kasy. Opatrzony został podpisami przyjmującego i przekazującego oraz Skarbnika Gminy ze wskazaniem na aktualny wówczas stan gotówki w kasie. Jak wskazano w §9 przedmiotowej regulacji okres za który sporządza się raporty kasowe może obejmować jeden dzień, jeden tydzień, 10 dni a nawet miesiąc, z tym, że nie może wykraczać poza okres sprawozdawczy, tj. miesiąc. Dla dochodów i wydatków sporządzane są odrębne raporty. Funkcje kasjera w kontrolowanym okresie pełniła Urszula Olejniczak młodszy referent ds. podatków i kasy, a w czasie jej nieobecności Dorota Śliwkiewicz – inspektor ds. windykacji należności i wymiaru podatków. (…) 6. Ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona była odręcznie w dwóch księgach druków ścisłego zarachowania: [1] założona w dniu 1 stycznia 2005 roku dla Kontokwitariuszy k-103, [2] założona w dniu 9 lipca 2007 roku dla czeków. Obie księgi zostały przesznurowane, zapieczętowane i podpisane przez Skarbnika Cezarę Stokowską oraz kierownika jednostki.
6 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
W dniu 8 września 2014 roku kontrolujący przeprowadzili kontrolę kasy w Urzędzie Gminy Głowno w obecności kasjerki – młodszego referenta ds. wymiaru podatków i kasy oraz Skarbnika Gminy Głowno Cezary Stokowskiej. Protokół z przedmiotowej kontroli stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli . Kontrolą prawidłowości dokonywania operacji kasowych objęto 29 raportów kasowych, z tego 15 sztuk raportów dochodowych i 14 sztuk raportów wydatkowych za okres od początku roku do końca czerwca 2013 roku. Szczegółowe zestawienie raportów kasowych, ze wskazaniem na nr raportu, okres jaki obejmował, obroty Wn i obroty Ma, stan gotówki w kasie, ilość załączników, osobę sporządzającą, sprawdzającą oraz uwagi, zawarto w załączniku nr 15 do protokołu kontroli. Ustalenia kontroli: raporty kasowe sporządzane były najczęściej co 10 dni, raport zamykany był poprzez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczenie stanu końcowego gotówki w kasie, wszystkie raporty objęte próbą kontroli podpisane były przez osobę sporządzającą Urszulę Olejniczak lub Dorotę Śliwkiewicz, oraz sprawdzane przez inspektora ds. księgowości budżetowej Alinę Dałek, zgodnie z §9 instrukcji kasowej obowiązującej w Gminie Głowno. stwierdzono, że większość dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów w raportach kasowych było kolejno numerowane, z wyłączeniem jednego raportu kasowego, gdzie stwierdzono brak chronologii w numeracji dokumentów źródłowych. Dowody stanowiące podstawę do dokonywania wydatków (rachunki, faktury VAT) sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym przez właściwe osoby oraz zatwierdzane do wypłaty. Opatrzone były także data wpływu dokumentu do Urzędu Gminy Głowno. na dowodach księgowych umieszczano dekretację ze wskazaniem na konta księgowe, na których dana operacja ma zostać ewidencjonowana, wraz z podpisem osoby dokonującej dekretacji. nie stwierdzono nieprawidłowości.
W 2013 roku Gmina Głowno nie wypłacała zaliczek stałych i okresowych dla pracowników Urzędu Gminy w Głownie. Oświadczenie inspektora ds. księgowości budżetowej Aliny Dałek z 1 września 2014 roku dotyczące niewypłacania w 2013 roku zaliczek stałych i okresowych, stanowi załącznik nr 16 do protokołu kontroli.
VI. WYKONYWANIE BUD ŻETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2013 ROK .
Dochody i przychody bud żetu
Wyszczególnienie Dane wg sprawozdania Rb-NDS z dnia 17.02.2014
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Plan Wykonanie po zmianach (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 12.272.326,79 11.803.686,22 Dochody bie żą ce 11.328.625,95 11.329.985,38 Dochody maj ątkowe 943.700,84 473.700,84 PRZYCHODY 441.036,92 470.736,10 z tego: Kredyty i po życzki 0,00 0,00 Nadwy żka z lat poprzednich 0,00 0,00 Inne (np. prywatyzacja, wolne 441.036,92 470.736,10 środki)
Wydatki i rozchody bud żetu.
Dane wg sprawozdania Rb-NDS z dnia 17.02.2014 Plan Wyszczególnienie Wykonanie po zmianach (zł) (zł) WYDATKI OGÓŁEM 12.147.326,79 11.144.102,93 z tego: Wydatki maj ątkowe 1.391.862,84 861.485,49 Wydatki bie żą ce 10.755.463,95 10.282.617,44 ROZCHODY 566.036,92 566.036,92 w tym: spłata kredytów i 566.036,92 566.036,92 po życzek
Wieloletnia prognoza finansowa Kontrolą objęto Wieloletnią Prognozę Finansową Gminy Głowno na lata 2014 – 2026 wprowadzoną w życie na mocy uchwały nr XLIII/202/14 Rady Gminy Głowno z dnia 29 stycznia 2014 roku, zmienianą następującymi uchwałami: Stosownie do art. 226 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, prognoza powinna być realistyczna i określać dla każdego roku objętego prognozą, co najmniej: [1] dochody bieżące oraz wydatki bieżące budżetu jednostki samorządu terytorialnego, w tym na obsługę długu, gwarancje i poręczenia; [2] dochody majątkowe, w tym dochody ze sprzedaży majątku, oraz wydatki majątkowe budżetu jednostki samorządu terytorialnego; [3] wynik budżetu jednostki samorządu terytorialnego; [4] przeznaczenie nadwyżki albo sposób sfinansowania deficytu; [5] przychody i rozchody budżetu jednostki samorządu terytorialnego, z uwzględnieniem długu zaciągniętego oraz planowanego do zaciągnięcia; [6] kwotę długu jednostki samorządu terytorialnego, w tym relację, o której mowa w art. 243, oraz sposób sfinansowania spłaty długu; [7] objaśnienia przyjętych wartości. Z uwagi na fakt, iż realistyczność przyjmowanych w prognozie wartości ma istotne znaczenie dla potwierdzenia spełniania w kolejnych latach ustawowego wskaźnika zadłużenia z art. 243 ustawy o finansach publicznych, weryfikacją objęto następujące wartości wykazane w WPF, stanowiącym załącznik do uchwały nr XLIII/202/14 Rady Gminy Głowno:
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dochody z tytułu Dochody ze Dochody Dochody Dochody dotacji oraz sprzeda ży Ogółem bie żą ce maj ątkowe środków na maj ątku inwestycje Plan na III 11.541.847,96 11.071.847,96 470.000,00 470.000,00 0,00 kwartał 2013 Wykonanie 11.788.027,24 11.314.326,40 473.700,84 0,00 473.700,84 2013 Plan 2014 11.875.613,21 11.117.391,21 758.222,00 360.000,00 398.222,00 Plan 2015 11.511.325,78 11.441.325,78 70.000,00 70.000,00 0,00 Plan 2016 11.730.208,92 11.730.208,92 0,00 0,00 0,00 Plan 2017 11.964.714,14 11.964.714,14 0,00 0,00 0,00 Plan 2018 12.314.019,49 12.314.019,49 0,00 0,00 0,00 Plan 2019 12.578.307,48 12.578.307,48 0,00 0,00 0,00 Plan 2020 12.892.765,17 12.892.765,17 0,00 0,00 0,00
Analizując powyższe dane stwierdzić można niewielki i systematyczny wzrost dochodów ogółem Gminy Głowno w porównaniu do roku ubiegłego: 2014 rok - wzrost o 0,74%, 2016 rok – wzrost o 1,90%, 2017 rok – wzrost o 2%, 2018 rok – wzrost o 2,92%, 2019 rok – wzrost o 2,15%, 2012 rok – wzrost o 2,5%. Jedynym rokiem, w którym prognozowany jest spadek dochodów ogółem jest rok 2015. Szacując dochody własne Gmina Głowno oparła się na indeksie wzrostu cen towarów, który w latach 2014 – 2026 zgodnie z szacunkami Ministra Finansów wynosiło 2,5%. Dochody majątkowe, zgodnie z informacja zawarta w objaśnieniach do Wieloletniej Prognozy Finansowej, w latach 2014 – 2015 opracowano przy założeniu, iż złożone wnioski o dofinansowanie projektów inwestycji Gminnych zostaną pozytywnie zweryfikowane i rozpatrzone. W pozostałych latach 2016 – 2026 nie uwzględniono dochodów majątkowych, ponieważ, jak nadmieniono, są trudne do oszacowania. Wątpliwości budzi planowanie dochodów ze sprzedaży majątku w 2014 roku w wysokości 360.000,00 zł. W uzasadnieniu do takiej kwoty wskazano, że ustalona została na podstawie możliwości zbycia do roku 2015. Dodatkowo, ze względu na brak uregulowania stanu prawnego nieruchomości, w latach kolejnych nie planuje się dochodów z tego tytułu. Jak wskazano we wcześniejszej części protokołu kontroli, odnoszącej się do weryfikacji planu i wykonania dochodów ze sprzedaży majątku w 2013 roku – plan 470.000,00 zł i wykonanie 0,00 zł, przyjmując w budżecie prognozowaną i planowaną kwotę z tytułu sprzedaży mienia gminnego, w rzeczywistości Gmina Głowno nie dysponowała dokumentacją potwierdzającą bądź to rozpoczęcie procedury mającej na celu sprzedaż nieruchomości, albo też z uwagi na negatywne decyzje komunalizacje, nieruchomości objęte planem sprzedaży, nie mogły w ogóle zostać w nim uwzględnione. Powyższe świadczy o nierzetelnym prognozowaniu dochodów ze sprzedaży majątku w 2013 roku, oraz budzi wątpliwość co do wiarygodności danych w tym zakresie wykazanych na lata 2014 i 2015.
Wydatki Wydatki Wydatki ogółem odsetki bie żą ce maj ątkowe Plan na III kwartał 2013 11.416.847,96 10.312.412,96 315.380,00 1.104.435,00 Wykonanie 2013 11.144.102,93 10.282.617,44 261.818,53 861.485,49 Plan 2014 11.394.576,09 9.864.560,00 223.979,00 1.530.016,09 Plan 2015 10.945.288,66 10.200.023,66 198.760,80 745.265,00 Plan 2016 11.164,171,80 10.224.656,80 171.819,08 939.515,00 Plan 2017 11.426.177,02 10.634.612,02 143.623,37 791.565,00 Plan 2018 11.775.482,37 11.128.032,37 117.727,89 647.450,00 Plan 2019 12.082.270,36 11.535.114,36 92.854,11 547.156,00 Plan 2020 12.528.000,05 11.985.780,05 69.815,15 542.220,00
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wydatki majątkowe w latach objętych weryfikacją także ulegały nielicznym zmianom: 2014 rok – wzrost o 2,25%, 2015 rok – spadek o 3,94%, 2016 rok – wzrost o 2%, 2017 rok – wzrost o 2,35%, 2018 rok – wzrost o 3,06%, 2019 rok – wzrost o 2,61% i 2020 rok – wzrost o 3,69%. Jak wskazano, sporządzając prognozę kierowano się wytycznymi dotyczącymi założeń makroekonomicznych na potrzeby wieloletnich prognoz finansowych JST zatwierdzonych przez Radę Ministrów na lata 2014 – 2026. Wzrost wydatków bieżących spowodowany jest także wprowadzeniem od 2013 roku wydatków związanych z gospodarowaniem odpadami komunalnymi oraz powołaniem i utworzeniem Środowiskowego Domu Pomocy Społecznej. Zmiana wysokości wydatków majątkowych, zaobserwowana na przełomie lat 2013 – 2015 spowodowana jest faktem, iż w 2013 roku zakończono budowę trzech boisk wielofunkcyjnych, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespołach Szkół Gminy Głowno, z tym, że jedno z tych boisk planuje się sfinansować środkami budżetu na 2014 rok. W załączniku nr 2 do niniejszej WPF, stanowiącym wykaz przedsięwzięć, w zakresie zadań wieloletnich wskazano na następujące inwestycje: [1] „Edukacyjne Wrota Regionu Łódzkiego” – wyrównanie i dysproporcja w zakresie dostępu i wykorzystania technologii informacyjnych i komunikacyjnych na terenie województwa łódzkiego – zadanie realizowane w latach 2013 – 2014 przy łącznych nakładach finansowych planowanych na 2014 rok w wysokości 235.640,00 zł; [2] „Budowa boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół w Popowie Głowieńskim” – Podniesienie jakości życia mieszkańców obszarów wiejskich poprzez wzrost dostępności do korzystania z obiektów sportowych – zadanie realizowane w latach 2013 – 2014 przy łącznych nakładach finansowych w wysokości 258.571,30zł. Pozostałe wydatki majątkowe Gmina Głowno przewidywała do realizacji w formie inwestycji rocznych takich jak m.in.: roboty budowlane w Zespole Szkół w Mąkolicach wraz z wymianą pokrycia dachu i dociepleniem budynku, przebudowa drogi dojazdowej do gruntów rolnych Dąbrowa – Jasionna.
2 PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .254 PKT 3 USTAWY Z DNIA 27 SIERPNIA 2009 ROKU O FINANSACH PUBLICZNYCH
Kontrolą objęto przestrzeganie zasad gospodarki finansowej określonej w art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym to przepisem, jedną z zasad gospodarki finansowej obowiązujących przy wykonywaniu budżetu JST jest dokonywanie wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z przeznaczeniem, w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. W wyniku kontroli stwierdzono co następuje: Zgodnie z uchwałą nr XXXI/142/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 stycznia 2013 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Głowno na 2013 roku zabezpieczono dla działu 900, rozdziału 90015 środki na wydatki w wysokości 280.000,00 zł. Zarządzeniem nr 3/2013 Wójta Gminy Głowno z dnia 20 lutego 2013 roku w sprawie przyjęcia planu finansowego Urzędu Gminy w Głownie na 2013 rok, wskazano, że dla działu 900 Gospodarka komunalna i ochrona środowiska, rozdziału 90015 Wydatki związane z realizacją zadań statutowych, §4260 Zakup energii zabezpieczono środki w wysokości 160.000,00 zł. Dalszych zmian z zakresie planu wydatków dla przedmiotowej klasyfikacji dokonywano następującymi zarządzeniami: + Zwi ększenie / - Akt prawny Plan po zmianie Zmniejszenie Zarz ądzenie nr 3 z 20.02.2013 160.000,00 160.000,00 Zarz ądzenie nr 15/2013 z 18.04.2013 +213,00 160.213,00
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zarz ądzenie nr 19/2013 z 11.06.2013 +20.000,00 180.213,00 Zarz ądzenie nr 20/2013 z 19.06.2013 - 213,00 180.000,00 Uchwała nr XXXVI/176/13 Rady Gminy z 26.06.2013 + 213,00 180.213,00 Uchwała nr XXXIX/186/13 z 25.09.2013 + 28.000,00 208.213,00
Zgodnie z wydrukiem z ewidencji księgowej kontrolowanej jednostki „Obroty na klasyfikacji wydatków” za okres od dnia 1 stycznia do 31 grudnia 2013 roku, w okresie od dnia 2 stycznia 2013 roku do końca III kwartału 2013 roku, tj. 30 września 2013 roku z klasyfikacji rozdział 90015, §4260 dokonano wydatków na łączną kwotę 200.472,35 zł, z tym, że dwie ostatnie faktury opłacone zostały przed ostatnim z powyżej wskazanych zwiększeń planu: w dniu 12 września 2013 roku oraz w dniu 20 września 2013 roku. Powyższe spowodowało przekroczenie planu wydatków w dziale 900, rozdziale 90015, §4260 o kwotę 20.259,35 zł, co przedstawiono w tabeli poniżej: Kwota Kwota Plan (zł) Data wydatku Przedmiot wydatku wydatku (zł) przekroczenia (zł) 180.213,00 13.08.2013 FVAT nr 40000126/0000/179 za o świetlenie dróg 718,17 0,00 180.213,00 19.08.2013 F VAT nr 730000975/0109/D/2013 za o świetlenie dróg 162,57 0,00 180.213,00 12.09.2013 F VAT nr 40000126/00004/180 za o świetlenie dróg 175,56 0,00 Zestawienie zbiorcze FV nr 40/784/174 za o świetlenie 180.213,00 12.09.2013 31.693,22 20.084,26 uliczne F VAT nr 730000975/0110/D/2013 za o świetlenie 180.213,00 20.09.2013 175,09 20.259,35 uliczne
Stwierdzone przekroczenie planu wydatków potwierdzają także wydruku z ewidencji księgowej Gminy Głowno „Stany Klasyfikacji Wydatków” za okres od dnia 1 tycznia 2013 roku do: [1] 11 września 2013 roku, [2] 12 września 2013 roku, [3] 13 września 2013 roku, [4] 20 września 2013 roku, [5] 21 września 2013 roku, [6] 24 września 2013 roku, [7] 25 września 2014 roku, stanowiące akta kontroli protokołu. W związku ze stwierdzoną nieprawidłowością zwrócono się do inspektora ds. księgowości budżetowej Aliny Dałek. Wyżej wymieniona, w wyjaśnieniach złożonych kontrolującym w dniu 9 września 2014 roku stwierdziła, że „ W dniu 09.09.2013 r. do Gminy Głowno wpłynęła Faktura Zestawienie Zbiorcze nr 40/784/174 za oświetlenie uliczne na kwotę 31.693,22 zł z terminem płatności 13.09.2013 r. oraz w dniu 10 września 2013 r. faktura nr 730000975/0110/D/2013 za oświetlenie uliczne na kwotę 175,09 zł z terminem płatności 23.09.2013 r. Gmina kierując się gospodarnością i celowością wydatków dokonała zapłaty faktur w dniu 12.09.2013 r. i 20.09.2013 r. bez pełnego zabezpieczenia środków w budżecie, w celu uniknięcia naliczenia odsetek. Brakujące środki zostały zabezpieczone na najbliższej sesji Rady Gminy Uchwałą nr XXXIX/86/13 w dniu 25.09.2013 r .” Wydatek na kwotę 31.693,22 zł w ramach zestawienia zbiorczego nr 40/784/174 podlegał wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dokonanej przez Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej, został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym i zatwierdzony do wypłaty przez inspektora ds. księgowości budżetowej Mirosławę Cechulską (zgodnie z upoważnieniem w ramach powierzonych czynności służbowych) oraz Sekretarz Gminy Jolantę Szkup na podstawie upoważnienia wynikającego z karty pracy, zgodnie z którą podpisuje wszystkie dokumenty w przypadku nieobecności Wójta Gminy, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych jego wyłącznej kompetencji). Wydatek wynikający z zestawienia zbiorczego 730000975 na kwotę 175,09 zł do wypłaty zatwierdziła inspektor Mirosława Cechulska oraz Wójt Gminy Marek Jóźwiak. Wyjaśnienie inspektora Aliny Dałek z 9 września 2014 roku w sprawie przekroczenia planu wydatków, stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli.
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Akta kontroli [A7 str. 404 - 473]: kserokopia zarządzenia nr 3/2013 z 20 lutego 2013 roku, nr 15/2013 z 18 kwietnia 2013 roku, nr 19/2013 z 11 czerwca 2013 roku, nr 20/2013 z 19 czerwca 2013 roku, uchwały nr XXXVI/176/13 z 26 czerwca 2013 roku, uchwały nr XXXIX/186/13 z 25 września 2013 roku; WB nr 137 z 12 września 2013 roku, WB nr 143 z 20 września 2013 roku; zestawienie zbiorcze nr 40/784/174 z 31 sierpnia 2013 roku; faktury VAT nr 730000975/0110/D/2013 z 31 sierpnia 2013 roku; wydruku „Obroty na klasyfikacjach dział 900, rozdział 90015, §4260; wydruku stan klasyfikacji wydatków za okres od dnia 1 stycznia 2013 roku do 11 września 2013 roku, 12 września 2013 roku, 13 września 2013 roku, 20 września 2013 roku, 21 września 2013 roku, 24 września 2014 roku, 25 września 2013 roku, zakres czynności inspektora Mirosławy Cechulskiej oraz p.o. Sekretarza Jolanty Szkup.
VII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD ŻETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2012 - 2013
Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Rachunkowość podatków i opłat oraz zasady ich ewidencji opisano w Załączniku nr 4a do zarządzenia nr 203/2012 Wójta Gminy Głowno z dnia 31 grudnia 2012 roku w sprawie wprowadzenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy w Głownie, pn. Zakładowy plan kont. Zarządzenie nr 203/2012 uchylało zarządzenie nr 5/2009 Wójta Gminy Głowno z dnia 25 lutego 2009 roku w sprawie wprowadzenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy w Głownie (zmieniane zarządzeniami nr 3/2010, 59/2010 oraz 53/2011). W ww. załączniku nr 4a do zarządzenia nr 203/2012, tj. w Zakładowym planie kont uregulowano wykaz kont syntetycznych dla ewidencji dochodów (Załącznik nr 3 do Zakładowego planu kont). Ewidencję należności z tytułu dochodów budżetowych prowadzono na koncie 221, które miało służyć do ewidencjonowania rozrachunków: a) z podatnikami z tytułu należności i wpłaconych przez nich podatków i opłat, b) z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków i opłat, c) z jednostkami budżetowymi z tytułu potrącenia, d) z bankami z tytułu nie przekazanych wpłat. Na stronie Wn konta 221 winny być ewidencjonowane przypisy należności, zwroty nadpłat. Na stronie Ma konta 221 księgowane miały być odpisy należności, wpłaty dokonane przelewem albo za pośrednictwem poczty, wpłaty dokonane do kasy Urzędu, zapłatę dokonaną przez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jst., zapłatę dokonaną przez potrącenie, zapłatę dokonaną za pośrednictwem banku, który obciążył rachunek bankowy podatku, ale nie przekazał na rachunek bankowy Urzędu. Konto 221 zamyka się dwoma saldami. Saldo Wn oznacza przypisane a nie zrealizowane podatki, opłaty i pozostałe dochody budżetowe. Saldo Ma oznacza wpłacone, a nie przypisane podatki, opłaty- nadpłaty i pozostałe dochody budżetowe. Do konta syntetycznego 221 prowadzono konta analityczne według rodzajów należności. Do kont analitycznych były prowadzone konta szczegółowe służące do rozrachunków z podatnikami z tytułu podatków, które podlegają przypisaniu na kontach podatników (dla każdego podatnika odrębne konto w każdym podatku).
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Gmina Głowno prowadziła również konto 991, na którym ewidencjonowała rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników. W załączniku nr 6 do zarządzenia nr 203/2012 doprecyzowano zasady ewidencji dochodów i wydatków budżetowych w tym w zakresie księgowości podatkowej. Księgowość podatkowa miała być prowadzona w formie komputerowej (wymiar, wpłaty). Przypisy i odpisy na podstawie decyzji księgowane winny być w wymiarze rocznym, bądź w danym miesiącu, którego dotyczą, odpowiednio na kontach podatników, według rodzajów podatków. Wpłaty ewidencjonowano z podziałem na należność bieżącą, zaległość, odsetki od zaległości, koszty upomnień pod datą wyciągu bankowego lub raportu kasowego. W załączniku nr 6 do zarządzenia nr 203/2012 wskazano również, iż kontrola terminowej realizacji zobowiązań będzie wykonywana przez analizę kont podatników, według stanu na koniec miesiąca, po zaksięgowaniu wszystkich wpłat i zwrotów przypadających do końca analizowanego okresu. Pracownik księgowości prowadzący analityczną ewidencję księgową dokona przeglądu zapisów kont podatników w zbiorze, sprawdzając czy należności zostały zapłacone. Jeżeli podatnik nie zapłacił należności w terminie płatności podatku lub raty, pracownik księgowości zobowiązany do prowadzenia ewidencji sporządzi upomnienie zawierające wezwanie do wykonania obowiązku zapłaty z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego. Upomnienie wysyła się do dłużnika za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Upomnienia na zaległości podatkowe wystawia się w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące od terminu płatności podatku bądź raty podatku. Nie sporządza się upomnień po racie, jeżeli wysokość zaległości nie przekracza wysokości kosztów upomnienia. Jeżeli zaległości objęte upomnieniem nie zostały zapłacone, pracownik księgowości sporządza na kwoty zaległe tytuły wykonawcze w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od daty doręczenia upomnienia. Sprawozdania roczne Rb-27S i Rb-PDP za 2012 rok Dochody wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2012 – 11.527.284,92 zł . Rok 2012 W sprawozdaniu Rb 27S – o dochodach budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 roku wykazano m.in.: - skutki udzielonych ulg i zwolnień (bez ulg i zwolnień ustawowych) = 22.271,45 zł. Na powyższą kwotę składały się następujące pozycje: - ulgi i zwolnienia w podatku od nieruchomości na kwotę 22.271,45 zł (w podatku od nieruchomości od osób prawnych – 21.376,06 zł, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych – 895,39 zł); - skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa stanowiły kwotę łączną 53.634,12 zł. Na powyższą kwotę składały się następujące pozycje: - umorzenie zaległości w podatku od nieruchomości od osób prawnych – 1.038,00 zł; - umorzenie zaległości w podatku od nieruchomości od osób fizycznych – 8.098,50 zł; - umorzenie zaległości w podatku rolnym od osób prawnych – 347,00 zł; - umorzenie zaległości w podatku rolnym od osób fizycznych – 2.142,00 zł; - umorzenie zaległości w podatku leśnym od osób fizycznych – 12,00 zł;
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- umorzone odsetki w zakresie osób prawnych – 31,00 zł; - umorzone odsetki w zakresie osób fizycznych – 1.592,00 zł. - rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności podatku od nieruchomości od osób prawnych na kwotę 18.333,00 zł; - rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności podatku od nieruchomości od osób fizycznych na kwotę 8.563,62 zł; - rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności podatku rolnym od osób prawnych na kwotę 172,00 zł; - rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności podatku rolnym od osób fizycznych na kwotę 2.021,00 zł; - rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności podatku od środków transportowych od osób fizycznych na kwotę 5.370,00 zł; - rozłożone na raty, odroczone odsetki w zakresie osób prawnych – 4.490,00 zł; - rozłożone na raty, odroczone odsetki w zakresie osób fizycznych – 1.424,00 zł. Nadmienione dane wykazane w sprawozdaniu Rb 27S oraz wykonanie dochodów z poszczególnych podatków odpowiadały danym wynikającym ze sprawozdania Rb-PDP na koniec 2012 roku. Analiza przedłożonych do kontroli 29 decyzji organu podatkowego wydanych w 2012 roku dotyczących umorzeń, odroczeń terminu płatności oraz rozłożenia na raty wykazała nieprawidłowości w zakresie kwot wykazanych w odpowiednich pozycjach sprawozdania Rb-27S i jednocześnie Rb-PDP na koniec 2012 roku: 1) W sprawozdaniach Rb-PDP (kolumna 6) oraz Rb-27S (kolumna 15) za 2012 rok wykazano zaniżone skutki odroczeń terminu płatności oraz rozłożenia na raty zaległości podatkowych w podatku od środków transportowych od osób fizycznych, ponieważ wykazano jedynie kwotę 5.370,00 zł. Wykazana kwota wynikała z odroczenia terminu płatności zaległości w podatku od środków transportowych do dnia 30 marca 2013 roku wyrażonego w decyzji FP.311.2.8.2012 z dnia 11 grudnia 2012 roku (doręczono 13 grudnia 2012 roku). W sprawozdaniach nie ujęto natomiast ostatnich 5 rat zaległego podatku od środków transportowych w łącznej wysokości 500,00 zł płatnych w pierwszych miesiącach 2013 roku na podstawie decyzji rozkładającej na raty z dnia 18 czerwca 2012 roku FP.311.2.4.2012. Decyzja rozkładała zaległości = 1.181,20 zł na 11 rat, z tym że raty 7-11 po 100 zł miały być płatne w 2013 roku. Zaniżone skutki = 500,00 zł. Analiza konta szczegółowego 221 podatnika którego dotyczyła ww. decyzja FP.311.2.4.2012 wykazała, że rozłożona zaległość podatkowa – 1.181,20 zł zawiera w sobie również odsetki = 219,20 zł, które nie zostały wyszczególnione w decyzji. Powyższe oznacza, że zaniżono również kwotę rozłożonych na raty, odroczonych odsetek od osób fizycznych wskazaną w kolumnie 15 sprawozdania Rb-27S. Dodatkowo warto zauważyć, że decyzja rozkładająca na raty z dnia 18 czerwca 2012 roku FP.311.2.4.2012 zawierała nieprawidłowe rozstrzygnięcie, gdyż wskazano w niej, że rozkłada się na raty zaległości podatkowe nie wyszczególniając kwoty rozkładanych na raty odsetek, co naruszało art. 210 § 1 ust. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku Dz.U. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zgodnie z którym decyzja zawiera m.in. rozstrzygnięcie. Sprawozdania roczne Rb-27S i Rb-PDP za 2013 rok
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dochody wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2013 – 11.803.686,22 zł . Rok 2013 W sprawozdaniu Rb 27S – o dochodach budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku wykazano m.in.: - skutki udzielonych ulg i zwolnień (bez ulg i zwolnień ustawowych) = 25.160,34 zł. Na powyższą kwotę składały się następujące pozycje: - ulgi i zwolnienia w podatku od nieruchomości na kwotę 25.160,34 zł (w podatku od nieruchomości od osób prawnych – 24.264,95 zł, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych – 895,39 zł); - skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa stanowiły kwotę łączną 44.018,00 zł. Na powyższą kwotę składały się następujące pozycje: - umorzenie zaległości w podatku od nieruchomości od osób prawnych – 5.256,00 zł; - umorzenie zaległości w podatku od nieruchomości od osób fizycznych – 276,00 zł; - umorzenie zaległości w podatku rolnym od osób fizycznych – 1.016,00 zł; - umorzenie zaległości w podatku leśnym od osób fizycznych – 14,00 zł; - umorzone odsetki w zakresie osób prawnych – 1.140,00 zł; - umorzone odsetki w zakresie osób fizycznych – 7,00 zł. - rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności podatku od nieruchomości od osób prawnych na kwotę 24.147,00 zł; - rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności podatku od nieruchomości od osób fizycznych na kwotę 1.173,00 zł; - rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności podatku rolnym od osób fizycznych na kwotę 3.298,00 zł; - rozłożone na raty, odroczone odsetki w zakresie osób prawnych – 6.804,00 zł; - rozłożone na raty, odroczone odsetki w zakresie osób fizycznych – 887,00 zł. Nadmienione dane wykazane w sprawozdaniu Rb 27S oraz wykonanie dochodów z poszczególnych podatków odpowiadały danym wynikającym ze sprawozdania Rb-PDP na koniec 2013 roku. Analiza przedłożonych do kontroli 12 decyzji organu podatkowego wydanych w 2013 roku dotyczących umorzeń, odroczeń terminu płatności oraz rozłożenia na raty nie wykazała nieprawidłowości w zakresie kwot wykazanych w odpowiednich pozycjach sprawozdania Rb-27S i jednocześnie Rb-PDP na koniec 2013 roku.
W zakresie skutków udzielonych ulg i zwolnień wprowadzonych uchwałami Rady Gminy Głowno stwierdzono, że: 1) Rada Gminy skorzystała z uprawnienia wynikającego z art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2010 r., Dz.U. nr 95, poz. 613 ze zm.) i wprowadziła zwolnienia przedmiotowe w podatku od nieruchomości. W latach 2011-2014 zwolnieniem objęto: a) grunty, budynki i budowle lub ich części służące zbiorowemu zaopatrzeniu w wodę; b) grunty, budynki i budowle lub ich części związane z działalnością przeciwpożarową;
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
c) grunty, budynki i budowle lub ich części związane z działalnością związaną z upowszechnianiem kultury, kultury fizycznej, sportu i rekreacji; d) grunty zajęte pod drogi dojazdowe do pól niezaliczane do kategorii dróg publicznych, a sklasyfikowane w ewidencji gruntów jako dr. Dodatkowo od 1 stycznia 2013 roku wprowadzono nową kategorię nieruchomości zwolnionych od podatku od nieruchomości - grunty, budynki i budowle lub ich części zajęte na potrzeby prowadzenia przez podmioty działalności statutowej na rzecz osób niepełnosprawnych oraz osób z upośledzeniem umysłowym i psychicznie chorych. Ta ostatnia kategoria zwolnionych nieruchomości miała niewątpliwie związek z powstającym Środowiskowym Domem Samopomocy w Woli Zbrożkowej. Ww. zwolnienia nie obejmowały gruntów, budynków i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Ww. zwolnienia wynikały z uchwał Rady Gminy Głowno: nr LV/264/10 z dnia 10 listopada 2010 roku, nr XIV/73/11 Rady Gminy Głowno z dnia 24 listopada 2011 roku, nr XXVII/127/12 Rady Gminy Głowno z dnia 28 listopada 2012 roku, nr XLI/193/13 Rady Gminy Głowno z dnia 26 listopada 2013 roku – zmienionej uchwałą nr XLII/201/13 z dnia 30 grudnia 2013 roku; 2) Rada Gminy skorzystała z uprawnienia wynikającego z art. 12 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym - rada gminy może wprowadzić inne zwolnienia przedmiotowe niż określone w ust. 1, z wyjątkiem zwolnień dotyczących pojazdów, o których mowa w art. 8 pkt 2, 4 i 6. W latach 2012-2014 zwolnieniem objęto środki transportowe służące wyłącznie do działalności przeciwpożarowej, znajdujące się na terenie gminy Głowno. Ww. zwolnienia wynikały z uchwał Rady Gminy Głowno: nr XIV/72/11 z dnia 24 listopada 2011 roku, nr XXVI/124/12 Rady Gminy Głowno z dnia 31 października 2012 roku, nr XLI/194/13 Rady Gminy Głowno z dnia 26 listopada 2013 roku. W zakresie przedmiotowego zwolnienia w dodatkowej informacji stwierdzono: „[…] środki transportowe służące wyłącznie działalności przeciwpożarowej, znajdujące się na terenie gminy Głowno posiadają status pojazdów specjalnych i tym samym podlegają zwolnieniu od podatków od środków transportowych na podstawie art. 12 ust. 1 […] Na obszarze gminy Głowno nie występują pojazdy podlegające zwolnieniu od podatku od środków transportowych na podstawie § 2 uchwały nr XLI/194/13 Rady Gminy Głowno z dnia 26 listopada 2013 roku. Z uwagi na brak zastosowania § 2 ww. uchwały Rada Gminy Głowno podejmując uchwałę w sprawie określenia stawek w podatku od środków transportowych na 2015 rok nie uchwalił zwolnień w tym zakresie” Informacja z dnia 12 grudnia 2014 roku złożona z upoważnienia Wójta przez Urszulę Olejniczak – Młodszy Referent w sprawie zwolnień w podatku od środków transportowych wprowadzonych uchwałami Rady Gminy stanowi załącznik nr 18 do protokołu kontroli. Z uzyskanych informacji wynika, że Rada Gminy Głowno nie skorzystała z uprawnienia wynikającego z art. 13e. ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity 2006 r., Dz. U. nr 136, poz. 969 ze zm.), zgodnie z którym rada gminy, w drodze uchwały, może wprowadzić inne zwolnienia i ulgi przedmiotowe niż określone w ustawie, z uwzględnieniem przepisów dotyczących pomocy publicznej.
Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
Uchwałą nr VI/29/11 z dnia 29 marca 2011 roku w sprawie określenia inkasentów i stawki procentowej wynagrodzenia za inkaso z tytułu poboru podatków stanowiących dochody Gminy, Rada Gminy w Głownie zarządziła pobór podatków: od nieruchomości, rolnego i leśnego od osób fizycznych w drodze inkasa. Na inkasentów wyznaczono
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sołtysów sołectw Gminy Głowno, których wynagrodzenie zróżnicowano od 5,4% do nawet 62,4% od należności pobranych i wpłaconych na konto Urzędu Gminy. Wypłata wynagrodzenia za inkaso miała następować w terminie 30 dni od dnia rozliczenia się z pobranych podatków w kasie Urzędu. Uchwała spełniała wymagania art. 6 ust. 12 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Rada Gminy w Głownie nie skorzystała z uprawnienia wynikającego art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) i nie wyznaczyła późniejszego terminu płatności dla inkasentów - terminem płatności dla inkasentów był dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić. Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą rozliczenia inkasentów z sołectw Mąkolice i Popów Głowieński: (…) 7
Nie stwierdzono konieczności pobrania odsetek od inkasentów, ponieważ wpłaty zainkasowanych rat następowały w terminie ustawowym. Nieprawidłowości w zakresie naliczania i wypłaty prowizji dla inkasentów nie stwierdzono - wypłata wynagrodzenia (prowizji) następowała w Urzędzie (podpisy sołtysów na listach płac). Wpłaty zebranych podatków ewidencjonowano na koncie 991. Urząd Gminy w Głownie posiada bezpośredni dostęp do ewidencji gruntów i budynków, o czym świadczą załączone do kontrolowanych podatników aktualne wydruki z ewidencji. Stosownie do treści art. 1a ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych przez użyte w ustawie określenia: użytki rolne, lasy, nieużytki, użytki ekologiczne, grunty zadrzewione i zakrzewione, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych, grunty pod wodami powierzchniowymi płynącymi, grunty pod morskimi wodami wewnętrznymi - rozumie się grunty sklasyfikowane w ten sposób w ewidencji gruntów i budynków. Powołany przepis obowiązujący od 1 stycznia 2007 roku przesądził w sposób jednoznaczny, że decydujące znaczenie przy opodatkowaniu gruntów mają dane wynikające z ewidencji gruntów i budynków, a nie to, co faktycznie znajduje się na gruncie, lub w jaki sposób ten grunt jest wykorzystywany. Z kolei zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity z 2005 roku, Dz.U. nr 240, poz. 2027 ze zm.) podstawę m.in. wymiaru podatków i świadczeń stanowią dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków (dane dotyczące zarówno przedmiotu jak i podmioty opodatkowania). Zgodnie z art. 194 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa dokumenty urzędowe (w tym również ewidencja gruntów i budynków) sporządzone w formie określonej przepisami prawa przez powołane do tego organy władzy publicznej stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Ponadto bogate orzecznictwo potwierdza, jakie znaczenie dla organów podatkowych winny mieć dane wynikające z ewidencji gruntów i budynków. W dniu 24 listopada 2011 roku Rada Gminy Głowno przyjęła uchwałę nr XIV/74/11 w sprawie określenia wzorów formularzy informacji i deklaracji w podatku od nieruchomości, rolnym i leśnym.
7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Z uzyskanych informacji wynika, że RIO w Łodzi nie podjęła rozstrzygnięć nadzorczych w sprawie zapisów w uchwałach Rady Gminy Głowno dotyczących podatków obowiązujących w latach 2012-2014. Oświadczenie z dnia 12 września 2014 roku złożone z upoważnienia Wójta przez Urszulę Olejniczak – Młodszy Referent w sprawie poprawności uchwał podatkowych stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli. Zgodnie z przedłożonym oświadczeniem w latach 2012-2014 w Gminie Głowno nie zaistniały przypadki wygasania zobowiązań podatkowych wskutek przeniesienia własności nieruchomości, ruchomości lub innych praw majątkowych. Oświadczenie z dnia 12 września 2014 roku złożone z upoważnienia Wójta przez Urszulę Olejniczak – Młodszy Referent dotyczące wygasania zobowiązań podatkowych wskutek przeniesienia własności nieruchomości, ruchomości lub praw majątkowych stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli. Z uzyskanych informacji wynika, że w latach 2012-2014 organ podatkowy przeprowadził u podatników podatku od nieruchomości, rolnego, od środków transportowych jedną kontrolę podatkową w rozumieniu ustawy Ordynacja Podatkowa, która nie wykazała nieprawidłowości w deklarowanych przez podatnika podstawach opodatkowania. Oświadczenie z dnia 12 września 2014 roku złożone z upoważnienia Wójta przez Urszulę Olejniczak – Młodszy Referent dotyczące kontroli podatkowych stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli. Realizację dochodów własnych Gminy Głowno w latach 2012-2013 przedstawiono w poniżej zamieszczonych tabelach. Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2012 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy w Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) wykonaniu planu bud żetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD ŻETOWE – 11.669.242,09 11.527.284,92 98,78 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 754.000 733.986,71 97,35 6,37 2. Podatek rolny 754.000 737.525,98 97,82 6,40 3. Podatek le śny 36.000 36.862,93 102,40 0,32 4. Podatek od środków 80.000 81.923,40 102,40 0,71 transportowych 5. Opłaty lokalne 41.927 49.234,85 117,43 0,43 6. Pozostałe dochody własne 637.643,54 637.428,62 99,97 5,53 DOCHODY WŁASNE 2.303.570,54 2.276.962,49 98,84 19,75
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło żonych przez Urz ąd Gminy Głowno.
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2013 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy w Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) wykonaniu planu bud żetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD ŻETOWE – 12.272.326,79 11.803.686,22 96,18 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 740.000 810.400,70 109,51 6,87 2. Podatek rolny 715.000 741.556,92 103,71 6,28 3. Podatek le śny 35.000 36.870,72 105,34 0,31
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
4. Podatek od środków 75.000 87.244,72 116,33 0,74 transportowych 5. Opłaty lokalne 244.700 149.349,53 61,03 1,27 6. Pozostałe dochody własne 1.138.237,88 762.459,51 66,99 6,46 DOCHODY WŁASNE 2.947.937,88 2.587.882,10 87,79 21,92
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło żonych przez Urz ąd Gminy Głowno.
Podatek od nieruchomo ści
Wysokość stawek w podatku od nieruchomości obowiązujących w latach 2011-2014 została określona przez Radę Gminy Głowno uchwałami nr: XLII/204/09 z dnia 26 listopada 2009 roku (stawki na 2010 i 2011 rok), XIV/71/11 z dnia 24 listopada 2011 roku (na 2012 rok), XXVI/122/12 z dnia 31 października 2012 roku w sprawie określenia stawek w podatku od nieruchomości na terenie Gminy Głowno (stawki na 2013 i 2014 rok). Stawki wynikające z przedmiotowych uchwał nie przekraczały maksymalnych stawek wynikających z obwieszczenia Ministra Finansów z dnia: a) 30 lipca 2010 roku w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2011 roku (M.P. Nr 55, poz. 755), b) 19 października 2011 roku w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2012 roku (M.P. Nr 95, poz. 961), c) z dnia 2 sierpnia 2012 roku w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2013 roku (M.P. nr 587), d) z dnia 7 sierpnia 2013 roku w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2014 roku (M.P. nr 724).
Stawki Stawki Stawki Stawki Przedmiot opodatkowania obowi ązuj ące w obowi ązuj ące w obowi ązuj ące w obowi ązuj ące w 2011 roku 2012 roku 2013 roku 2014 roku
Od budynków mieszkalnych lub ich cz ęś ci 0,52 zł/m² 0,56 zł/m² 0,56 zł/m² 0,56 zł/m²
Od budynków lub ich cz ęś ci zwi ązanych z prowadzeniem działalno ści gospodarczej oraz cz ęś ci budynków mieszkalnych zaj ętych na 16,60 zł/m² 17,76 zł/m² 17,76 zł/m² 17,76 zł/m² prowadzenie działalno ści gospodarczej
Od budynków lub ich cz ęś ci zaj ętych na prowadzenie działalno ści gospodarczej w zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem 6,20 zł/m² 6,63 zł/m² 6,63 zł/m² 6,63 zł/m² siewnym
Od budynków zwi ązanych z udzielaniem świadcze ń zdrowotnych w rozumieniu przepisów o działalno ści leczniczej, zaj ętych przez podmioty 3,10 zł/m² 3,32 zł/m² 3,32 zł/m² 3,32 zł/m² udzielaj ące tych świadcze ń od 1m²
Od budynków zaj ętych na cele rekreacyjno- wypoczynkowe - 7,36 zł/m² 7,36 zł/m² 7,36 zł/m²
Od pozostałych budynków lub ich cz ęś ci od 1m.² pow. u żytkowej - w tym zaj ętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalno ści po żytku 4,14 zł/m² 4,43 zł/m² 4,43 zł/m² 4,43 zł/m² publicznego przez organizacje po żytku publicznego
Od budowli: 2% ich warto ści 2% ich warto ści 2% ich warto ści 2% ich warto ści Od gruntów zwi ązanych z prowadzeniem działalno ści gospodarczej, bez wzgl ędu na sposób zakwalifikowania w ewidencji gruntów i 0,62 zł/m² 0,66 zł/m² 0,66 zł/m² 0,66 zł/m² budynków - od 1 m² powierzchni
Od gruntów pod jeziorami, zaj ętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych – od 1 2,60 zł/ha 2,78 zł/ha 2,78 zł/ha 2,78 zł/ha ha powierzchni
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Od gruntów zaj ętych na cele rekreacyjno- wypoczynkowe - 0,43 zł/m 0,43 zł/m² 0,43 zł/m²
Od gruntów pozostałych, w tym zaj ętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalno ści po żytku publicznego przez organizacje po żytku 0,16 zł/m² 0,17 zł/m² 0,17 zł/m² 0,17 zł/m² publicznego – od 1 m² powierzchni
Podatek od nieruchomości od osób prawnych
W okresie objętym kontrolą ilość podatników – osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej – będących podmiotami ww. podatku wynosiła: - 2011 rok - 39 - 2012 rok - 40 - 2013 rok – 40 Kontrolą objęto dokumentację źródłową dotyczącą 7 podatników podatku od nieruchomości za lata 2011-2013. Tabela zawierająca podstawowe informacje dotyczące skontrolowanych podatników podatku od nieruchomości (osób prawnych) stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli. W wyniku kontroli ustalono, co następuje: - Gmina Głowno do 2014 roku nie figurowała w ewidencji podatników podatku od nieruchomości oraz nie składała deklaracji na podatek od nieruchomości. Zgodnie z art. 3a ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 r., Dz.U. nr 136, poz. 969 ze zm.), Gminy nie są objęte obowiązkiem podatkowym w podatku rolnym. Regulacji o podobnym charakterze (wyłączenie podmiotowe) nie można odnaleźć w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2010 r., Dz.U. nr 95, poz. 613 ze zm.) – w podatku od nieruchomości. Jedynie art. 2 ust. 3 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych stanowi, że opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają również nieruchomości lub ich części zajęte na potrzeby organów jednostek samorządu terytorialnego, w tym urzędów gmin, starostw powiatowych i urzędów marszałkowskich. W rezultacie, majątek Gminy jest wyłączony z opodatkowania, jeśli jest to grunt sklasyfikowany w ewidencji gruntów jako użytek rolny lub grunt zadrzewiony i zakrzewiony na użytku rolnym. Gmina, co do zasady, musi sama sobie składać deklarację na podatek od nieruchomości i wpłacać należny podatek, chyba że wprowadzono: wyłączenie przedmiotowe, określone zwolnienie przedmiotowe, lub gdy obowiązek podatkowy ciąży na podmiocie korzystającym z majątku gminy, na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W rezultacie kontroli przeprowadzonej przez Urząd Skarbowy, w dniu 29 kwietnia 2014 roku Gmina Głowno złożyła deklaracje na podatek od nieruchomości na rok 2014, 2013, 2012, 2011 i 2010. Powyższe oznacza, że Gmina Głowno nie wypełniała obowiązku wynikającego z art. 6 ust. 9 pkt 1 i 3 ustawy z dnia z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz.U. z 2010 r., nr 95, poz. 613 ze zm.), zgodnie z którym osoby prawne, jednostki organizacyjne oraz spółki niemające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa , a także jednostki organizacyjne Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe są obowiązane: 1) składać, w terminie do dnia 31 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania, deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy,
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku 8; 3) wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości - bez wezwania - na rachunek właściwej gminy, w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca, a za styczeń do dnia 31 stycznia 9. Z kolei z drugiej strony organ podatkowy nie realizował obowiązku wynikającego z art. 272 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), wg którego organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem art. 272a, dokonują czynności sprawdzających, mających na celu sprawdzenie terminowości składania deklaracji. Organ podatkowy winien skorzystać z kompetencji przewidzianej w art. 274a. § 1 Ordynacji podatkowej - Organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku. Przypis zaległego podatku za 2010 rok = 2.364,72 zł, Przypis zaległego podatku za 2011 rok = 1.019,00 zł, Przypis zaległego podatku za 2012 rok = 819,00 zł, Przypis zaległego podatku za 2013 rok = 1.343,00 zł, Przypis zobowiązania na 2014 rok = 2.249,00 zł. Analiza konta szczegółowego ww. podatnika wykazała, że Gmina Głowno nie zapłaciła jakichkolwiek odsetek od zapłaconych zaległości. Kontrolującym przedłożono dwa wnioski Wójta Gminy Głowno złożone w dniu 14 kwietnia 2014 roku (o umorzenie odsetek od zaległości podatkowych za 2010 rok w kwocie 1.176,00 zł) oraz w dniu 29 kwietnia 2014 roku (o umorzenie odsetek od zaległości podatkowych za lata 2011, 2012, 2013 i 2014 w kwocie łącznej 820,00 zł). Wnioski uzasadniono faktem nieskładania deklaracji przez podatnika, z czym wiązało się powstanie zaległości uiszczonych w dniach 14 i 29 kwietnia 2014 roku. W związku z powyższym Wójt Gminy Głowno wydał dwie decyzje umarzające ww. kwoty: z dnia 25 kwietnia 2014 roku FP.3123.1.1.2014 oraz z dnia 29 kwietnia 2014 roku FP.3123.1.2.2014. W uzasadnieniu przedmiotowych decyzji stwierdzono: „Organ podatkowy uznał, że umorzenie odsetek stanowić będzie ważny interes publiczny pod pojęciem którego należy rozumieć pewną potrzebę (dobro), zaspokojenie której powinno służyć zbiorowości lokalnej lub całemu społeczeństwu. W opinii organu podatkowego udzielona pomoc – ze względu na ważny interes publiczny – przyniesie wymierne korzyści społeczne, tj. np. naprawa dróg, utrzymanie placówek oświatowych i kulturalnych na terenie gminy. ” Dodatkowo w złożonych wyjaśnieniach wskazano m.in.: „[…] udzielona pomoc – ze względu na ważny interes publiczny przyniosła wymierne korzyści społeczne dla Gminy Głowno, poprzez włączenie ich do budżetu Gminy Głowno i wykorzystanie na
8 Art. 6 ust. 9 pkt 1 zmieniony przez art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 16 września 2011 roku o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. 2011 r., nr 232, poz. 1378) z dniem 1 stycznia 2012 roku, wcześniej terminem składania deklaracji był 15 styczeń. 9 Art. 6 ust. 9 pkt 3 zmieniony przez art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 16 września 2011 roku o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. 2011 r., nr 232, poz. 1378) z dniem 1 stycznia 2012 roku.
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podstawowe zadania Gminy, tj. naprawa dróg, utrzymanie placówek oświatowych i kulturalnych oraz pomoc socjalną” Informacja z dnia 11 grudnia 2014 roku złożona z upoważnienia Wójta przez Dorotę Śliwkiewicz – Inspektor dotycząca umorzenia odsetek od zaległości Gminy Głowno stanowi załącznik nr 23 do protokołu kontroli. - Większość deklaracji na podatek od nieruchomości zostało złożonych zgodnie z formularzem, określonym w drodze uchwały nr XIV/74/11 z dnia 24 listopada 2011 roku w sprawie określenia wzorów formularzy informacji i deklaracji w podatku od nieruchomości, rolnym i leśnym (…)10 . - Większość deklaracji wpłynęła do organu podatkowego w terminie ustawowym, zgodnie z art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, tj. do 31 stycznia (brzmienie od 1 stycznia 2012 roku). Wskazanemu terminowi uchybili podatnicy: (…)11 . - W zakresie zgodności powierzchni gruntów deklarowanych przez podatników z powierzchnią wynikającą z ewidencji gruntów i budynków ustalono m.in., że: (…) 12 - Deklaracje objęte kontrolą były prawidłowe pod względem zastosowanej stawki podatkowej; (…) 13
Akta kontroli [A8 str. 474-630]: Kserokopia dokumentacji związanej z nieprawidłowościami stwierdzonymi w sprawozdaniach Rb-Pdp, dokumentacja dotycząca podatników podatku od nieruchomości – osoby prawne: (…) 14 .
10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Opłata targowa
Zgodnie ze sprawozdaniami Rb-27s za 2012 i 2013 rok Gmina Głowno nie planowała oraz nie wykonała dochodów z tytułu opłaty targowej, tj. brak klasyfikacji w dziale 756,rozdziale 75616, § 043.
2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU
Stosownie do postanowień art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych za lata 2012 - 2013 zostały opracowywane informacje o stanie mienia komunalnego Gminy Głowno. Zasady gospodarowania nieruchomościami Gminy Głowno określone zostały w drodze uchwały Nr 89/XXI/2000 z dnia 24 maja 2000 roku w sprawie określenia zasad nabywania nieruchomości na własność Gminy Głowno, zbywania tych nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata. Ww. uchwała została uchylona dopiero uchwałą nr XL/189/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 października 2013 roku w sprawie zasad wydzierżawiania, wynajmowania nieruchomości na czas dłuższy niż 3 lata. Rada Gminy w § 2.ust. 1 stwierdziła, że zawarcie umowy dzierżawy na czas oznaczony powyżej 3 lat lub na czas nieoznaczony następuje w drodze przetargu z zastrzeżeniem ust.2. Z kolei w przedmiotowym ust. 2 zamieszczono szeroki katalog odstępstw od obowiązku przeprowadzenia przetargu: „ Wyraża się zgodę na odstąpienie od obowiązku przetargowego trybu zawarcia umowy dzierżawy lub najmu na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony jeżeli oddanie w najem lub dzierżawę następuje: 1) na rzecz osoby lub jej następcy prawnego, która wybudowała na nieruchomości obiekt budowlany trwale związany z gruntem; 2) w celu poprawienia warunków zagospodarowania nieruchomości przyległej; 3) na cele prowadzenia działalności charytatywnej, kulturalnej lub oświatowej; 4) na rzecz klubów sportowych działających w formie stowarzyszeń lub uczniowskich klubów sportowych; 5) na rzecz dotychczasowego najemcy lub dzierżawcy kolejnej umowy dzierżawy lub najmu; 6) na rzecz małżonka, wstępnych lub zstępnych dotychczasowego dzierżawcy lub najemcy oraz na czas nieoznaczony i obciążania nieruchomości stanowiących mienie gminne. ” W Gminie Głowno obowiązywała również uchwała nr XLIX/236/10 z dnia 31 maja 2010 roku w sprawie ustalenia zasad polityki czynszowej. Analiza uchwał udostępnionych kontrolującym wskazała, że Rada Gminy Głowno podjęła również w dniu 10 listopada 2010 roku uchwałę nr LV/266/10 w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania terminów płatności, rozkładania na raty należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym przypadających Gminie Głowno i jej jednostkom podległym, warunków dopuszczalności pomocy publicznej w przypadkach w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
których ulga będzie stanowić pomoc publiczną oraz wskazania organów uprawnionych do udzielania ulg.
Dochody ze sprzeda ży nieruchomo ści lub ich cz ęś ci (w tym lokali) 2012 rok 2013 rok 2014 rok – do 30.06. Plan po Wykona- Plan po Wykonani Plan po Wykonanie Plan Plan Plan zmianach nie zmianach e zmianach 470.00 360.00 360.000 94.500,90 50.000 0 0 470.000 0 0 0
Liczba sprzedanych nieruchomo ści (w tym lokali) 2012 rok 2013 rok 2014 rok – do 30.06. Ilo ść ogółem 0 Ilo ść ogółem 0 Ilo ść ogółem 2 w tym: w tym: w tym: w trybie bezprzetargowym 0 w trybie bezprzetargowym 0 w trybie bezprzetargowym 2 ( w tym lokali) (w tym lokali) (w tym lokali)
SPRZEDAŻ NIERUCHOMOŚCI W TRYBIE PRZETARGU USTNEGO NIEOGRANICZNOWEGO ZAKOŃCZONA ROKOWANIAMI W trakcie kontroli dokonano przeglądu dokumentacji źródłowej dotyczącej sprzedaży nieruchomości gruntowej zabudowanej budynkiem użytkowym położonej w Woli Lubiankowskiej oznaczonej jako działka nr 140/1 będącej własnością Gminy Głowno (dwa przetargi oraz rokowania). W wyniku kontroli dokumentacji, stwierdzono co następuje: 1. Uchwałą nr XXXIX/185/13 z dnia 25 września 2013 roku Rada Gminy Głowno wyraziła zgodę na sprzedaż nieruchomości będącej własnością Gminy Głowno (akt not. Repertorium A 2550/2013 z dnia 12.06.2013) oznaczonej w ewidencji gruntów jako działka nr 140/1 o pow. 0,1931 ha położonej w obrębie Wola Lubiankowska uregulowanej w księdze wieczystej nr LD1G/00005191/8 prowadzonej przez Sąd Rejonowy w Zgierzu V Wydział Ksiąg Wieczystych. W dniu 16 września 2013 roku Gmina Głowno reprezentowana przez Marka Jóźwiaka – Wójta Gminy (na egzemplarzu przedstawionym kontrolującym brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy ), zawarła umowę zlecenie (brak numeru) z wykonawcą – Rzeczoznawca Majątkowy mgr inż. Bożena Pietrzak. Przedmiotem umowy było dokonanie wyceny do celów określenia wartości rynkowej nieruchomości gruntowej przeznaczonej do sprzedaży, tj. działki nr 140/1 oznaczonej w planie zagospodarowania przestrzennego symbolem RP – tereny rolne i zabudowanej budynkiem gospodarczym (wg wypisu z rejestru gruntów datowanego na dzień 25 września 2013 roku działka nr 140/1 była oznaczona symbolem Bi - inne tereny zabudowane). Termin wykonania 30 września 2013 roku, cena 615,00 zł brutto (500 zł netto), termin płatności 14 dni od otrzymania faktury. Przedłożona umowa zlecenie nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, lub osobę przez niego upoważnioną. Powyższe stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku Dz.U. nr 142, poz. 1591 ze zm.), zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. W dodatkowych wyjaśnieniach złożonych w dniu 14 stycznia 2015 roku stwierdzono, że: „Przekazane
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przez pracownika merytorycznego umowy zlecenia zawarte z rzeczoznawcą majątkowym P. Bożeną Pietrzak nie zawierały kontrasygnaty Skarbnika Gminy z uwagi na fakt przeoczenia tego przez pracownika merytorycznego na swoim egzemplarzu umowy. Należy podkreślić, że wszystkie umowy znajdujące się w dziale księgowości zawierają kontrasygnatę Skarbnika Gminy […]” Wyjaśnienia złożone w dniu 14 stycznia 2015 roku stanowią załącznik nr 47 do protokołu kontroli. Na podstawie operatu szacunkowego datowanego na dzień 30 września 2013 roku ustalono, że wartość nieruchomości wynosi 62.000,00 zł (bez podatku VAT). Zakres oszacowania – wyceną objęto prawo własności zabudowanej nieruchomości działki gruntu, Stosownie do postanowień art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (w jej ówczesnym brzmieniu - tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., nr 102, poz. 651 ze zm.), Wójt Gminy Głowno sporządził wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży. Dokumentacja źródłowa zawierała wykaz, który wg adnotacji: - został wywieszony na tablicy ogłoszeń Urzędu w dniach 21 października – 15 listopada 2013 roku (pond 21 dni), - został przesłany do wszystkich sołectw, - został opublikowany w dniu 21 października 2013 roku na stronie BIP Gminy Głowno. Przedłożono dokumentację wskazującą na publikację wykazu i informacji o wywieszeniu wykazu na łamach tygodnika Nowy Łowiczanin w dniu 24 października 2013 roku. Wykaz dotyczył tylko przedmiotowej nieruchomości zabudowanej położonej w Woli Lubiankowskiej. Wykaz nieruchomości zawierał większość informacji wymaganych na gruncie art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W wykazie nie określono terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2, co naruszało art. 35 ust. 2 pkt 14 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Dodatkowo wykaz zawierał wadliwy opis nieruchomości, ponieważ nie określono klasyfikacji sprzedawanej działki wynikającej z katastru nieruchomości (ewidencja gruntów), ewentualnie z wykazu można było wnioskować, że sprzedawana działka jest gruntem rolnym: „Przedmiotem sprzedaży jest zabudowana budynkiem użytkowym nieruchomość gruntowa położona w Woli Lubiankowskiej, gmina Głowno powiat zgierski, oznaczona w ewidencji gruntów jako działka nr 140/1 o pow. 0,1931ha. Nieruchomość stanowi własność Gminy Głowno na podstawie księgi wieczystej nr LD1G/00005191/8 prowadzonej przez Sąd Rejonowy w Zgierzu, V Wydział Ksiąg Wieczystych. Według planu zagospodarowania przestrzennego, nieruchomość zlokalizowana jest na terenach rolnych (symbol planu RP) z dopuszczalnym przeznaczeniem uzupełniającym zabudowy mieszkaniowej i siedliskowej. Uzbrojenie terenu – energia elektryczna, wodociąg wiejski. Cena wywoławcza: 62.000,00 zł (słownie: sześćdziesiąt dwa tysiące złotych). Do wylicytowanej ceny zostanie doliczony podatek VAT w wysokości 23 %.” Tymczasem wg wypisu z rejestru gruntów datowanego na dzień 25 września 2013 roku działka nr 140/1 była oznaczona symbolem Bi - inne tereny zabudowane, co mogło stanowić istotną informację dla potencjalnych nabywców. Powyższe oznacza naruszenie art. 35 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami w związku z art. 35 ust. 2 pkt 1 tejże ustawy (oznaczenie nieruchomości
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
według katastru nieruchomości, tj. ewidencji, która wskazywała nr, powierzchnię, ale również klasyfikację sprzedawanej działki). W tym miejscu należy wskazać, że oprócz braku określenia klasyfikacji sprzedawanej działki opis nieruchomości nie zawierał szeregu innych elementarnych informacji, w szczególności dotyczących otoczenia nieruchomości i naniesień znajdujących się na działce 140/1. Z pkt 6.3. (s. 6-7) operatu szacunkowego dowiadujemy się m.in., że działka była zabudowana zdewastowanym budynkiem gospodarczym, a teren działki był częściowo zagospodarowany - częściowo ogrodzony (ogrodzenie niepełne w złym stanie technicznym), wjazd i teren wokół budynku utwardzony płytami betonowymi typu „trelinka”, pow. utwardzenia około 600 m 2, w części południowo zachodniej działki budynek gospodarczy wykonany z płyt betonowych (również zdewastowany). Dodatkowo zestawienie treści powołanego wykazu nieruchomości z zapisami protokołu komisji przetargowej z dnia 20 grudnia 2013 roku z przeprowadzenia I ustnego nieograniczonego przetargu na sprzedaż zabudowanej nieruchomości gruntowej nr 140/1, wskazuje, iż w wykazie niewystarczająco opisano przeznaczenie nieruchomości i sposób jej zagospodarowania – naruszenie art. 35 ust. 2 pkt 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W ww. protokole komisja przetargowa wskazała bowiem: „[…] Zgodnie z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, nieruchomość zlokalizowana jest na terenach rolnych (symbol planu Rp) z dopuszczalnym przeznaczeniem uzupełniającym zabudowy mieszkaniowej i siedliskowej, rozproszonej wraz z ogrodami oraz zabudową związaną z gospodarką rolną z obiektami i urządzeniami towarzyszącymi. Lokalizacja zabudowy na podstawie przepisów szczególnych. W odniesieniu do przedmiotowej nieruchomości, plan ustala również adaptację, wymianę bądź rozbudowę istniejącej zabudowy rozproszonej mieszkaniowej zagrodowej, jak również ustala zakaz wprowadzania obiektów kubaturowych niezwiązanych z produkcją rolną i zabudową rolną.” Szerszy opis przeznaczenia i zagospodarowania sprzedawanej nieruchomości odnajdujemy również w informacji o negatywnym wyniku I przetargu ustnego nieograniczonego opublikowanego w dniu 27 grudnia 2013 roku na tablicy ogłoszeń Urzędu oraz na stronie BIP Gminy. Cena wywoławcza nieruchomości przywołana w wywieszonym wykazie ustalona została w wysokości nie niższej niż wartość nieruchomości wynikająca z operatu szacunkowego (plus VAT), stosownie do postanowień art. 67 ust. 2 pkt 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zarządzeniem nr 44/13 z dnia 15 listopada 2013 roku Wójt Gminy Głowno powołał komisję przetargową do zbycia nieruchomości gruntowej o nr 140/1 położonej w Woli Lubiankowskiej w składzie: Stanisław Urbanowicz – przewodniczący, Justyna Jaborska – sekretarz, Kazimierz Piestrzeniewicz – członek komisji. Wójt Gminy Głowno Marek Jóźwiak ogłosił I przetarg ustny nieograniczony na sprzedaż zbudowanej budynkiem użytkowym nieruchomości gruntowej oznaczonej w ewidencji gruntów jako działka nr 140/1 o pow. 0,1931 ha. Dokumentacja źródłowa zawierała ogłoszenie o przetargu, które wg adnotacji: - zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu od dnia 15 listopada – do dnia 20 grudnia 2013 roku, - zostało przesłane do sołectw w dniu 15 listopada 2013 roku , - zostało opublikowane w dniu 15 listopada 2013 roku na stronie BIP Gminy Głowno (do ogłoszenia nie załączono żadnych załączników: http://www.bip.gmina-
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
glowno.eu/content.php?cms_id=248||menu=p2 ) oraz na stronie Urzędu Gminy Głowno. Ogłoszenie opublikowano więc zbyt szybko z naruszeniem zdania pierwszego art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami - Ogłoszenie o przetargu podaje się do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 415 . Termin 6 tygodni, licząc od dnia wywieszenia wykazu, które to wywieszenie nastąpiło 21 października 2013 roku (poniedziałek) upływał dopiero w dniu 2 grudnia 2013 roku (poniedziałek). Stosownie do wymogów zdania drugiego art. 38 ust. 2 ww. ustawy - w ogłoszeniu o przetargu podaje się informacje zamieszczone w wykazie oraz czas, miejsce i warunki przetargu, a w razie ogłoszenia kolejnego przetargu lub rokowań, również terminy przeprowadzenia poprzednich przetargów. Analiza treści ogłoszenia o przetargu wykazała, że nieprawidłowo podano niektóre informacje, jakie winien zawierać wykaz, w szczególności ponownie wadliwy okazał się opis sprzedawanej nieruchomości oraz przeznaczenia nieruchomości i sposobu jej zagospodarowania. Powyższe naruszało zdanie drugie art. 38 ust. 2 w związku z art. 35 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz § 13 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108 ze zm.). W ogłoszeniach o przetargu nie zawarto informacji o obciążeniach nieruchomości i zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość. Co prawda powyższe wskazuje, że na sprzedawanej nieruchomości nie ciążyły obciążenia i zobowiązania, jednakże nawet w takim przypadku informacje takie winny zostać wyeksponowane w ogłoszeniu (dla przejrzystości postępowania), zgodnie z § 13 pkt 3 i 4 ww. rozporządzenia - w ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym zamieszcza się w szczególności informacje o: obciążeniach nieruchomości; zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość. W ogłoszeniu określono kwotę wadium w wysokości 6.200,00 zł, wskazując, iż winno ono zostać wniesione w pieniądzu. Termin wpłacenia wadium – do dnia 16 grudnia 2013 roku, na konto Gminy Głowno. Kwota wadium była nie niższa niż 5 % ceny wywoławczej i nie wyższa niż 20 % tej ceny, a tym samym spełniała warunki określone w § 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108 ze zm.). Zgodnie z treścią ogłoszenia przetarg miał się odbyć w dniu 20 grudnia 2013 roku o godz. 10.00 w siedzibie Urzędu Gminy Głowno ul. Kilińskiego 2, 95-015 Głowno. Tym samym wypełniono minimalny 30-o dniowy termin jaki winien upłynąć pomiędzy podaniem do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu, a terminem
15 Zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2: W przypadku zbywania nieruchomości osobom fizycznym i prawnym pierwszeństwo w ich nabyciu, z zastrzeżeniem art. 216a, przysługuje osobie, która spełnia jeden z następujących warunków: 1) przysługuje jej roszczenie o nabycie nieruchomości z mocy niniejszej ustawy lub odrębnych przepisów, jeżeli złoży wniosek o nabycie przed upływem terminu określonego w wykazie, o którym mowa w art. 35 ust. 1; termin złożenia wniosku nie może być krótszy niż 6 tygodni, licząc od dnia wywieszenia wykazu ; 2) jest poprzednim właścicielem zbywanej nieruchomości pozbawionym prawa własności tej nieruchomości przed dniem 5 grudnia 1990 r. albo jego spadkobiercą, jeżeli złoży wniosek o nabycie przed upływem terminu określonego w wykazie, o którym mowa w art. 35 ust. 1; termin złożenia wniosku nie może być krótszy niż 6 tygodni, licząc od dnia wywieszenia wykazu ;
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przeprowadzenia przetargu, który wynika z § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości - Właściwy organ podaje do publicznej wiadomości ogłoszenie o przetargu co najmniej na okres 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu, a w przypadku nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 100.000 euro, co najmniej na okres 2 miesięcy przed wyznaczonym terminem przetargu. Przedłożono także dokumentację wskazującą na publikację wyciągu z ogłoszenia o przetargu ustnym nieograniczonym na łamach Dziennika Łódzkiego w dniach 16-17 listopada 2013 roku . Powyższe realizowało dyspozycję § 6 ust. 4 ww. rozporządzenia - W przypadku przetargu na zbycie nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 10.000 euro, wyciąg z ogłoszenia o przetargu zamieszcza się w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywana nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu. W dacie 16 grudnia 2013 roku na rachunku Gminy Głowno zaksięgowano wpływ dwóch wadiów na poczet zakupu działki nr 140/1 w wysokościach 6.200,00 zł (wb. 16). W dniu 24 grudnia 2013 roku (wtorek) nastąpił zwrot ww. wadiów (wb. 17), ponieważ jak wynika z protokołu komisji przetargowej na przetargu nikt się nie stawił. Zwrot wadiów nastąpił z naruszeniem terminu, o którym mowa w § 4 ust. 7 ww. rozporządzenia - wadium zwraca się niezwłocznie po odwołaniu albo zamknięciu przetargu, z zastrzeżeniem ust. 8, jednak nie później niż przed upływem 3 dni od dnia, odpowiednio: 1) odwołania przetargu; 2) zamknięcia przetargu; 3) unieważnienia przetargu; 4) zakończenia przetargu wynikiem negatywnym. W dacie 20 grudnia 2013 roku członkowie komisji przetargowej sporządzili i podpisali protokół z przeprowadzenia I ustnego nieograniczonego przetargu na sprzedaż zabudowanej nieruchomości gruntowej nr 140/1. Komisja stwierdził m.in., że do I przetargu w dniu 20 grudnia 2013 roku nikt się nie stawił. W dniu 27 grudnia 2013 roku Wójt Gminy Głowno podpisał informację o negatywnym wyniku I przetargu ustnego nieograniczonego. Informacja wg. adnotacji została wywieszona na tablicy Urzędu od dnia 27 grudnia 2013 roku do dnia 7 stycznia 2014 roku, a także opublikowana na stronie BIP Gminy. 2. Zarządzeniem nr 16/2014 z dnia 17 marca 2014 roku Wójt Gminy Głowno obniżył o 10% cenę wywoławczą przy II przetargu na sprzedaż nieruchomości gruntowej o nr 140/1 uregulowanej w księdze wieczystej nr LD1G/00005191/8 prowadzonej przez Sąd Rejonowy w Zgierzu V Wydział Ksiąg Wieczystych. Cena wywoławcza po bonifikacie = 55.800,00 zł netto (do wylicytowanej ceny miał zostać doliczony podatek VAT). Zarządzeniem nr 17/2014 z dnia 19 marca 2014 roku Wójt Gminy Głowno powołał komisję przetargową do zbycia nieruchomości gruntowej o nr 140/1 położonej w Woli Lubiankowskiej w składzie: Stanisław Urbanowicz – przewodniczący, Justyna Jaborska – sekretarz, Kazimierz Piestrzeniewicz – członek komisji. W załączniku nr 1 do zarządzenia nr 17/2014 pn. „ Warunki przetargowe do II przetargu ustnego nieograniczonego wyznaczonego na dzień 25.04.2014 r. na sprzedaż zabudowanej budynkiem gospodarczym nieruchomości gruntowej nr 140/1, położonej w Woli Lubiankowskiej, gmina Głowno, stanowiącej własność Gminy Głowno ”, zamieszczono m.in. uzupełniony opis nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży (nadal nie wskazano jednak, że wg wypisu z rejestru gruntów działka nr 140/1 była oznaczona symbolem Bi - inne tereny zabudowane) oraz opis przeznaczenia nieruchomości i sposobu jej zagospodarowania, które w I przetargu zarówno w
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wykazie jak i w ogłoszeniu o przetargu były niedookreślone (zarzuty we wcześniejszej części protokołu kontroli). Wójt Gminy Głowno Marek Jóźwiak ogłosił II przetarg ustny nieograniczony na sprzedaż zabudowanej zdewastowanym budynkiem użytkowym nieruchomości gruntowej oznaczonej w ewidencji gruntów jako działka nr 140/1 o pow. 0,1931 ha. Dokumentacja źródłowa zawierała ogłoszenie II przetargu, które wg adnotacji: - zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu od dnia 20 marca 2014 roku do dnia 25 kwietnia 2014 roku (z treści ogłoszenia oraz z przedłożonej do kontroli dokumentacji nie wynikało jakoby wraz z ogłoszeniem wywieszono załącznika nr 1 do zarządzenia nr 17/2014, lub treść tego załącznika w zakresie opisu nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży oraz opisu przeznaczenia nieruchomości i sposobu jej zagospodarowania), - zostało przesłane do sołectw, - zostało opublikowane w dniu 21 marca 2014 roku na stronie BIP Gminy Głowno (http://www.bip.gmina-glowno.eu/content.php?cms_id=269||menu=p2 ) oraz na stronie Urzędu Gminy Głowno: http://www.gmina- glowno.pl/content.php?sid=0ee9755e5a839eac3e1614249bea8c16&tr=cl&cms_id=5 29&p=&lang= (do ogłoszeń załączono treść zarządzenia nr 17/2014 wraz z załącznikami). Stosownie do treści art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami […] w ogłoszeniu o przetargu podaje się informacje zamieszczone w wykazie oraz czas, miejsce i warunki przetargu, a w razie ogłoszenia kolejnego przetargu lub rokowań, również terminy przeprowadzenia poprzednich przetargów. Ogłoszenie o przetargu wywiesza się w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o ogłoszeniu przetargu podaje się do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu. Mając na względzie powyższe należy wskazać, że ogłoszenie o przetargu wywieszone w siedzibie Urzędu nie wypełniało dyspozycji powołanej normy, ponieważ w sposób niewystarczający określało opis sprzedawanej nieruchomości oraz przeznaczenia nieruchomości i sposobu jej zagospodarowania. Powyższe naruszało zdanie drugie art. 38 ust. 2 w związku z art. 35 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz § 13 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. W ogłoszeniu o przetargu wywieszonym w siedzibie Urzędu zawarto natomiast m.in. informacje o obciążeniach nieruchomości i zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość („ Nieruchomość nie jest obciążona długami, prawami osób trzecich ani ograniczeniami w rozporządzaniu. Na nieruchomości nie ciążą żadne zobowiązania ”), czego brak było w przypadku ogłoszeń w I przetargu. Opis sprzedawanej nieruchomości oraz przeznaczenia nieruchomości i sposobu jej zagospodarowania wynikał pośrednio z ogłoszeń opublikowanych na stronie BIP Gminy Głowno i stronie internetowej Urzędu, ponieważ pod ogłoszeniami opublikowano w oddzielnych plikach zarządzenie nr 17/2014 wraz z załącznikami. Kontrolowana dokumentacja wskazuje, że takiej możliwości nie miały osoby zapoznające się z ogłoszeniem zamieszczonym na tablicy Urzędu. W ogłoszeniach określono kwotę wadium w wysokości 5.580,00 zł, wskazując, iż winno ono zostać wniesione w pieniądzu do dnia 22 kwietnia 2014 roku, na konto Gminy Głowno. Kwota wadium była nie niższa niż 5 % ceny wywoławczej i nie wyższa niż 20 % tej ceny, a tym samym spełniała warunki określone w § 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie z treścią ogłoszenia przetarg miał się odbyć w dniu 25 kwietnia 2014 roku o godz. 10.00 w siedzibie Urzędu Gminy Głowno ul. Kilińskiego 2, 95-015 Głowno. Tym samym wypełniono minimalny 30-o dniowy termin jaki winien upłynąć pomiędzy podaniem do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu, a terminem przeprowadzenia przetargu, który wynika z § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia. Przedłożono także dokumentację wskazującą na publikację wyciągu z ogłoszenia o przetargu ustnym nieograniczonym na łamach Dziennika Łódzkiego w dniu 22 marca 2014 roku . Powyższe realizowało dyspozycję § 6 ust. 4 ww. rozporządzenia - W przypadku przetargu na zbycie nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 10.000 euro, wyciąg z ogłoszenia o przetargu zamieszcza się w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywana nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu. Z informacji Skarbnika Gminy Głowno znajdującej się w aktach sprawy wynika, że do dnia 22 kwietnia 2014 roku nie odnotowano wpłaty wadium przetargowego. W dacie 25 kwietnia 2014 roku członkowie komisji przetargowej sporządzili i podpisali protokół z przeprowadzenia II ustnego nieograniczonego przetargu na sprzedaż zabudowanej nieruchomości gruntowej nr 140/1. Komisja stwierdził m.in., że do II przetargu w dniu 25 kwietnia 2014 roku nikt się nie stawił. W dniu 30 kwietnia 2014 roku Wójt Gminy Głowno podpisał informację o negatywnym wyniku II przetargu ustnego nieograniczonego. Informacja wg adnotacji została wywieszona na tablicy Urzędu od dnia 30 kwietnia 2014 roku do dnia 9 maja 2014 roku, a także opublikowana na stronie BIP Gminy. 3. Zarządzeniem nr 27/2014 z dnia 19 maja 2014 roku Wójt Gminy Głowno obniżył o kolejne 10% cenę wywoławczą przy rokowaniach dotyczących sprzedaży nieruchomości gruntowej o nr 140/1. Cena wywoławcza po bonifikacie = 50.220,00 zł netto (po uwzględnieniu 10% obniżki, tj. kwoty 5.580,00 zł netto). „Do uzgodnionej w wyniku rokowań ceny zostanie doliczony podatek 23% podatek VAT”. W podstawie prawnej ww. zarządzenia wskazano m.in. art. 39 ust. 2 oraz art. 67 ust. 2 pkt 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zarządzeniem nr 28/2014 z dnia 19 maja 2014 roku Wójt Gminy Głowno powołał komisję przetargową do zbycia nieruchomości gruntowej o nr 140/1. Wyznaczono termin przeprowadzenia rokowań na dzień 24 czerwca 2014 roku oraz zatwierdzono warunki rokowań stanowiące załącznik do zarządzenia. Ogłoszenie o przetargu (prawidłowo winno być ogłoszenie o rokowaniach) miało zostać podane do publicznej wiadomości, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu, poprzez: wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu, opublikowane na stronie internetowej Urzędu, w BIP oraz podane do wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty. Wójt Gminy Głowno Marek Jóźwiak ogłosił rokowania na sprzedaż zabudowanej nieruchomości, tj. działki nr 140/1 o pow. 0,1931 ha. Dokumentacja źródłowa zawierała ogłoszenie, które wg adnotacji: - zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu od dnia 20 maja 2014 roku do dnia 24 czerwca 2014 roku, - zostało przesłane do sołectw, - zostało opublikowane w dniu 20 maja 2014 roku na stronie BIP Gminy Głowno (http://www.bip.gmina-glowno.eu/content.php?cms_id=279||menu=p2 ) oraz na stronie Urzędu Gminy Głowno: http://www.gmina- glowno.pl/content.php?sid=0ee9755e5a839eac3e1614249bea8c16&tr=cl&cms_id=5
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
40&p=&lang= (do ogłoszeń nie załączono treści zarządzenia nr 27 i 28/2014 wraz z załącznikami). Minimalny zakres informacji i warunków jakie muszą wynikać z ogłoszenia o rokowaniach został określony w § 25 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. Mając na względzie powyższe należy wskazać, że ogłoszenia o rokowaniach (wszystkie udostępnione, tj. wywieszone w siedzibie Urzędu, na stronie BIP Gminy oraz na stronie internetowej Urzędu) nie wypełniało dyspozycji powołanej normy, ponieważ: - w sposób niewystarczający określono opis sprzedawanej nieruchomości - nie wskazano, że sprzedawana działka jest sklasyfikowana jako Bi - inne tereny zabudowane (pojawił się natomiast opis dotyczący naniesień znajdujących się na działce i jej otoczenia), - w sposób niewystarczający określono przeznaczenie nieruchomości i sposobu jej zagospodarowania. W tym miejscu należy przypomnieć, że zgodnie z zapisami protokołu komisji przetargowej z dnia 20 grudnia 2013 roku z przeprowadzenia I ustnego nieograniczonego przetargu na sprzedaż zabudowanej nieruchomości gruntowej nr 140/1 wskazano : „[…] Zgodnie z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, nieruchomość zlokalizowana jest na terenach rolnych (symbol planu Rp) z dopuszczalnym przeznaczeniem uzupełniającym zabudowy mieszkaniowej i siedliskowej, rozproszonej wraz z ogrodami oraz zabudową związaną z gospodarką rolną z obiektami i urządzeniami towarzyszącymi. Lokalizacja zabudowy na podstawie przepisów szczególnych. W odniesieniu do przedmiotowej nieruchomości, plan ustala również adaptację, wymianę bądź rozbudowę istniejącej zabudowy rozproszonej mieszkaniowej zagrodowej, jak również ustala zakaz wprowadzania obiektów kubaturowych niezwiązanych z produkcją rolną i zabudową rolną.”. W ogłoszeniu o rokowaniach ograniczono opis przeznaczenia do części zdania pierwszego z cytowanego fragmentu. Powyższe naruszało § 25 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. W ogłoszeniach określono m.in.: - „Cena wywoławcza nieruchomości do rokowań: 50.220,00 zł (słownie […]) netto . Zaliczka: 5.000,00 zł (słownie: […]) netto . Do uzgodnionej ceny zostanie doliczony podatek VAT w wysokości 23 %.”; - „Pisemne zgłoszenie udziału w rokowaniach, w kopercie oznaczonej „Rokowania na zbycie nieruchomości w obrębie Wola Lubiankowska ,dz. 140/1" należy złożyć w pokoju nr 8 (sekretariat) najpóźniej do dnia 20.06.2014r . do godz. 15.00 .”; - zaliczka miał wpłynąć na rachunek Gminy najpóźniej do dnia 18.06.2014 r. ; - „Otwarcie ofert odbędzie się w obecności uczestników dnia 24.06.2014r. o godz. 10.00 w sali nr 2.” Kwota zaliczki była nie niższa niż 5 % ceny wywoławczej i nie wyższa niż 20 % tej ceny, a tym samym spełniała warunki określone w § 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. Rokowania miały odbyć się w dniu 24 czerwca 2014 roku, a tym samym wypełniono minimalny 30-o dniowy termin jaki winien upłynąć pomiędzy podaniem do publicznej wiadomości ogłoszenia o rokowaniach, a terminem przeprowadzenia rokowań, który wynika z § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia.
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Przedłożona dokumentacja źródłowa nie zawierała jakiejkolwiek dokumentacji świadczącej o publikacji wyciągu z ogłoszenia o rokowaniach w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona była zbywana nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu. Powyższe wskazuje na nie zamieszczenie takiego wyciągu na łamach prasy, co potwierdza § 2 zarządzenia 28/2014 z dnia 19 maja 2014 roku, w którym Wójt Gminy Głowno stwierdził, że: „ Ogłoszenie o przetargu należy podać do publicznej wiadomości, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu, poprzez: wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy Głowno, zamieszczenie na stronach internetowych Urzędu i w BIP, podane do wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty”, tzn. już na etapie przedmiotowego zarządzenia nie przewidziano zamieszczenia ogłoszenia w prasie. Powyższe oznaczało zaniechanie publikacji, o której mowa w § 6 ust. 4 ww. rozporządzenia - W przypadku przetargu na zbycie nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 10.000 euro, wyciąg z ogłoszenia o przetargu zamieszcza się w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywana nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu. Przywołany przepis znajduje zastosowanie w przypadku rokowań na podstawie delegacji wynikającej z § 30 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (w związku z nieuregulowaniem w rozdziale 6 rozporządzenia sposobu i miejsca publikacji ogłoszenia o rokowaniach) - W sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozdziale, w odniesieniu do komisji przeprowadzającej rokowania, a także w zakresie sposobu i trybu przeprowadzania rokowań, stosuje się przepisy rozdziału 1. W dniu 17 czerwca 2014 roku na rachunek Gminy Głowno wpłynęła jedna zaliczka w wysokości 5.000,00 zł (wb. 4). Z informacji Skarbnika Gminy Głowno znajdującej się w aktach sprawy wynika, że do dnia 18 czerwca 2014 roku odnotowano wpływ tylko jednej zaliczki związanej z ogłoszonymi rokowaniami. W dniu 17 czerwca 2014 roku (a więc w terminie wskazanym w ogłoszeniu o rokowaniach) odnotowano wpływ zgłoszenia udziału w rokowaniach małżeństwa, które wpłaciło zaliczkę. W zgłoszeniu oferent zaproponował jednak cenę 50.000,00 zł brutto płatną gotówką lub przelewem na wskazany na rachunek. Proponowana cena była więc niższa niż cena wywoławcza określona przez Wójta Gminy Głowno (szerszy opis w dalszej części protokołu kontroli). W dacie 24 czerwca 2014 roku członkowie komisji przetargowej sporządzili i podpisali protokół z przeprowadzonych rokowań na sprzedaż zabudowanej nieruchomości gruntowej nr 140/1. W § 6 protokołu wskazano: „ Cena wywoławcza nieruchomości do rokowań: 50.220,00 zł (słownie […]) netto , zaliczka pobierana tytułem zabezpieczenia kosztów w przypadku uchylenia się od zawarcia umowy: 5.000,00 zł (słownie: […]) netto , zgodnie z Zarządzeniem nr 27/2014 Wójta Gminy Głowno z dnia 19 maja 2014 r. w sprawie obniżenia ceny wywoławczej do rokowań. Do uzgodnionej ceny zostanie doliczony 23 % podatek VAT. ” Z kolei w § 7 czytamy: „Rozstrzygnięcie podjęte przez Komisję Przetargową: Cenę sprzedawanej nieruchomości ustalono na kwotę 50.220,90 zł (słownie …), tj. 40.830,00 zł netto + 9.390,90 zł -23% VAT . Nabywcą nieruchomości zostali […]” W dniu 27 czerwca 2014 roku nabywca dokonał przelewu pozostałej kwoty ustalonej w rokowaniach, t. 45.220,90 zł (wb. 142).
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 3 lipca 2014 roku Wójt Gminy Głowno podpisał informację o wyniku rokowań przeprowadzonych w dniu 24 czerwca 2014 roku. Informacja wg adnotacji została wywieszona na tablicy Urzędu od dnia 3 lipca 2014 roku do dnia 14 lipca 2014 roku. W dniu 4 lipca 2014 roku spisano Akt Notarialny Repertorium A 3210/2014 w drodze którego sprzedano działkę nr 140/1 z cenę łączną 50.220,90 zł brutto. Z ustnych wyjaśnień Agnieszki Michalskiej – członka komisji przetargowej wynika, że komisja kierowała się brzmieniem art. 67 ust. 2 pkt 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami w ten sposób, iż uznała, że po otwarciu zgłoszeń/ofert możliwe jest wynegocjowanie ceny niższej niż cena wywoławcza wynikająca z ogłoszenia o rokowaniach, byleby cena ta była nie niższa niż 40% wartości nieruchomości. Można jedynie domniemywać, iż dlatego w załączniku do zarządzenia nr 28/2014 z dnia 19 maja 2014 roku pn. Warunki rokowań, Wójt Gminy Głowno oprócz potwierdzenia treści zarządzenia nr 27/2014: „Cena wywoławcza nieruchomości do rokowań: 50.220 zł (słownie…) netto. Zaliczka: 5.000,00 zł (słownie…) netto. Do uzgodnionej ceny zostanie doliczony podatek VAT w wysokości 23%.”; wskazał dodatkowo: „W przypadku równych propozycji cenowych kilku zgłoszeń – ofert, komisja przetargowa przeprowadza ustną część rokowań i wybiera ofertę cenową najwyższą, ustaloną w drodze ustnej licytacji. Cena nieruchomości ustalona z nabywcą nie może być niższa niż 40% jej wartości (art. 67 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami). ” W ocenie kontrolujących ww. przekonanie, iż przeprowadzenie rokowań umożliwia sprzedaż nieruchomości niejako za dowolną cenę z zastrzeżeniem, że nie może być ona niższa od 40% wartości nieruchomości jest nieprawidłowe, ponieważ: a) Analiza strony BIP Gminy Głowno wykazała, że ww. zarządzenia nr 27 i 28/2014 nie zostały w ogóle opublikowane – do dnia 24 grudnia 2014 roku na stronie BIP Gminy Głowno, gdzie znajdowały się tylko 4 zarządzenia Wójta Gminy Głowno wydane w 2014 roku, tj. nr 4/2014, nr 5/2014, nr 10/2014, 60/2014 (http://www.bip.gmina-glowno.eu/subcontent.php?cms_id=66 ). Powyższe wskazuje, iż osoby potencjalnie zainteresowane zakupem działki 140/1 nie mogły zapoznać się z ww. zarządzeniami i kierowały się wyłącznie treścią ogłoszenia o rokowaniach. Tymczasem w treści wszystkich ogłoszeń o rokowaniach jedyny fragment dotyczący ceny brzmiał: „Cena wywoławcza nieruchomości do rokowań: 50.220,00zł (słownie…) netto. Zaliczka: 5.000,00 zł (słownie: pięć tysięcy złotych) netto. Do uzgodnionej ceny zostanie doliczony podatek VAT w wysokości 23%.”[… ] W przypadku równych propozycji cenowych kilku zgłoszeń-ofert, komisja przetargowa przeprowadza ustną część rokowań i wybiera ofertę cenową najwyższą, ustaloną w drodze ustnej licytacji.” Warunki określone w ogłoszeniach o rokowaniach nie zawierały więc w żadnym miejscu nawet dorozumianej możliwości zaproponowania ceny niższej niż cena wywoławcza (ogłoszenie na stronie BIP: http://www.bip.gmina-glowno.eu/content.php?cms_id=279||menu=p2 , ogłoszenie na stronie Urzędu: http://www.gmina- glowno.pl/content.php?sid=0ee9755e5a839eac3e1614249bea8c16&tr=cl&c ms_id=540&p=&lang = ); b) Wykładnia art. 67 ust. 2 pkt 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami - Przy sprzedaży nieruchomości w drodze przetargu stosuje się następujące zasady ustalania cen - jeżeli drugi przetarg zakończył się wynikiem negatywnym, cenę nieruchomości ustala się w rokowaniach z nabywcą w wysokości nie niższej niż 40 % jej wartości , winna być dokonywana w sposób nierozłączny z innymi przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności z przepisami rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nieruchomości. W pierwszej kolejności należy zauważyć, że zgodnie z § 26 ust. 2 ww. rozporządzenia zgłoszenie udziału w rokowaniach ma zawierać proponowaną cenę i sposób jej zapłaty. Oferowana cena jest ceną wyjściową do dalszych rokowań, na co wskazuje odmienna konstrukcja przedmiotowej regulacji w zestawieniu z brzmieniem § 17 ust. 2 pkt 4 dotyczącego ceny oferowanej w przetargu pisemnym nieograniczonym - pisemna oferta powinna zawierać oferowaną cenę i sposób jej zapłaty (w tym wypadku oferent jest związany ceną). O ile proponowana w zgłoszeniu cena jest ceną wyjściową, o tyle nie zmienia to faktu, że cena taka jest jednym z podstawowych warunków udziału w rokowaniach i nie może być niższa niż cena wywoławcza. Na gruncie § 28 rozporządzenia rokowania dzielą się na dwa podstawowe etapy (zgodnie z § 29 może dojść do dodatkowych ustnych rokowań): 1) etap badania złożonych zgłoszeń, 2) etap ustnych rokowań z oferentami, których zgłoszenia nie zostały odrzucone w pierwszym etapie. W pierwszym z ww. etapów komisja przetargowa bada m.in. spełnienie przez złożone zgłoszenie podstawowych warunków wynikających z ogłoszenia o rokowaniach. Warunki, które winny zostać spełnione przez zgłoszenie zostały określone w informacjach zawartych w ogłoszeniu o rokowaniach, a więc w informacjach, o których mowa w § 25 ust. 1 rozporządzenia (ewentualnie w ogłoszeniu zostanie wskazany termin i miejsce, w którym można zapoznać się z dodatkowymi warunkami rokowań). Jednym z takich warunków jest konieczność spełnienia ceny wywoławczej, która w przypadku rokowań może być ustalona na poziomie nie niższym niż 40% wartości nieruchomości. W omawianym postępowaniu Wójt Gminy Głowno obniżył jednak cenę wywoławczą dwa razy po 10%. Taka cena wywoławcza została przedstawiona potencjalnym nabywcom i nie mogła ona być obniżana na etapie rokowań ustnych. Komisja przeprowadzająca rokowania była więc zobligowana odmówić udziału w ustnej części rokowań osobie, której zgłoszenie nie odpowiadało warunkom rokowań, ponieważ proponowana cena była niższa niż cena wywoławcza. Dopuszczenie złożonego zgłoszenia z ceną brutto 50.000,00 zł, a następnie sprzedaż nieruchomości za 50.220,90 zł brutto, a więc za cenę wywoławczą netto powiększoną o 0,90 zł, naruszało § 28 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia oraz zasady równego dostępu do udziału w rokowaniach. Potencjalne uszczuplenie dochodów Gminy = 11.549,70 zł (czyli 23% VAT od kwoty 50.220,00 zł pomniejszone o 0,90 zł). Zgodnie z zapisami ogłoszeń o rokowaniach oraz zarządzeń Wójta Gminy Głowno minimalna kwota jaka winna wpłynąć na rachunek Gminy (po bonifikacie) wynosiła 61.770,60 zł brutto (w tym 50.220,00 zł netto + 11.550,60 zł VAT). Wójt Gminy Głowno mógł na etapie ogłaszania rokowań obniżyć cenę wywoławczą nawet do kwoty 24.800,00 zł netto (62.000,00 zł x 40%), jednak tego nie uczynił. Niedopuszczalna natomiast jest sytuacja, w której Wójt po wpłynięciu zgłoszeń wybiera ofertę z ceną niższą od ceny wywoławczej, ponieważ zaprzecza to konieczności ustalania ceny wywoławczej jako takiej oraz zasadom jawności i jednolitości postępowania, równego dostępu do udziału w przetargu i uzyskania najkorzystniejszego wyniku przetargu, które wynikają z art. 42 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W omawianym stanie faktycznym mogła bowiem potencjalnie wystąpić sytuacja, w której zakupem działki nr 140/1 zainteresowanych było 5 oferentów, jednak każdy z nich mógł przeznaczyć na jej zakup maksymalnie 50.000,00 zł brutto, z czego 4-ej oferenci czytając ogłoszenie o rokowaniach wiedzieli, że minimalna cena wywoławcza wynosi 50.220,00 zł netto + 23% VAT i dlatego nie złożyli zgłoszeń do rokowań, natomiast jeden wykonawca mógł z różnych przyczyn zaoferować np. 30.000,00 zł brutto. Przy odstąpieniu od zasady równego dostępu do udziału w rokowaniach zarządca gminnego
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zasobu nieruchomości mógł potencjalnie obniżyć cenę nieruchomości poniżej ceny wywoławczej wynikającej z ogłoszenia i sprzedać działkę za ww. kwotę 30.000,00 zł brutto. Akta kontroli [A9 str. 631-749]: Kserokopia dokumentacji dotyczącej sprzedaży nieruchomości w trybie przetargu ustnego nieograniczonego (dwa przetargi), która została ostatecznie zbyta w drodze rokowań.
SPRZEDAŻ NIERUCHOMOŚCI W TRYBIE BEZPRZETARGOWYM – art. 37 ust. 2 pkt 6 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W dniu 2 września 2011 roku Wójt Gminy Głowno podpisał umowę dzierżawy z os. fizyczną w przedmiocie dzierżawy działki nr 585 o powierzchni 1,6765 ha stanowiącej zabytkowy park wiejski. Czas trwania umowy do dnia 1 września 2016 roku. Na podstawie wyrysu z Planu Zagospodarowania ustalono, że w centrum dzierżawionej działki nr 585 działki znajduje się zabudowana dworem działka nr 193/9 o powierzchni 0,1766 ha, która wg aktualnego wypisu z ewidencji gruntów (z dnia 22 grudnia 2014 roku) była sklasyfikowana jako B i jej właścicielem był dzierżyciel. W dniu 28 października 2013 roku Wojewódzki Konserwator Zabytków odpowiedział Wójtowi Gminy Głowno, że zbycie działki nr 585 w drodze przetargu (o co wnioskował zarządca gminnego zasobu) nie jest uzasadnione. Nieruchomość oznaczona jako działka nr 585 nie może być zagospodarowana jako nieruchomość odrębną bowiem stanowi element dawnego zespołu dworsko-parkowego. Może być zagospodarowana tylko jako jeden element zespołu. Z uwagi na powyższe nie może uzyskać pozwolenia na samodzielne funkcjonowanie do czego doprowadziłby przetarg. „ Z tych względów Łódzki Wojewódzki Konserwator Zabytków nie wyda pozwolenia na przetarg na mocy art. 13 ust. 4 u.o.g.n. z 1997 r. Łódzki Wojewódzki Konserwator Zbytków stoi na stanowisku, że przedmiotowa działka winna funkcjonować jako integralna jedność z dworem, ponieważ taki był stan pierwotny, wobec powyższego winna być przeznaczona na poprawę warunków zagospodarowania działki przyległej, którą jest właśnie działka 193/9 z dworem. W ten sposób zespołowi dworsko-parkowemu w Domaradzynie przywrócona zostanie forma pierwotna […] ” Uchwałą nr XL/188/13 z dnia 30 października 2013 roku Rada Gminy Głowno wyraziła zgodę na sprzedaż nieruchomości wpisanej do rejestru zabytków pod nr A/316/1-2 będącej własnością Gminy Głowno oznaczonej w ewidencji gruntów jako działka nr 585 o pow. 1,6765 ha położonej w obrębie Domaradzyn uregulowanej w księdze wieczystej nr LD1G/00071168/1 prowadzonej przez Sąd Rejonowy w Zgierzu V Wydział Ksiąg Wieczystych. W dniu 14 listopada 2013 roku Gmina Głowno reprezentowana przez Marka Jóźwiaka – Wójta Gminy (na egzemplarzu przedstawionym kontrolującym brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy ), zawarła umowę zlecenie (brak numeru) z wykonawcą – Rzeczoznawca Majątkowy mgr inż. Bożena Pietrzak. Przedmiotem umowy było dokonanie wyceny do celów określenia wartości sprzedaży w trybie bezprzetargowym nieruchomości wpisanej do rejestru zabytków, tj. działki nr 585. Termin wykonania 31 grudnia 2013 roku, cena 738,00 zł brutto (600 zł netto), termin płatności 14 dni od otrzymania faktury. Przedłożona umowa zlecenie nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, lub osobę przez niego upoważnioną. Powyższe stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku Dz.U. nr 142, poz. 1591 ze zm.), zgodnie z którym - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wyjaśnienia złożone w dniu 14 stycznia 2015 roku stanowią załącznik nr 47 do protokołu kontroli. Na podstawie operatu szacunkowego datowanego na dzień 30 grudnia 2013 roku ustalono, że wartość nieruchomości wynosi 72.000,00 zł (bez podatku VAT). Zakres oszacowania – wyceną objęto prawo własności zabudowanej działki nr 585 i drzewostanu w wieku powyżej 28 lat. Kontrolującym nie przedłożono wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w trybie bezprzetargowym. Obowiązek podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży poprzez wywieszenie na okres 21 dni w siedzibie Urzędu oraz obowiązek publikacji informacji o jego wywieszeniu poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu, wynika z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Nieupublicznienie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w wykazie może prowadzić do nieważności umowy zawartej z pominięciem tej procedury, co zostało potwierdzone w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 11 maja 2005 roku III CK 562/04 (Biuletyn SN 2005/9), „przy gospodarowaniu mieniem publicznym, w szczególności przy sprzedaży nieruchomości przez gminę jako podmiot władzy publicznej, musi być zachowana zasada jawności postępowania. Naruszenie tej zasady może powodować nieważność umowy (art. 35 i 39 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami - jedn. tekst: Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.)”. W dacie 19 lutego 2014 roku Wójt Gminy Głowno oraz nabywca sporządzili i podpisali protokół z przeprowadzonych rokowań uwzględniających art. 37 ust. 2 pkt 6 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z ww. przepisem nieruchomość jest zbywana w drodze bezprzetargowej, jeżeli: przedmiotem zbycia jest nieruchomość lub jej części, jeśli mogą poprawić warunki zagospodarowania nieruchomości przyległej, stanowiącej własność lub oddanej w użytkowanie wieczyste osobie, która zamierza tę nieruchomość lub jej części nabyć, jeżeli nie mogą być zagospodarowane jako odrębne nieruchomości. Cenę sprzedawanego gruntu ustalono na kwotę 44.280,00 zł (36.000 zł netto + 8.280 zł VAT). Zgodnie z art. 68 ust. 3 ww. ustawy, zgodnie z art. 67, cenę nieruchomości lub jej części wpisanej do rejestru zabytków obniża się o 50 %. Właściwy organ może, za zgodą odpowiednio wojewody albo rady lub sejmiku, podwyższyć lub obniżyć tę bonifikatę. W dniu 17 marca 2014 roku nabywca dokonał przelewu 44.280,00 zł za nabytą działkę. W dniu 20 marca 2014 roku spisano Akt Notarialny Repertorium A 517/2014 w drodze którego sprzedano działkę nr 585 wpisanej do Rejestru Zabytków Nieruchomych Województwa Łódzkiego za cenę łączną 44.280,00 zł brutto. Akta kontroli [A10 str. 750-810]: Kserokopia dokumentacji dotyczącej sprzedaży nieruchomości w trybie bezprzetargowym.
Dochody z tytułu u żytkowania wieczystego nieruchomo ści, u żytkowania, zarz ądu
2012 rok 2013 rok 2014 rok – do 30.06. Plan po Wykonan Plan po Wykonani Plan po Wykona Plan Plan Plan zmianach ie zmianach e zmianach nie 200,00 200,00 393,44 400,00 500,00 394,44 500,00 500,00 394,00
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Liczba nieruchomo ści oddanych w u żytkowanie wieczyste, u żytkowanie, zarz ąd.
2012 rok 2013 rok 2014 rok – do 30.06. Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści 0 Liczba nieruchomo ści oddanych 0 oddanych 0 oddanych w u żytkowanie wieczyste w u żytkowanie wieczyste w u żytkowanie wieczyste Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści 0 0 Liczba nieruchomo ści oddanych oddanych 0 oddanych w zarz ąd w zarz ąd w zarz ąd Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści 0 0 Liczba nieruchomo ści oddanych oddanych 0 oddanych w u żytkowanie w u żytkowanie w u żytkowanie
Z przedłożonych informacji wynika, że w Gminie Głowno w latach 2012-2014 nie dokonywano przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności. Gmina Głowno w latach 2012-2014 nie przekazywała oraz nie posiada nieruchomości, które aktualnie są oddane w trwały zarząd. Oświadczenia złożone przez Młodszego referenta ds. ewidencji gruntów – Justyna Jaborska dotyczące trwałego zarządu oraz przekształceń prawa użytkowania wieczystego w prawo własności stanowią załącznik nr 24 do protokołu kontroli.
Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych
2012 rok 2013 rok 2014 rok – do 30.06. Plan po Plan po Plan po Wykonanie Plan Wykonanie Plan Wykonanie Plan zmianach zmianach zmianach 1.40 2.400 2.400 1.567,08 1.300 2.197 2.357,22 2.245 2.966,58 0
Liczba nieruchomo ści oddanych w dzierżaw ę i najem
2012 rok 2013 rok 2014 rok – do 30.06. Liczba nieruchomo ści 0 0 Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści oddanych oddanych 0 oddanych w dzier żaw ę w dzier żaw ę w dzier żaw ę Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści 1 1 Liczba nieruchomo ści oddanych oddanych 1 oddanych w najem w najem w najem
DZIERŻAWA Terminowość wnoszenia opłat za 2012 i 2013 rok z tytułu dzierżawy nieruchomości w odniesieniu do 10 największych dzierżawców . 2012
Umowa Wysokość Ostatnia Terminy Podejmowan Odsetki od oraz opłat oraz aktualizacj wniesienia opłaty e czynności nieterminowyc wszystkie termin a opłat i wynikający z windykacyjne h wpłat aneksy płatności wysokość ewidencji wynikający z opłat po księgowej/dowod umowy/anek aktualizacji u wpłaty
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
su
(…) 16 , 338,70 zł, Brak 20.11.2012 - - umowa z dn. płatny w 2-óch aktualizacji 2.04.2010 r. równych ratach: - do 15 maja każdego roku, - do 15 listopada każdego roku (…) 17 ,umowa Zwolniony na - - - - z dn. podstawie 2.09.2011 r. umowy
2013
Umowa Wysokość Ostatnia Terminy Podejmowan Odsetki od oraz opłat oraz aktualizacj wniesienia opłaty e czynności nieterminowyc wszystkie termin a opłat i wynikający z windykacyjne h wpłat aneksy płatności wysokość ewidencji wynikający z opłat po księgowej/dowod umowy/anek aktualizacji u wpłaty su
(…) 18 , 338,70 zł, Brak 20.07.2013 Wezwanie do 1,43 umowa z dn. płatny w 2-óch aktualizacji zapłaty 2.04.2010 r. równych czynszu z dn. ratach: 12.06.2013 - do 15 maja każdego roku, - do 15 listopada każdego roku (…) 19 , Zwolniony na - - - - podstawie umowa z dn. umowy 2.09.2011 r.
16 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
NAJEM Terminowość wnoszenia opłat za 2012 i 2013 rok z tytułu dzierżawy nieruchomości w odniesieniu do 10 największych najemców . 2012
Umowa Wysokość Ostatnia Terminy Podejmowan Odsetki od oraz opłat oraz aktualizacj wniesienia opłaty e czynności nieterminowyc wszystkie termin a opłat i wynikający z windykacyjne h wpłat aneksy płatności wysokość ewidencji wynikający z opłat po księgowej/dowod umowy/aneks aktualizacji u wpłaty u
(…) 20 , Czynsz 89,87 zł Aneks z dnia 09.01.2012, - 0,11 umowa z + 217,30 zł CO. 13.05.2008 09.02.2012, dn. Płatny do dnia r., wysokość 10.03.2012, 21.05.2002 10 każdego opłat po 10.04.2012, r. miesiąca aktualizacji 10.05.2012, zawiadomie 89,87 zł 11.06.2012, -nie z dn. 10.07.2012, 3.01.2006 10.08.2012, r. 13.09.2012, 10.10.2012, 09.11.2012, 10.12.2012 (…) 21 , Czynsz 110,70 zł Brak 20.01.2012, - - umowa z płatny do dnia aktualizacji 20.02.2012, dn. 20 każdego 20.03.2012, 19.09.2011 miesiąca 20.04.2012, r. 31.05.2012, 20.06.2012, umowa z 20.09.2012, dn. 20.10.2012, 17.09.2012 20.11.2012, r. 20.12.2012 (…) 22 , Czynsz 81,18 zł Aneks z dn. 10.11.2012, Wezwanie do 0,74 umowa z Płatny do dnia 23.05.2001 10.12.2012 zapłaty czynszu dn. 10 każdego r. z dn. 01.01.1990 miesiąca 28.09.2012 r. r. aneks z czynsz 81,18 dn. zł 03.04.1998, aneks z dn. 17.12.1999 r.
20 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 21 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 22 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2013
Umowa Wysokość Ostatnia Terminy Podejmowan Odsetki od oraz opłat oraz aktualizacj wniesienia opłaty e czynności nieterminowyc wszystkie termin a opłat i wynikający z windykacyjne h wpłat aneksy płatności wysokość ewidencji wynikający z opłat po księgowej/dowod umowy/aneks aktualizacji u wpłaty u
(…) 23 , Czynsz 89,87 zł Aneks z dnia 14.01.2013, - 6,42 umowa z + 217,30 zł CO. 13.05.2008 09.02.2013, dn. Do dnia 10 r., wysokość 14.03.2013, 21.05.2002 każdego opłat po 10.04.2013, r. zawiado- miesiąca aktualizacji 13.08.2013, mienie z 89,87 zł 13.09.2013, dn. 10.10.2013, 3.01.2006 12.11.2013, r. 11.12.2013 (…) 24 , Czynsz 110,70 zł Brak 18.01.2013, - 0,39 płatny do dnia aktualizacji 20.02.2013, umowa z 20 każdego 20.03.2013, dn. miesiąca 20.04.2013, 17.09.2012 20.05.2013, r. 20.06.2013, umowa z 30.09.2013, dn. 20.11.2013 16.09.2013 r.
(…) 25 , Czynsz 81,18 zł Aneks z dn. 31.01.2013, - 1,39 umowa z Płatny do dnia 23.05.2001 10.03.2013, dn. 10 każdego r. 20.03.2013, 01.01.1990 miesiąca 20.04.2013, r. aneks z czynsz 81,18 30.04.2013, dn. zł 31.05.2013, 03.04.1998 10.07.2013, , aneks z 10.08.2013, dn. 30.09.2013, 17.12.1999 10.11.2013, r. 30.11.2013
Z oświadczenia Skarbnika Gminy Głowno wynika, że w latach 2012-2014 Gmina Głowno nie uzyskiwała żadnych dochodów z tytułu renty planistycznej ani opłaty adiacenckiej.
23 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 24 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 25 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Oświadczenie złożone przez Skarbnika Gminy Głowno – Cezarę Stokowską dotyczące braku dochodów z tytułu renty planistycznej oraz opłaty adiacenckiej stanowi załącznik nr 25 do protokołu kontroli. W latach 2012 -2014 Gmina Głowno nie pobierała opłat ani nie otrzymywała darowizn od mieszkańców za przyłączenie nieruchomości do sieci wodociągowej i kanalizacyjnej lub za wykonywanie takiej sieci, szamb i oczyszczalni ścieków. Oświadczenie złożone przez Kazimierza Piestrzeniewicza – Inspektor, dotyczące opłat/darowizn za przyłączenie nieruchomości do sieci wodociągowej i kanalizacyjnej lub za wykonywanie takiej sieci, szamb i oczyszczalni ścieków stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli.
VIII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD ŻETOWYCH
1. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń ZLECONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2012 ROK Na podstawie sprawozdania opisowego z wykonania budżetu Gminy Głowno za 2012 i 2013 roku, oraz na podstawie oświadczenia złożonego przez Skarbnika Gminy Głowno Cezarę Stokowską stwierdzono, że zarówno w 2012 jak i 2013 roku kontrolowana jednostka udzieliła dotacji na realizację zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom w wysokości 22.000,00 zł. Tabelaryczne zestawienie dotacji udzielonych w ramach pożytku publicznego w latach 2012 i 2013 w Gminie Głowno przedstawia poniższa tabela: l.p Dział rozdział Nazwa Kwota (zł) 2012 rok 1. 801 – Oświata i wychowanie 80195 Stowarzyszenie „Pomoc Rodzinie” 1.000,00 2. 852 – Pomoc społeczna 85295 Stowarzyszenie „Pomoc Rodzinie” 1.000,00 3. 854Edukacyjna opieka 85412 Stowarzyszenie Przyjaciół Gminy 2.000,00 wychowawcza Głowno „Szansa” 4. 921 – Kultura i ochrona 92195 Stowarzyszenie „Na rzecz Rozwoju wsi 1.000,00 dziedzictwa narodowego Piaski Rudnickie” 5. 926 – kultura fizyczna 92695 Ludowy Klub Sportowy „Sokół” Popów 16.000,00 Stowarzyszenie „Senior” 1.000,00 RAZEM: 22.000,00 2013 rok 1. 801 – oświata i wychowanie 80195 Stowarzyszenie „Pomoc Rodzinie” 1.000 2. 852 – Pomoc społeczna 85295 Stowarzyszenie „Senior” 1.000 3. 854 – Edukacyjna opieka 85412 Stowarzyszenie Przyjaciół Gminy 1.070,00 wychowawcza Głowno „Szansa” Stowarzyszenie na rzecz Rozwoju wsi 1.000,00 Piaski Rudnickie” 4. 921 – Kultura i ochrona 92195 Stowarzyszenie „Pomoc Rodzinie” 930,00 dziedzictwa narodowego 5. 926 – kultura fizyczna 92695 Ludowy Klub Sportowy „Sokół” Popów 17.000,00 RAZEM: 22.000,00
Informacja Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej z dnia 10 września 2014 roku dotyczące dotacji celowych z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom w latach 2012 – 2013, stanowi załącznik nr 27 do protokołu kontroli.
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. WYDATKI OSOBOWE Wydatki na wynagrodzenia Na podstawie sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego ustalono, że wydatki osobowe Urzędu Gminy Głowno (§4010) kształtowały się następująco:
Rok 2011 Rok 2012 Plan po Wykonanie Plan po Wykonanie Dział Rozdział zmianach Dział Rozdział (zł) zmianach (zł) (zł) (zł) 750 75023 757 920,00 730 583,30 10 1095 10 139,00 9 118,94 750 75011 106 000,00 102 380,00 750 75023 754 239,00 728 303,06 10 1095 4 300,00 4 246,38 400 40002 23 572,00 23 100,45 400 40002 27 580,00 27 318,00 750 75011 88 674,00 86 975,06 921 92116 34 300,00 34 289,65 921 92116 37 470,00 36 769,95 852 85212 25 480,98 25 480,00 754 75412 62 225,00 61 071,47 754 75412 57 431,00 57 430,17 921 92109 22 310,00 21 924,06 852 85219 136 228,16 136 228,16 852 85212 24 768,00 24 696,00 921 92109 19 820,00 19 820,00 852 85219 170 401,54 170 401,54 Razem: 1.169.060,14 1.137.775,66 Razem: 1.193.798,54 1.162.360,53
Stosownie do sprawozdania Z-06 o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy za 2013 rok, przeciętna liczba zatrudnionych w Urzędzie Gminy w Głownie wynosiła 22,4 (po korekcie 22,0). Według stanu na dzień 31 grudnia 2013 roku pracujących ogółem w Urzędzie Gminy było 31 osób, w tym 16 kobiet. Pełnozatrudnionych było 18 pracowników, z tego 13 kobiet. Zestawienie wypłaconych wynagrodzeń osobowych pracowników Urzędu Gminy w Głownie w latach 2011 - 2013, z podziałem na pensje, nagrody jubileuszowe, nagrody uznaniowe, wypłacone ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, odprawy pieniężne i emerytalne przedstawiono w tabeli poniżej:
Rok 2011 Rok 2012 Rok 2013 Kwota Kwota Kwota Lp. Wyszczególnienie Liczba Liczba Ogółem Ogółem Ogółem Liczba osób osób osób (w zł) (w zł) (w zł) 1. Pensje (wynagrodzenia) 967.920,00 911.761,00 933.825,00 2. Nagrody jubileuszowe 18.546,00 4 10.106,00 2 29.404,00 4 Nagrody uznaniowe dla 3. 2.500,00 1 54.200,00 22 - - pracowników 4. Ekwiwalent za urlop 2.170,00 1 - - - - 5. Odprawy emerytalne - - - - 4.034,00 1 6. Odprawy pieniężne - - - - 5.928,00 1 Razem: 991.136,00 976.067,00 967.263,00
W okresie objętym kontrolą w Gminie Głowno obowiązywał regulamin wynagradzania wprowadzony w życie na mocy zarządzenia nr 28/2009 Wójta Gminy Głowno z dnia 17 lipca 2009 roku. Regulował on m.in.: [1] wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Gminy Głowno na podstawie umowy o pracę, [2] szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych, [3] szczegółowe warunki i sposób przyznawania dodatku funkcyjnego pracownikom samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, [4] szczegółowe warunki przyznawania dodatku funkcyjnego, [5] szczegółowe warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania nagród innych niż jubileuszowe pracownikom samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, [6] szczegółowe warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii.
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W §4 przedmiotowego regulaminu znajduje się zapis zgodnie z którym „ szczegółowe wymagania kwalifikacyjne (wykształcenie oraz umiejętności zawodowe, staż pracy w latach) dotyczące pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Gminy Głowno na podstawie umowy o pracę określa załącznik nr 1. Zatrudnianie na poszczególne stanowiska osób niespełniających minimalnych wymagań kwalifikacyjnych może nastąpić tylko w wyjątkowych, szczególnie uzasadnionych przypadkach w szczególności jeśli w procesie otwartego i konkurencyjnego naboru nie zgłosi się żaden zainteresowany, nie dawał rękojmi należytego wykonania obowiązków ”. Stwierdzić jednak trzeba, iż rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity z 2013 roku nr 1050 ze zm.) bezpośrednio określa m.in. : [1] wykaz stanowisk, z uwzględnieniem podziału na stanowiska kierownicze urzędnicze, urzędnicze, pomocnicze i obsługi oraz doradców i asystentów, [2] minimalne wymagania kwalifikacyjne niezbędne do wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach, [3] warunki i sposób wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru oraz maksymalny poziom dodatku funkcyjnego, [4] maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie powołania oraz maksymalny poziom dodatku funkcyjnego. Powyższy akt prawny nie przewiduje możliwości wprowadzenia odstępstw w przedmiotowym zakresie, w sposób dokonany w Gminie Głowno. Kryteria zatrudnienia i minimalne warunki kwalifikacyjne jakie powinien spełniać pracownik samorządowy, określone w powyższym rozporządzeniu nie mogą być modyfikowane w sposób umożliwiający zatrudnianie na stanowiskach samorządowych pracowników nie spełniających regulowanych prawnie warunków. Dodatkowo zapis wprowadzony w §4 pkt 2 Regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Gminie Głowno wprowadza możliwość zatrudniania pracowników niespełniających stawianych im wymagań, w sytuacji gdy „ w procesie otwartego i konkurencyjnego naboru nie zgłosił się żaden zainteresowany, nie dawał rękojmi należytego wykonania obowiązków ”. Zapis ten powoduje niejasność przyjętych unormowań, przy jednoczesnym braku wskazania formy oceny tejże rękojmi.
Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki
Kontrolą objęto wynagrodzenie Wójta Gminy Głowno, ustalone w uchwale nr II/9/10 Rady Gminy Głowno z dnia 6 grudnia 2010 roku: Poszczególne składniki wynagrodzenia przedstawiono poniżej: wynagrodzenie zasadnicze 4.700,00 zł dodatek funkcyjny 1.700,00 zł dodatek specjalny 40% 2.560,00 zł dodatek stażowy 20% 940,00 zł razem: 9.900,00 zł
Łączne wynagrodzenie dla Wójta Gminy Głowno ustalone zostało na podstawie art. 37 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych, zgodnie z którym to przepisem maksymalne wynagrodzenie dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, nie może przekroczyć w okresie miesiąca siedmiokrotności kwoty bazowej określonej w uchwale budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska na podstawie ustawy z dnia 23 grudnia 1999 roku o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. tekst jednolity z 2011 roku, nr 79, poz. 431 ze zm.). Zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 2), ppkt a) ustawy budżetowej na 2013 rok z dnia 25 stycznia 2013 roku (Dz. U. z 5 lutego 2013 roku, poz. 169), kwota bazowa dla osób zajmujących
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
kierownicze stanowiska państwowe wynosi nie uległa zmianie w porównaniu do roku ubiegłego i wynosi 1.766,46 zł (1.766,46 x 7 = 12.365,22zł). Kontrolą objęto dodatkowo prawidłowość przyznawania wynagrodzeń dla 11 pracowników Urzędu Gminy w Głownie, w tym: Skarbnika, Sekretarza, specjalistów zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach, młodszego referenta, inspektora oraz pracownika gospodarczego. Szczegółowe zestawienie pracowników objętych próbą kontroli w zakresie wynagrodzeń zawarto w załączniku nr 28 do protokołu kontroli. Weryfikacją objęto następujące listy płac: Lita płac poddana weryfikacji Kwota brutto (zł) Lista podstawowa za luty 2013 – Pracownicy 1.650,00 Lista płac podstawowa za maj 2013 rok – Pracownicy 1.650,00 Lista płac podstawowa za wrzesie ń – Pracownicy 1.650,00 Lista Płac podstawowa za grudzie ń 2013 – Pracownicy 1.650,00 Lista Podstawowa za luty 2013 – Pracownicy Urz ędu Gminy 2 10.289,86 Lista Podstawowa za maj 2013 – Pracownicy Urz ędy Gminy 2 980,00 Lista podstawowa za maj 2013 Pracownicy Urz ędu Gminy 2 11.698,76 Lista podstawowa za wrzesie ń 2013 – Pracownicy Urz ędu Gminy 2 14.915,66 Lista podstawowa za grudzie ń 2013 – Pracownicy Urz ędu Gminy 2 17.110,00 Lista Podstawowa za luty 2013 – Wójt Gminy 9.900,00 Lista Podstawowa za maj 2013 – Wójt Gminy 9.900,00 Lista Podstawowa za wrzesie ń 2013 – Wójt Gminy 9.900,00 Lista Podstawowa za grudzie ń 2013 – Wójt Gminy 9.900,00 Lista podstawowa za luty 2013 – Pracownicy Urz ędu Gminy 34.142,20 Lista podstawowa za maj 2013 – Pracownicy Urz ędu Gminy 34.664,33 Lista Podstawowa za wrzesie ń 2013 – Pracownicy Urz ędu Gminy 34.695,00 Lista podstawowa za grudzie ń 2013 – Pracownicy Urz ędu Gminy 34.695,00
Ustalenia kontroli: Listy płac sporządzane były komputerowo przez młodszego referenta Agnieszkę Michalską albo inspektora Mirosławę Cechulską, sprawdzane pod względem merytorycznym przez inspektora ds. obywatelskich i kadr Krystynę Rutkowską pod względem formalno-rachunkowym przez Skarbnika Gminy Cezarę Stokowską bądź Mirosławę Cechulską oraz zatwierdzane do wypłaty przez kierownika jednostki. W przypadku listy płac podstawowej „Pracownicy” za maj 2013, podstawowej „Pracownicy” za luty 2013 rok, stwierdzono, że jej sporządzenia i sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym dokonywała ta sama osoba inspektor Mirosława Cechulska. Tego typu procedura uniemożliwia dokonanie faktycznej kontroli, której celem jest wyeliminowanie nieprawidłowości oraz stwierdzenie ich legalności, celowości, rzetelności, gospodarności. Akta kontroli[A11 str. 811 - 822]: lista podstawowa „Pracownicy” za luty, maj, grudzień, wrzesień 2013 roku. Kategorie zaszeregowań oraz stawki wynagrodzenia w ramach danej kategorii zaszeregowania, wyznaczone były zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. (Dz. U. tekst jednolity z 2013 roku nr 1050 ze zm.). Pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku pomocniczym i obsługi wypłacano premię regulaminową, zgodnie z §9 zarządzenia nr 28/2009 Wójta Gminy Głowno z dnia 17 lipca 2009 roku. W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej stwierdzono, że w 2012 roku zatrudniano w Urzędzie Gminy Głowno dwie osoby na umowy zlecenia, z którymi
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
następnie, po upływie okresu na jaki ww. umowy zostały zawarte, podpisano umowy o pracę: − Małgorzata Dałek – umowa zlecenia z dnia 22 kwietnia 2013 roku zawarta na okres od 22 kwietnia 2013 roku do dnia 30 czerwca 2013 roku, na pełen etat (40-godzinny tygodniowy okres pracy), z wynagrodzeniem miesięcznym. Zgodnie z powyższą umową pracownik nie został zatrudniony na konkretnym stanowisku, niemniej jednak zakres czynności obejmował m.in.: [1] prowadzenie szczegółowej dokumentacji w zakresie podatków i opłat, [2] prowadzenie dokumentacji podatkowej gospodarstw rolnych i nieruchomości, [3] prowadzenie dokumentacji podatkowej osób prawnych w systemie informatycznym, [4] prowadzenie rejestru kart podatkowych, [5] dokonywanie wymiaru podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości, środków transportowych osobom fizycznym i prawnym, [6] przygotowywanie decyzji (nakazów płatniczych) dla wszystkich podatników i terminowe ich rozliczanie, [7] prowadzenie rejestrów wymiarowych zobowiązań pieniężnych, [8] załatwianie wszystkich spraw związanych z realizacja ustawowych ulg podatkowych, [9] bieżące aktualizowanie kart gospodarstw i nieruchomości na podstawie zmian w ewidencji gruntów, [10] sprawowanie kontroli w zakresie prawidłowości wykazanych podstaw wymiaru podatku od nieruchomości, [11] sporządzanie wymaganej przepisami prawa sprawozdawczości, przygotowywanie informacji dla potrzeb Rady Gminy i jej organów, [12] przygotowywanie odpowiedzi na pisma w zakresie wymiaru podatków i opłat, [13] wydawanie zaświadczeń o przychodowości z gospodarstw rolnych i niezaleganiu w podatkach, [14] wykonywanie z własnej inicjatywy i bez odrębnych poleceń przełożonych wszystkich czynności w zakresie podatków i opłat, [15] w miarę potrzeby pomaganie innym pracownikom Urzędu, a na polecenie przełożonych wykonywanie innych czynności. W §6 tej umowy wskazano, że zleceniobiorca zobowiązany jest przestrzegać zasad bezpieczeństwa i higieny pracy BHP. Po upływie terminu na jaki zawarta została umowa zlecenia, w dniu 1 lipca 2013 roku pomiędzy Wójtem Gminy Markiem Jóźwiakiem, a Małgorzatą Dałek zawarto umowę o pracę na zastępstwo na czas usprawiedliwionej nieobecności wskazanego pracownika, umowa na pełen etat 40-godzinny pięciotygodniowy czas pracy. Pracownik został zatrudniony na stanowisku młodszego referenta ds. wymiaru podatków z wyłączeniem prowadzenia obsługi kasowej Urzędu Gminy. Zakres czynności określony w przedmiotowej umowie o prace był bardzo zbliżony do zakresu czynności wskazanego w umowie zlecenia. − Maciej Olejniczak – umowa zlecenia zawarta w dniu 7 listopada 2012 roku pomiędzy wyżej wymienionym, a Wójtem Gminy Głowno Markiem Jóźwiakiem na okres od dnia 7 listopada 2012 roku do 30 czerwca 2013 roku (ponad 7 miesięcy), na pełen etat. Zgodnie z §1 i §6 przedmiotowej umowy zleceniobiorca zobowiązany został do wykonywania z własnej inicjatywy i bez odrębnych poleceń przełożonych wszystkich czynności związanych z wprowadzeniem podatku śmieciowego na terenie gminy. W szczególności przygotowywaniem projektów uchwał koniecznych do przyjęcia przez Radę Gminy, które będą regulowały nowy system odpadów na terenie Gminy Głowno. W miarę potrzeby pomaganie innym pracownikom Urzędu, a na polecenie przełożonych wykonywanie również innych czynności. Przy wykonywaniu swoich zobowiązań zleceniobiorca zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Po upływie terminu na jaki zawarta została poprzednia umowa, w dniu 1 lipca 2013 roku Wójt Gminy Głowno podpisał z Maciejem Olejniczakiem kolejną umowę zlecenia, na okres od dnia 1 lipca 2013 roku do dnia 30 września 2013 roku, na zasadach tożsamych z tymi uregulowanymi w poprzedniej umowie. Zgodnie z §1 i §6 niniejszej umowy zleceniobiorca zobowiązany został do wykonywania z własnej inicjatywy i bez odrębnych poleceń przełożonych wszystkich czynności związanych z wprowadzeniem podatku śmieciowego na terenie gminy, tworzenia bazy danych dotyczących systemu gospodarowania odpadami, przyjmowania deklaracji podatku śmieciowego. W ramach wykonywanych zadań zleceniobiorca zobowiązany jest przestrzegać zasady bezpieczeństwa i higieny pracy. Po upływie ww. terminów z Maciejem Olejniczakiem zawarto umowy o pracę na czas określony, w tym ostatnia zawarta w dniu 31 grudnia 2013 roku do 31 grudnia 2017 roku, zatrudniając wyżej wymienionego na stanowisku młodszego referenta ds. rozwoju gospodarczego i gospodarki odpadami komunalnymi, na pełen etat. Zgodnie z zakresem czynności właściwym dla pracownika, zobowiązany on został do wykonywania także m.in. całokształtu spraw związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem systemu odbierania odpadów komunalnych oraz dodatkowo innych czynności szczegółowo wymienionych. Zgodnie z pkt IV zakresu odpowiedzialności, pracownik ponosił odpowiedzialność za prawidłowe, zgodne z prawem i terminowe wykonywanie zadań wymienionych powyżej, oraz innych obowiązków wynikających z przepisów prawa, regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Głowno i innych postanowień organów Gminy. W tym miejscu trzeba wskazać, iż zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, pracownicy Ci zatrudniani są na podstawie: [1] wyboru, [2] powołania, [3] umowy o pracę – wszyscy pozostali pracownicy, zatrudniani na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych, doradców i asystentów i pomocniczych czy obsługi. Poprzez nawiązanie stosunku pracy, stosowanie do art. 22 §1, §1 1, §1 2 pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie na powyższych warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Dodatkowo niedopuszczalne jest zastąpienie umowy o pracę cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych powyżej. Umowy zlecenia zawarte ze zleceniobiorcami Urzędu Gminy nosiły znamiona umów o pracę: zleceniobiorcy wykonywali konkretnie wskazane czynności jakie zwykle wykonuje pracownik urzędu, na rzecz pracodawcy, pod kierownictwem jego i przełożonych, w siedzibie Urzędu Gminy Głowno, przez 5 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie. Dodatkowo, zawarte umowy zlecenia odnosiły się do czynności związanych z wymiarem podatków i opłat, pracownicy mieli wgląd w ewidencję podatkową, dane osobowe podatników, przygotowywali decyzje, sprawowali kontrolę we właściwym dla siebie zakresie. Merytoryczne zajmowanie się tego typu zagadnieniami, w tym posiadanie wglądu do danych zawartych w deklaracjach oraz innych dokumentach składanych przez podatników, płatników lub inkasentów objęte są tajemnicą skarbową o czym mówi art. 293 §1 Ordynacji podatkowej. Z kolei do przestrzegania tajemnicy skarbowej obowiązani są m.in. wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta, marszałek województwa oraz pracownicy urzędów ich obsługujących (art. 294 §1 ust. 2 Ordynacji podatkowej). Pracownikiem, w myśl art. 2 Kodeksu pracy jest jedynie osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Zatem Zleceniobiorcy zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia, wykonujący
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
czynności związane z podatkami i opłatami lokalnymi, nie byli zobowiązani do przestrzegania tajemnicy skarbowej. Dlatego też forma zatrudnienia pracowników do prowadzenia szeregu czynności związanych z podatkami i opłatami lokalnymi bądź tez opłatami z tytułu śmieci, przyjęta w Gminie Głowno, jest niewłaściwa. Co istotne, zatrudnienie w Urzędzie osoby na podstawie umowy zlecenia nie wiąże się z koniecznością przeprowadzenia konkursu na stanowisko, zatrudniony nie musi spełniać minimalnych wymagań kwalifikacyjnych o których mówi rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, czy tez regulaminu wynagradzania Gminy Głowno, gdzie w §1 wprost wskazano, iż odnosi się jedynie do pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy Głowno. Pracodawca także nie jest zobowiązany do wynagradzania zleceniobiorcy w sposób uregulowany w wyżej wymienionych aktach prawnych, w zakresie wysokości wynagrodzenia czy też wypłacania innych składników wynagrodzenia, jak dodatku stażowego bądź dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Dlatego też jednostki samorządu terytorialnego, przestrzegając przepisów prawa, powinny zatrudniać pracowników w myśl ustawy kodeks pracy, na podstawie umowy o pracę, a cała procedura wyłonienia najlepszego kandydata na stanowisko i ustalenia jego wynagrodzenia powinna być zgodna z przepisami wskazanymi we wcześniejszej części protokołu kontroli. Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi kontrolującym w dniu 15 stycznia 2015 roku, dotyczącymi przyczyny zawierania z ww. osobami umów zleceń stwierdzono, że „P. Małgorzata Dałek została zatrudniona na podstawie umowy zlecenia z dnia 22 kwietnia 2013 roku, ponieważ pracownik zajmujący się sprawami podatkowymi poszedł nagle na zwolnienie chorobowe związane z ciążą. Brak pracownika na tym stanowisku skutkowałby niewykonywaniem zadań, w związku z tym podjęto decyzję o natychmiastowym zatrudnieniu na podstawie umowy zlecenia. P. Maciej Olejniczak został zatrudniony na podstawie umowy zlecenia od 7 listopada 2012 r., gdyż po wejściu w życie przepisów dotyczących odpadów i podatku śmieciowego, wystąpiła konieczność przygotowania do końca 2012 roku szeregu spraw związanych z tymi przepisami m.in.: uchwał, deklaracji, procedur przetargowych i przetargu itp. W tamtym okresie istniała konieczność szybkiego podjęcia decyzji, co do zatrudnienia pracownika, by można było przystąpić do wykonywania zadań nałożonych na Gminę.” Wyjaśnienia z dnia 15 stycznia 2015 roku stanowią załącznik nr 49 do protokołu kontroli. Akta kontroli[A12 str. 823 - 869]: zarządzenie nr 28/2009 z 17 lipca 2009 roku w sprawie regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Gminy Głowno; karta wynagrodzeń pracownika Macieja Olejniczaka za 2013 rok; karta wynagrodzeń Macieja Olejniczaka założona 30 listopada 2012 roku; karta wynagrodzeń Dałek Małgorzaty założona 2 maja 2013 roku; umowa zlecenia z 1 lipca 2013 roku – Maciej Olejniczak; umowa zlecenia z 22 kwietnia 2013 roku Dałek Małgorzata; umowa zlecenia z 7 listopada 2012 roku Maciej Olejniczak; umowa o pracę na czas określony z 31 grudnia 2013 roku Maciej Olejniczak; umowa o pracę na zastępstwo z 1 lipca 2013 roku Dałek Małgorzata; karta pracy z zakresem czynności Maciej Olejniczak; karta pracy z zakresem czynności Alina Dałek; umowa o pracę na czas określony z 1 października 2013 roku Maciej Olejniczak.
Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Zgodnie z oświadczeniem uzyskanym od Skarbnika Gminy Głowno Cezary Stokowskiej w 2013 roku nie wypłacano żadnych ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Informacja złożona przez Skarbnika Gminy dotycząca wypłacania w 2013 roku ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stanowi załącznik nr 29 do protokołu kontroli.
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na podstawie informacji uzyskanej od Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej stwierdzono, że w 2013 roku wypłacono dwie odprawy: (…) 26 . Jak ustalono w trakcie czynności kontrolnych wyliczenia powyższych odpraw dokonywano według zasad obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy – tj. zgodnie z §14 - §19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 roku, poz. 2, nr 14 ze zm.). Zgodnie z dokumentacją sporządzaną przez inspektora ds. księgowości budżetowej Agnieszki Michalskiej wpierw wyliczano średnie miesięczne wynagrodzenie, następnie z uwzględnieniem współczynnika urlopowego wyliczano stawkę ekwiwalentu na 1 dzień, stawkę godzinową przemnożoną przez liczbę dni zaległego urlopu, a następnie wyliczano wysokość ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Uzyskaną kwotę mnożono przez ilość miesięcy za jaki przysługiwała odprawa. Wynik przeprowadzonych działań matematycznych stanowił wysokość odprawy wypłacanej pracownikowi. (…) 27 Powyższe wyliczenie wskazuje, że wysokość odprawy stanowił iloczyn wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i liczby miesięcy za jakie odprawa ta przysługiwała, co z kolei nie ma nic wspólnego z wynagrodzeniem miesięcznym o którym mowa w art. 38 ustawy o pracownikach samorządowych. Zgodnie bowiem z wyżej przywołanym art. 38 ustawy o pracownikach samorządowych, jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy przysługuje w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia – po 10 latach pracy, trzymiesięcznego wynagrodzenia – po 15 latach pracy, sześciomiesięcznego wynagrodzenia po 20 latach pracy. Stosownie do pkt 4 art. 38 ww. ustawy, wynagrodzenie o którym mowa powyżej oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Powyższy przepis zatem odsyła jedynie do §15, §16 i §17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu za urlop (Dz.U. nr 2 poz. 14 ze zm.), gdzie wskazano, że składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa w ust. 1, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§16), oraz składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu
26 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 27 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Niewłaściwa jest zatem metodologia wyliczania odprawy emerytalnej przez pracownika Urzędu Gminy Głowno. Dodatkowo, zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 13 marca 2003 roku w szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.), konstrukcja naliczania odprawy jest zbliżona do powyżej wskazanych unormowań bowiem także odnosi się do zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. W celu potwierdzenia powyższego stanowiska dotyczącego prawidłowego sposobu wyliczania odprawy, odwołać się należy do Uchwały Sądu Najwyższego Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i spraw Publicznych z dnia 9 maja 2000 roku sygn. III ZP 12/00, w którym wprost wskazano, że przepisy dotyczące sposobu wyliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy §18 rozporządzenia z dnia 8 stycznia 1997 roku „(…) nie mogą być wprost zastosowane w odniesieniu do odprawy pieniężnej, która wszak ustalana jest jako wynagrodzenie miesięczne (lub jego dwukrotność bądź trzykrotność) i tym samym nie zależy od tego, czy i jaki danemu pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. (…) przy ustalaniu odprawy pieniężnej zastosowanie znajdują jedynie przepisy §14 – 17 rozporządzenia z dnia 8 stycznia 1997 r. (przy uwzględnieniu zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego), które określają reguły obliczania wynagrodzenia miesięcznego. Przepisy te w pełni pozwalają na ustalenie tego wynagrodzenia, natomiast §18 (a w konsekwencji także i §19) rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. nie może być zastosowany przy obliczaniu odprawy pieniężnej, gdyż w swej treści nie zawiera niezbędnych elementów, które pozwalałyby w sposób dostatecznie jednoznaczny rozstrzygnąć to, w jaki sposób należy ustalić dni (ich liczbę), przez którą należy pomnożyć kwotę ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. W szczególności na jego gruncie niepodobna udzielić sensownej i uzasadnionej odpowiedzi, że ma to być np. miesiąc stanowiący „współczynnik” służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu, miesiąc (miesiące) kalendarzowy, miesiąc „trzydziestodniowy”, czy tez miesiąc „roboczy” i to w dwu odmianach, a mianowicie pojmowany jako dni robocze przypadające w danym miesiącu (miesiącach) kalendarzowym, bądź też jako dni przepracowane (niekoniecznie „robocze”) w danym miesiącu (miesiącach) kalendarzowych. Innymi słowy § 18 i 19 rozporządzenia z dnia 8 stycznia 1997 r. ze względów logiczno- językowych i funkcjonalnych nie nadają się do zastosowania przy ustalaniu odprawy pieniężnej, co prowadzi do konkluzji, która wyrażona została w sentencji niniejszej uchwały.” Prawidłowa wysokość odprawy dla pracowników Urzędu Gminy Głowno kształtowała się następująco: (…) 28 . Akta kontroli [A13 str. 870 - 892]: wykaz wypłaconych odpraw sporządzony przez Skarbnika Cezarę Stokowską, (…) 29 .
28 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 29 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3. WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2012 – 2013
2012 rok 2013 rok Dział Rozdział Paragraf Plan po Wykonanie Plan po Wykonanie zmianach (zł) (zł) zmianach (zł) (zł) 010 01010 6050 41.300,00 41.296,11 0,00 0,00 600 60016 6050 242.875,00 242.019,53 259.427,84 145.511,28 750 75023 6050 0,00 0,00 130.000,00 63.898,50 754 75412 6050 21.130,96 21.130,96 0,00 0,00 754 75412 6057 22.790,97 22.790,97 0,00 0,00 754 75412 6059 9.767,57 9.767,57 0,00 0,00 801 80101 6050 2.020.400 1.879.814,70 0,00 0,00 801 80101 6050 525.371 449.435,74 0,00 0,00 852 85203 6230 530.000,00 530.000,00 0,00 0,00 926 92601 6050 0,00 0,00 423.282,58 110.348,29 926 92601 6057 0,00 0,00 389.273,00 389.273,00 926 92601 6059 0,00 0,00 127.454,42 127.454,42 Razem 3.413.635,50 3.196.255,58 1.329.437,84 836.485,49
Wydatki budżetowe 13.272.893,09 12.717.901,79 12.147.326,79 11.144.102,93 ogółem % udziału wydatków inwestycyjnych w 25,72 25,13 10,94 7,51
wydatkach ogółem Dane nie dotycz ą zakupów inwestycyjnych środków trwałych (tylko inwestycje sensu stricte).
Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2012-2013 Źródła finansowania inwestycji w latach 2012 – 2013 w Gminie Głowno przedstawiały się w sposób następujący: 2012 rok – łącznie –3.196.255,58 zł - dotacje z budżetu państwa –530.000 zł - środki własne – 761.044,84 zł - środki z funduszy celowych – 300.000 zł - dotacje z funduszy celowych –166.640,77 zł - kredyty i pożyczki –1.415.779 zł - środki unijne –22.790,97 zł - porozumienia – 0 zł 2013 rok – łącznie – 836.485,49 zł - dotacje z budżetu państwa –0 zł - środki własne –362.784,65 zł - środki z funduszy celowych – 0 zł - dotacje z funduszy celowych –84.427,84 zł - kredyty i pożyczki – 0 zł
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- środki unijne –389.273,00 zł - porozumienia – 0 zł
Źródła finansowania inwestycji w 2012 i 2013 roku
2012 Dział Rozdział Paragraf Bud żet Środki z UE GFO ŚiGW Inne RAZEM gminy 010 01010 6050 41 296,11 - - - 41 296,11 600 60016 6050 147.749,76 - - 94.269,77 242.019,53 754 75412 6050 21.130,96 - - - 21.130,96 754 75412 6057 - 22.790,97 - - 22.790,97 754 75412 6059 9.767,57 - - - 9.767,57 801 80101 6050 236.406,70 - 93.408 1.550.000 1.879.814,70 801 80101 6050 304.693,74 - 144.742 - 449.435,74 852 85203 6230 - - - 530.000 530.000 Razem 761.044,84 22.790,97 238.150 2.174.269,77 3.196.255,58
2013 Dział Rozdział Paragraf Bud żet gminy Środki z UE GFO ŚiGW Inne RAZEM 600 60016 6050 61.083,44 - - 84.427,84 145.511,28 750 75023 6050 63.898,50 - - - 63.898,50 926 92601 6050 110.348,29 - - - 110.348,29 926 92601 6057 - 389.273,00 - - 389.273,00 926 92601 6059 127.454,42 - - - 127.454,42 Razem 362.784,65 389.273,00 - 84.427,84 836.485,49
Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych
Ewidencja kosztów inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenie kosztów inwestycji na uzyskane efekty prowadzona była na koncie 080. Ewidencja szczegółowa do konta 080 zapewniała wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Saldo konta 080 według stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku wynosiło Wn – 1.065.903,84 zł. Saldo konta 080 według stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku wynosiło Wn – 16.999,83 zł. Saldo konta 080 według stanu na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiło Wn – 0 zł.
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
Zarządzeniem nr 51/2011 z dnia 30 grudnia 2011 roku Wójt Gminy Głowno wprowadził Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Głowno. Przedmiotowy regulamin uchylono zarządzeniem nr 12/2013 Wójta Gminy Głowno z dnia 28 marca 2013 roku w sprawie reorganizacji Urzędu Gminy Głowno oraz nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Głowno. Zarządzeniem nr 21/2013 z dnia 1 lipca 2013 roku w sprawie zmiany
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Głowno, Wójt Gminy Głowno uchylił nadmienione zarządzenie nr 12/2013 z dnia 28 marca 2013 roku wprowadzając zmieniony Regulamin Organizacyjny Urzędu. W celu realizacji zadań, w tym zadań inwestycyjnych przewidziano jednoosobowe samodzielne stanowiska pracy wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Urzędu. Wśród stanowisk przewidzianych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Głowno (schemat organizacyjny) wymieniono w szczególności: a) samodzielne stanowisko ds. infrastruktury technicznej, które w kontrolowanym okresie zajmował Kazimierz Piestrzeniewicz. W zakresie czynności pracownika (z dnia 31 października 2008 roku) wyszczególniono m.in. budowę, konserwację i utrzymanie dróg, mostów i przepustów gminnych, organizowanie działań na etapie projektowania, budowy i remontów dróg gminnych, zapewnienie utrzymania w dobrym stanie technicznym mostów, przepustów i urządzeń drogowych, sporządzanie rozliczeń finansowych z zakresu remontu i budowy dróg i obiektów drogowych, koordynację i organizację zamówień publicznych. Upoważnienie do podpisywania pism miało wynikać z odrębnych upoważnień. Zakres odpowiedzialności – pracownik ponosi odpowiedzialność za prawidłowe, zgodne z prawem i terminowe wykonywanie zadań wymienionych w zakresie czynności oraz innych obowiązków wynikających z przepisów prawa, regulaminu organizacyjnego innych postanowień organów gminy; b) samodzielne stanowisko ds. gospodarki wodnej i ochrony środowiska (specjalista) zajmowane w okresie objętym kontrolą przez Stanisława Urbanowicza. W zakresie czynności pracownika (z dnia 31 października 2008 roku) wyszczególniono m.in. organizowanie remontów i inwestycji realizowanych w ramach budżetu gminy. Upoważnienie do podpisywania pism miało wynikać z odrębnych upoważnień. Zakres odpowiedzialności – pracownik ponosi odpowiedzialność za prawidłowe, zgodne z prawem i terminowe wykonywanie zadań wymienionych w zakresie czynności oraz innych obowiązków wynikających z przepisów prawa, regulaminu organizacyjnego innych postanowień organów gminy. W Urzędzie Gminy Głowno, komisja przetargowa do przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego była powoływana każdorazowo na rok przez Wójta Gminy Głowno, w drodze zarządzenia: a) nr 20/2011 z dnia 9 maja 2011 roku na rok 2011, w składzie: przewodniczący – Stanisław Urbanowicz, Sekretarz – Kazimierz Piestrzeniwicz, członkowie komisji – Jolanta Szkup i Roman Sularz, b) nr 1/2012 z dnia 10 stycznia 2012 roku na rok 2012, w składzie: przewodniczący – Stanisław Urbanowicz, Sekretarz – Kazimierz Piestrzeniwicz, członkowie komisji – Jolanta Szkup i Agnieszka Żaczek, c) nr 1/2013 z dnia 2 stycznia 2013 roku na rok 2013, w składzie: przewodniczący – Stanisław Urbanowicz, Sekretarz – Kazimierz Piestrzeniwicz, członkowie komisji – Jolanta Szkup i Agnieszka Michalska, d) nr 1/2014 z dnia 3 stycznia 2014 roku na rok 2014, w składzie: przewodniczący – Stanisław Urbanowicz, Sekretarz – Kazimierz Piestrzeniwicz, członkowie komisji – Jolanta Szkup, Agnieszka Michalska i Maciej Olejniczak. Każde z ww. zarządzeń wprowadzało regulamin prac komisji przetargowej. Dodatkowo w załącznikach stanowiących integralną część zarządzeń, Wójt Gminy Głowno powoływał (na załącznikach widniały podpisy Wójta): komisję przetargową (załącznik nr 1), przewodniczącego komisji (załącznik nr 2), sekretarza komisji (załącznik nr 3), członków komisji (załącznik nr 4). Załączniki nr 1 (druki powołania komisji przetargowej), zawierały upoważnienie komisji do działania i podejmowania czynności w toku
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne zgodnie z obowiązującym w tym zakresie regulaminem określającym organizację i tryb pracy. Z kolei w załącznikach nr 2 do zarządzeń (druki powołania przewodniczącego komisji), wśród kompetencji przewodniczącego do 2013 roku wskazano: „ ustalenie uprawnień i kompetencji do działania Komisji, szczególnie w zakresie: podpisywania korespondencji i wniosków związanych z prowadzonym postępowaniem, a będących w zakresie prac Komisji ”. W 2014 roku przewodniczącemu komisji przetargowej powierzono wprost obowiązek podpisywania korespondencji i wniosków związanych z prowadzonym postępowaniem, a będących w zakresie prac Komisji. Zarządzeniem nr 55/2011 z dnia 31 grudnia 2011 roku, Wójt Gminy Głowno wprowadził regulamin postępowania przy udzielaniu zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro dokonywanych w Urzędzie Gminy Głowno. Ww. zarządzenie nr 55/2011 zostało uchylone przez zarządzenie nr 23/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 roku, w drodze którego Wójt Gminy Głowno wprowadził regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
KONTROLI PODDANO DOKUMENTACJĘ DOTYCZĄCĄ POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA WYKONANIE ROBÓT BUDOWLANYCH DOTYCZĄCYCH PROJEKTU PN .: „BUDOWA BOISKA WIELOFUNKCYJNEGO , BIEŻNI I SKOCZNI W DAL PRZEZNACZONYCH DO UŻYTKU PUBLICZNEGO PRZY ZESPOLE SZKÓŁ PUBLICZNYCH W MĄKOLICACH , LUBIANKOWIE , POPOWIE GŁOWIEŃSKIM ”. NR SPRAWY : 271.1.2013.
Dane dotyczące badanego zadania inwestycyjnego pn. „ Budowa boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół Publicznych w Mąkolicach, Lubiankowie, Popowie Głowieńskim ” stanowią załącznik nr 30 do protokołu kontroli.
PRAWIDŁOWOŚĆ STOSOWANIA PRZEPISÓW O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH Udostępniona dokumentacja źródłowa zawierała 3 zgłoszenia robót budowlanych datowane na dzień 20 września 2011 roku podpisane przez Wójta Gminy Głowno (z informacji ustnych Specjalisty Stanisława Urbanowicza wynikało, że nie dokonano innych zgłoszeń). Zgłoszenia złożone w dniu 22 września 2011 roku w Starostwie Powiatowym w Zgierzu dotyczyły: „[…] budowy boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal. Wymiary boiska 24x44 m o nawierzchni syntetycznej szer. 3,8 m. Bieżnia o dł 60 m + 3 m rozbieg oraz 7 m skok w dal” zlokalizowanych odpowiednio: na działce 247/1 położonej w Popowie Głowieńskim (planowane rozpoczęcie robót w dniu 1 września 2012 roku), na działce nr 35 położonej w Lubiankowie (planowane rozpoczęcie robót w dniu 1 lipca 2012 roku), na działce 219/1 położonej w Mąkolicach (planowane rozpoczęcie robót w dniu 1 lipca 2012 roku). Do zgłoszeń załączono wypis z ewidencji gruntów dotyczący:
- działki nr 247/1 z dnia 25 sierpnia 2011 roku, wg którego właścicielem działki była Gmina Głowno – Szkoła Podstawowa w Popowie Głowieńskim, - działki nr 35 z dnia z dnia 25 sierpnia 2011 roku, wg którego właścicielem działki była Gmina Głowno – Szkoła Podstawowa w Lubiankowie, - działki nr 219/1 z dnia z dnia 25 sierpnia 2011 roku, wg którego właścicielem działki była Gmina Głowno – Szkoła Podstawowa w Mąkolicach.
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie z pkt 2 protokołu postępowania sporządzonego na druku ZP-PN, wartość zamówienia została ustalona w dniu 14 stycznia 2013 roku na podstawie kosztorysu inwestorskiego na kwotę netto 918.448,94 zł, co stanowiło równowartość 228.492,62 euro (według obowiązującego w badanym okresie średniego kursu złotego w stosunku do euro 4,0196 ustalonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, Dz. U. nr 282, poz. 1650). Ustalona wartość odpowiadała sumie wartości netto wynikających z 3 kosztorysów inwestorskich znajdujących się w kontrolowanej dokumentacji dla 3 boisk, które projektowano w miejscowościach Lubianków (305.433,46 zł), Mąkolice (307.582,02 zł) i Popów Głowieński (305.433,46 zł). Wątpliwości budzi fakt, iż ww. kosztorysy inwestorskie zostały zatwierdzone w dniu 5 września 2011 roku, a więc niemal półtora roku przed wszczęciem postępowania. Kontrolowana dokumentacja zawierała dokument sporządzony przez Stanisława Urbanowicza w dniu 14 stycznia 2013 roku dotyczący szacowania wartości zamówienia, w którym potwierdzono oszacowanie wartości na kwotę netto 918.448,94 zł, co stanowiło równowartość 228.492,62 euro.
Zamawiający opierając się na treści art. 40 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2010 roku, Dz. U. nr 113, poz. 759 ze zm.) wszczął postępowanie przetargowe zamieszczając w dniu 15 stycznia 2013 roku ogłoszenie o zamówieniu na tablicy ogłoszeń Urzędu oraz na stronie internetowej BIP pod adresem: www.bip.gmina- glowno.eu . Na podstawie art. 40 ust. 2 ustawy Pzp zamawiający w dniu 15 stycznia 2013 roku opublikował również ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 21220-2013. Podane do publicznej wiadomości ogłoszenia (zamieszczone na tablicy i opublikowane na stronie zamawiającego) spełniały wymogi przewidziane w art. 40 ust. 6 wskazanej ustawy w stosunku do ogłoszenia opublikowanego w BZP. W zakresie informacji, o których mowa w art. 41 ustawy Pzp ustalono, że ogłoszenia o zamówieniu (wszystkie, tj. opublikowane w BZP, na stronie zamawiającego, na tablicy ogłoszeń) nieprawidłowo dzieliły zamówienia na dwie części, co naruszało art. 41 pkt 4 ustawy Pzp - ogłoszenie o zamówieniu, o którym mowa w art. 40 ust. 1, zawiera co najmniej określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych: Pkt II.1.6. ogłoszeń: „Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: tak, liczba części: 2.” ; Załącznik I do ogłoszeń – Informacje dotyczące ofert częściowych: „CZĘŚĆ Nr: 1 NAZWA: 1. Budowa boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół w Mąkolicach i Lubiankowie. 1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest budowa 2 boisk wielofunkcyjnych o nawierzchni syntetycznej do uprawiania sportów zespołowych (koszykówka, siatkówka, piłka ręczna) wraz z bieżnią sportową zakończoną skocznią w dal oraz montaż piłkochwytów. Boisko wielofunkcyjne o wymiarach 24 x 44 m o nawierzchni syntetycznej, bieżnia sportowa o nawierzchni syntetycznej szerokości 3,8 m (trzy pasy po 1,2 m +0,1 m poszerzenia z każdej strony). Bieżnia o długości 60 m + 3 m rozbieg na początku bieżni + 7m skocznia w dal, na końcu bieżni piaskownica. W zakres inwestycji wchodzi zgodnie z dokumentacją techniczną (projekt adaptacyjny) d) ukształtowanie terenu boiska, bieżni, skoczni e) wykonanie konstrukcji nawierzchni boiska i bieżni f) wykonanie skoczni w dal g) wykonanie piłkochwytów boiska h) wykonanie ciągów komunikacyjnych. 2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 45.21.22.21-1, 45.10.00.00-8, 45.34.00.00-2, 45.11.12.40-2.
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 31.07.2013. 4) Kryteria oceny ofert: najniższa cena. CZĘŚĆ Nr: 2 NAZWA: 2. Budowa boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół Popowie Głowieńskim. 1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: […] 2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): […] 3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 15.12.2013. 4) Kryteria oceny ofert: najniższa cena. ” Ww. zapisy ogłoszeń zaprzeczały treści siwz, która wyodrębniała jedynie dwa etapy inwestycji (nie części) przy jednoczesnym wskazaniu w pkt III.1. – „Opis przedmiotu zamówienia – Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.” W dniu 21 stycznia 2013 roku jeden z wykonawców DAR- CAR Dariusz Gendek wystąpił (e-mail) w trybie art. 38 ustawy Pzp z zapytaniami świadczącymi o wątpliwościach dotyczącymi rozbieżności w zakresie podziału zamówienia na części: - Pytanie nr 11 „Czy cena ofertowa musi obejmować całe zamówienie? Odpowiedź: Wycena dotyczy całości zamówienia tj. wykonanie trzech boisk wielofunkcyjnych. Wykonawca winien złożyć jedną ofertę cenową wg. załączonego wzoru.” - Pytanie nr 12 „Czy cena ofertowa może zawierać jeden etap - pierwszy etap lub drugi? Odpowiedź: Cena ofertowa winna obejmować całość Zamówienia tj. wykonanie trzech boisk wielofunkcyjnych. Wykonawca winien złożyć jedną ofertę cenową wg. załączonego wzoru”. Podobnie w dniu 21 stycznia 2013 roku wykonawca Gardenia Sp. z o.o. za pośrednictwem faksu wskazał: „ W punkcie II.1.6) ogłoszenia napisano: Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: tak, liczba części :2. W punkcie III specyfikacji istotnych warunków zamówienia napisano: III. Opis przedmiotu zamówienia 1. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. Jednocześnie zamawiający nie określił wadium dla każdej części odrębnie. Sytuacja ta uniemożliwia złożenie prawidłowej oferty. W związku z tym prosimy o ostateczną decyzję w sprawie składania ofert na całość, czy na wyszczególnione części. Odpowiedź: W SIWZ III. Opis przedmiotu zamówienia sprecyzowano i jednoznacznie określono zakres zadania: cyt: 1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 2. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest: „Budowa boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół Publicznych w Mąkolicach – dz. Nr.219/1, Zespole Szkół w Lubiankowie - dz. Nr 35, Zespole Szkół Popowie Głowieńskim - dz. Nr.247/1. Przedmiotem zamówienia jest budowa 3 boisk wielofunkcyjnych o nawierzchni syntetycznej do uprawiania sportów zespołowych (koszykówka, siatkówka, piłka ręczna) wraz z bieżnią sportową zakończoną skocznią w dal oraz montaż piłkochwytów. Boiska wielofunkcyjne o wymiarach 24 x 44 m o nawierzchni syntetycznej, bieżnia sportowa o nawierzchni syntetycznej szerokości 3,8 m (trzy pasy po 1,2 m +0,1 m poszerzenia z każdej strony). Bieżnia o długości 60 m + 3 m rozbieg na początku bieżni + 7 m skocznia w dal, na końcu bieżni piaskownica. Jednoznacznie określone jest w załącznikach: projekt umowy, kosztorys cenowy, kosztorys ofertowy. W § 3 umowy określone jest wynagrodzenie ryczałtowe za całość zadania w tym: I. Budowa boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół Publicznych w Mąkolicach
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
II. Budowa boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół w Lubiankowie III. Budowa boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół w Popowie Zamówienie dotyczy jako całości wykonanie trzech boisk stąd wadium dotyczy całości zadania /3 boiska/. Zamawiający winien wycenić budowę trzech boisk, złożyć jedną ofertę na całość ” Udzielone odpowiedzi przesądzały, iż w ogłoszeniach o zamówieniu zamieszczono nieprawidłowe zapisy dotyczące podziału zamówienia na dwie części, natomiast wykonawcy winni kierować się postanowieniami siwz, tj. pkt III.1., jak również formularza ofertowego, w którym wskazano jedną cenę za dwa etapy zamówienia, wzoru umowy, który przewidywał wskazanie wynagrodzenia ryczałtowego za cały przedmiot zamówienia przy jednoczesnym wyszczególnieniu 3 cen za każde boisko oddzielnie. Zamawiający opublikował powołane pytania i odpowiedzi na własnej stronie internetowej pod ogłoszeniem (nie w oddzielnych plikach) i przesłał odpowiedź wykonawcy drogą elektroniczną i za pośrednictwem poczty 30 . Wykonane czynności nie prowadziły jednak do poprawy wadliwej treści ogłoszeń o zamówieniu, ponieważ zamawiający nie skorzystał z trybu wynikającego z art. 11 ust. 4 ustawy Pzp i tym samym nie zmienił treści ogłoszenia w BZP (identyczne ogłoszenie wywieszono na tablicy Urzędu) pozostawiając je w niezmienionej formie przewidującej podział na części do końca trwania postępowania. Powyższe wskazuje na nienależyty nadzór merytoryczny nad prowadzonym postępowaniem. Zgodnie z ówczesnym brzmieniem art. 11 ust. 4 ustawy Pzp - Ogłoszenie zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych zamawiający może zmienić, zamieszczając w Biuletynie ogłoszenie o zmianie ogłoszenia, zawierające w szczególności datę zamieszczenia zmienianego ogłoszenia i jego numer. Na marginesie należy zauważyć, że w wyniku odpowiedzi nie nastąpiła zmiana specyfikacji, która by prowadziła do zmiany ogłoszenia, więc art. 38 ust. 4a ustawy Pzp nie znajdował w tym przypadku zastosowania. Jednocześnie nie zmieniono w powyższym zakresie treści ogłoszenia zamieszczonego na tablicy ogłoszeń Urzędu. Zgodnie z pkt VII.3.6) siwz – „Niezwłocznie po zamieszczeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych „ogłoszenia o zmianie ogłoszenia zamieszczonego w Biuletynie Zamówień Publicznych zamawiający zamieści informację o zmianach na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej www.gmina-glowno.pl.” Analiza wydruków strony internetowej zamawiającego wykazała udostępnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, tj. 15 stycznia 2013 roku. Specyfikację jak i pierwszą serię wyjaśnień udzielonych w trybie art. 38 ustawy Pzp (5 pytań i odpowiedzi złożonych przez wykonawcę AJMSPORT Sp. z o.o.) podpisał Wójt Głowna Marek Jóźwiak. Pozostałe wyjaśnienia (w tym wprowadzające zmiany w siwz) do licznych wystąpień wykonawców zatwierdzał przewodniczący komisji przetargowej - Specjalista Stanisław Urbanowicz. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarto informacje, o których mowa w art. 36 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych określając m.in.:
30 W pkt VII.3.3. specyfikacji - Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami - Modyfikacja treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, stwierdzono: Wszelkie modyfikacje, uzupełnienia i ustalenia oraz zmiany, w tym zmiany terminów, jak również pytania wykonawców wraz z wyjaśnieniami stają się integralną częścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia i będą wiążące przy składaniu ofert. Wszelkie prawa i zobowiązania wykonawcy odnośnie wcześniej ustalonych terminów będą podlegały nowemu terminowi.
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
a) Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków – w pkt V.2) specyfikacji – posiadanie wiedzy i doświadczenia, zamawiający wskazał: „Na spełnienie ww. warunku wykonawca zobowiązany jest złożyć wykaz robót budowlanych w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia wykonanych w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich rodzaju i wartości, daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że roboty te zostały wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej. Zamawiający wymaga wykazania minimum 3 robót o wartości brutto minimum 300.000 zł każda, odpowiadających przedmiotowi zamówienia wg załącznika nr 4 do SIWZ. (wzór) Warunek może być spełniony łącznie przez wykonawców występujących wspólnie”. Analogiczne brzmienie otrzymał opis sposobu spełnienia warunku w pkt III.3.2. ogłoszeń o zamówieniu. W ocenie kontrolujących wymóg postawiony przez zamawiającego był mało precyzyjny i niejednoznaczny. Trudno przesądzić w jakim stopniu potencjalnie wykazane roboty miały odpowiadać przedmiotowi zamówienia, czy wystarczyło wykazać roboty tego samego rodzaju, tj. 3 budowy 31 boisk o wartości brutto minimum 300.000 zł każda, czy też bardziej szczegółowo musiały to być budowy boisk wielofunkcyjnych, z tożsamych materiałów o takich samych rozwiązaniach konstrukcyjnych a nawet o identycznych rozmiarach? Ww. opis sposobu spełnienia warunku był zbyt ogólny, co mogło prowadzić do uznaniowości. Niejako potwierdzeniem powyższego może być pytanie wykonawcy Z.H.U.P. MIRS Mirosław Różycki złożone drogą elektroniczną w dniu 18 stycznia 2013 roku: „ Czy zamawiający uzna za wystarczającą jedną z wymaganych robót: Budowa 2 placów zabaw Rządowego Programu Radosna Szkoła wykonanych w technologii nawierzchni bezpiecznej poliuretanowej wylewanej monolitycznie na placu budowy, wykonanych dla jednego zamawiającego i realizowanego w jednym czasie o łącznej wartości powyżej wymaganego progu 300.000,00 zł? W odpowiedzi opublikowanej na stronie zamawiającego oraz przesłanej drogą elektroniczną i za pośrednictwem poczty wskazano, że: „Zamawiający nie uzna za wystarczające spełnienie warunku dot. posiadania wiedzy i doświadczenia. ” Należy jednak pamiętać o ukształtowanej linii orzeczniczej, zgodnie z którą okoliczność braku doprecyzowania w specyfikacji istotnych warunków zamówienia stosowanych wymogów nie może rodzić negatywnych skutków dla wykonawcy; b) Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w tym: 1) W pkt VI.D.2) siwz oraz III.4.1) ogłoszeń o zamówieniu zamawiający wymagał złożenia opłaconej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Przedmiotowy dokument należy uznać jako zbędny, ponieważ: - nie miał on nic wspólnego z opisem sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. W pkt V.4) siwz oraz III.3.5) ogłoszeń o zamówieniu, w których wskazano warunek sytuacji ekonomicznej i finansowej, czytamy: „ Na spełnienie ww. warunku Wykonawca zobowiązany jest do złożenia informacji z banku, że dysponuje kwotą co najmniej 600.000 zł na wykonanie zamówienia (środki finansowe lub zdolność kredytowa). ”
31 Stosownie do treści art. 3 pkt 6 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2010 r. Dz.U. nr 243, poz. 1623 ze zm.), ilekroć w ustawie jest mowa budowie - należy przez to rozumieć wykonywanie obiektu budowlanego w określonym miejscu, a także odbudowę , rozbudowę , nadbudowę obiektu budowlanego;
______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Tym samym dla tak sformułowanego opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia warunku sytuacji ekonomicznej i finansowej, wystarczająca winna być stosowna informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, nie zaś polisa OC; - w żadnym miejscu siwz oraz ogłoszeń o zamówieniu nie określono minimalnej kwoty ubezpieczenia OC, której wymagano od wykonawców 32 . Dodatkowo w dniu 22 stycznia 2013 roku za pośrednictwem faksu i w dniu 25 stycznia 2013 roku drogą pocztową jeden z wykonawców TAMEX OBIEKTY SPORTOWE S.A. słusznie zapytał zamawiającego (druga seria pytań tego wykonawcy): „ W rozdziale VI pkt.D1 SIWZ Zamawiający wskazuje, iż Wykonawcy w celu wykazania się spełnieniem warunków złożą opłaconą polisę. Czy Zamawiający określi minimalną wartość polisy? Odpowiedź: „Zamawiający nie określa wysokości ubezpieczenia ” Powyższe oznacza, że wymagana polisa OC nie związana z przyjętym opisem warunku i w nieokreślonej wysokości była dokumentem zbędnym dla prowadzonego postępowania (co dobitnie potwierdził sam zamawiający w powołanej odpowiedzi). Zamawiający naruszył zapisy zdania pierwszego art. 25 ust. 1 ustawy Pzp - W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania; 2) W celu wykazania spełnienia przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1) do 3) ustawy Pzp zamawiający wymagał złożenia m.in. w pkt VI.C.2) siwz wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, a w szczególności odpowiedzialnych za […] wraz ze złożeniem oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia posiadają wymagane uprawnienia (wg załącznika nr 5 do SIWZ). Zamawiający wymagał wskazania osób z uprawnieniami: a) w specjalności konstrukcyjno-budowlanej, b) w specjalności drogowej. Na zakończenie stwierdzono: „ (Załączyć kopię uprawnień i przynależność do izby)”. Analogiczny wymóg przedłożenia: wykazu osób, oświadczenia, że osoby które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia posiadają wymagane uprawnienia oraz kopii uprawnień i przynależności do izby wynikał z pkt III.3.4) ogłoszeń o zamówieniu. Wymóg złożenia kopi uprawnień (decyzja administracyjna) i przynależności do Izby Inżynierów Budownictwa mógł zaistnieć w siwz jedynie w postępowaniach wszczętych przed końcem 2009 roku, kiedy to obowiązywało rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. nr. 87, poz. 605 ze zm.). Ww. rozporządzenie w § 1 ust. 2 pkt 6 przewidywało, że w celu potwierdzenia opisanego przez zamawiającego warunku posiadania przez wykonawcę niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zamawiający może żądać dokumentów stwierdzających, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. W dniu 31 grudnia 2009 roku weszło w życie nowe rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. nr. 226, poz. 1817), które nie dopuszczało wymagania dokumentów stwierdzających posiadane uprawnienia, zastępując je
32 Zamawiający winien identycznie ocenić polisę wykonawcy, który tylko na potrzeby przetargu ubezpieczył się na symboliczną kwotę 10,00 zł oraz wykonawcy, który był ubezpieczony na 2.000.000,00 zł. Powyższe dobitnie potwierdza, że przedmiotowy dokument był zbędny/bez znaczenia dla zamawiającego oraz nie musiał jak widać na przykładzie nadmienionego kazusu świadczyć o sytuacji finansowej i ekonomicznej wykonawcy.
______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
oświadczeniem, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia. Należy dodać, że katalog dokumentów podmiotowych wskazany w rozporządzeniu z 2009 roku, które obowiązywało na dzień wszczęcia omawianego postepowania (rozporządzenie utraciło moc w dniu 20 lutego 2013 roku), miał charakter zamknięty. Tym samym żądanie przez zamawiającego dokumentów nie wymienionych w rozporządzeniu z 2009 roku, które miały potwierdzić spełnienie warunków udziału w postępowaniu stanowiło naruszenie zapisów zdania pierwszego art. 25 ust. 1 ustawy Pzp - w postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania (wymóg ten został jednak w trakcie postępowania zmieniony w trybie art. 38 ustawy Pzp) . Na nieprawidłowość żądania kopi uprawnień i przynależność do izby zwrócił również uwagę jeden z wykonawców TAMEX OBIEKTY SPORTOWE S.A., który w dniu 22 stycznia 2013 roku za pośrednictwem faksu i w dniu 25 stycznia 2013 roku drogą pocztową podniósł, iż zamawiający nie ma prawa żądać na etapie składania ofert kopii uprawnień i przynależności do izby. „[…]Zamawiający może jedynie wymagać od Wykonawców oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawniania, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Pozostawienie zapisów bez zmian zapisów będzie naruszało przepisy Ustawy prawo zamówień publicznych[…]” . W udzielonej odpowiedzi (opublikowanej na stronie internetowej zamawiającego pod ogłoszeniem – nie w oddzielnych plikach) zamawiający wprowadził zmiany w siwz poprzez: a) przekształcenie obowiązku złożenia wykazu osób niejako w dokument którego przedłożenie jest dobrowolne i zależy od uznania wykonawcy („[…]dopuszcza złożenie wykazu osób[…]” ), b) przesunięcie momentu, w którym wykonawcy będą zobligowani złożyć kopię uprawnień i przynależności do izby na etap podpisywania umowy po rozstrzygnięciu postepowania: Odpowiedź: „Zamawiający dopuszcza złożenie wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami a temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonywania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacji o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wymóg ten szczególnie dotyczy Kierowników budowy. Ponieważ Zamawiający korzysta ze środków zewnętrznych w ramach programu PROW na lata 2007-2013 dokumenty o uprawnieniach osób wraz z przynależnością do Okręgowej Izby Inżynierów Budownictwa i posiadanym ubezpieczeniu Zamawiający będzie wymagał na etapie podpisywania umowy po rozstrzygnięciu przetargu. Wymagane jest złożenie wraz z ofertą oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia.” Jak wynika z powyższego, udzielona odpowiedź (podpisana przez przewodniczącego komisji przetargowej – Specjalistę Stanisława Urbanowicza) wprowadziła istotne zmiany w siwz, ponieważ w zakresie spełnienia warunku dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, z początkowo wymaganych trzech kategorii dokumentów, tj. wykazu osób, oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia posiadają wymagane uprawnienia oraz kopii uprawnień i przynależność do izby, zamawiający ograniczył swoje żądania wobec wykonawców do złożenia
______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ww. oświadczenia. Dokumenty potwierdzające uprawnienia i przynależność do izby miały być przedłożone po rozstrzygnięciu postępowania, natomiast w zakresie wykazu osób zamawiający zastosował dość niefortunną konstrukcję, wprowadzającą dowolność jego złożenia. Udzielona odpowiedź opublikowana na stronie BIP zamawiającego stanowiła zmianę zapisów siwz. Zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy Pzp w uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokonaną zmianę specyfikacji zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza ją także na tej stronie. Wprowadzona zmiana w siwz winna jednak znaleźć odzwierciedlenie w stosownej zmianie ogłoszeń o zamówieniu, do której jednak nie doszło. W rezultacie wykonawcy analizując ogłoszenie zamieszczone w BZP (ogłoszenie z BZP opublikowano również na tablicy ogłoszeń Urzędu o czym świadczy stosowna adnotacja) otrzymywali inną informację dotycząca dokumentów wymaganych przez zamawiającego na potwierdzenie warunku dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w stosunku do wykonawców, którzy analizowali stronę BIP zamawiającego i siwz. Należy pamiętać, że to właśnie ogłoszenie o zamówieniu jest dokumentem, który wielokrotnie w pierwszej kolejności determinuje uczestnictwo wykonawców w postępowaniu o udzieleniu zamówienia i jego początkowa analiza często rozstrzyga o ewentualnym przystąpieniu do udziału w postępowaniu wykonawców. Brak odpowiedniej zmiany zapisów ogłoszeń (dostosowania zmienionego katalogu dokumentów wymaganych na potwierdzenie warunków udziału w postępowaniu), naruszał art. 38 ust. 4a pkt 1 ustawy Pzp - Jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych - jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8. 3) W trakcie postępowania zamawiający udzielając odpowiedzi na pytania wykonawców zwiększył katalog wymaganych tzw. innych dokumentów (nie służących potwierdzeniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu) o konieczność załączenia kosztorysów ofertowych 33 . Na pytanie wykonawcy AJMSPORT Sp. z o.o. złożone drogą elektroniczną w dniu 17 stycznia 2013 roku: „Czy do oferty należy dołączyć kosztorysy?”, zamawiający odpowiedział: „Do oferty należy dołączyć kosztorysy ofertowe wg. przedmiarów i kosztorysów załączonych do ogłoszenia” (odpowiedź podpisana przez Wójta Gminy Głowno) . Wymóg załączenia do oferty kosztorysów był potwierdzany w późniejszych wyjaśnieniach udzielanych w trybie art. 38 ustawy Pzp, np.: W dniu 21 stycznia 2013 roku wpłynęła pierwsza seria pytań wykonawcy TAMEX OBIEKTY SPORTOWE S.A.:
33 Pierwotnie w pkt VI siwz pn. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jaki mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, zamawiający wskazał, że na ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki: A.1) formularz ofertowy (załącznik nr 1), formularz cenowy, który wyszczególniał jedynie ceny każdego z boisk stanowiących przedmiot zamówienia – tabela posiadająca łącznie 5 wierszy (załącznik nr 1a), A.2) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2), Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania (załącznik nr 3), wzór umowy parafowany przez wykonawcę (załącznik nr 9).
______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Pytanie: „Z uwagi na wymóg Zamawiającego dotyczący załączenia kosztorysu do Oferty proszę o poprawienie oczywistych błędów ilościowych w pozycjach 14 i 15 przedmiaru, ponieważ zgodnie z rysunkami fundamenty mają wymiar: - pod bramkę: 0,3*0,3*0,55*4szt, - pod kosze: 0,8*0,8*0,9*4szt., - pod siatkówkę: 0,5*0,5*0,6*2szt, - pod piłko chwyty: 0,3*0,3*1*12szt”. Odpowiedź : „Składający ofertę Wykonawcy winni przedstawić kosztorysy cenowe, ofertowe w/g przedmiarów i kosztorysów załączonych do ogłoszenia”. Pytanie: „Zamawiający wymaga wykonania zbrojenia fundamentów wyposażenia boisk oraz piłkochwytów. Proszę o zamieszczenie stosownych rysunków konstrukcyjnych.” Odpowiedź: „Składający ofertę Wykonawcy winni przedstawić kosztorysy cenowe, ofertowe w/g przedmiarów i kosztorysów załączonych do ogłoszenia. Wykonawcy składający ofertę winni skalkulować ofertę w/g przepisów prawa budowlanego, własnej wiedzy i doświadczenia oraz wkalkulować ryzyko w cenę ofertową. Ewentualne uzupełnienia na etapie wykonawstwa w ramach nadzoru inwestorskiego i nadzoru autorskiego. ” Mając na względzie powyższe oraz fakt, że w przedmiotowym postępowaniu przyjęto wynagrodzenie ryczałtowe 34 , należy poddać pod rozwagę możliwość żądania kosztorysów ofertowych. W doktrynie przeważa stanowisko, iż w przypadku postępowań, w których obowiązuje cena ryczałtowa, wymaganie kosztorysów ofertowych na etapie składania ofert nawet w charakterze dokumentów pomocniczych (charakter kosztorysów w omawianym postępowaniu nie został jednoznacznie określony), jest nieprawidłowe. Powyższe wskazuje na naruszenie zapisów zdania pierwszego art. 25 ust. 1 ustawy Pzp - w postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania . W 2013 roku Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, jako centralny organ administracji rządowej dokonujący wykładni przepisów ustawy Pzp, zajął stanowisko prawne w zakresie legalności działania zamawiającego, polegającego na odrzuceniu oferty wykonawcy, który nie załączył do oferty zawierającej cenę ryczałtową wymaganego przez zamawiającego kosztorysu ofertowego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane, wypracowane w związku z udzieleniem odpowiedzi na trzy interpelacje poselskie, jedno zapytanie i jedno wystąpienie poselskie złożone przez następujących posłów: 1) Pana posła Zbigniewa Włodkowskiego - odpowiedź z dnia 14 lutego 2013 r. (znak: UZP/OP/O-AGA/4078/1308/13, KW-1282/13), 2) Pana posła Zbigniewa Włodkowskiego i pan posła Piotra Zgorzelskiego - odpowiedź z dnia 11 marca 2013 r. (znak: UZP/OP/O-AGA/11932/1820/13, KW-2169/13), 3) Pana posła Adama Żylińskiego - odpowiedź z dnia 29 marca 2013 r. (znak: UZPIDP/O-AGA /19774/2230/13, KW-2851/13); 4) Pana posła Zbigniewa Babalskiego - odpowiedź z dnia 15 kwietnia 2013 r. (znak: UZP/DP/O-AGA/ 20021/2492/13); 5) Pana posła Zbigniewa Włodkowskiego - odpowiedź z dnia 16 maja 2013 r. (znak: UZPIDP/O-AGA /21456/3036/13), wskazując m.in.:
34 Stosownie do treści pkt XII siwz - Opis sposobu obliczenia ceny: „ Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT - jeżeli występuje. Cena podana w ofercie winna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez zamawiającego. […] ” W § 3 wzoru umowy wskazano wprost na wynagrodzenie ryczałtowe za cały przedmiot zamówienia przy jednoczesnym wyszczególnieniu trzech cen cząstkowych za każde boisko oddzielnie.
______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
„[…] Wynagrodzenie ryczałtowe oznacza wynagrodzenie za całość dzieła lub usługi w jednej sumie pieniężnej lub wartości globalnej. Jego istotę stanowi określenie przysługującego wykonawcy wynagrodzenia z góry, bez przeprowadzenia szczegółowej analizy kosztów wytwarzania zamawianego dzieła czy usługi. Stosownie bowiem do art. 649 K.c. w przypadku wątpliwości poczytuje się, iż wykonawca podjął się wszystkich robót objętych projektem stanowiącym część składową umowy, w tym ewentualnych robót zamiennych. Ryczałt polega więc na umówieniu z góry wysokości wynagrodzenia w kwocie absolutnej za realizację całego zakresu przedmiotu zamówienia określonego przez zamawiającego w dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, przy wyraźnej lub dorozumianej zgodzie stron na to, że wykonawca nie będzie się domagać zapłaty wynagrodzenia wyższego w związku ze zwiększeniem się zakresu kosztów lub poszczególnych prac do wykonania, zaś zamawiający nie będzie legitymowany do żądania obniżenia ustalonego wcześniej przez strony ryczałtu, jeżeli zakres ten okaże się mniejszy od pierwotnie założonego (arg. z art. 632 § 1 K.c.). W tej sytuacji bez znaczenia dla treści oferty wykonawcy pozostaje sposób obliczenia ceny ofertowej, a co za tym idzie - nie znajduje, co do zasady, uzasadnienia przedstawianie przez wykonawców kosztorysów ofertowych. Wynagrodzenie ryczałtowe obejmuje bowiem wykonanie przez wykonawcę pełnego zakresu robót określonych w treści SIWZ niezależnie od tego, czy do oferty został dołączony kosztorys ofertowy, czy też nie […]” „[…] Nadmienić należy, iż w wyroku z dnia 6 marca 2001 r. (sygn. akt I ACa 1147/00, LEX nr 53625) Sąd Apelacyjny w Poznaniu wskazał, że jeżeli za wykonane dzieło strony ustaliły wynagrodzenie ryczałtowe, dołączenie przez wykonawcę do umowy kosztorysu nie ma znaczenia, a dokument ów uznać należy jedynie za uzasadniający merytorycznie oferowaną przez przyjmującego zamówienie (wykonawcę) kwotę wynagrodzenia ryczałtowego […] „[…] W kontekście ustalonego przez zamawiającego zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 12 ustawy P.z.p. sposobu obliczenia ceny brak jest generalnie podstaw do żądania kosztorysu ofertowego na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sytuacji ustalenia przez zamawiającego wynagrodzenia w postaci ceny ryczałtowej, a w konsekwencji brak jest również podstaw do odrzucenia na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy P.z.p. jako niezgodnej z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia oferty wykonawcy, który do oferty nie załączył kosztorysu ofertowego. Kosztorys ofertowy w tych okolicznościach nie tworzy bowiem treści oferty . Może on jednak stanowić pomoc w przypadku wyjaśnień udzielanych na żądanie zamawiającego w trybie art. 90 ust. 1 ustawy P.z.p. w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę lub też obowiązek jego złożenia może towarzyszyć zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranym wykonawcą. Pomocniczy charakter kosztorysu ofertowego dla ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę, nie oznacza, iż zamawiający jest uprawniony w świetle przepisów ustawy P.z.p. oraz prawa europejskiego do żądania kosztorysu ofertowego od wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego już na etapie składania ofert. Kosztorys ofertowy może zostać przedłożony zamawiającemu w ramach składanych przez wykonawcę wyjaśnień w trybie art. 90 ust. 1 ustawy P.z.p. w odpowiedzi na wystosowane do danego uczestnika postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wezwania, które zamawiający formułuje dopiero po analizie złożonej oferty i powziętych wątpliwościach w przedmiocie wysokości zaproponowanej przez wykonawcę ceny. Tym samym za niedopuszczalne w świetle przepisów ustawy P.z.p., jak i w kontekście stanowiska Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (wcześniej Europejski Trybunał Sprawiedliwości) wyrażonego w wyroku z dnia 27 listopada 2001
______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
r. w sprawie C-285/99 oraz C-286/99 Lombardini uznać należy prewencyjne żądanie od wszystkich wykonawców kosztorysów ofertowych celem ich warunkowego użycia w kontekście rażąco niskiej ceny. W związku z powyższym brak jest podstaw, by z powodu niezałączenia kosztorysu do oferty składanej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w którym zamawiający przyjął wynagrodzenie ryczałtowe jako sposób rozliczenia się z wykonawcą, zamawiający odrzucił ofertę wykonawcy w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy P.z.p. Dla samego wyboru oferty najkorzystniejszej w kontekście dokonanego przez zamawiającego opisu sposobu obliczenia ceny żądanie złożenia przez wykonawców kosztorysu ofertowego w postępowaniach, w których zamawiający przyjął ryczałtową formę wynagrodzenia, uznać należy za żądanie dokumentu o charakterze nieistotnym w rozumieniu art. 25 ust. 1 ustawy P.z.p. Kosztorys ofertowy jest dokumentem, który służy ustaleniom w zakresie poprawności sposobu obliczenia ceny, czyli wynagrodzenia wykonawcy za zamawiane roboty budowlane, nie stanowi zaś dokumentu potwierdzającego spełnianie przez dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego w związku z art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy P.z.p. Ponieważ kosztorys ofertowy przy wynagrodzeniu ryczałtowym nie ma charakteru dokumentu, który jest niezbędny do przeprowadzenia postępowania celem weryfikacji oferty wykonawcy w odniesieniu do wskazanego w SIWZ sposobu obliczenia ceny, niezłożenie przez wykonawcę przedmiotowego dokumentu nie stanowi zarówno o niezgodności treści oferty z treścią SIWZ, jak i o niezgodności (błędzie) w obliczeniu ceny, a tym samym brak jest podstaw do odrzucenia takiej oferty, także w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt 6 ustawy P.z.p. […]” 4) W pkt VI siwz – Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, zamawiający wskazał, że na ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki: A.5) Wzór umowy parafowany przez wykonawcę (załącznik nr 9). W ocenie kontrolujących żądanie ww. dokumentu stało w sprzeczności z treścią zdania pierwszego art. 25 ust. 1 ustawy Pzp - w postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Stosownie do postanowień art. 66 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (t.j. z 2014 r. Dz.U. poz. 121) oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Z powyższego wynika, że już sam fakt złożenia przez wykonawcę oferty w tym konkretnym postępowaniu wyrażał jego wolę zawarcia umowy. Dodatkowo formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do siwz zawierał oświadczenia wykonawcy: „1. Oświadczam, że zapoznałem się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, nie wnoszę żadnych zastrzeżeń oraz uzyskałem niezbędne informacje do przygotowania oferty. 2. Oświadczam, że uważam się za związanego ofertą przez czas wskazany w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Oświadczam, że załączone do specyfikacji istotnych warunków zamówienia postanowienia umowy / wzór umowy zostały przeze mnie zaakceptowane bez zastrzeżeń i zobowiązuję się w przypadku wyboru mojej oferty do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez zamawiającego.”
______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Warto zauważyć, że już sama akceptacja treści siwz oznaczała w omawianym postępowaniu akceptację postanowień wzoru umowy, który był załącznikiem nr 9 do tejże specyfikacji i stanowił jej integralną część. Dodatkowo w pkt XVI.1 i XIV.2.siwz stwierdzono, że „ umowa w sprawie realizacji zamówienia publicznego zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści niniejszej specyfikacji oraz danych zawartych w ofercie. Zamawiający podpisze umowę z wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę” . Wzór formularza ofertowego nie zawierał oświadczeń sprzecznych do wymogów siwz (wyjątek stanowiły zapisy formularza ofertowego dotyczące wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy o czym szerzej w dalszej części protokołu kontroli – załączenie do oferty wzoru umowy nie zmieniało jednak braku spójności w zakresie ww. zabezpieczenia, ponieważ w tym aspekcie formularz był sprzeczny wewnętrznie i w stosunku do siwz). Z powyższego wynika, że żądanie załączenia zaakceptowanego wzoru umowy nie znajdowało uzasadnienia i stanowiło przejaw nieracjonalnego postępowania zamawiającego. Co więcej nie załączenie wzoru umowy nie powinno być traktowane jako niezgodność treści oferty z treścią specyfikacji. Stanowiło jedynie brak formalny, który jak wynika z powyższych rozważań nie ma żadnego znaczenia dla postępowania. Zaprezentowane przez kontrolujących stanowisko znajduje uzasadnienie w orzecznictwie oraz poglądach judykatury 35 . Na marginesie należy wskazć, że o ile wykonawcy co do zasady załączali terść umowy do składanych ofert o tyle jednocześnie zasadą było nieskładanie wraz z ofertą załaczników do tej umowy. Zgodnie z § 1 ust. 1 umowy: Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania roboty budowlane, roboty drogowe zgodnie z kosztorysem ofertowym, warunkami zgłoszenia na budowę, dokumentacją projektową /projekt zamienny adaptacyjny/, specyfikacją wykonania i odbioru robót i harmonogramem robót, stanowiącymi załączniki nr 1, 2, 3 i 4 do niniejszej umowy. 5) W pkt VI.E. siwz zamawiający określił katalog dokumentów, które mieli złożyć wykonawcy zamieszkali poza terytorium RP: „Zamiast dokumentów, o
35 Zob. wyrok z dnia 8 kwietnia 2011 r., Sygn. akt: KIO/664/11 : „[…] Izba zważyła, że brak załączenia do oferty podpisanego wzoru umowy nie może być powodem odrzucenia oferty jako nieodpowiadającej treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W szczególności należy zwrócić uwagę, że odwołujący złożył w ofercie - w pkt 2 i 4 formularza ofertowego oświadczenia, które w pełni potwierdzają, że wykonawca w sposób jednoznaczny zaakceptował Istotne Postanowienia Umowne, zawarte we wzorze umowy, stanowiącym złącznik nr 3 do siwz, który stanowi zarazem integralną cześć specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Treść oferty jest oświadczeniem (zobowiązaniem) wykonawcy do zrealizowania przedmiotu zamówienia na rzecz zamawiającego, zgodnie z wymaganiami zamawiającego zawartymi w siwz, jeśli oferta złożona przez wykonawcę zostanie uznana za najkorzystniejszą i zostanie z nim zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego. Podkreślić należy, że jedynie merytoryczna niezgodność treści oferty z treścią siwz może skutkować uznaniem, że treść oferty nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W badanym postępowaniu merytorycznym wymogiem zamawiającego wynikającym z siwz było, aby wykonawca zobowiązał się do świadczenia usługi zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i na warunkach określonych we wzorze umowy. Wymóg załączenia podpisanego wzoru umowy de facto stanowi powielenie oświadczenia o zaakceptowaniu Istotnych Postanowień Umownych, które należało złożyć w formularzu ofertowym. W świetle powyższego, niedołączenie do oferty podpisanego wzoru umowy nie stanowi niezgodności treści oferty z treścią specyfikacji w sensie merytorycznym. Spełnienie wymogu zamawiającego co do zaakceptowania w ofercie Istotnych Postanowień Umownych zawartych we wzorze umowy znalazło jednoznaczne odzwierciedlenie i potwierdzenie w treści oferty, albowiem w formularzu ofertowym odwołujący złożył stosowne oświadczenia w powyższym zakresie. Brak złożenia w ofercie podpisanego wzoru umowy może być uznany w okolicznościach tej sprawy wyłącznie za brak formalny, który nie może stanowić podstawy do odrzucenia oferty w świetle art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp. Podkreślić należy, że niewątpliwy formalizm postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie jest celem samym w sobie, a zatem niespełnienie wymagań czysto formalnych nie może skutkować odrzuceniem oferty, która jest zgodna z merytorycznymi wymaganiami zamawiającego.[…] ”
______114 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
których mowa w pkt.B.1), B.2), B.3) składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: - nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. - nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. - nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów wskazanych w niniejszym pkt. „E" zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania - wystawionych nie wcześniej niż w terminach określonych w niniejszym pkt. „E” O ile dokumenty żądane od tzw. wykonawców zagranicznych w pierwszych dwóch odnośnikach znajdują swoje uzasadnienie wśród dokumentów wymaganych od wykonawców, którzy posiadają siedzibę w Polsce 36 , o tyle w żadnym miejscu specyfikacji zamawiający nie wymagał od wykona wców krajowych złożenia aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy Pzp, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. Nie ulega wątpliwości, że § 4 ust. 1 obowiązującego w dniu wszczęcia postępowania rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, wymienia dokumenty jakie składa wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium RP, zamiast dokumentów, o których mowa w § 2 ust. 1, które składają „podmioty krajowe” (o ile są wymagane w siwz). Dokument żądany przez zamawiającego w pkt VI.E.3) siwz od wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium RP miał potwierdzać, że wobec wykonawcy nie orzeczono zakazu ubiegania się o zamówienie (przesądza, że w tym zakresie potencjalny wykonawca nie podlegał wykluczeniu z postępowania). Dokument służący temu samemu
36 Zamawiający wymagał złożenia: 1. w pkt VI.B.1) siwz aktualnego odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, 2. w pkt VI.B.2) siwz aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, 3. w pkt VI.B.3) siwz aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
______115 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
celowi nie był jednak wymagany od wykonawców krajowych. Powyższe oznacza, że zamawiający żądał od wykonawców posiadających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium RP przedłożenia innych dokumentów (więcej dokumentów) niż od wykonawców krajowych. Zapisy specyfikacji stanowiły więc naruszenie zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy w związku z § 4 ust. 1 pkt 1 lit. c) ww. rozporządzenia 37 . W zakresie omówionych powyżej zapisów siwz zamawiający nie skorzystał z uprawnienia, o którym mowa w art. 38 ust. 4 ustawy (zmiana treści specyfikacji). c) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy – w pkt XV siwz zamawiający wymagał od wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny brutto całkowitej podanej w ofercie. Regulacje dotyczące ww. zabezpieczania zostały jednak nieprawidłowo sformułowane co naruszało art. 36 ust. 1 pkt 15 ustawy Pzp. Nieprawidłowości związane z zapisami dotyczącymi zabezpieczenia należytego wykonania umowy miały dwojaki charakter: - zapisy siwz nie były dostosowane do przepisów obowiązujących w dniu wszczęcia postępowania. W pkt XV siwz czytamy m.in.: „ Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Jeżeli Wykonawca jest jednocześnie gwarantem, zabezpieczenie służy także pokryciu roszczeń z tytułu gwarancji jakości.” Powołana i przeniesiona przez zamawiającego na grunt siwz treść art. 147 ust. 2 ustawy Pzp została zmieniona przez art. 1 pkt 14 lit. a) ustawy z dnia 5 listopada 2009 roku (Dz.U. nr 206, poz. 1591) zmieniającej ustawę Pzp z dniem 22 grudnia 2009 roku. Jednocześnie na długo przed wszczęciem postępowania art. 147 ust. 2 ustawy Pzp brzmiał: „Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy” (zrezygnowano z zapisów dotyczących gwarancji jakości) . Dodatkowo w § 12 ust. 5 wzoru umowy (załącznik nr 9 do siwz) wskazano: „Zamawiający dokona zwrotu pozostałych 30% kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy, określonego w pkt. 1 nie później niż w 15-tym dniu po upływie rękojmi za wady lub gwarancji jakości.” Powyższe przenosiło na potrzeby omawianego postępowania regulacje art. 151 ust. 3 ustawy Pzp, jednak również w brzmieniu już dawno nieobowiązującym. Zwrot „ lub gwarancji jakości ” został wykreślony z art. 151 ust. 2 i 3 ustawy Pzp przez art. 1 pkt 15 ustawy z dnia 5 listopada 2009 r. (Dz.U. nr 206, poz. 1591) zmieniającej ww. ustawę z dniem 22 grudnia 2009 roku. Wbrew pozorom wprowadzone zmiany mają istotne znaczenie zarówno dla wykonawcy jak i dla zamawiających. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (t.j. z 2014 r. Dz.U. poz. 121) wyraźnie rozróżnia instytucję rękojmi za wady oraz gwarancji. W trakcie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający, często wymagają udzielenia gwarancji jakości na znaczny okres czasu (w przypadku robót budowlanych najczęściej jest to minimum 36 miesięcy). Tymczasem zgodnie z art. 568 § 1 ustawy KC uprawnienia z tytułu rękojmi za wady fizyczne wygasają po upływie roku, a gdy chodzi o wady budynku - po upływie lat trzech, licząc od dnia, kiedy rzecz została kupującemu wydana 38 . W świetle wyroku SN z dnia 5 sierpnia 2005 r., II CK 28/05 wskazany w art. 568 k.c. termin wygaśnięcia uprawnień z rękojmi może być przedłużony
37 Analogiczny stan faktyczny, zob. Uchwała KIO z dnia 21 sierpnia 2013 roku, sygn. Akt KIO/KD/74/13 . 38 Od dnia 25 grudnia 2014 roku zacznie obowiązywać nowe brzmienie art. 568 ustawy KC.
______116 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
umową stron. W postępowaniu pn. „Budowa boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół Publicznych w Mąkolicach, Lubiankowie, Popowie Głowieńskim” zamawiający w pkt III.7.24. siwz stwierdził: „ Wymagany okres gwarancji na roboty budowlane i instalacyjne wynosi 36 miesięcy od dnia bezusterkowego odbioru końcowego, a gwarancja na urządzenia zgodnie z kartami gwarancyjnymi urządzeń, jednak nie mniej niż 12 miesięcy od dnia bezusterkowego odbioru końcowego.” Powyższe potwierdzono w pkt III.9. specyfikacji i § 9 wzoru umowy (załącznik nr 9 siwz). Kontrolujący nie znaleźli natomiast jakichkolwiek zapisów określających termin rękojmi za wady; - nie były spójne, co świadczy o nienależytym nadzorze merytorycznym nad postępowaniem. Jak już nadmieniono w pkt XV siwz wymagano zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny brutto całkowitej podanej w ofercie (podobny zapis wynikał z § 12 ust. 1 wzoru umowy). Tymczasem we wzorze formularza ofertowego (załącznik nr 1 do siwz) wskazano: „Zobowiązuję się do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości wy 5 %całkowitej ceny ofertowej, w kwocie: ...... , w formie: ...... ” Potencjalnie to właśnie zabezpieczenie w wysokości 5% było nieprawidłowe na co wskazuje jedna z odpowiedzi udzielonych w trybie art. 38 ustawy Pzp (odpowiedź ta, nie rozstrzygała jednak jednoznacznie przedmiotowej kwestii). W dniu 22 stycznia 2013 roku za pośrednictwem faksu i w dniu 25 stycznia 2013 roku drogą pocztową wykonawca TAMEX OBIEKTY SPORTOWE S.A. stwierdził: „Zamawiający określił 10% koszt zabezpieczenia należytego wykonania kontraktu, który jest relatywnie wysoki i wpływa znacząco na wartość oferty. Czy w celu zminimalizowaniu kosztów inwestycji, a tym samym wysokości ceny oferty, Zamawiający zmniejszy koszt zabezpieczenia należytego wykonania kontraktu do 5%? Odpowiedź: Zamawiający nie przewiduje zmiany w tym zakresie.” Istniejąca niespójność powodowała, że część wykonawców składając oferty w przedmiotowym postępowaniu trzymała się ściśle wzoru formularza załączonego do siwz i zobowiązywała się do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% (jednocześnie akceptując wszystkie zapisy siwz, a więc zabezpieczenie 10%), natomiast część wykonawców zdecydowała się zmienić wzór formularza i oferowała 10% zabezpieczenie. Jak już jednak wspomniano powyżej, niespójność dotycząca wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy, którą stwierdzano w ofertach wykonawców wynikała niejako z braku nadzoru zamawiającego nad prowadzonym postępowaniem. Wysokość zabezpieczenia = 5% ceny ofertowej była wskazana we wzorze formularza ofertowego od początku postępowania przez samego zamawiającego. Taki stan faktyczny należy ocenić odmiennie od sytuacji dotyczącej czasu załatwienia reklamacji, który to okres mieli sprecyzować sami wykonawcy w ofertach - zamawiający zostawił puste miejsca we wzorze formularza ofertowego (opis w dalszej części protokołu kontroli). d) termin wykonania zamówienia, który wskazano w pkt IV siwz i potwierdzono w § 2 wzoru umowy: I etap – do dnia 31 lipca 2013 roku, natomiast II etap – do 15 grudnia 2013 roku; e) termin związania ofertą – 30 dni od upływu terminu składania ofert; f) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert – Oferty należało złożyć do dnia: 31 stycznia 2013 roku do godz. 10:00 w siedzibie zamawiającego. Otwarcie ofert miało nastąpić w dniu 31 stycznia 2013 roku o godzinie 10:15;
______117 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
g) wymagania dotyczące wadium – zamawiający wymagał wniesienia wadium w wysokości 25.000,00 zł; h) opis przedmiotu zamówienia – budowa boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół w Mąkolicach - dz. nr.219-1, Lubiankowie - dz. nr 35 i Popowie Głowieńskim - dz. nr.247-1. Przedmiotem zamówienia jest budowa 3 boisk wielofunkcyjnych o nawierzchni syntetycznej do uprawiania sportów zespołowych (koszykówka, siatkówka, piłka ręczna) wraz z bieżnią sportową zakończoną skocznią w dal oraz montaż piłkochwytów. Boiska wielofunkcyjne o wymiarach 24x44 m o nawierzchni syntetycznej, bieżnia sportowa o nawierzchni syntetycznej szerokości 3,8 m (trzy pasy po 1,2m +0,1m poszerzenia z każdej strony). Bieżnia o długości 60m + 3m rozbieg na początku bieżni + 7m skocznia w dal, na końcu bieżni piaskownica. W zakres każdej z trzech inwestycji wchodzą zgodnie z dokumentacją techniczną (projekt adaptacyjny). W dniu 14 stycznia 2015 roku Stanisław Urbanowicz – przewodniczący komisji przetargowej złożył uzupełniające wyjaśnienia w zakresie zastrzeżeń dotyczących postanowień siwz oraz ogłoszeń o zamówieniu: „1. Sprawa dotycząca podziału zadania na dwie części w zapisie w ogłoszeniu nie dotyczyła podziału jako dwóch odrębnych zadań ponieważ wszystkie zapisy SIWZ oraz w załącznikach i opisach, projekcie umowy wyszczególnione jest jako zadanie etapowane z uwagi na rozliczanie trzech odrębnych wniosków jakie Inwestor złożył w Urzędzie Marszałkowskim o dotowanie. O tej intencji świadczą również wszystkie wyjaśnienia na zadawane pytania od oferentów, którzy również winni czytać wyjaśnienia zawarte na stronie internetowej. Wynika fakt , że wszyscy oferenci złożyli prawidłowe oferty na realizację zadania jako całość dla trzech boisk, akceptowali załączniki: projekt umowy, kosztorys cenowy i ofertowy, również jako jedno zadanie, wynagrodzenie ryczałtowe za całość zadania. Jako całość zadania wynika również żądanie wadium na całość zadania czyli 3 boiska. Z analizy złożonych ofert wynika , że Wykonawcy zrozumieli zapis SIWZ i załączników ponieważ oferty zostały złożone prawidłowe. 2. Sprawa wymogu dotyczącego wykazania spełnienia warunku wykazania 3 robót w mojej ocenie jest jasna ponieważ zapis , że oferent ma wykazać 3 roboty odpowiadające przedmiotowi zamówienia jest oczywisty i precyzyjny ponieważ dotyczy przedmiotu zamówienia a więc boisk wielofunkcyjnych co zostało sprecyzowane w odpowiedziach / Z.H.U.P Mirs Mirosław Różycki/ nie dotyczy np. „Radosnej Szkoły” ponieważ jest to plac zabaw a nie boisko wielofunkcyjne. 3. Żądanie dokumentów od osób biorących udział w realizacji zamówienia miał na celu zagwarantowania w realizacji zadania fachowców posiadających uprawnienia, mających doświadczenie przy realizacji takich robót a nie przypadkowych ludzi. Jednakże na wniosek oferentów uznano złożenie oświadczeń. 4. Spraw kosztorysu ofertowego a cena ryczałtowa. Zamysł Zamawiającego był taki aby przy składanych ofertach Wykonawcy wykazali, że wykonają zamówienie zgodnie z zamysłem inwestora, wycenili wszystkie roboty zgodnie co do zakresu, technologii oraz zachowali zgodny lub podobny harmonogram realizacji poszczególnych i prawidłowych zasad. Wszyscy oferenci poza jednym, który uzupełnił ofertę zrozumieli intencję inwestora nie zgłosili uwag. 5. Sprawa parafowania projektu umowy dotyczy zapewnienia obu stronom zgodności i akceptacji umowy. Szczególnie zapis ten dotyczył wyeliminowania sytuacji, że przy podpisywaniu umowy wykonawcy analizowali układ stron, akapitów, zapisów i niepewności, że Inwestor coś zmienił w umowie.[…]
______118 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Inne w/w i wymagane w procedurze przetargowej dokumenty miały na celu maksymalne zabezpieczenie interesów Zamawiającego, wyłonienie i wykonanie zadania przez najbardziej wiarygodnego Wykonawcę a w końcowej fazie rozliczenia i uzyskania środków zewnętrznych pomocowych. Realizacja zadania w naszej ocenie przebiegła prawidłowo, wykonawca wykazał się profesjonalizmem i uczciwością. Przeprowadzona procedura przetargowa nie spowodowała odwołań, protestów, skarg co wynika, że wszyscy oferenci zrozumieli zapis i zamiar inwestora. Inwestycja została zakończona przekazana i jest użytkowana zgodnie z przeznaczeniem. Zbyt duże w ocenie wymagania co do oferentów nie miały na celu utrudnienie, wyeliminowanie ,złamania zasad zdrowej konkurencji bądź preferencji w stosunku do kogokolwiek w przeprowadzonym postępowaniu mogła brać udział każda firma ponieważ nie było żadnych ograniczeń. Wyłonienie wykonawcy firmy „Kortbud” sp. z o. o okazało się pozytywnym w końcowej fazie faktem ponieważ wykazała się ona rzetelnym i profesjonalnym partnerem, natomiast firma „Polcourt” S.A natychmiast ogłosiła upadłość i do dzisiaj Gmina Głowno jako Inwestor nie zrealizowała by tej inwestycji.” Wyjaśnienia z dnia 14 stycznia 2015 roku złożone przez Stanisława Urbanowicza stanowią załącznik nr 48 do protokołu kontroli. W toku czynności kontrolnych ustalono, że wykonawcy wnosili do zamawiającego pytania dotyczące treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający zamieścił na własnej stronie internetowej (art. 38 ust. 2 ustawy Pzp). Ponieważ pytania i odpowiedzi zostały załączone pod treścią ogłoszenia o zamówieniu (nie zaś w oddzielnych plikach) nie udało się ustalić, w jakich konkretnie dniach opublikowano odpowiedzi na pytania. Na podstawie wydruku strony internetowej zamieszczonej w dokumentacji źródłowej można jedynie określić, iż pytania i odpowiedzi w ostatecznej wersji (identycznej jak podczas kontroli przeprowadzonej w 2014 roku) znajdowały się na stronie BIP zamawiającego w dniu 23 stycznia 2013 roku. Wyjątek stanowiły pytania złożone w dniu 23 stycznia 2013 roku drogą elektroniczną przez wykonawcę ADS s.j. i faksem przez wykonawcę MPG Sp. z o.o., na które zamawiający odpowiedział ww. wykonawcom za pośrednictwem poczty i elektronicznie, jednak nie opublikował pytań i wyjaśnień na stronie internetowej, co naruszało art. 38 ust. 2 ustawy Pzp w związku z art. 38 ust. 1 ustawy. Stosownie do treści art. 38 ust. 2 - Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje wykonawcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza na tej stronie. Z kolei zgodnie z art. 38 ust. 1 wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż […] - pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. (publikacja ogłoszeń o zamówieniu - 15 stycznia 2013 roku, termin składania ofert - 31 stycznia 2013 roku = 17 dni, pytania, na które zamawiający miał obowiązek odpowiedzieć publikując je na stronie BIP mogły być złożone do końca 23 stycznia 2013 roku) 39 . Na pozostałe wystąpienia wykonawców (w dniu 25 stycznia 2013 roku wpłynęły faksem wystąpienia wykonawców TAMEX Obiekty Sportowe S.A. i ACTIVA Longin Witkowski), zamawiający w ogóle nie udzielił odpowiedzi korzystając z uprawnienia art. 38 ust. 1a
39 W pkt VII siwz zamawiający przewidział możliwość porozumiewania się drogą elektroniczną, faksem i pisemnie.
______119 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ustawy Pzp - jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w ust. 1, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. W przewidzianym terminie składania ofert, tj. do dnia 31 stycznia 2013 roku do godziny 10:00 wpłynęło 19 ofert: OFERTA nr 1 - złożona w dn. 29 stycznia 2013 roku, godz. 9:30 przez wykonawcę GARDENIA SPORT Sp. z o.o., cena brutto oferty 971.861,43 zł (netto 790.131,24 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W kopercie, w której złożono ofertę znajdował się oryginał gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr 1502/LU/231/2013 ważnej od dnia 31 stycznia 2013 roku do dnia 1 kwietnia 2013 roku (zamawiający nie wypełnił dyspozycji art. 46 ust. 1 ustawy Pzp).
OFERTA nr 2 - złożona w dn. 30 stycznia 2013 roku, godz. 10:00 przez wykonawcę ZIEL-BUD Wojciech Rukat, cena brutto oferty 1.114.727,07 zł (netto 906.282,17 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W kopercie, w której złożono ofertę znajdował się oryginał gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr 02GG26/0052/13/0005 ważnej od dnia 31 stycznia 2013 roku do dnia 2 marca 2013 roku (naruszenie art. 46 ust. 1 ustawy Pzp).
OFERTA nr 3 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 8:05 przez wykonawcę MULTISPORT Karina Komornicka, cena brutto oferty 996.872,26 zł (netto 810.465,25 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 30-dniowy termin załatwienia reklamacji : „Reklamacje będą załatwione w terminie: 30 dni - sposób zgłaszania problemów w przypadku uzasadnionych reklamacji: pisemnie, listem poleconym na adres siedziby firmy - załatwienie wykonania reklamacji: pisemnie” .40 W kopercie, w której złożono ofertę znajdował się oryginał gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr 5/2013-112/2012/KA ważnej od dnia 31 stycznia 2013 roku do dnia 1 marca 2013 roku (naruszenie art. 46 ust. 1 ustawy Pzp). OFERTA nr 4 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 8:06 przez wykonawcę Polcourt S.A., cena brutto oferty 897.623,45 zł (netto 729.775,16 zł). Ustalenia: a) wykonawca nie poprawił wzoru formularza ofertowego w zakresie zabezpieczenia należytego wykonania umowy i zobowiązał się wnieść zabezpieczenie w wysokości 5% ceny (co wypełniało poniekąd zapisy wzoru formularza ofertowego – załącznik nr 1 do siwz), tj. 44.881,17 zł w formie gwarancji ubezpieczeniowej. Jak wskazano we wcześniejszej części protokołu zapisy siwz były niespójne w powyższym zakresie (w pkt XV siwz i § 12 ust. 1 wzoru umowy wymagano zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny całkowitej, formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do siwz przewidywał 5% - owe zabezpieczanie). Jednocześnie wykonawca w ofercie zaakceptował wszystkie wymagania zamawiającego wynikające z siwz i załączył wzór
40 Zob. uwagi dotyczące oceny oferty nr 5 w zakresie terminu załatwienia reklamacji. W ofercie nr 3 również znajdował się parafowany wzór umowy.
______120 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
umowy. Zgodnie z ukształtowanym orzecznictwem niedopatrzenia zamawiającego (w tym wypadku brak spójności zapisów siwz w zakresie wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy), nie mogą prowadzić do negatywnych konsekwencji dla wykonawców. Zamawiający mógł względnie skorzystać z możliwości wynikającej z art. 87 ust. 2 ustawy Pzp i poprawić istniejącą omyłkę. Nie przedłożono dokumentacji świadczącej o poprawie omyłki, co wskazywało na niewypełnienie dyspozycji ww. przepisu. W efekcie zamawiający uznał ofertę Polcourt S.A. za najkorzystniejszą i dokonał jej wyboru pomimo występującej w niej niezgodności z treścią siwz, która wynikała z nienależytego nadzoru merytorycznego zamawiającego nad postępowaniem; b) Wykonawca nie załączył do oferty kosztorysów ofertowych, których obowiązek złożenia ukształtował się w wyniku odpowiedzi na pytania wykonawców (problematyka opisana we wcześniejszej części protokołu kontroli). Pismem z dnia 6 lutego 2013 roku na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp Wójt Gminy Głowno wezwał wykonawcę POLCOURT S.A. do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, którymi w ocenie zamawiającego miały być kosztorysy ofertowe. Termin uzupełnienia do dnia 11 lutego 2013 roku, godz. 12:00 (wykonawca potwierdził odbiór wezwania w dniu 8 lutego 2013 roku – zwrotka pocztowa). Powyższa czynność zamawiającego naruszała art. 26 ust 3 ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert. Przytoczona regulacja obliguje zamawiającego do wezwania w wyznaczonym przez siebie terminie, do uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp. Tymczasem kosztorysy ofertowe, których uzupełnienia wymagał zamawiający nie były oświadczeniem lub dokumentem potwierdzającym spełnianie warunków udziału w postępowaniu, ani potwierdzającym spełniania przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane warunków określonych przez zamawiającego, a więc wezwanie wystosowane przez zamawiającego nie znajdowało uzasadnienia w przepisach.
Wykonawca złożył w siedzibie Urzędu kosztorysy ofertowe w dniu 8 lutego 2013 roku. c) Wykonawca załączył ubezpieczeniową gwarancję zapłaty wadium nr 02GG26/0033/13/0006, w której nieodwołalnie i bezwarunkowo gwarantowano zapłatę kwoty 25.000,00 zł z tytułu zatrzymania wadium w związku z zaistnieniem co najmniej jednego z przypadków określonych w ustawie Pzp. Termin ważności gwarancji od dnia 31 stycznia 2013 roku do dnia 1 marca 2013 roku. Zapłata przez Gwaranta – InterRisk S.A. miała nastąpić w terminie 30 dni od dnia doręczenia przez Beneficjenta gwarancji (Gmina Głowno) pisemnego żądania wypłaty wraz z pisemnym oświadczeniem, że kwota roszczenia jest należna w związku z zaistnieniem jednego z przypadków zatrzymania wadium określonych w ustawie Pzp. „ Żądanie zapłaty powinno: 1) być podpisane przez Beneficjenta gwarancji lub osoby przez niego upoważnione, ze wskazaniem podstawy upoważnienia, 2) być oparte wyłącznie na zdarzeniach,
______121 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
które zaszły w okresie ważności gwarancji, 3) być doręczone do InterRisk […] najpóźniej w terminie 3 dni po okresie ważności gwarancji w formie pisemnej pod rygorem nieważności, 4) zawierać oznaczenie rachunku bankowego, na który ma nastąpić wypłata z gwarancji, 5) wskazywać przypadek określony w ust. 1 gwarancji, którego zaistnienie stanowiło przyczynę zatrzymania wadium.” Kontrolowana dokumentacja zawierała: - Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty, tj. Polcourt S.A. datowane na dzień 12 lutego 2013 roku oraz potwierdzenie przesłania do wykonawcy za pośrednictwem faksu w dniu 13 lutego 2013 roku. - Wiadomość e-mail z dnia 19 lutego 2013 roku, potencjalnie wysłaną przez pracownika wykonawcy na adres przewodniczącego komisji przetargowej – Stanisław Urbanowicz: „W nawiązaniu do rozmowy bardzo proszę o rozmowę z mecenasem w gminie, ponieważ nie ma żadnych podstaw do nie podpisania umowy przez Pana Prokurenta Pana Andrzeja Zdunka w załączeniu przesyłam aktualny KRS. Podpisanie umowy z naszej strony przez Pana Andrzeja może odbyć się we wtorek 26 lutego godzina do ustalenia […] ”; - Wiadomość e-mail z dnia 20 lutego 2013 roku, w treści której przewodniczący komisji przetargowej odpowiedział: „W nawiązaniu do przesłanej informacji dotyczącej możliwości podpisania umowy na zadania „Budowa boiska wielofunkcyjnego […]” proszę o zgłoszenie się przedstawiciela Waszej firmy posiadającego stosowne umocowanie do podpisywania umów w dniu 26 lutego o godzinie 11:00 w siedzibie Zamawiającego […]” W mailu poinformowano również o konieczności wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz wyznaczeniu kierownika budowy. Zamawiający w dniu 20 lutego 2013 roku (za pośrednictwem faksu), zaś w dniu 21 lutego za pośrednictwem poczty przesłał do wybranego wykonawcy dodatkową informację o wyznaczonym terminie podpisania umowy na dzień 26 lutego o godzinie 11:00; - Pismo wykonawcy z dnia 25 lutego 2013 roku ( brak daty wpływu ): „ W nawiązaniu do otrzymanego pisma w sprawie podpisania umowy na dzień 26 lutego zwracam się z prośbą o przesunięcie terminu podpisania umowy na dzień 28 lutego 2013 r. Pan Prezes Marek Piotrowicz chciałby osobiście uczestniczyć w podpisaniu umowy, jednakże wraca do kraju dopiero 27 lutego (planował 1 marca). W związku z powyższym proszę o pozytywne rozpatrzenie naszej prośby. Jednocześnie informujemy, iż kierownikiem budowy zostaje Pan […], w załączeniu przesyłamy uprawnienia i aktualną izbę ”; - Pismo wykonawcy z dnia 27 lutego 2013 roku ( brak daty wpływu ): „ W związku z planowanym podpisaniem umowy pragnę poinformować, iż Pan Prezes wraca dzisiaj do Warszawy, ponieważ miał problemy z przesiadkami i nie udało mu się wczoraj wylądować. Informuję, iż zaraz po wylądowaniu ok. godz. 14:00 osobiście zadzwoni i umówi się na podpisanie umowy. Bardzo przepraszamy za zamieszanie niestety nie z naszej winy. ”; - Pismo Wójta Gminy Głowno z dnia 1 marca 2013 roku (ostatni dzień ważności gwarancji) wysłane do InterRisk S.A. drogą elektroniczną (faks, e-mail) oraz za pośrednictwem poczty (doręczone dopiero w dniu 6 marca 2013 roku). Wójt Gminy Głowno wystąpił o zabezpieczenie i przekazanie kwoty 25.000,00 zł tytułem wadium. W uzasadnieniu wskazano, że wykonawca Polcourt S.A. notorycznie uchyla się od podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie oraz nie wniosła wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy; - Odpowiedź InterRisk S.A. z dnia 4 marca 2012 roku (pieczęć wpływu do Urzędu wskazywała dzień 12 kwietnia 2013 roku, dodatkowa adnotacja świadcząca o przekazaniu pisma przewodniczącemu komisji przetargowej
______122 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wskazywała dzień 12 marca 2013 roku), w której gwarant uznał, że roszczenie Gminy jest bezzasadne (odpowiedź datowana na dzień wcześniejszy niż gwarant otrzymał za pośrednictwem poczty wezwanie Gminy Głowno). W uzasadnieniu wskazano, że roszczenie beneficjenta nie spełnia niezbędnej przesłanki formalnej, którą był wymóg złożenia żądania zapłaty w okresie ważności gwarancji (żądanie zapłaty winno być doręczone najpóźniej w terminie 3 dni po okresie ważności gwarancji). Gwarant odwołał się również do stanowiska Sądu Apelacyjnego w Katowicach wyrażonego w wyroku z dnia 29 grudnia 2006 roku sygn. akt I ACa 1589/06, wg którego podpis na dokumencie przesłanym faksem nie spełnia wymogu podpisu własnoręcznego, ponieważ dokument jest tylko kopią, wobec czego przesłanie żądania zapłaty faksem nie spełnia wymogu pisemności. - Pismo Wójta Gminy Głowno z dnia 8 kwietnia 2013 roku do Maximus Broker Sp. z o.o., w którym scharakteryzowano sytuację w jakiej znalazł się zmawiający wskazując dodatkowo, że oprócz powiadomienia gwaranta w dniu 1 marca 2013 roku (faks, e- mail), zamawiający kilkakrotnie kontaktował się telefonicznie z osobą, która podpisała gwarancję wadium. Zamawiający prosił Maximus Broker Sp. z o.o. (z którym jak wynika z pisma współpracował od wielu lat) o interwencję w sprawie uznania roszczeń; - Pismo z dnia 17 kwietnia 2013 roku, w którym ww. Maximus Broker Sp. z o.o. udzielił odpowiedzi wskazując, że InterRisk S.A. zajął słuszne stanowisko w zakresie odmowy wypłaty wadium; - Pismem z dnia 17 kwietnia 2013 roku p.o. Sekretarza Gminy – Jolanta Szkup wystąpiła do Naczelnika Poczty Polskiej S.A. o wyjaśnienie znacznej długości okresu doręczenia do InterRisk S.A. listu poleconego, który dotarł do adresata w dniu 6 marca (bez awizowania). W dniu 17 maja 2013 roku do Urzędu wpłynęła odpowiedź Poczty Polskiej S.A., wg której przesyłka została prawidłowo doręczona; - Pismem z dnia 28 maja 2013 roku Wójt Gminy Głowno ponownie za pośrednictwem poczty wystąpił do InterRisk S.A. (odbiór w dniu 31 maja 2013 roku) wzywając kolejny raz do wypłaty na rzecz Gminy Głowno 25.000,00 zł w terminie 7 dni od doręczenia pisma. W dniu 13 czerwca 2013 roku do Urzędu wpłynęła odmowna odpowiedź Gwaranta datowana na dzień 5 czerwca 2013 roku; - Pozew o zapłatę w postępowaniu nakazowym wniesiony przez Gminę Głowno przeciwko InterRisk S.A. W powództwie podniesiono zaistnienie okoliczności, o której mowa w art. 46 ust. 5 pkt 3 ustawy Pzp - Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego z wykonawcą, którego oferta została wybrana stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Wójt Gminy Głowno podniósł, iż w umowie gwarancyjnej zastosowano klauzulę abuzywną mówiącą o 3 dniowym terminie zgłoszenia żądania, co narusza art. 385 1 Kodeksu cywilnego. Termin ten był tak krótki, że w wypadku gdyby cała sytuacja wyjaśniała się pod koniec albo w ostatnim dniu obowiązywania gwarancji (co miało miejsce), to beneficjent nie miałby szans zdążyć ze wszystkimi formalnościami, aby spełnić warunek wynikający z zapisów umowy, tym bardziej, iż 3 dniowy termin doręczenia wezwania sprowadził się do jednego dnia jakim był 4 marca 2013 roku - poniedziałek (2 i 3 marca to sobota i niedziela). Beneficjent nie miał również możliwości doręczenia żądania osobiście ze względu na dużą odległość (ponad 100 km) pomiędzy Warszawą a Głownem. W dniu 13 lutego 2014 roku Sąd Rejonowy dla Warszawy Śródmieścia w Warszawie w I Wydziale Cywilnym wydał wyrok (sygn. akt I C 3201/13), w którym uznał powództwo Gminy Głowno przeciwko InterRisk TU S.A. o zapłatę kwoty 25.000,00 zł wraz z odsetkami ustawowymi od dnia 6 kwietnia 2013
______123 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
roku do dnia zapłaty, a także o zwrot kosztów procesu za niezasługujące na uwzględnienie. „[…] Sąd zważył, że zgodnie z art. 805 § 1 k.c. przez umowę ubezpieczenia zakład ubezpieczeń zobowiązuje się spełnić określone świadczenie w razie zajścia przewidzianego w umowie wypadku, a ubezpieczający zobowiązuje się zapłacić składkę. Stosownie zaś do art. 808 § 1 zd. pierwsze k.c. ubezpieczający może zawrzeć umowę ubezpieczenia na cudzy rachunek. Powyższe wyraźnie wskazuje zatem, że umowa ubezpieczenia może zostać zawarta także na rzecz osoby trzeciej. W wypadku ziszczenia się przewidzianego wypadku, ubezpieczony jest uprawniony do żądania należnego świadczenia bezpośrednio od ubezpieczyciela, chyba że strony uzgodniły inaczej; uzgodnienie takie nie może jednakże zostać dokonane, jeżeli wypadek już zaszedł (art. 808 § 3 k.c.). W pierwszej kolejności wskazać należało, iż w niniejszej sprawie wbrew twierdzeniom powoda nie miały zastosowania przepisy ustawy z dnia z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Sąd zważył bowiem, że gwarant, który nie brał udziału w postępowaniu przetargowym, nie może odwoływać się do stosunku podstawowego łączącego dłużnika z wierzycielem (beneficjentem). Podstawą żądania wypłaty i roszczenia wobec pozwanego może być zatem wyłącznie treść dokumentu gwarancji. […] W przedmiotowym wypadku bezspornym pozostawało, iż zobowiązany nie podjął żadnych skutecznych działań celem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego, nie wniósł również wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Wobec powyższego uznać należało, iż ziściły się dwie przesłanki wypłaty kwoty z tytułu zatrzymania wadium. W ocenie Sądu przyznać jednak należało rację stronie pozwanej, która twierdziła, iż powód nie zachował przesłanek formalnych warunkujących wypłatę ww. kwoty, tj. żądanie wypłaty zgłoszone zostało po upływie przewidzianego ku temu terminu. W toku postępowania strona powodowa podnosiła jednak, iż w umowie gwarancyjnej zastosowano klauzulę abuzywną, mówiącą o trzydniowym terminie zgłoszenia żądania. W ocenie Sądu twierdzenia te nie zasługiwały na uwzględnienie. Sąd zważył, że aby określone postanowienie umowy mogło zostać uznane za „niedozwolone postanowienie umowne" o którym mowa w art. 385 1 k.c. spełnione muszą zostać cztery warunki: umowa musi być zawarta z konsumentem, postanowienie umowy „nie zostało uzgodnione indywidualnie", postanowienie kształtuje prawa i obowiązki konsumenta w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy, postanowienie sformułowane w sposób jednoznaczny nie dotyczy „głównych świadczeń stron". Z powyższego jednoznacznie wynika zatem, że postanowienia niedozwolone z art. 385 1 k.c. dotyczą umów zawieranych z konsumentem, co w niniejszej sprawie nie miało miejsca, a zatem już pierwsza z przesłanek uznania danej klauzuli za niedozwoloną nie została spełniona. Sąd zważył, że gwarancja ubezpieczeniowa obejmowała okres od dnia 31.01.2013 r. do dnia 1.03.2013 r. Jednym z warunków jej wypłaty było doręczenie do [...] S.A. V. [...] żądania zapłaty najpóźniej w terminie 3 dni po okresie ważności gwarancji w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Wobec powyższego uznać należało, że żądanie takie dla swej skuteczności winno było być ubezpieczycielowi doręczone najpóźniej w dniu 4.03.2013 r. Jak zaś wynikało ze zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego powód zgłosił pozwanemu żądanie w dniu 6.03.2013 r., a więc już po upływie przewidzianego terminu. Sąd miał przy tym na uwadze, że choć powód wprawdzie przesłał kopię przedmiotowego pisma pozwanemu za pomocą poczty e-mail, to nie ulegało wątpliwości, iż taka forma nie spełniała warunku pisemności przewidzianego w gwarancji . W tym miejscu wskazać należy, że ustawowe przesłanki formy pisemnej czynności prawnej określa art. 78 § 1 k.c. Wedle tego przepisu dla zachowania formy pisemnej niezbędne jest nie tylko utrwalenie treści oświadczenia na piśmie, ale konieczne jest także własnoręczne podpisanie tego oświadczenia przez
______124 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
składającego je. Podkreślenia wymaga, iż w prawie cywilnym własnoręczny podpis ma doniosłe znaczenie, gdyż stanowi wiarygodną gwarancję tego, iż pochodzi od osoby, którą nadto indywidualizuje oraz stanowi wskazówkę, że podpisane oświadczenie woli ma charakter ostateczny. Wskazać nadto należy, iż przepis art. 78 § 1 k.c. ma charakter przepisu bezwzględnie obowiązującego co oznacza, iż strony nie mogą skutecznie umówić się inaczej co do sposobu zachowania formy pisemnej dla dokonania czynności prawnej wtedy, gdy przyjmują w umowie formę pisemną i to pod rygorem nieważności. Nie ulega wątpliwości, że wymaganie zachowania podpisu własnoręcznego nie jest dochowane, gdy nie jest to znak oryginalny, a jedynie odtworzony za pomocą kalki, kserokopiarki, skanera, faksu itp. (por. wyrok SN z dnia 24.08.2009 r., sygn. akt I PK 58/09). Sąd podziela stanowisko wyrażone w wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 29.112.2006 r., w którym Sąd ten stwierdził, że podpis na dokumencie przesłanym faksem nie spełnia wymogu podpisu własnoręcznego, ponieważ dokument taki jest tylko kopią. Nie jest zatem prawidłową formą pisemną czynności prawnej wymiana dokumentów za pomocą faksu. Analogiczny przypadek zachodził będzie w przypadku wymiany dokumentów, za pomocą poczty elektronicznej (z wyjątkiem sytuacji, w których oświadczenie woli opatrzone zostanie bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu). Mając na uwadze powyższe okoliczności wątpliwości Sądu nie ulegało, iż powód zgłosił pozwanemu żądanie zapłaty po upływie przewidzianego terminu, nie mógł zatem skutecznie dochodzić wypłaty z tytułu gwarancji. Co więcej w niniejszym wypadku pozwany, w sytuacji niespełnienia przesłanki formalnej zapłaty gwarancji, nie był w ogóle uprawniony do wypłaty jakiejkolwiek kwoty z tego tytułu. Na marginesie wskazać należało, że nie można było zgodzić się z twierdzeniami powoda, który wskazywał, że zapis umowy przewidujący obowiązek doręczenia żądania w przeciągu trzech dni po okresie ważności gwarancji jest sprzeczny z dobrymi obyczajami i rażąco narusza jego interes. W pierwszej kolejności wskazać należało, że treść dokumentu gwarancji pozwalała powodowi na zgłoszenie żądania, po ziszczeniu się ku temu przesłanek, nie tylko w przeciągu trzech dni od dnia wygaśnięcia gwarancji, lecz od początku terminu jej obowiązywania, tj. od dnia 31.01.2013 r. Skoro zatem (...) S.A. został poinformowany, że został wybrany jako wykonawca przetargu w dniu 12.02.2013 t. (co wynika z pisma powoda z dnia 1.03.2013 r.), to widząc, że zwycięzca przetargu nie podejmuje działań zmierzających do podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz, że nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, powód miał wystarczająco dużo czasu na wystosowanie żądania. Bezzasadne przy tym były twierdzenia, że powód nie miał możliwości doręczenia żądania – nie mógł tego zrobić osobiście ze względu na dużą odległość (ponad 100 km) pomiędzy W., a G., zaś trzydniowy termin doręczenia wezwania sprowadził się zaś w rzeczywistości do jednego dnia, gdyż dzień 2.03 i 3.03.2013 r. były sobotą i niedzielą. W ocenie Sądu powód, dochowując należytej staranności był w stanie zgłosić żądanie w przewidzianym terminie, nawet w sytuacji, gdyby okoliczność braku zamiaru zawarcia umowy przez zwycięzcę przetargu wyszła na jaw w ostatnim dniu obowiązywania gwarancji. W ocenie Sądu odległość stu kilometrów w dzisiejszych czasach nie jest odległością bardzo znaczną, którą z trudem pokonać w obie strony w przeciągu kilku godzin. Ponadto powód mógł chociażby wysłać ten dokument przesyłką kurierską. Mając na uwadze powyższe, w ocenie Sądu, gdyby powód należycie dbał o własne interesy, zgłosiłby żądanie zapłaty w odpowiednim terminie.” Mając na względzie powyższe RIO w Łodzi podziela stanowisko wyrażone w powołanym wyroku sądu, dodatkowo dodając, że z punktu widzenia opisanego stanu faktycznego oraz finansów Gminy, doszło do niepobrania należności
______125 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
jednostki samorządu terytorialnego. Faktem jest, że wykonawca, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą zwodził zamawiającego i to właśnie jego postępowanie uniemożliwiło zawarcie umowy o udzielenie zamówienia publicznego. Dodatkowo wybrany wykonawca nie złożył zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Nie zmienia to jednak faktu, że zarzut nie wyegzekwowania kwoty wadium obciąża zamawiającego, który nie dochował należytej staranności. Brzmienie art. 46 ust. 5 obliguje zamawiającego (nie zaś upoważnia) do zatrzymania wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana: 1) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie; 2) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy; 3) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Zamawiający nie może również usprawiedliwiać się, faktem, iż wystąpił do ubezpieczyciela drogą elektroniczną (w terminie). Mając wykwalifikowanych pracowników, zamawiający winien mieć świadomość, że konieczna jest forma pisemna (w pkt 5.3. gwarancji, gwarant wymagał wprost formy pisemnej pod rygorem nieważności) i jakie ma ona znaczenie na gruncie prawa cywilnego (na podobnych zasadach istnieje wyłączna możliwość uzupełniania dokumentów w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego). Moment, w którym wykonawca odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego, lub najpóźniej moment, w którym upłynął termin związania ofertą przy braku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy i podpisania umowy o zamówienie publiczne był momentem przekształcenia wadium = 25.000,00 zł w należność zamawiającego. Na marginesie należy dodać, że dokumentacja źródłowa nie zawierała pism wykonawcy, w których wnosił on o przedłużenie terminu związania ofertą wraz z wniesieniem wadium na nowy okres. Przewodniczący komisji przetargowej w wyjaśnieniach złożonych w dniu 14 stycznia 2015 roku stwierdził: „ […] Nadmienić należy ,że rzetelność i uczciwość opisanej firmy i wiarygodność wydawanych polis gwarancyjnych przez firmy ubezpieczeniowe nie gwarantuje prawidłowego przeprowadzenia postępowania. Nadmieniamy , że firma „POLCOURT” nie odmówiła podpisania umowy do końca terminu zwodząc, wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania zwykle Wykonawcy doręczają bezpośrednio przed podpisaniem umowy.” Wyjaśnienia z dnia 14 stycznia 2015 roku złożone przez Stanisława Urbanowicza stanowią załącznik nr 48 do protokołu kontroli. OFERTA nr 5 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 8:07 przez wykonawcę – konsorcjum: Kortbud Sp. z o.o. Sp. k. (lider konsorcjum), Kortbud Janusz Gniado (partner), cena brutto oferty 931.953,72 zł (netto 757.685,95 zł). Ustalenia: Wzór formularza ofertowego zawierał m.in. fragment dotyczący ewentualnych reklamacji, w którym zamawiający pozostawił do wypełnienia wykonawcom istotne informacje wynikające z zapisów siwz i jej załączników (wzór umowy): „Reklamacje będą załatwiane w terminie:...... dni - sposób zgłaszania problemów w przypadku uzasadnionych reklamacji: ...... - załatwienie wykonania reklamacji: ...... ” W ofercie nr 5, wykonawca wskazał 30-dniowy termin załatwienia reklamacji: „Reklamacje będą załatwione w terminie: 30 dni
______126 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- sposób zgłaszania problemów w przypadku uzasadnionych reklamacji: pisemnie, faksem, pocztą elektroniczną - załatwienie wykonania reklamacji: w umownym terminie”. Tym samym oświadczenie woli złożone w ofercie wykonawcy nie spełniało wymagań zamawiającego wynikających z siwz. W § 9 ust. 2 i 3 wzoru umowy (załącznik nr 9 do siwz) zamawiający wskazał bowiem: „ Wykonawca w okresie gwarancji, o której mowa w pkt 1 obowiązany jest do usunięcia wad przedmiotu zamówienia w terminie w terminie 7 dni od daty zgłoszenia ich przez Zamawiającego. W przypadku, gdy zwłoka z winy Wykonawcy doprowadzi do wystąpienia szkody Wykonawca naprawi ją na własny koszt. Wykonawca za opóźnienia w usunięciu wad przedmiotu umowy w okresie gwarancji zapłaci zamawiającemu karę umowną w wysokości 300 zł za każdy dzień zwłoki. ” Przedmiotowy termin załatwienia reklamacji należy zakwalifikować jako istotny element treści oferty, o czym przesądził sam zamawiający wprowadzając karę 300 zł za każdy dzień zwłoki. Dodatkowo zamawiający nie zmienił ww. zapisu w trybie art. 38 ustawy Pzp pomimo prośby jednego z wykonawców. W dniu 22 stycznia 2013 roku za pośrednictwem faksu i w dniu 25 stycznia 2013 roku drogą pocztową wykonawca TAMEX OBIEKTY SPORTOWE S.A. wystąpił: „Wykonawca wnosi o zmniejszenie wielkości kary [umowa §9 ust. 3] z kwoty 300 zł na 100 zł. Zapisana w umowie kara jest relatywnie wysoka w stosunku do wartości przedmiotu zamówienia. Odpowiedź: Zamawiający nie przewiduje zmiany umowy w tym zakresie ”. Z drugiej jednak strony, oświadczenie złożone przez wykonawcę w zakresie 30 dniowego terminu załatwienia reklamacji rodziło wewnętrzną niespójność oferty, ponieważ wykonawca w podpisanym i złożonym formularzu ofertowym wskazał, iż zapoznał się z siwz i nie wnosi żadnych zastrzeżeń oraz uzyskał niezbędne informacje do przygotowania oferty. Dodatkowo do oferty załączono wzór umowy, w którym znajdował się § 9 ust. 2 i 3. Dlatego też zamawiający mając na względzie istotną wadę w oświadczeniu wykonawcy w zakresie terminu reakcji na reklamację oraz zaprzeczającą akceptację wzoru umowy i wymogów określonych w siwz (oferta wskazywała niejako dwa terminy: 30 dni – określony przez wykonawcę i 7 dni – wynikający z ogólnej akceptacji wzorów dokumentów załączonych do siwz), był zobligowany wypełnić dyspozycję art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp. Zamawiający nie dysponował dokumentacją świadczącą o poprawie tzw. innej omyłki, co świadczy o nie wypełnieniu dyspozycji ww. przepisu, zgodnie z którym zamawiający poprawia w ofercie inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona. Dodatkowo w protokole postępowania ZP-PN sam zamawiający potwierdził, że w postepowaniu nie zastosowano art. 87 ust. 2 ww. ustawy (pkt 10 ZP-PN). W rezultacie zamawiający podpisał umowę z wykonawcą Kortbud Sp. z o.o. S. k. pomimo występującej niezgodności treści oferty ze specyfikacją. Na marginesie warto odnotować, że w niniejszym postępowaniu oprócz wykonawcy Kortbud Sp. z o.o., jedynie w ofercie nr 3 - MULTISPORT Karina Komornicka i nr 11 - NOVA SPORT Sp. z o.o. wykonawcy zaoferowali nieprawidłowy termin reklamacji. W pozostałych 16 ofertach wykonawcy deklarowali załatwienie reklamacji w ciągu 7 dni. Z kolei w drugim z kontrolowanych postepowań na 10 złożonych ofert tylko w ofercie nr 5 zaoferowano nieprawidłowy termin załatwienia reklamacji. Sumując na 29 ofert złożonych w 2 postępowaniach tylko 4 wykonawców zaoferowało inny termin załatwienia reklamacji od tego, który wymagał zamawiający.
______127 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wykonawca z własnej inicjatywy zmienił wzór formularza ofertowego i zobowiązał się do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny (we wzorze zamawiający wskazał 5%, co zaprzeczało pozostałym zapisom siwz). W dniu 30 stycznia 2013 roku wadium zaksięgowano na rachunku zamawiającego – wb 22. W dniu 18 lutego 2013 roku zamawiający zwrócił wadium z odsetkami – wb nr 4. OFERTA nr 6 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 8:08 przez wykonawcę MARTINEX Firma Ogólno-Budowlana Soczewka Marcin, cena brutto oferty 1.091.077,96 zł (netto 887.055,25 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W ofercie znajdowało się potwierdzenie dokonania przelewu wadium w kwocie 25.000 zł z dnia 30 stycznia 2013 roku. W dniu 30 stycznia 2013 roku wadium zaksięgowano na rachunku zamawiającego – wb 22. W dniu 18 lutego 2013 roku zamawiający zwrócił wadium z odsetkami – wb nr 4.
OFERTA nr 7 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 8:09 przez wykonawcę TAMEX OBIEKTY SPORTOWE S.A., cena brutto oferty 954.967,61 zł (netto 776.396,43 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji:
„Reklamacje będą załatwione w terminie: zgodnie z zapisami siwz i zał. A jeżeli takowych brak, w ciągu 30 dni od pisemnego zgłoszenia wykonawcy (pod warunkiem zachowania reżimu technologicznego)”.
W ofercie znajdowało się potwierdzenie dokonania przelewu wadium w kwocie 25.000 zł z dnia 30 stycznia 2013 roku. W dniu 30 stycznia 2013 roku wadium zaksięgowano na rachunku zamawiającego – wb 2. W dniu 18 lutego 2013 roku zamawiający zwrócił wadium z odsetkami – wb nr 4.
OFERTA nr 8 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 8:10 przez wykonawcę EVERSPORT Sp. z o.o., cena brutto oferty 1.109.724,64 zł (netto 902.215,15 zł). ). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W kopercie, w której złożono ofertę znajdował się oryginał gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr 998-A-309473 ważnej od dnia 31 stycznia 2013 roku do dnia 2 marca 2013 roku (naruszenie art. 46 ust. 1 ustawy Pzp).
OFERTA nr 9 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 8:11 przez wykonawcę Z.H.U.P.MIRS Mirosław Różycki, cena brutto oferty 1.050.419,73 zł (netto 853.999,78 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W ofercie znajdowało się potwierdzenie dokonania przelewu wadium w kwocie 25.000 zł z dnia 29 stycznia 2013 roku. W dniu 30 stycznia 2013 roku wadium zaksięgowano na rachunku zamawiającego – wb 2. W dniu 18 lutego 2013 roku zamawiający zwrócił wadium z odsetkami – wb nr 4.
OFERTA nr 10 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 8:12 przez wykonawcę FIRMA KASZUB Dariusz Kaszuba, cena brutto oferty 1.049.073,79 zł (netto 852.905,53 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W kopercie, w której złożono ofertę znajdował się oryginał gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr 998A302668 ważnej od dnia 31 stycznia 2013 roku do dnia 2 marca 2013 roku (naruszenie art. 46 ust. 1 ustawy Pzp).
______128 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
OFERTA nr 11 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 8:14 przez wykonawcę NOVA SPORT Sp. z o.o., cena brutto oferty 1.024.395,67 zł (netto 832.842,00 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy lub 14-dniowy termin załatwienia reklamacji : „Reklamacje będą załatwione w terminie: 7 dni - sposób zgłaszania problemów w przypadku uzasadnionych reklamacji: fax - załatwienie wykonania reklamacji: 14 dni z uwzględnieniem warunków pogodowych”.41 W kopercie, w której złożono ofertę znajdował się oryginał gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr 953-A340273 ważnej od dnia 31 stycznia 2013 roku do dnia 2 marca 2013 roku (naruszenie art. 46 ust. 1 ustawy Pzp). OFERTA nr 12 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 8:15 przez wykonawcę GIERMAKOWSKA Roboty Drogowe i Brukarskie Budowa Kortów Tenisowych, cena brutto oferty 989.841,55 zł (netto 804.749,22 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W ofercie znajdowało się potwierdzenie dokonania przelewu wadium w kwocie 25.000 zł z dnia 29 stycznia 2013 roku. W dniu 29 stycznia 2013 roku wadium zaksięgowano na rachunku zamawiającego – wb 1. W dniu 18 lutego 2013 roku zamawiający zwrócił wadium z odsetkami – wb nr 4.
OFERTA nr 13 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 8:16 przez wykonawcę InterHall Sp. z o.o., cena brutto oferty 1.142.268,00 zł (netto 928.673,17 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W ofercie znajdował się oryginał gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr 998A307305 ważnej od dnia 31 stycznia 2013 roku do dnia 2 marca 2013 roku (naruszenie art. 46 ust. 1 ustawy Pzp).
OFERTA nr 14 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 8:21 przez wykonawcę HYDROPOL Sp. z o.o., cena brutto oferty 1.025.487,38 zł (netto 833.729,58 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W ofercie znajdował się oryginał gwarancji bankowej zapłaty wadium nr 39102039740000549600824243 ważnej od dnia 31 stycznia 2013 roku do dnia 2 marca 2013 roku (naruszenie art. 46 ust. 1 ustawy Pzp).
OFERTA nr 15 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 9:28 przez wykonawcę Zakład Usługowy BUDRA, cena brutto oferty 1.091.804,15 zł (netto 887.645,65 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W ofercie znajdowało się potwierdzenie dokonania przelewu wadium w kwocie 25.000 zł z dnia 30 stycznia 2013 roku. W dniu 30 stycznia 2013 roku wadium zaksięgowano na rachunku zamawiającego – wb 2. W dniu 18 lutego 2013 roku zamawiający zwrócił wadium z odsetkami – wb nr 4.
OFERTA nr 16 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 9:36 przez wykonawcę – konsorcjum: MPG Sp. z o.o. (lider konsorcjum), Saltex Europa Sp. z o.o. (partner), cena brutto oferty 1.577.071,37 zł (netto 1.282.171,84 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy
41 Zob. uwagi dotycz ące oceny oferty nr 5. W ofercie nr 11 znajdował si ę parafowany wzór umowy.
______129 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
termin załatwienia reklamacji. W ofercie znajdował się oryginał gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr 998A303204 ważnej od dnia 31 stycznia 2013 roku do dnia 4 marca 2013 roku (naruszenie art. 46 ust. 1 ustawy Pzp) .
OFERTA nr 17 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 9:47 przez wykonawcę P.P.H.U. Tadeusz Gniadek, cena brutto oferty 989.617,86 zł (netto 804.567,37 zł); Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W ofercie znajdowało się potwierdzenie dokonania przelewu wadium w kwocie 25.000 zł z dnia 29 stycznia 2013 roku. W dniu 29 stycznia 2013 roku wadium zaksięgowano na rachunku zamawiającego – wb 1. W dniu 18 lutego 2013 roku zamawiający zwrócił wadium z odsetkami – wb nr 4.
OFERTA nr 18 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 9:51 przez wykonawcę ACTIVA Longin Witkowski, cena brutto oferty 1.107.562,23 zł (netto 900.457,10 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W ofercie znajdował się oryginał gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr 998-A-294867 ważnej od dnia 31 stycznia 2013 roku do dnia 4 marca 2013 roku (naruszenie art. 46 ust. 1 ustawy Pzp).
OFERTA nr 19 - złożona w dn. 31 stycznia 2013 roku, godz. 9:52 przez wykonawcę P.P.H.U. SOLID-BUD Maciej Kulhawy, cena brutto oferty 1.058.338,55 zł (netto 860.437,85 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W ofercie znajdował się oryginał gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr 998-A-231596 ważnej od dnia 31 stycznia 2013 roku do dnia 1 marca 2013 roku (naruszenie art. 46 ust. 1 ustawy Pzp).
Analiza ofert wykazała, że w kontrolowanej dokumentacji znajdowały się oryginały gwarancji wadialnych wniesionych w innych formach niż pieniężna, co oznacza, iż zamawiający nie zwrócił wykonawcom wniesionych wadiów niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej (Polcourt S.A.). Powyższe naruszało art. 46 ust. 1 ustawy Pzp w jego ówczesnym brzmieniu, zgodnie z którym - zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem ust. 4a. W świetle ww. regulacji ustawodawca nie uzależnia obowiązku zwrotu wadium od formy w jakiej zostało ono wniesione. W praktyce oznacza to konieczność zwrotu wadium w formie przelewu na rachunek bankowy wykonawcy lub zwrotu oryginału dokumentu wadialnego 42
42 Zob. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 11 czerwca 2012 roku, KIO 1098/12, w którym Izba wskazała m.in., iż „[…]Oferta odwołującego nie została wybrana jako najkorzystniejsza, a postępowanie zostało przez zamawiającego unieważnione, zatem od dnia unieważnienia postępowania wadium wniesione przez odwołującego winno zostać niezwłocznie zwrócone. Oferta odwołującego wobec unieważnienia postępowania nie musiała być zabezpieczona wadium bez uszczerbku dla praw odwołującego w postępowaniu. Zamawiający zaniechał obowiązku zwrotu wadium odwołującemu wynikającego z art. 46 ust. 1 P.z.p. Stanowisko zamawiającego co do przyczyn zaniechania zwrotu jest całkowicie chybione. Ustawodawca nie uzależnił obowiązku zwrotu wadium od faktu, czy zwrot wadium wniesionego w innej formie niż pieniądze jest technicznie łatwe. Fakt trwałego połączenia dokumentu gwarancji z pozostałymi oświadczeniami i dokumentami nie zwalnia zamawiającego z powinności zwrotu wadium. Zamawiający winien przede wszystkim tak formułować postanowienia specyfikacji, by zwrot wadium nie był utrudniony, a skoro tak się nie stało, to winien w uzgodnieniu z wykonawcą podjąć działania zmierzające do zachowania integralności i kompletności oferty po dokonanym zwrocie. Wniesienie środków ochrony prawnej wobec czynności unieważnienia postępowania nie zwalnia zamawiającego z obowiązku zwrotu wadium. Art. 46 ust. 3 P.z.p. stanowi bowiem, że w sytuacji
______130 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(ważność gwarancji wadialnych złożonych w przedmiotowym postępowaniu upływała co do zasady w pierwszych dniach marca 2013 roku, natomiast wyboru najkorzystniejszej oferty dokonano w dniu 12 lutego 2013 roku). Inspektorzy kontroli ustalili, że jednostka kontrolowana nie wprowadziła do ewidencji księgowej na konto pozabilansowe wadiów oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy (opisane w dalszej części protokołu) wniesionych w innej formie niż pieniężnej . W przedmiotowej kwestii informację złożył inspektor ds. księgowości budżetowej: „ Wadia na „Budowę boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal […] w formie pieniężnej zostały zaksięgowane na koncie bilansowym 240. Natomiast wadia wniesione w innej formie nie zostały dostarczone przez pracownika merytorycznego do działu księgowości, co skutkuje brakiem ujęcia ich na koncie pozabilansowym 994. Pracownik działu księgowości przypominał o wniesionych wadiach. Pomimo tego inne formy zabezpieczeń do działu księgowości nie wpłynęły. Gwarancja ubezpieczeniowa należytego wykonania kontraktu i usunięcia wad i usterek nr 35 do umowy nr 5/2011/CE nie została zaksięgowana. W księgowości budżetowej ww. gwarancja została ujęta w trakcie przeprowadzanej kontroli w dniu 29.08.2014 r. ” W powyższym zakresie ewidencja była prowadzona nierzetelnie co naruszało art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r. Dz. U., nr 152, poz. 1223 ze zm.) - Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Wyjaśnienia Aliny Dałek – inspektor ds. księgowości budżetowej z dnia 29 sierpnia 2014 roku dotyczące ewidencjonowania wadiów i gwarancji należytego wykonywania umów wnoszonych w innej formie niż pieniężna stanowi załącznik nr 31 do protokołu kontroli. W protokole z publicznego otwarcia ofert zamawiający poinformował, że zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę 1.166.923,17 zł brutto (948.718,02 zł netto), w tym 791.355,15 zł brutto w 2013 roku i 375.568,02 zł brutto w 2014 roku.
W dacie 31 stycznia 2013 roku komisja przetargowa sporządziła zestawienie zbiorcze ofert na druku ZP-12, w którym określono: ceny netto, brutto, terminy wykonania, okres gwarancji, termin płatności oraz termin reklamacji. Druk ZP-12 zatwierdził Wójt Gminy Głowno Marek Jóźwiak. Według zestawienia wszyscy wykonawcy zaoferowali 36- miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, natomiast tylko jeden z wykonawców – TAMEX Obiekty Sportowe S.A. zaoferował nieprawidłowy termin reklamacji = 30 dni. Pozostali wykonawcy włącznie z wykonawcą KORTBUD Sp. z o.o. mieli zaoferować 7-dniowy termin reklamacji. Jak wynika z analizy zamieszczonej we wcześniejszej części protokołu kontroli powyższe nie było prawdą, ponieważ nieprawidłowy termin załatwienia reklamacji wynikał z oferty nr 3 - MULTISPORT Karina Komornicka - 30 dni, a także oferty nr 5 rozstrzygnięcia odwołania zamawiający zobowiązany jest do żądania ponownego wniesienia wadium przez wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Ustawodawca uwzględnił zatem możliwość wniesienia odwołania i zmiany wyniku postępowania - unieważnienia czynności unieważnienia postępowania lub wyboru najkorzystniejszej oferty, nie zwolnił jednak zamawiającego z obowiązku niezwłocznego zwrotu wadium. Zamawiający po unieważnieniu postępowania 17 stycznia 2012 r. winien niezwłocznie zwrócić wadium i zażądać od odwołującego wniesienia wadium dopiero po dokonaniu wyboru jego oferty jako najkorzystniejszej. Zgodnie z art. 46 ust. 1 P.z.p. zamawiający nie zwraca wadium zabezpieczającego wyłącznie ofertę najkorzystniejszą, a nie ofertę która dopiero po przeprowadzeniu badania i oceny może być uznana za najkorzystniejszą. Skoro zamawiający zaniechał zwrotu wadium odwołującemu, nie może obecnie wywodzić z niewykonania obowiązku nałożonego przez art. 46 ust. 1 korzystnych dla siebie skutków. Nieprawidłowości działania zamawiającego nie sanuje fakt, że odwołujący nie domagał się zwrotu wadium. Z faktu, że odwołujący tego nie czynił nie wynika dopuszczalność przetrzymywania wadium przez zamawiającego, ani tym bardziej możliwość kształtowania sytuacji prawnej odwołującego, tak jakby był on zobowiązany do utrzymywania ciągłości zabezpieczenia swojej oferty. […] ”
______131 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
konsorcjum: Kortbud Sp. z o.o. Sp. k. (lider konsorcjum), Kortbud Janusz Gniado (partner) – 30 dni, natomiast w przypadku wykonawcy NOVA SPORT Sp. z o.o. (oferta nr 11) termin wymagał wyjaśnienia/poprawy – 7 lub 14 dni. Informacje wskazane w druku ZP-12 w zakresie terminu załatwienia reklamacji potwierdzają nienależyty nadzór merytoryczny nad prowadzonym postępowaniem. W takiej treści zamawiający przekazał protokół z otwarcia ofert oraz ZP-12 wykonawcom. W dniu 12 lutego 2013 roku komisja przetargowa w pełnym czteroosobowym składzie sporządziła protokół z rozstrzygnięcia, w którym wskazała, że wszystkie 19 ofert spełniała warunki i zapisy siwz . Komisja postanowiła przedstawić propozycję wyboru oferty nr 4 wykonawcy POLCOURT S.A. jako przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny – 100 pkt (oferta nr 5 = 96,32 pkt, oferta nr 7 = 94 pkt, oferta nr 1 = 92,36 pkt). Wójt Marek Jóźwiak zatwierdził wybór własnoręcznym podpisem w dniu 12 lutego 2013 roku. Protokół podpisali również członkowie komisji. W dacie 12 lutego 2013 roku sporządzono zawiadomienie/informację o wyborze oferty zawierające informacje wymagane na podstawie art. 92 ust. 1. Zamawiający przedłożył potwierdzenia przesłania za pośrednictwem faksu lub e-maila zawiadomienia do wszystkich wykonawców z dnia 13 lutego 2013 roku. Zastrzeżenia kontrolujących budzi sposób przesłania zawiadomień do dwóch wykonawców: - MARTINEX Firma Ogólno-Budowlana Soczewka Marcin, który w złożonej ofercie nr 6 (w formularzu ofertowym), określił adres e-mail: [email protected] (analiza strony internetowej wykonawcy podczas kontroli również wykazała wyłącznie taki adres) i nr faksu: 257500604. W prośbie o przesłanie protokołu z otwarcia ofert (wpływ faksu w dniu 31 stycznia 2013 roku), wskazano e-mail: [email protected] i nr faksu: 257500684 . Jedyny dowód jakim natomiast dysponował zamawiający, który miał świadczyć o przesłaniu zawiadomienia o wyborze oferty był wydruk potwierdzenia nadania w dniu 13 lutego 2013 roku e-maila jednak na inny adres [email protected] ; - HYDROPOL Sp. z o.o., który w formularzu ofertowym wskazał adres poczty elektronicznej [email protected] i nr faksu 242359268 . Jedyny natomiast dowód jakim dysponował zamawiający, który miał świadczyć o przesłaniu zawiadomienia o wyborze oferty był pozytywnym wydrukiem raportu transmisji faksu nadanego w dniu 13 lutego 2013 roku jednak na inny numer 024235926812 . W dniu 12 lutego 2013 roku zamawiający zamieścił zawiadomienie o wyborze oferty zawierające informacje przewidziane w art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz w dniu 13 lutego 2013 roku na własnej stronie internetowej (załączono streszczenie oceny i porównania złożonych ofert ZP-21). Nadmienione zawiadomienia/informacje o wyborze podpisał Wójt Gminy Głowno – Marek Jóźwiak. Kwestię uchylenia się od podpisania umowy o udzielenie zamówienia publicznego przez wykonawcę - POLCOURT S.A., którego ofertę uznano za najkorzystniejszą omówiono we wcześniejszej części protokołu kontroli. W rezultacie zmawiający wybrał ofertę nr 5, tj. drugą w kolejności z punktu widzenia kryterium ceny i podpisał umowę z wykonawcą konsorcjum: Kortbud Sp. z o.o. Sp. k. (lider konsorcjum), Kortbud Janusz Gniado (partner). W protokole postępowania sporządzonym na druku ZP-PN podano wartość zamówienia 918.448,94 zł netto (co stanowiło równowartość 228.492,62 euro). Osoby wykonujące czynności w postępowaniu: Kierownik zamawiającego – Marek Jóźwiak, komisja przetargowa powołana w dniu 2 stycznia 2013 roku na podstawie zarządzenia nr 1/2013 Wójta Gminy Głowno w składzie: Stanisław Urbanowicz – Przewodniczący, Kazimierz
______132 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Piestrzeniewicz – Sekretarz, Jolanta Szkup i Agnieszka Michalska – członkowie. W pkt 5 protokołu potwierdzono, że nie zmieniono treści ogłoszenia. Do upływu terminu składania ofert wpłynęło 19 ofert. Zastosowano art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, jednak nie zastosowano art. 87 ust. 2 ww. ustawy. Zgodnie z pkt 11 i 12 protokołu z postępowania nie wykluczono żadnego z wykonawców i nie odrzucono ofert. Jako najkorzystniejszą wybrano ofertę nr 4 wykonawcy – konsorcjum, którego liderem był KORTBUD Sp. z o.o. Sp. k. (faktycznie była to oferta nr 5 i była druga w kolejności pod względem ceny, najkorzystniejszą była oferta nr 4 - POLCOURT S.A.). Prace komisji zakończyły się w dniu 8 marca 2013 roku i zostały zatwierdzone podobnie jak i wynik postępowania przez Kierownika zamawiającego – Wójta Gminy Głowno. Protokół ZP-PN podpisali członkowie komisji przetargowej oraz Wójt Gminy Głowno. Pismem datowanym na dzień 28 lutego 2013 roku Sekretarz Gminy Głowno – Jolanta Szkup (faks wysłany w dniu 1 marca 2013 roku) wystąpiła do wykonawcy – konsorcjum, którego liderem był KORTBUD Sp. z o.o. Sp. k. o przedłużenie terminu związania ofertą o 14 dni, tj. do dnia 16 marca 2013 roku. Zobowiązano wykonawcę do udzielenia ewentualnego wyrażenia zgody do dnia 1 marca 2013 roku do godz. 15:00 (faksem) i jednoczesnego wniesienia nowego wadium w kwocie 25.000 zł. Kontrolowana dokumentacja zawierała zgodę wykonawcy na przedłużenie terminu związania ofertą (odnotowana data wpływu – 1 marca 2013 roku) oraz polecenie przelewu wadium z dnia 1 marca 2013 roku (zaksięgowano na rachunku Gminy w dniu 1 marca 2013 roku – wb. 5). W dniu 18 marca 2013 roku zamawiający zwrócił wykonawcy kwotę wadium wraz z odsetkami (wb. 6). W dniu 7 marca 2013 roku Gmina Głowno reprezentowana przez Marka Jóźwiaka – Wójta Gminy, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej zawarła umowę nr 1/2013 z wykonawcą - konsorcjum: Kortbud Sp. z o.o. Sp. k. (lider konsorcjum), Kortbud Janusz Gniado (partner), w imieniu którego występował Andrzej Gniado – V-ce Prezes Zarządu Kortbud Sp. z o.o. Sp. k. Przedmiotem umowy były roboty budowlane, roboty drogowe zgodnie z kosztorysem ofertowym, warunkami zgłoszenia na budowę, dokumentacją projektową (projekt zamienny adaptacyjny, specyfikacją wykonania i odbioru robót i harmonogramem robót, stanowiącymi załączniki nr 1, 2, 3 i 4 do umowy. Strony ustaliły, że przedmiot umowy zostanie wykonany w terminach: I etap – do dnia 31 lipca 2013 roku (boiska przy Zespole Szkół Publicznych w Mąkolicach i Lubiankowie), II etap – do dnia 15 grudnia 2013 roku (boisko przy Zespole Szkół Publicznych w Popowie Głowieńskim). Terminy realizacji poszczególnych etapów znalazły swoje odzwierciedlenie w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Wynagrodzenie ryczałtowe ustalono na kwotę brutto wynikającą z oferty 931.953,72 zł (netto 757.685,95 zł), w tym: a) boisko przy ZSP w Mąkolicach – 312.200,26 zł brutto, b) boisko przy ZSP w Lubiankowie – 309.876,73 zł, c) boisko przy ZSP w Popowie - 309.876,73 zł. W zakresie odbiorów robót oraz rozliczenia inwestycji umowa nr 1/2013 stanowiła: „Wykonawca zobowiązany jest do: l) natychmiastowego przekazania Zamawiającemu dokumentacji powykonawczej wraz z dokumentami pozwalającymi na ocenę prawidłowego wykonania robót zgłaszanych do odbioru, m) zgłoszenia przedmiotu umowy do odbioru końcowego, uczestniczenia w czynnościach odbioru i zapewnienie usunięcia stwierdzonych wad” (§4 ust. 2 umowy). „[…] 1. Zamawiający dokona zapłaty wynagrodzenia wynikającego z §3 niniejszej umowy oddzielnie za każde boisko po wystawieniu faktury i uprzednim spisaniu protokołu odbioru z załączonym kosztorysem powykonawczym. 2. Wykonawca obowiązany jest wystawić fakturę w terminie umożliwiającym zachowanie 30 – dniowego terminu płatności od daty odbioru. 3. Wykonawca wystawi trzy faktury na każde boisko oddzielnie w terminie i na kwotę określoną w pkt.1 i fakturę końcową. Podstawą do
______133 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wystawienia faktury będzie podpisany przez strony umowy protokół odbioru robót stanowiących przedmiot umowy a podstawą do wystawienia faktury końcowej będzie podpisany przez strony umowy protokół odbioru końcowego robót stanowiących przedmiot umowy. 4. Termin zapłaty ustala się na 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wypełnionej faktury z załączonym protokołem odbioru, kosztorysem powykonawczym dla każdego boiska oddzielnie i protokołu odbioru końcowego, kosztorysem w przypadku faktury końcowej ” (§ 11 umowy). Zgodnie z Rozdziałem XV siwz wykonawca, którego oferta została wybrana miał wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny całkowitej podanej w ofercie (niespójności w powyższym zakresie opisano we wcześniejszej części protokołu kontroli). W § 12 umowy nr 1/2013 podpisanej w dniu 7 marca 2013 roku strony nie potwierdziły, że zabezpieczenie zostało wniesione. Wskazano jedynie: „ Wykonawca najpóźniej w dniu podpisania umowy obowiązany jest wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny całkowitej podanej w ofercie (cena brutto), 93.195,37 (słownie: …) zł brutto.” Wpływ w dniu 7 marca 2013 roku odnotowano na udostępnionej gwarancji ubezpieczeniowej należytego wykonania kontraktu, usunięcia wad i usterek nr 35 do umowy nr 5/2011/CE. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy miało zostać zwrócone wykonawcy w następujących sposób: 1) 70% wysokości zabezpieczenia – w terminie 30 dni od dnia odbioru końcowego, 2) 30% wysokości zabezpieczenia – w ciągu 15 dni od upływu okresu rękojmi za wady, lub gwarancji jakości . Z treści złożonej gwarancji ubezpieczeniowej należytego wykonania kontraktu i usunięcia wad i usterek nr 35 do umowy nr 5/2011/CE wystawionej w dniu 5 marca 2013 roku wynikało wniesienie kwoty: a) 93.195,37 zł – suma gwarancyjna z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy nr 1/2013, ważność od dnia 7 marca 2013 roku do dnia 14 stycznia 2014 roku; b) 27.958,61 zł suma gwarancyjna z tytułu nieusunięcia lub nienależytego usunięcia wad i usterek, ważność od dnia 15 stycznia 2014 roku do dnia 30 stycznia 2017 roku. Inspektorzy kontroli ustalili, że jednostka kontrolowana nie wprowadziła do ewidencji księgowej na konto pozabilansowe ww. zabezpieczenia należytego wykonania umowy (opis we wcześniejszej części protokołu) .
PRAWIDŁOWOŚĆ FINANSOWANIA INWESTYCJI (ZGODNOŚĆ Z UMOWĄ , POTWIERDZANIE WYKONANIA ROBÓT ) ORAZ PRZYJĘCIE NA STAN ŚRODKÓW TRWAŁYCH
WYDATKI PONIESIONE NA REALIZACJ Ę ZADANIA PN . „Budowa boiska wielofunkcyjnego, bie żni i skoczni w dal przeznaczonych do u żytku publicznego przy Zespole Szkół Publicznych w M ąkolicach, Lubiankowie, Popowie Głowie ńskim” W LATACH 2013-2014
Kontrahen Nr faktury (rachunku), przedmiot, Dzie ń wystawienia Kontrola dokumentu Zapłata - nr t kwota faktury (rachunku), finansowo - wyci ągu dzie ń wpływu do ksi ęgowego bankowego zamawiaj ącego Wydatki poniesione na podstawie umowy nr 1/2013 podpisanej w dniu 7 marca 2013 roku z - konsorcjum: Kortbud Sp. z o.o. Sp. k. (lider konsorcjum), Kortbud Janusz Gniado (partner)
Kortbud Faktura VAT nr 025/2013 na kwot ę Data Faktura została Przelew : łączn ą brutto 309.876,73 zł (netto wystawienia/sprzeda ż opisana, sprawdzona 251.932,30 zł). Podstaw ą y faktury VAT - pod wzgl ędem: – 309.876,73 zł z wystawienia i zapłaty faktury był 21.08.2013r. Wpływ merytorycznym §6057 §6050 protokół odbioru ko ńcowego robót – do zamawiaj ącego – formalnym i wykonany w dn. spisany dn. 9.08.2013r. za budow ę rachunkowym oraz 20.09.2013r. wb.
______134 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
boiska wielofunkcyjnego przy 21.08.2013r. zatwierdzona do 143, w tym: Zespole Szkół w Lubiankowie. wypłaty przez Wójta Tre ść protokołu ko ńcowego odbioru Gminy Głowno – - 188.949,00 zł z niejednoznacznie odnosiła si ę do Marka Jó źwiaka. §6057, daty zako ńczenia robót przez - 120.927,73 zł z wykonawc ę. W pkt 7 wskazano: „Po §6050 zgłoszeniu przez wykonawc ę gotowo ści do odbioru ko ńcowego w Pod dat ą spraw. dniu 9.08.2013 Komisja w składzie 30.12.2013r. na […] stwierdziła co nast ępuje: 7.1. koncie 080-31-1 Wykonawca wpisem do Dziennika zaewidencjonowa Budowy w dniu 31.07.2013 no rozksi ęgowanie powiadomił zamawiaj ącego o wydatków w zako ńczeniu robót i zgłoszeniu nast ępuj ący gotowo ści do odbioru ko ńcowego; sposób: 7.2. Inspektor nadzoru wpisany do Dziennika Budowy w dniach (-) 66.946,08 zł w 31.07.2013 potwierdził gotowo ść do §6050, odbioru; 7.3. Przedmiot umowy został/nie został zako ńczony w (+) 3.455,00 zł w terminie okre ślonym w umowie. […]” §6057, Dopiero analiza dzienników budowy (+) 63.491,08 w (zwi ązana z ewentualn ą §6059 (wcze śniej konieczno ści ą naliczenia kar brak planu w tym umownych) potwierdziła, że §) wykonawca zgłosił zako ńczenie robót w dniu 31.07.2013 r. Kortbud Faktura VAT nr 024/2013 na kwot ę Data Faktura została Przelew : łączn ą brutto 312.200,26 zł (netto wystawienia/sprzeda ż opisana, sprawdzona 253.821,35 zł). Podstaw ą y faktury VAT - pod wzgl ędem: – 312.200,26 zł z wystawienia i zapłaty faktury był 21.08.2013r. Wpływ merytorycznym §6057 §6050 protokół odbioru ko ńcowego robót – do zamawiaj ącego – formalnym i wykonany w dn. spisany dn. 9.08.2013r . za budow ę 21.08.2013r. rachunkowym oraz 13.09.2013r. wb. boiska wielofunkcyjnego przy zatwierdzona do 138, w tym: wypłaty przez Wójta Zespole Szkół w M ąkolicach. Tre ść - 190.366,00 zł z Gminy Głowno – protokołu ko ńcowego odbioru §6057, niejednoznacznie odnosiła si ę do Marka Jó źwiaka. daty zako ńczenia robót przez - 121.834,26 zł z wykonawc ę. W pkt 7 wskazano: „Po §6050 zgłoszeniu przez wykonawc ę gotowo ści do odbioru ko ńcowego w Pod dat ą spraw. dniu 1.08.2013 Komisja w składzie 30.12.2013r. na […] stwierdziła co nast ępuje: 7.1. koncie 080-31-2 Wykonawca wpisem do Dziennika zaewidencjonowa Budowy w dniu 31.07.2013 no rozksi ęgowanie powiadomił zamawiaj ącego o wydatków w zako ńczeniu robót i zgłoszeniu nast ępuj ący gotowo ści do odbioru ko ńcowego; sposób: 7.2. Inspektor nadzoru wpisany do (-) 67.418,34 zł w Dziennika Budowy w dniach 31.07.2013 potwierdził gotowo ść do §6050, odbioru; 7.3. Przedmiot umowy (+) 3.455,00 zł w został/nie został zako ńczony w §6057, terminie okre ślonym w umowie. […]” (+) 63.963,34 zł w Dopiero analiza dzienników budowy §6059 (wcze śniej (zwi ązana z ewentualn ą brak planu w tym konieczno ści ą naliczenia kar §) umownych) potwierdziła, że wykonawca zgłosił zako ńczenie robót w dniu 31.07.2013 r.
______135 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kortbud Faktura VAT nr 041/2013 na kwot ę Data Faktura została Przelew : łączn ą brutto 309.876,73 zł (netto wystawienia/sprzeda ż opisana, sprawdzona 251.932,30 zł). Podstaw ą y faktury VAT - pod wzgl ędem: – 309.876,73 zł wystawienia i zapłaty faktury był 27.12.2013r. Wpływ merytorycznym wykonany w dn. protokół odbioru ko ńcowego robót – do zamawiaj ącego – formalnym i 20.01.2014r. wb. 8. spisany dn. 1 9.12.2013r . za budow ę 31.12.2013r. rachunkowym oraz Wg dekretacji zatwierdzona do boiska wielofunkcyjnego przy zamieszczonej na wypłaty przez Wójta Zespole Szkół w Popowie fakturze cało ść Gminy Głowno – Głowie ńskim. W pkt 7 wskazano: kosztów na koncie Marka Jó źwiaka. „Po zgłoszeniu przez wykonawc ę 080-31-3 gotowo ści do odbioru ko ńcowego w przypisano do dniu 13 grudnia 2013 r. (pismo §6050, co znalazło oryginał) Komisja w składzie […] odzwierciedlenie stwierdziła co nast ępuje: 7.1. po str. Wn konta Wykonawca wpisem do Dziennika 080-31-3. - analiza Budowy w dniu 29.11.2013 r. powiadomił zamawiaj ącego o zapisów konta zako ńczeniu robót i zgłoszeniu 080-31-3 wykazała, gotowo ści do odbioru ko ńcowego; że koszt ww. 7.2. Inspektor nadzoru wpisany do faktury przypisano Dziennika Budowy w dniach w cało ści do 17.12.2013 potwierdził gotowo ść do §6050. odbioru; 7.3. Przedmiot umowy Tymczasem został/nie został zako ńczony w analiza konta 130 terminie okre ślonym w umowie. […]” wykazała, że Analiza dziennika budowy wydatek został (zwi ązana z ewentualn ą rozło żony: konieczno ści ą naliczenia kar - 188.949,00 zł z umownych) potwierdziła, że wykonawca zgłosił obiekt do odbioru §6057, w dniu 29.11.2013 r. - 62.983,30 zł z §6059, - 57.944,43 zł z §6050
Pozostałe umowy zawarte w ramach zadania pn. „Budowa boiska wielofunkcyjnego, bie żni i skoczni w dal przeznaczonych do u żytku publicznego przy Zespole Szkół Publicznych w M ąkolicach, Lubiankowie, Popowie Głowie ńskim” W dniu 22 sierpnia 2011 roku Gmina Głowno reprezentowana przez Marka Jó źwiaka – Wójta Gminy, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej zawarła umow ę (brak nr, sygn. itp.) z wykonawc ą „SPORT- HALE” Maciej Nowak. Przedmiotem umowy było wykonanie dokumentacji projektowej budowy boisk sportowych przyszkolnych w miejscowo ściach Lubianków, Popów, M ąkolice. Termin rozpocz ęcia prac ustalono na dzie ń 22.08.2011 r. , za ś termin ich zako ńczenia na dzie ń 2.09.2011r . Dokumentem potwierdzaj ącym przyj ęcie przez zamawiaj ącego przedmiotu umowy miał by ć protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przez obie strony zawieraj ące umow ę. Ww. protokół stanowi podstaw ę do wystawienia faktury za wykonanie przedmiotu. Strony ustaliły wynagrodzenie w kwocie 17.000,00 zł brutto. Wynagrodzenie za wykonany przedmiot miało by ć płatne w terminie 21 dni od dnia przyj ęcia przez zamawiaj ącego faktury. W dniu 2.09.2011 r, spisano protokół przekazania dokumentacji, zgodnie z którym dokumentacj ę odebrano bez uwag. W dniu 2 wrze śnia 2011 r. do Urz ędu Gminy w Głownie wpłyn ęła faktura VAT nr 18/2011 na kwot ę brutto 16.999,83 zł. Gmina Głowno dokonała zapłaty nale żno ści dopiero w dniu 6.10.2011r. (wb. 121), a wi ęc po upływie terminu płatno ści wynikaj ącym z umowy oraz samej faktury. Zgodnie z § 11 umowy – wszelkie zmiany tre ści niniejszej umowy i jej zał ączników wymagaj ą formy pisemnej w postaci aneksu do umowy podpisanego przez obie strony. Kontroluj ącym nie przedło żono jednak aneksu zmieniaj ącego zapisy ww. umowy w zakresie terminu płatno ści za wykonany przedmiot zamówienia. Powy ższe wskazuje na niezrealizowanie dyspozycji wynikaj ącej z ówczesnego brzmienia art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którym - wydatki publiczne powinny by ć dokonywane w wysoko ści i terminach wynikaj ących z wcze śniej zaci ągni ętych zobowi ąza ń. Zgodnie z przedło żonym o świadczeniem Aliny Dałek – inspektor ds. ksi ęgowo ści bud żetowej: „ Gmina Głowno nie zapłaciła żadnych karnych odsetek z tytułu niedotrzymania terminu płatno ści faktury VAT nr 18/2011 z dnia 2.09.2011 roku wystawionej przez SPORT HALE Maciej Nowak. Z uwagi na realizacj ę w 2011 roku dużych inwestycji obci ąż aj ących bud żet Gminy, termin zapłaty ww. faktury został przedłużony po uzgodnieniu z jej Wystawc ą.” Informacja Aliny Dałek – inspektor ds. ksi ęgowo ści bud żetowej z dnia 1 grudnia 2014 roku dotycz ąca naruszenia
______136 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
terminu zapłaty faktury nr 18/2011 stanowi zał ącznik nr 32 do protokołu kontroli. W ramach uszczegółowienia ww. wyja śnienia pracownik Gminy wskazał, że uzgodnienia dotycz ące przedłu żenia terminu płatno ści odbyły si ę drog ą telefoniczn ą. W dniu 6 marca 2013 roku Gmina Głowno reprezentowana przez Marka Jó źwiaka – Wójta Gminy, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej zawarła umow ę znak. 271.1.2013 (brak nr, sygn. itp.) z wykonawc ą „Zarz ądzanie Projektami”. Przedmiotem umowy było pełnienie nadzoru inwestorskiego w pełnym zakresie nad inwestycj ą „ Budowa boiska wielofunkcyjnego, bie żni […] ” W zakresie umowy wykonawca został upowa żniony do wyst ępowania wobec wykonawcy Kortbud w charakterze przedstawiciela zamawiaj ącego. Termin sprawowania nadzoru inwestorskiego od 6.03.2013 r. do dnia 31.12.2013 r. Strony ustaliły wynagrodzenie w kwocie 7.498,08 zł brutto. Wynagrodzenie za wykonany przedmiot miało by ć płatne w terminie 30 dni od dnia przyj ęcia przez zamawiaj ącego faktury, w wysoko ści 1/3 cało ści zamówienia za zako ńczenie ka żdej cz ęś ci inwestycji i jej odebraniu. W dniu 20 sierpnia 2013 r. do Urz ędu Gminy w Głownie wpłyn ęła faktura VAT nr 11/2013 na kwot ę brutto 4.998,72 zł (Lubianków i M ąkolice). Gmina Głowno dokonała zapłaty nale żno ści w dniu 18.09.2013r. (wb. 141): 1.950,72 zł z §6050, 3.048,00 zł z §6057. W dniu 7 stycznia 2014 r. do Urz ędu Gminy w Głownie wpłyn ęła faktura VAT nr 1/2014 na kwot ę brutto 2.499,36 zł (Popów). Gmina Głowno dokonała zapłaty nale żno ści w dniu 20.01.2014r. Wg dekretacji zamieszczonej na fakturze cało ść kosztów na koncie 080-31-3 przypisano do §6050, co znalazło odzwierciedlenie po str. Wn konta 080-31- 3. Analiza zapisów konta 080-31-3 wykazała, że koszt ww. faktury przypisano w cało ści do §6050. Tymczasem analiza konta 130 wykazała, że wydatek został rozło żony: - 1.524,00 zł z §6057, - 508,00 zł z §6059, - 467,36 zł z §6050
Kontrolujący stwierdzili, że inwestycja, tj. 3 wybudowane boiska nie zostały przyjęte na stan środków trwałych Gminy Głowno. Powyższe stanowiło naruszenie ówczesnego brzmienia: - art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym; - art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty; - art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz.U. z 2011 r., nr 74, poz. 397 ze zm.) - składniki majątku, o których mowa w art. 16a-16c, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 9 ust. 1, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, o których mowa w art. 16h ust. 1 pkt 4 (Gmina Głowno nie wprowadziła w ogóle do ewidencji trzech boisk przekazując je poszczególnym szkołom); - zasad ewidencjonowania środków trwałych na koncie 011 wynikających z Załącznika nr 3 - plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz. 289) w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
______137 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W dniu 30 września 2013 roku sporządzono protokół PT przekazania – przejęcia środka trwałego nr 1/2013, w drodze którego Wójt Gminy Głowno przekazał środek trwały do Zespołu Szkół w Lubiankowie. W dniu 30 września 2013 roku sporządzono protokół PT przekazania – przejęcia środka trwałego nr 2/2013, w drodze którego Wójt Gminy Głowno przekazał środek trwały do Zespołu Szkół w Mąkolicach. W dniu 22 stycznia 2014 roku sporządzono protokół PT przekazania – przejęcia środka trwałego nr 1/2014, w drodze którego Wójt Gminy Głowno przekazał środek trwały do Zespołu Szkół w Popowie Głowieńskim. Przedmiotową nieprawidłowość, która zaistniała również w postępowaniu omówionym w dalszej części protokołu kontroli potwierdzili pracownicy Gminy: „Inwestycje dotyczące budowy trzech boisk wielofunkcyjnych, bieżni i skoczni w dal położonych przy szkołach w Lubiankowie, Mąkolicach i Popowie Głowieńskim oraz wykonanie robót budowlanych w budynku szkoły podstawowej w Lubiankowie zostały przekazane do szkół na podstawie dokumentu PT, natomiast nie były przyjęte dokumentem OT w Gminie i nie zostały zaksięgowane na koncie 011.” Informacja złożona przez Alinę Dałek – inspektor ds. księgowości budżetowej oraz Mirosławę Cechulską - inspektor ds. księgowości budżetowej z dnia 28 listopada 2014 roku dotycząca braku wprowadzenia inwestycji do ewidencji środków trwałych Gminy Głowno stanowi załącznik nr 33 do protokołu kontroli. W dniu 8 marca 2013 roku zamawiający opublikował ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w BZP pod nr 36055-2013 , wg. którego zamówienia udzielono wykonawcy – konsorcjum KORTBUD Sp. z o.o.
ZABEZPIECZENIE ŚRODKÓW W BUDŻECIE W dniu 21 marca 2012 roku Gmina Głowno podpisała z Samorządem Województwa Łódzkiego 3 umowy o przyznanie pomocy w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 2007-2013: 1. NR 00304-6922-UM0504015/11 – beneficjent zobowiązał się do realizacji operacji „Budowa boiska wielofunkcyjnego bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół Publicznych w Mąkolicach.” Operacja miała zostać zrealizowana na działce nr 219/1 obręb 19. Beneficjentowi przyznano pomoc w wysokości 269.179,00 zł jednak nie więcej niż 75% poniesionych kosztów kwalifikowalnych operacji (wg załączonego zestawienia rzeczowo-finansowego operacji koszty kwalifikowalne = 358.905,48 zł). Zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 1 beneficjent miał złożyć wniosek o płatność wraz z wymaganymi dokumentami po zakończeniu realizacji całości operacji w terminie od dnia 1 września 2013 roku do dnia 30 września 2013 roku, jednak nie wcześniej niż po weryfikacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego których koszty wchodzą w zakres wniosku o płatność. W dniu 5 lipca 2013 roku strony podpisały aneks nr 1 do umowy NR 00304-6922-UM0504015/11, w którym zmniejszono przyznaną pomoc do kwoty 195.345,00 zł, jednak nie więcej niż 75% poniesionych kosztów kwalifikowalnych operacji; 2. NR 00303-6922-UM0504014/11 – beneficjent zobowiązał się do realizacji operacji „Budowa boiska wielofunkcyjnego […] w Lubiankowie.” Operacja miała zostać zrealizowana na działce nr 35 obręb 18. Beneficjentowi przyznano pomoc w wysokości 244.725,00 zł jednak nie więcej niż 75% poniesionych kosztów kwalifikowalnych operacji (§ 7 ust. 1 pkt 1 umowy uregulowano w analogiczny sposób). Wg załączonego
______138 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zestawienia rzeczowo-finansowego operacji koszty kwalifikowalne = 326.300,62 zł. W dniu 5 lipca 2013 roku strony podpisały aneks nr 1 do umowy NR 00303-6922- UM0504014/11, w którym zmniejszono przyznaną pomoc do kwoty 193.928,00 zł, jednak nie więcej niż 75% poniesionych kosztów kwalifikowalnych operacji; 3. NR 00302-6922-UM0504012/11 – beneficjent zobowiązał się do realizacji operacji „Budowa boiska wielofunkcyjnego […] w Popowie Głowieńskim.” Operacja miała zostać zrealizowana na działce nr 247/1 obręb 22. Beneficjentowi przyznano pomoc w wysokości 244.725,00 zł jednak nie więcej niż 75% poniesionych kosztów kwalifikowalnych operacji (§ 7 ust. 1 pkt 1 umowy uregulowano w analogiczny sposób). Wg załączonego zestawienia rzeczowo-finansowego operacji koszty kwalifikowalne = 326.300,62 zł. W dniu 5 lipca 2013 roku strony podpisały aneks nr 1 do umowy NR 00302-6922-UM0504012/11, w którym zmniejszono przyznaną pomoc do kwoty 193.928,00 zł, jednak nie więcej niż 75% poniesionych kosztów kwalifikowalnych operacji. W dniu 16 września 2013 roku podpisano aneks nr 2 do umowy zmieniając § 7 dotyczący terminu rozliczenia projektu. Rok 2013 1) W uchwale nr XXXI/142/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 stycznia 2013 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Głowno na 2013 rok w załączniku nr 2 – Wydatki budżetu gminy na 2013 rok w dziale 926 - kultura fizyczna, rozdziale 92601 – obiekty sportowe zaplanowano na 2013 rok kwotę łączną 772.010,00 zł wydatków majątkowych (inwestycje i zakupy inwestycyjne), w tym własne 258.106,00 zł, pochodzące z UE – 513.904,00 zł. Plan w wysokości 772.010,00 zł w dziale 926, rozdz. 92601 potwierdzał załącznik nr 6 do uchwały nr XXXI/142/13, pn. Wykaz inwestycji oraz wysokość wydatków na poszczególne zadnia na 2013 rok – „budowa boisk wielofunkcyjnych, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Szkołach w Mąkolicach, Lubiankowie ” (w nazwie zadania nie wskazano szkoły w Popowie Głowieńskim). Wójt Gminy Głowno w dniu 20 lutego 2013 roku wydał zarządzenie nr 3/2013 w sprawie przyjęcia planu finansowego Urzędu Gminy w Głownie, w którym wydatki w dziale 926, rozdziale 92601 na 2013 rok zaplanowano: § 6050 wydatki niekwalifikowalne na kwotę 258.106,00 zł; § 6057 na kwotę 513.904,00 zł. W uchwale nr XXXI/141/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 stycznia 2013 roku w sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Głowno na lata 2013-2026 w załączniku nr 2 – Wykaz przedsięwzięć Gminy Głowno do WPF na lata 2013 – 2016: Nazwa Okres Klasyfikacja Łączne Wydatki Limity wydatków w Limit realizacji nakłady poniesione w poszczególnych latach zobowiązań finansowe latach poprzednich 2013 2014 programy, projekty „Budowa 2011- dział 926, 269.179,00 0 269.179,00 269.179,00 lub zadania boiska […]w 2013 rozdz. 92601 związane z Mąkolicach” programami realizowanymi z „Budowa 2011- dział 926, 244.725,00 0 244.725,00 244.725,00 udziałem środków, o boiska […]w 2013 rozdz. 92601 których mowa w art. Lubiankowie” 5 ust. 1 pkt 2 i 3 „Budowa 2011- dział 926, 244.725,00 0 244.725,00 244.725,00 boiska […]w 2014 rozdz. 92601 Popowie Głowieńskim” RAZEM 758.629,00 0 513.904,00 244.725,00 758.629,00
______139 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Programy projekty „Budowa 2011- dział 926, 123.815,00 5.667,00 118.148,00 118.148,00 inne boiska […]w 2013 rozdz. 92601 Mąkolicach” „Budowa 2011- dział 926, 145.625,00 5.667,00 139.958,00 139.958,00 boiska […]w 2013 rozdz. 92601 Lubiankowie” „Budowa 2011- dział 926, 145.624,00 5.666,00 139.958,00 139.958,00 boiska […]w 2014 rozdz. 92601 Popowie Głowieńskim” RAZEM 415.064,00 17.000,00 258.106,00 139.958,00 398.064,00
2) W uchwale nr XLII/198/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 grudnia 2013 roku w sprawie mian budżetu i w budżecie Gminy Głowno na 2013 rok w załączniku nr 2 – Zestawienie zmian w wydatkach budżetu Gminy Głowno na 2013 rok w dziale 926 - kultura fizyczna, rozdziale 92601 – obiekty sportowe zwiększono plan w § 6050 o kwotę 165.176,58 zł i w § 6059 o kwotę 127.454,42 zł. Zmniejszono natomiast plan w § 6057 o kwotę 124.631,00 zł. Plan po zmianach § 6050 = 423.282,58 zł, § 6057 = 389.273,00 zł, § 6059 = 127.454,42 zł. Dodatkowo w uchwale nr XLII/199/13 z dnia 30 grudnia 2013 roku w sprawie zmiany w budżecie Gminy Głowno na 2013 rok Rada Gminy Głowno potwierdziła łączny plan na 2013 rok w dziale 926, rozdziale 92601 na kwotę 940.010,00 zł. W uchwale nr XLII/200/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 grudnia 2013 roku w sprawie zmiany uchwały w sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Głowno na lata 2013-2026 w załączniku nr 2 – Wykaz przedsięwzięć do WPF: Nazwa Okres Łączne Limity wydatków w Limit realizacji nakłady poszczególnych latach zobowiązań finansowe 2013 2014 programy, projekty lub zadania związane z „Budowa boiska 2011-2013 263.915,34 259.308,34 259.308,34 programami realizowanymi z udziałem […]w Mąkolicach” środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 u.f.p. „Budowa boiska 2011-2013 262.026,08 257.419,08 257.419,08 […]w Lubiankowie” „Budowa boiska 2011-2014 263.178,30 0 258.571,30 258.571,30 […]w Popowie Głowieńskim” RAZEM 789.119,72 516.727,42 258.571,30 789.119,72 Programy projekty pozostałe „Budowa boiska 2011-2013 212.918,04 211.858,43 211.858,43 […]w Mąkolicach” „Budowa boiska 2011-2013 212.483,76 211.424,15 211.424,15 […]w Lubiankowie” „Budowa boiska 2011-2014 62.488,31 0 61.428,70 61.428,70 […]w Popowie Głowieńskim” RAZEM 487.890,11 423.282,58 61.428,70 484.711,28
2014
______140 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
1) W uchwale nr XLIII/203/14 Rady Gminy Głowno z dnia 29 stycznia 2014 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Głowno na 2014 rok w załączniku nr 2 – Wydatki budżetu gminy na 2014 rok w dziale 926 - kultura fizyczna, rozdziale 92601 – obiekty sportowe zaplanowano na 2014 rok kwotę łączną 312.376,09 zł wydatków majątkowych (inwestycje i zakupy inwestycyjne), w tym własne 58.411,79 zł, pochodzące z UE – 253.964,30 zł. Plan w wysokości 312.376,09 zł w dziale 926, rozdz. 92601 potwierdzał załącznik nr 5 do uchwały nr XLIII/203/14, pn. Wykaz inwestycji oraz wysokość wydatków na poszczególne zadnia na 2014 rok – „budowa boisk wielofunkcyjnych, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół w Popowie Głowieńskim . Wójt Gminy Głowno w dniu 30 stycznia 2014 roku wydał zarządzenie nr 6/2014 w sprawie przyjęcia planu finansowego Urzędu Gminy w Głownie na 2014 rok, w którym wydatki w dziale 926, rozdziale 92601 na 2013 rok zaplanowano: § 6050 wydatki niekwalifikowalne na kwotę 58.411,79 zł; § 6057 na kwotę 193.928,00 zł, § 6059 na kwotę 60.036,30 zł W uchwale nr XLIII/202/14 Rady Gminy Głowno z dnia 29 stycznia 2014 roku w sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Głowno na lata 2014-2026 w załączniku nr 2 – Wykaz przedsięwzięć Gminy Głowno do WPF: Nazwa Okres Łączne Limity wydatków w Limit realizacji nakłady poszczególnych latach zobowiązań finansowe 2014 programy, projekty lub zadania związane z „Budowa boiska […]w 2011-2014 258.571,30 253.964,30 253.964,30 programami realizowanymi z udziałem Popowie środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 Głowieńskim” i 3
RAZEM 258.571,30 253.964,30 253.964,30 Programy projekty inne „Budowa boiska […]w 2011-2014 59.471,40 58.411,79 58.411,79 Popowie Głowieńskim”
RAZEM 59.471,40 58.411,79 398.064,00
Mając na względzie ww. analizę zmian w budżecie oraz WPF Gminy Głowno, a także przedłożone umowy z wykonawcami, nie stwierdzono przekroczeń upoważnienia do zaciągania zobowiązań w stosunku do planu wydatków na dany rok budżetowy, jak również zaplanowanego limitu wydatków w poszczególnych latach. Analiza faktur poszczególnych wykonawców oraz poleceń przelewów potwierdzających uregulowanie zobowiązań, a także ewidencji księgowej nie wykazała przypadków przekroczenia upoważnienia do dokonywania wydatków, o których mowa w art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 ze zm.). Na uwagę zasługuje fakt, że plan wydatków wynikający z uchwały nr XXXI/142/13 Rady Gminy Głowno z dnia 30 stycznia 2013 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Głowno na 2013 rok uszczegółowiony zarządzeniem Wójta Gminy Głowno nr 3/2013 w sprawie przyjęcia planu finansowego Urzędu Gminy w Głownie był nieprawidłowy ponieważ ograniczał się do środków w dziale 926, rozdziale 92601 i § 6050 oraz § 6057. Taki stan utrzymał się do
______141 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
końca 2013 roku i wydatki były ewidencjonowane na ww. paragrafach. Dopiero 30 grudnia 2013 roku nastąpiła zamiana planu budżetowego i rozksięgowanie wydatków na § 6059. Początkowe ograniczenie planowanych wydatków wyłącznie do § 6050 oraz § 6057 było nieprawidłowe w świetle obowiązujących już w 2012 roku umów o dofinansowanie z UE. Przedmiotowe umowy wyraźnie określały wysokość kosztów kwalifikowalnych inwestycji i maksymalną kwotę przyznanej pomocy - nie więcej niż 75%. Powyższe oznacza, że Gmina była zobligowana co najmniej od początku 2013 roku zabezpieczać środki w § 6057 = nie więcej niż 75% kosztów kwalifikowalnych oraz w § 6059 dla kosztów kwalifikowalnych nie objętych pomocą (wkład własny w projekt), ewentualnie 6050 dla kosztów poza projektem. Zgodnie z zapisami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010r., nr 38, poz. 207 ze zm.) - do wydatków majątkowych jednostki samorządu terytorialnego, o których mowa w art. 236 ust. 4 ustawy, zalicza się paragrafy: 601, 605, 606, 613, 614, 617, 619-623, 630, 656-658, 661-666 i 680. Klasyfikacja paragrafów wydatków i środków jest czterocyfrowa. Czwartą cyfrą jest cyfra zero lub niżej wymieniona odpowiednia cyfra. Czwarta cyfra 7 jest wykorzystywana do płatności w zakresie budżetu środków europejskich. Symbol ten stosuje się dla wydatków dokonywanych w ramach płatności budżetu środków europejskich. Natomiast czwarta cyfra 9 dotyczy współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków z funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rybackiego oraz z funduszy unijnych finansujących Wspólną Politykę Rolną. Symbol ten stosuje się do oznaczenia wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć finansowanych ze środków z funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rybackiego oraz z funduszy unijnych finansujących Wspólną Politykę Rolną, stanowiących krajowy wkład publiczny w realizację programu lub projektu. Źródłem finansowania tych wydatków mogą być na przykład środki pochodzące z budżetu państwa (z wyłączeniem środków otrzymanych z tytułu pożyczki na prefinansowanie) bądź środki własne jednostek sektora finansów publicznych. Nadto zastrzeżenia budzi ewidencja kosztów wprowadzonych na stronę Wn konta 080 dotyczących II etapu inwestycji – boisko Popów Głowieński. Wg dekretacji zamieszczonej na fakturze nr 041/2013 całość kosztów na koncie 080-31-3 przypisano do §6050, co znalazło odzwierciedlenie po str. Wn przedmiotowego konta za 2013 rok pod datą spraw. 31 grudnia 2013 roku. Tymczasem analiza konta 130 wykazała, że wydatek został zaewidencjonowany w dacie 20 stycznia 2014 roku (memoriał) w następujący sposób: - 188.949,00 zł z §6057, - 62.983,30 zł z §6059, - 57.944,43 zł z §6050. Analogicznie sytuacja wyglądała w przypadku faktury nr 1/2014 (nadzór) na kwotę brutto 2.499,36 zł. Wg dekretacji zamieszczonej na fakturze całość kosztów na koncie 080-31-3 przypisano do §6050 w dacie 31 grudnia 2013 roku. Natomiast w dniu 20 stycznia 2014 roku wydatek został rozłożony na stronie Ma konta 130: - 1.524,00 zł z §6057, - 508,00 zł z §6059, - 467,36 zł z §6050.
______142 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Akta kontroli [A14 str 893-1404] : Kserokopia: dokumentacji związanej z etapem przygotowania inwestycji i oszacowaniem wartości zamówienia, ogłoszeń o zamówieniu, siwz wraz z załącznikami. Wydruki ze strony BIP pytań wykonawców i wyjaśnień udzielonych w trybie art. 38 ustawy Pzp oraz związanych z tym zmian siwz. Kserokopia fragmentów ofert, ze szczególnym uwzględnieniem: a) oferty nr 4 wykonawcy Polcourt S.A. wraz z jej uzupełnieniem w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp oraz dokumentacją dotyczącą nie zatrzymania wadium ww. wykonawcy, b) oferty nr 5 wykonawcy – konsorcjum: Kortbud Sp. z o.o. Sp. k. (lider konsorcjum), Kortbud Janusz Gniado (partner). Dokumentacja dotycząca rozstrzygnięcia i rozliczenia postępowania w tym m.in.: - umowa nr 1/2013 z dnia 7 marca 2013 roku, - faktury, protokoły odbioru, polecenia przelewu.
KONTROLI PODDANO DOKUMENTACJĘ DOTYCZĄCĄ POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA WYKONANIE ROBÓT BUDOWLANYCH DOTYCZĄCYCH PROJEKTU PN .: „WYKONANIE ROBÓT BUDOWLANYCH W BUDYNKU SZKOŁY PODSTAWOWEJ W LUBIANKOWIE , GM . GŁOWNO ”. NR SPRAWY : 271/2/2012.
Dane dotyczące badanego zadania inwestycyjnego pn. „ Wykonanie robót budowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie, gm. Głowno ” stanowią załącznik nr 34 do protokołu kontroli.
PRAWIDŁOWOŚĆ STOSOWANIA PRZEPISÓW O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH Udostępniona dokumentacja źródłowa zawierała m.in. decyzję nr 1048/2010 z dnia 2 lipca 2010 roku zatwierdzającą projekt budowlany i udzielającą pozwolenia na budowę dla Gminy Głowno w zakresie wykonania robót budowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie polegających na wymianie dachu wraz z dociepleniem ścian i stropów, z wykonaniem wieńców żelbetowych, przemurowaniem ścian i kominów, wykonaniem sufitów podwieszanych i instalacji odgromowych, na działce nr 35 położonej w Lubiankowie.
Zgodnie z pkt 2 protokołu postępowania sporządzonego na druku ZP-PN, wartość zamówienia została ustalona w dniu 5 marca 2012 roku na podstawie kosztorysu inwestorskiego na kwotę netto 587.892,35 zł, co stanowiło równowartość 146.256,43 euro (według obowiązującego w badanym okresie średniego kursu złotego w stosunku do euro 4,0196 ustalonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, Dz. U. nr 282, poz. 1650). Ustalona wartość odpowiadała sumie wartości netto wynikających z kosztorysów inwestorskich znajdujących się w kontrolowanej dokumentacji. Udostępniono dokument sporządzony przez Stanisława Urbanowicza dotyczący szacowania wartości zamówienia w dniu 5 marca 2012 roku, w którym potwierdzono oszacowanie wartości na kwotę netto 587.892,35 zł, co stanowiło równowartość 146.256,43 euro.
Zamawiający opierając się na treści art. 40 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2010 roku, Dz. U. nr 113, poz. 759 ze zm.) wszczął postępowanie przetargowe zamieszczając w dniu 7 marca 2012 roku ogłoszenie o zamówieniu na tablicy ogłoszeń Urzędu oraz na stronie internetowej BIP pod adresem: www.bip.gmina- glowno.eu . Na podstawie art. 40 ust. 2 ustawy Pzp zamawiający w dniu 7 marca 2012 roku opublikował również ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 69586-2012. Podane do publicznej wiadomości ogłoszenia (zamieszczone na tablicy i opublikowane na stronie zamawiającego) spełniały wymogi przewidziane w art. 40 ust. 6 wskazanej ustawy w stosunku do ogłoszenia opublikowanego w BZP. Ogłoszenia o zamówieniu zawierały informacje określone w art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych.
______143 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Analiza wydruków strony internetowej zamawiającego wykazała udostępnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, tj. 7 marca 2012 roku. Zastrzeżenia kontrolujących budzi fakt, że w przedłożonej dokumentacji źródłowej znajdowała się wyłącznie specyfikacja datowana na dzień 10 kwietnia 2012 roku (okres po rozstrzygnięciu przedmiotowego postępowania) i to właśnie tylko ta specyfikacja została zatwierdzona własnoręcznym podpisem Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka (o tym, iż podczas kontroli wyłącznie ta specyfikacja została udostępniona kontrolującym przesądza fakt, że właśnie ta specyfikacja została powielona przez pracowników zamawiającego i opieczętowana za zgodność z oryginałem). Inspektorzy RIO w Łodzi początkowo uznali, że mają do czynienia z omyłką w dacie siwz, jednak wydruk specyfikacji zamieszczonej na stronie zamawiającego ujawnił istotne różnice w treści obu specyfikacji, np.:
Fragmenty siwz opublikowanej na stronie BIP Fragmenty siwz przedłożone w dokumentacji zamawiającego – 7.03.2012r. papierowej – 10.04.2012r. Pkt V.1.2) – „posiadania wiedzy i do świadczenia, wymagane Pkt V.1.2) – „posiadania wiedzy i do świadczenia, wymagane jest wykazanie przez Wykonawc ę realizacji co najmniej 1 jest wykazanie przez Wykonawc ę realizacji co najmniej 1 roboty budowlanej okresie ostatnich pi ęciu lat przed roboty budowlanej okresie ostatnich pi ęciu lat przed upływem terminu składania ofert, a je żeli okres prowadzenia upływem terminu składania ofert, a je żeli okres prowadzenia działalno ści jest krótszy - w tym okresie, polegaj ących na działalno ści jest krótszy - w tym okresie, polegaj ących na wykonaniu z nale żyt ą staranno ści ą i zasadami sztuki wykonaniu z nale żyt ą staranno ści ą i zasadami sztuki budowlanej. Zamawiaj ący wymaga wykazania minimum 1 budowlanej. Zamawiaj ący wymaga wykazania minimum 1 roboty o warto ści brutto minimum 400.000,00 zł roboty o warto ści brutto minimum 150.000,00 zł odpowiadaj ącej przedmiotowi zamówienia.” odpowiadaj ącej przedmiotowi zamówienia.” Pkt V.1.4) – „sytuacji ekonomicznej i finansowej Pkt V.1.4) – „sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniaj ącej wykonanie zamówienia Wymagane jest zapewniaj ącej wykonanie zamówienia Wymagane jest zło żenie przez Wykonawc ę – informacji z banku, że zło żenie przez Wykonawc ę – informacji z banku, że dysponuje kwot ą co najmniej 300.000,00 zł na wykonanie dysponuje kwot ą co najmniej 150.000,00 zł na wykonanie zamówienia ( środki finansowe lub zdolno ść kredytowa) ” zamówienia ( środki finansowe lub zdolno ść kredytowa) ” Pkt XI – „Miejsce i termin składania i otwarcia ofert. Oferty Pkt XI – „Miejsce i termin składania i otwarcia ofert. Oferty nale ży składa ć do dnia: 26.03.2012 r. do godz. 10:00 w nale ży składa ć do dnia: 25.07.2011 r. do godz. 10:00 w siedzibie zamawiaj ącego […]” siedzibie zamawiaj ącego […]”
W związku z zastrzeżeniami kontrolujących wyjaśnienia złożył przewodniczący komisji przetargowej Stanisław Urbanowicz: „Procedura przetargowa rozpoczęła się od ogłoszenia o zamówieniu nr 69586-2012 z datą zamieszczenia 07.03.2012 jak również wszystkie załączniki do ogłoszonego przetargu datują się od tego terminu. Postępowanie przetargowe zostało przeprowadzone zgodnie z załączonym „Protokółem postępowania w trybie przetargu nieograniczonego” Na stronie BIP zainteresowani otrzymali prawidłowe dokumenty natomiast wersja papierowa została mylnie podpięta i skserowana, która stanowiła wersję roboczą na, której wcześniej pracowano. Pod uwagę należy brać wszystkie dokumenty BIP od daty 07.03.2014r. nr sprawy 271.2.2012. Pomyłkową wersję skorygowano.” Wyjaśnienia Stanisława Urbanowicza z dnia 4 grudnia 2014 roku dotyczące specyfikacji istotnych warunków zamówienia stanowią załącznik nr 35 do protokołu kontroli. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia opublikowanej na stronie BIP zamawiającego zawarto informacje, o których mowa w art. 36 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych określając m.in.: a) Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków – w pkt V.1.2) specyfikacji – posiadanie wiedzy i doświadczenia, zamawiający wskazał: „ wymagane jest wykazanie przez Wykonawcę realizacji co najmniej 1 roboty budowlanej okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, polegających na wykonaniu z należytą starannością i zasadami sztuki budowlanej. Zamawiający wymaga wykazania minimum 1 roboty o wartości brutto minimum
______144 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
400.000,00 zł odpowiadającej przedmiotowi zamówienia .”. Zbliżone brzmienie otrzymał opis sposobu spełnienia warunku w pkt III.3.2. ogłoszeń o zamówieniu. W ocenie kontrolujących wymóg postawiony przez zamawiającego był mało precyzyjny i niejednoznaczny. Trudno przesądzić w jakim stopniu potencjalnie wykazane roboty miały odpowiadać przedmiotowi zamówienia? Ww. opis sposobu spełnienia warunku był zbyt ogólny, co mogło prowadzić do uznaniowości. Należy jednak pamiętać o ukształtowanej linii orzeczniczej, zgodnie z którą okoliczność braku doprecyzowania w specyfikacji istotnych warunków zamówienia stosowanych wymogów nie może rodzić negatywnych skutków dla wykonawcy; b) Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w tym: 1) W pkt VI.D.2) siwz zamawiający w celu wykazania spełnienia przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt. 4) ustawy Pzp wymagał złożenia m.in.: „Opłacona polisa, a w przypadku jej braku inny dokumentu potwierdzający, że wykonawca jest przedmiotem zamówienia.” Dodatkowo w pkt VI.A.7) stwierdzono, że na ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki: „ Posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności .” Odnosząc się do powyższego należy podkreślić wadliwość ww. zapisów, zaś umieszczenie ich w różnych częściach siwz podczas gdy nie miały one nic wspólnego z opisem sposobu dokonywania oceny spełniania warunku sytuacji ekonomicznej i finansowej (pkt V.1.4) siwz), rodziło wraz z innymi nieprawidłowościami opisanymi w dalszej części protokołu kontroli ogólny wewnętrzny nieład w specyfikacji. Wewnętrzne sprzeczności i nieścisłości występujące w specyfikacji oraz pomiędzy siwz i ogłoszeniami o zamówieniu świadczyły z kolei o nienależytym nadzorze merytorycznym nad prowadzonym postępowaniem. Wracając do wymaganego dokumentu opłaconej polisy OC, należy wskazać, iż w żadnym miejscu siwz oraz ogłoszeń o zamówieniu nie określono minimalnej kwoty ubezpieczenia OC, wymaganego od wykonawców, a tym samym zamawiający winien identycznie ocenić polisę wykonawcy, który tylko na potrzeby przetargu ubezpieczył się na symboliczną kwotę 10,00 zł oraz wykonawcy, który był ubezpieczony na 2.000.000,00 zł. Potwierdza to dobitnie, że przedmiotowy dokument był zbędny/bez znaczenia dla zamawiającego ponieważ mógł on ale nie musiał świadczyć o sytuacji finansowej i ekonomicznej wykonawcy. Powyższe oznacza, że wymagana polisa OC była dokumentem zbędnym dla prowadzonego postępowania. Zamawiający naruszył zapisy zdania pierwszego art. 25 ust. 1 ustawy Pzp - W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Pozostając w tematyce wymagania opłaconej polisy OC warto odnotować, że stwierdzono różnice w opisie sposobu dokonywania oceny spełnienia warunku sytuacji ekonomicznej i finansowej pomiędzy siwz i ogłoszeniami: a) w pkt V.1.4) siwz - w zakresie warunku sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, zamawiający stwierdził: „Wymagane jest złożenie przez Wykonawcę – informacji z banku, że dysponuje kwotą co najmniej 300.000,00 zł na wykonanie zamówienia (środki finansowe lub zdolność kredytowa)”, natomiast w pkt III.3.5. ogłoszeń czytamy: „ Wymagane jest wykazanie przez Wykonawcę - informacji z banku, że dysponuje kwotą co najmniej 300.000,00 zł na wykonanie zamówienia (środki finansowe lub zdolność kredytowa)
______145 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.”; 2) W celu wykazania spełnienia przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1) do 3) ustawy Pzp zamawiający wymagał złożenia m.in. w pkt: VI.C.2) siwz - wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, niezależnie od tego, czy są one zatrudnione bezpośrednio przez wykonawcę, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności. (zał. nr 5 do SIWZ) szczegółowy opis wymagań dot. osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, a także w pkt VI.C.3) „Dokumenty potwierdzające uprawnienia osób wymienionych w pkt. C.2 wraz z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi przynależność do właściwej Izby Inżynierów Budownictwa oraz potwierdzenie posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej”. Analogiczny wymóg złożenia dokumentów potwierdzających uprawnienia i przynależność osób do właściwej Izby Inżynierów Budownictwa wynikał z pkt III.3.4) ogłoszeń o zamówieniu. Wymóg złożenia dokumentów potwierdzających uprawnienia osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia (decyzja administracyjna) i przynależności do Izby Inżynierów Budownictwa mógł zaistnieć w siwz jedynie w postępowaniach wszczętych przed końcem 2009 roku, kiedy to obowiązywało rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. nr. 87, poz. 605 ze zm.). Ww. rozporządzenie w § 1 ust. 2 pkt 6 przewidywało, że w celu potwierdzenia opisanego przez zamawiającego warunku posiadania przez wykonawcę niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zamawiający może żądać dokumentów stwierdzających, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. W dniu 31 grudnia 2009 roku weszło w życie nowe rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. nr. 226, poz. 1817), które nie dopuszczało wymagania dokumentów stwierdzających posiadane uprawnienia, zastępując je oświadczeniem, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia. Należy dodać, że katalog dokumentów podmiotowych wskazany w rozporządzeniu z 2009 roku, które obowiązywało na dzień wszczęcia omawianego postepowania (rozporządzenie utraciło moc w dniu 20 lutego 2013 roku), miał charakter zamknięty. Tym samym żądanie przez zamawiającego dokumentów nie wymienionych w rozporządzeniu z 2009 roku, które miały potwierdzić spełnienie warunków udziału w postępowaniu stanowiło naruszenie zapisów zdania pierwszego art. 25 ust. 1 ustawy Pzp - W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. . W tym miejscu należy również odnotować, że stwierdzono różnice w zakresie dokumentów wymaganych w treści siwz w stosunku do dokumentów wymaganych w ogłoszeniach o zamówieniu, a mianowicie w pkt III.4.1) ogłoszeń o zamówieniu wymagano m.in. oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Żądania takiego dokumentu nie zamieszczono w treści siwz, co
______146 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
potwierdza brak nadzoru merytorycznego nad prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Nadto warto podkreślić, że przedmiotowego oświadczenia, nie złożył w ofercie wykonawca, którego oferta nr 4 została uznana za najkorzystniejszą, czyli konsorcjum: BUDMAR Sp. z o.o. (lider), BUDMAR Firma Budowlana Marek Kamola (partner). 3) W pkt VI siwz – Wykaz oświadczeń i dokumentów, jaki mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, zamawiający wskazał, że na ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki: A.5) Wzór umowy (załącznik nr 6). W ocenie kontrolujących żądanie ww. dokumentu stało w sprzeczności z treścią zdania pierwszego art. 25 ust. 1 ustawy Pzp - W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Stosownie do postanowień art. 66 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (t.j. z 2014 r. Dz.U. poz. 121) oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Z powyższego wynika, że już sam fakt złożenia przez wykonawcę oferty w tym konkretnym postępowaniu wyrażał jego wolę zawarcia umowy. Dodatkowo formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do siwz zawierał oświadczenia wykonawcy: „1. Oświadczam, że zapoznałem się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, nie wnoszę żadnych zastrzeżeń oraz uzyskałem niezbędne informacje do przygotowania oferty. 2. Oświadczam, że uważam się za związanego ofertą przez czas wskazany w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Oświadczam, że załączone do specyfikacji istotnych warunków zamówienia postanowienia umowy/wzór umowy zostały przeze mnie zaakceptowane bez zastrzeżeń i zobowiązuję się w przypadku wyboru mojej oferty do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez zamawiającego.” Warto zauważyć, że już sama akceptacja treści siwz oznaczała w omawianym postępowaniu akceptację postanowień wzoru umowy, który był załącznikiem nr 6 do tejże specyfikacji i stanowił jej integralną część. Dodatkowo w pkt XIV.1. siwz stwierdzono, że „ umowa w sprawie realizacji zamówienia publicznego zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści niniejszej SIWZ oraz danych zawartych w ofercie.” Wzór formularza ofertowego nie zawierał oświadczeń sprzecznych do wymogów siwz. Z powyższego wynika, że żądanie załączenia zaakceptowanego wzoru umowy nie znajdowało uzasadnienia i stanowiło przejaw nieracjonalnego postępowania zamawiającego. Co więcej nie załączenie wzoru umowy nie powinno być traktowane jako niezgodność treści oferty z treścią specyfikacji. Stanowiło jedynie brak formalny, który jak wynika z powyższych rozważań nie ma żadnego znaczenia dla postępowania. Zaprezentowane przez kontrolujących stanowisko znajduje uzasadnienie w orzecznictwie oraz poglądach judykatury 43 . 5) W pkt VI.E. siwz (oraz III.4.3. ogłoszeń) zamawiający określił katalog dokumentów, które mieli złożyć wykonawcy mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium RP: „Zamiast dokumentów, o których mowa w
43 Zob. wyrok z dnia 8 kwietnia 2011 r., Sygn. akt: KIO/664/11 .
______147 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pkt.B.1), B.2), B.3) składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: - nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. - nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. - nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. O ile dokumenty żądane od tzw. wykonawców zagranicznych w pierwszych dwóch odnośnikach znajdują swoje uzasadnienie wśród dokumentów wymaganych od wykonawców, którzy posiadają siedzibę w Polsce 44 , o tyle w żadnym miejscu specyfikacji zamawiający nie wymagał od wykonawców krajowych złożenia aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy Pzp, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. Nie ulega wątpliwości, że § 4 ust. 1 obowiązującego w dniu wszczęcia postępowania rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, wymienia dokumenty jakie składa wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium RP, zamiast dokumentów, o których mowa w § 2 ust. 1, które składają „podmioty krajowe” (o ile są wymagane w siwz). Dokument żądany przez zamawiającego w pkt VI.E.3) siwz od wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium RP miał potwierdzać, że wobec wykonawcy nie orzeczono zakazu ubiegania się o zamówienie (przesądza, że w tym zakresie potencjalny wykonawca nie podlegał wykluczeniu z postępowania). Dokument służący temu samemu celowi nie był jednak wymagany od wykonawców krajowych. Powyższe oznacza, że zamawiający żądał od wykonawców posiadających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium RP przedłożenia innych dokumentów (więcej dokumentów) niż od wykonawców krajowych. Zapisy specyfikacji stanowiły więc naruszenie zasad uczciwej konkurencji oraz równego
44 Zamawiający wymagał złożenia: 1. w pkt VI.B.1) siwz aktualnego odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, 2. w pkt VI.B.2) siwz aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, 3. w pkt VI.B.3) siwz aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
______148 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
traktowania wykonawców, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy w związku z § 4 ust. 1 pkt 1 lit. c) ww. rozporządzenia 45 ; c) W zakresie nienależytego nadzoru nad prowadzonym postępowaniem warto również odnotować kolejną istotną różnicę występującą w treści ogłoszeń o zamówieniu w stosunku do siwz. W pkt IV.3) ogłoszeń o zamówieniu stwierdzono, iż nie przewiduje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, natomiast w pkt XII siwz, czytamy: „Zamawiający przewiduje możliwość dokonania następujących zmian w treści umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy oraz ustala następujące warunki tych zmian: 1. Zmiany ceny umownej (dotyczy tylko zmniejszenia ceny umownej): a) W przypadku gdy Zamawiający zrezygnuje z części prac lub zmniejszy ich zakres wynagrodzenie Wykonawcy zostanie pomniejszone proporcjonalnie o kwotę wynikającą ze zmniejszenia zakresu wykonywanych prac. Kwota ta zostanie obliczona na podstawie „Kosztorysu ofertowego”, stanowiącego załącznik nr 2 do umowy. 2. Zmiany terminu wykonania zamówienia: a) Termin wykonania zamówienia wymieniony w pkt 4 niniejszej siwz, lub wynikający z oferty, może ulec wydłużeniu jedynie w przypadku, gdy z winy zamawiającego lub na jego wniosek nie będzie możliwe wykonywanie robót związanych z realizacją zamówienia. W razie wystąpienia takiej sytuacji zostanie sporządzony protokół, który stanowił będzie podstawę do ewentualnej zmiany terminu wykonania zamówienia. Dla ważności protokołu musi on zostać podpisany przez upoważnionego przedstawiciela wykonawcy oraz upoważnionego przedstawiciela Inwestora. b) Termin wykonania zamówienia może ulec skróceniu w przypadku wcześniejszego wykonania zamówienia.” d) termin wykonania zamówienia, który wskazano w pkt IV siwz i potwierdzono w § 2 wzoru umowy - do dnia 31 sierpnia 2012 roku; e) termin związania ofertą – 30 dni od upływu terminu składania ofert; f) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert – Oferty należało złożyć do dnia: 26 marca 2012 roku do godz. 10:00 w siedzibie zamawiającego. Otwarcie ofert miało nastąpić w dniu 26 marca 2012 roku o godzinie 10:10; g) wymagania dotyczące wadium – zamawiający wymagał wniesienia wadium w wysokości 30.000,00 zł (pkt VIII siwz oraz III.1. ogłoszeń o zamówieniu). Ustalona kwota wadium była zbyt wysoka w stosunku do oszacowanej wartości zamówienia = 587.892,35 zł (przy takiej wartości zamówienia zamawiający mógł ustalić wadium maksymalnie na poziomie 17.636,77 zł). Ustalając wadium w wysokości 30.000,00 zł zamawiający naruszył art. 45 ust. 4 ustawy Pzp - Zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3 % wartości zamówienia ; h) opis przedmiotu zamówienia – przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie polegających na wymianie dachu wraz z dociepleniem stropów i ścian z wykonaniem wieńców
45 Analogiczny stan faktyczny, zob. Uchwała KIO z dnia 21 sierpnia 2013 roku, sygn. Akt KIO/KD/74/13 .
______149 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
żelbetowych, przemurowaniem ścian i kominów, wykonaniem sufitów podwieszanych i instalacji odgromowych, zgodnie z projektem budowlanym oraz pozwoleniem na budowę nr 1048/2010 z dnia 2 lipca 2010 roku. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera dokumentacja projektowa oraz specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych, stanowiące załącznik nr 7 i 8 do siwz; i) informacje na temat możliwości powierzenia przez wykonawcę wykonania całości lub części zamówienia podwykonawcom – w pkt III.6. siwz wskazano: „Wykonawca nie może powierzyć wykonania części lub całości niniejszego zamówienia podwykonawcom ”. W związku z zastrzeżeniami inspektorów RIO w Łodzi dotyczącymi ww. ograniczenia, przewodniczący komisji przetargowej złożył wyjaśnienia: „ W sprawie zapisu o dopuszczeniu w realizacji podwykonawców wyjaśniamy, że kwestia udziału podwykonawców wynika z art. 36 ust. 4 i 5 Prawo zamówień publicznych z, których wynika, że ograniczenie podwykonawstwa jest możliwe w sytuacji gdy przemawia za tym specyfika przedmiotu zamówienia, a taka sytuacja nastąpiła. Korzystanie z możliwości ograniczenia zlecenia prac podwykonawcom poprzedzone zostało wnikliwą analizą przedmiotu zamówienia, właściwości świadczenia wymaganego do spełnienia przez wykonawcę, zapis ten spowodowała specyfika inwestycji dotycząca rozbiórki i wymiany konstrukcji i pokrycia dachu Zespołu Szkół w Lubiankowie. W zamyśle inwestora było aby możliwie w postępowaniu przetargowym wyłonić wykonawcę posiadającego najlepsze doświadczenie, posiadającego specyficzny sprzęt jak również dysponującym wykwalifikowaną kadrą techniczną. Dotyczyło to realizacji zadania w okresie trwania roku szkolnego i przebywania uczniów w budynku szkoły co wiąże się bezpośrednio z bezpieczeństwem przebywających w szkole osób, co również zostało zapisane w pkt. 8.1 SIWZ z dnia 07.03.2012r. Realizowanie inwestycji w takich warunkach przez jednego wykonawcę jest racjonalne i uzasadnione niż współpraca z wieloma podwykonawcami przebywającymi na budowie. Pełną odpowiedzialność w takim przypadku ponosi jeden wykonawca. Ponadto zapis ten nie wzbudził żadnych pytań, protestów bądź skarg i wniosków ze strony oferentów na zmianę treści ogłoszenia. Inwestycja została zrealizowana przez jednego wykonawcę ,który ponosi pełną odpowiedzialność za wykonanie i usunięcie ewentualnych wad w okresie gwarancji. Inwestycja została zrealizowana zgodnie z dokumentacją techniczną z przepisami Prawa budowlanego , doświadczeniem , sztuką budowlaną .” Wyjaśnienia Stanisława Urbanowicza z dnia 4 grudnia 2014 roku dotyczące zakazania możliwości powierzenia przez wykonawcę wykonania całości lub części zamówienia podwykonawcom stanowią załącznik nr 35 do protokołu kontroli. Mając na względzie ówczesne brzmienie art. 36 ust. 4 i 5 ustawy Pzp: - zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom (art. 36 ust. 4), - wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom, z wyjątkiem przypadku gdy ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia zamawiający zastrzeże w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom (art. 36 ust. 5); RIO w Łodzi stwierdziło co następuje: 1. Nadmieniona norma określa zasadę, że powierzanie części lub nawet całości zamówienia podwykonawcom zależy od decyzji samego wykonawcy. Prawodawca umożliwił jednak zamawiającemu ograniczenie ww. zasady, poprzez zastrzeżenie w siwz, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom. Taka jednak ewentualność, która stała się faktem w omawianym postępowaniu, a która stanowi normę lex specialis w
______150 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
stosunku do pozostawienia w gestii decyzji wykonawcy powierzenia wykonania zamówienia lub jego części podwykonawcom, winna być traktowana jako wyjątek. Skorzystanie przez zamawiającego z możliwości ograniczenia, lub w ogóle wyłączenia uczestnictwa podwykonawców jest uzależnione od specyfiki przedmiotu zamówienia. W ocenie kontrolujących w niniejszym postępowaniu nie można mówić o szczególnej specyfice przedmiotu zamówienia, gdyż roboty budowlane polegające na: wymianie dachu wraz z dociepleniem stropów i ścian z wykonaniem wieńców żelbetowych, przemurowaniem ścian i kominów, wykonaniem sufitów podwieszanych i instalacji odgromowych należy zakwalifikować do robót powszechnie spotykanych w budownictwie (powyższe ustalono na podstawie analizy dokumentacji projektowej zamieszczonej na stronie BIP zamawiającego: http://www.bip.gmina- glowno.eu/content.php?cms_id=176 ). Na marginesie należy wskazać, że ponieważ ograniczenie udziału podwykonawców w realizacji zamówienia należy traktować jako wyjątek, zamawiający winien uzasadnić w siwz, dlaczego dane zamówienie nie może być wykonywane przy udziale podwykonawców. 2. Odnosząc się do pozostałych argumentów wynikających ze złożonych wyjaśnień, w szczególności: „[…] realizacji zadania w okresie trwania roku szkolnego i przebywania uczniów w budynku szkoły co wiąże się bezpośrednio z bezpieczeństwem przebywających w szkole osób, co również zostało zapisane w pkt. 8.1 SIWZ z dnia 07.03.2012r. Realizowanie inwestycji w takich warunkach przez jednego wykonawcę jest racjonalne i uzasadnione niż współpraca z wieloma podwykonawcami przebywającymi na budowie. Pełną odpowiedzialność w takim przypadku ponosi jeden wykonawca. Pełną odpowiedzialność w takim przypadku ponosi jeden wykonawca. ”; warto zauważyć, że: w przypadku robót budowlanych regułą jest, że generalni wykonawcy korzystają z podwykonawców, tym bardziej jeżeli występuje ograniczony termin realizacji zadania, lub konieczność skorzystania z określonej kategorii specjalistów, specjalistycznego sprzętu, wykonania specjalistycznych robót. Zwiększa to konkurencyjność w postępowaniu. Ze względu na złożoność procesu budowlanego, często występującą znaczną ilość branż w ramach przedmiotu zamówienia, inwestycje polegające na realizacji robót budowlanych są najczęściej realizowane z udziałem podwykonawców, lub w ramach konsorcjów. Tylko najwięksi wykonawcy na rynku budowlanym są bowiem w stanie samodzielnie zrealizować całe przedsięwzięcie, bez korzystania z zasobów podwykonawców np. przy analogicznym charakterze przedmiotu zamówienia, ale w przypadku znacznie większej szkoły o powierzchni użytkowej kilkudziesięciu tysięcy m 2 mało jest wykonawców mogących samodzielnie zrealizować zamówienie. Oczywistym jest, że w omawianym postępowaniu trudno byłoby np. wymienić dach Szkoły Podstawowej w Lubiankowie w czasie przebywania w jej budynku uczniów i pracowników. Jeżeli jednak wykonawca realizowałby roboty w trakcie roku szkolnego, korzystanie z podwykonawców mogło przynieść liczne korzyści szczególnie czasowe - przy większej liczbie ekip budowlanych szybciej zostaną wykonane określone roboty (zwłaszcza jeżeli są realizowane w godzinach nocnych). Należy jednak wskazać, że wybrany w omawianym postepowaniu wykonawca – konsorcjum: BUDMAR Sp. z o.o. (lider), BUDMAR Firma Budowlana Marek Kamola (partner), w harmonogramie rzeczowo- finansowym załączonym do umowy nr 2/2012 z dnia 19 kwietnia 2012 roku wskazał, iż w maju 2012 roku nie wykona jakichkolwiek robót, w czerwcu wykona jedynie roboty o wartości 14.545,01 zł netto, w licu 2012 roku wykona roboty o wartości netto 215.801,52 zł, zaś w sierpniu roboty o
______151 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wartości netto 129.604,48 zł. Pokazuje to, że racjonalnie działający wykonawcy wiedzieli, że znaczną część zamówienia będą musieli realizować w okresie wakacyjnym. Tym bardziej, że zgodnie z pkt III.8.1 siwz oraz §4 ust. 2 lit. l, wykonawcy zostali zobligowani wykonać zakres prac w taki sposób aby nie kolidowały z funkcjonowaniem placówki oświatowej jaką jest Zespół Szkół w Lubiankowie, dotyczy okresu nauczania. Przedmiotowy zapis miałby większy wydźwięk w sytuacji zabezpieczenia go sankcjami. Podkreślenia wymaga, że najkorzystniejszą ofertę złożyło konsorcjum dwóch wykonawców. Można jedynie domniemywać, że ceny wykonawców składających indywidualne oferty były wyższe m.in. ze względu na mniejszy potencjał kadrowy, a tym samym konieczność pracy w trakcie roku szkolnego, w godzinach nocnych itp. Odnosząc się do odpowiedzialności za realizowane roboty budowlane warto zauważyć, że zgodnie z art. 474 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny - Dłużnik odpowiedzialny jest jak za własne działanie lub zaniechanie za działania i zaniechania osób, z których pomocą zobowiązanie wykonywa, jak również osób, którym wykonanie zobowiązania powierza. Przepis powyższy stosuje się także w wypadku, gdy zobowiązanie wykonywa przedstawiciel ustawowy dłużnika. Dodatkowo Gmina Głowno nie powinna mieć problemów z dopilnowaniem wykonawców, ewentualnych podwykonawców, gdyż wystarczająco zabezpieczyła realizację inwestycji poprzez ustanowienie nadzoru inwestorskiego oraz nadzoru autorskiego. Ograniczenia wprowadzane na podstawie art. 36 ust. 5 ustawy Pzp są najczęściej stosowane w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy, lub usługi związane z powstaniem dzieła, działalnością twórczą, artystyczną itp. Wykonanie takich zamówień wiąże się ze specyficznymi umiejętnościami wykonawcy i dla prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia konieczna jest ciągłość pracy tegoż wykonawcy. Tak sytuacja nie wystąpiła w przypadku przebudowy Szkoły Podstawowej w Lubiankowie, gdyż jedna ekipa budowlana mogła wykonywać prace związane z dachem, inna specjalizować się w ocieplaniu, a jeszcze inna wykonywać konstrukcje betonowe lub żelbetowe. Wyeksponowania wymaga również fakt, że zamawiający nie poprzestał na ograniczeniu możliwości skorzystania z podwykonawców w przypadku niektórych prac. Zamawiający zakazał korzystania z podwykonawców w ogóle. W świetle specyfiki omawianaego postępowania taki zakaz naruszał art. 36 ust. 5 ustawy Pzp - Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom, z wyjątkiem przypadku gdy ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia zamawiający zastrzeże w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom. Ograniczenie podwykonawstwa wpływa na ograniczenie kręgu wykonawców, a tym samym na ograniczenie konkurencyjności postępowań o zamówienie publiczne. Nieuzasadnione ograniczenie podwykonawstwa stanowiło zatem naruszenie art. 7 ust. 1 ww. ustawy, zgodnie z którym zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Przewodniczący komisji przetargowej w dodatkowych wyjaśnieniach złożonych w dniu 14 stycznia 2015 roku stwierdził: „[…]Inwestor nie może zmusić lub nakłonić firmę do wykonania jakichkolwiek robót w godzinach nocnych, wchodzą również sprawy bhp, zabezpieczenia mienia szkoły oraz zachowanie procesu technologicznego. Nie można wykonywać wszystkich robót jednocześnie: zdjęcie dachu, budowy konstrukcji dachu,
______152 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
robót zbrojeniowych, betonowanie i ocieplenie budynku. Technologia robót wymaga czasu, zachowania terminów, okresów wiązania betonu itp. Nie było takiej potrzeby ponieważ Wykonawca potwierdził wraz z faktem podpisania umowy, ze roboty i zadanie wykona w terminie. Odpowiedzialność a szczególnie przy realizacji zadań i robót budowlanych w takich jednostkach jak szkoły wymaga szczególnego nadzoru i zachowania bhp nie może być nadmiaru ekip, brygad i kilku wykonawców ponieważ zachodzi obawa bałaganu , braku odpowiedzialności i bezpieczeństwa. Nie wpływa to na ograniczenie wykonawców a tym samym na ograniczenie konkurencyjności ponieważ każdy oferent spełniający warunki mógł przystąpić do przetargu. Nadmieniamy, że może zbyt duże uszczegółowienie i wymagania opisane w protokóle nie miały na celu ograniczenia, wyeliminowania, bądź celowych utrudnień dla oferentów, wynika to z troski o sprawne przeprowadzenie postępowania przetargowego jak również procesu inwestycyjnego[…]” Wyjaśnienia z dnia 14 stycznia 2015 roku złożone przez Stanisława Urbanowicza stanowią załącznik nr 48 do protokołu kontroli. W przewidzianym terminie składania ofert, tj. do dnia 26 marca 2012 roku do godziny 10:00 wpłynęło 10 ofert: OFERTA nr 1 - złożona w dn. 22 marca 2012 roku, godz. 9:27 przez wykonawcę ALBUD Sp. j. L. Chrzan, A. Marcinkowski, cena brutto oferty 563.340,00 zł (netto 458.000,00 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W kopercie, w której złożono ofertę znajdowała się kopia przelewu wadium dokonanego w dniu 21 marca 2012 roku.
OFERTA nr 2 - złożona w dn. 26 marca 2012 roku, godz. 8:42 przez wykonawcę Firma Ogólnobudowlana DEKBUD Wojciech Jerzakowski, cena brutto oferty 581.369,38 zł (netto 472.658,03 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W oddzielnej kopercie, znajdowała się gwarancja bankowa wadium nr 5910000000065270 (w ofercie na s. 50 złożono kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem ww. gwarancji) ważnej od dnia 26 marca 2012 roku do dnia 25 kwietnia 2012 roku.
OFERTA nr 3 - złożona w dn. 26 marca 2012 roku, godz. 8:43 przez wykonawcę Spółdzielnia Rzemieślnicza „Budowlana”, cena brutto oferty 588.924,31 zł (netto 487.800,25 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 2-dniowy termin załatwienia reklamacji. W oddzielnej kopercie, znajdowała się gwarancja ubezpieczeniowa wadium nr 3025661/8401 jednak na zbyt niską kwotę - 5.000 zł. Stosownie do treści art. 24 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp - z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również wykonawców, którzy: nie wnieśli wadium do upływu terminu składania ofert, na przedłużony okres związania ofertą lub w terminie, o którym mowa w art. 46 ust. 3, albo nie zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą.
OFERTA nr 4 - złożona w dn. 26 marca 2012 roku, godz. 9:18 przez wykonawcę – konsorcjum: BUDMAR Sp. z o.o. (lider), BUDMAR Firma Budowlana Marek Kamola (partner) cena brutto oferty 442.739,74 zł (netto 359.951,01 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W ofercie złożono kopię przelewu wadium dokonanego w dniu 23 marca 2012 roku. Nie stwierdzono nieprawidłowości w ww. ofercie, która została uznana przez zamawiającego za najkorzystniejszą. Jak już wskazano we wcześniejszej części protokołu kontroli wykonawca nie złożył w ofercie oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają
______153 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, które było wymagane na podstawie pkt III.4.1) ogłoszeń o zamówieniu, jednak nie było wymagane w świetle zapisów siwz.
OFERTA nr 5 - złożona w dn. 26 marca 2012 roku, godz. 9:30 przez wykonawcę Przedsiębiorstwo Instalacyjno – Budowlane INSBUD Krzesińscy Sp. j., cena brutto oferty 628.944,05 zł (netto 511.336,63 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36- miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 14-dniowy termin załatwienia reklamacji 46 . Wraz z ofertą na s. 3-4 złożono kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr GWo/89/2012- 071-24-01-KK ważnej od dnia 26 marca 2012 roku do dnia 24 kwietnia 2012 roku.
OFERTA nr 6 - złożona w dn. 26 marca 2012 roku, godz. 9:32 przez wykonawcę TOM- BUD Tomasz Mroczkowski, cena brutto oferty 543.895,10 zł (netto 442.191,14 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. Wraz z ofertą na s. 23-24 złożono kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium nr GWo/309/2012-071-3103 ważnej od dnia 26 marca 2012 roku do dnia 24 kwietnia 2012 roku.
OFERTA nr 7 - złożona w dn. 26 marca 2012 roku, godz. 9:39 przez wykonawcę PRO- FART INVESTMENT Sp. z o.o., cena brutto oferty 674.440,28 zł (netto 548.325,43 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W oddzielnej kopercie, znajdowała się gwarancja ubezpieczeniowa wadium nr GWo/315/2012-071-37-01 (w ofercie na s. 54-55 złożono kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem ww. gwarancji) ważnej od dnia 26 marca 2012 roku do dnia 25 kwietnia 2012 roku.
OFERTA nr 8 - złożona w dn. 26 marca 2012 roku, godz. 9:40 przez wykonawcę COPPER-POL Sp. z o.o., cena brutto oferty 638.010,52 zł (netto 518.707,74 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. W oddzielnej kopercie, znajdowała się gwarancja ubezpieczeniowa wadium nr 02GG13/0118/12/0011 (w ofercie na s. 3 złożono kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem ww. gwarancji) ważnej od dnia 26 marca 2012 roku do dnia 25 kwietnia 2012 roku.
OFERTA nr 9 - złożona w dn. 26 marca 2012 roku, godz. 9:53 przez wykonawcę DACH- STYL Sławomir Gabrjelczyk, cena brutto oferty 595.855,12 zł (netto 484.435,06 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. Wraz z ofertą na s. 35 złożono wydruk polecenia przelewu wadium dokonanego w dniu 26 marca 2012 roku.
OFERTA nr 10 - złożona w dn. 26 marca 2012 roku, godz. 9:55 przez wykonawcę PPHU BUD-HAD mgr. Inż. Antoni Jędraszek, cena brutto oferty 718.549,00 zł (netto 584.186,18 zł). Według formularza ofertowego zaoferowano: 36-miesięczny okres gwarancji, 30 - dniowy termin płatności, 7-dniowy termin załatwienia reklamacji. Załączono kopię gwarancji ubezpieczeniowa wadium nr 02GG13/0129/12/0007 ważnej od dnia 26 marca 2012 roku do dnia 25 kwietnia 2012 roku.
Wójt Marek Jóźwiak dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty w dniu 30 marca
46 Zob. uwagi dotyczące oceny oferty nr 5 w zakresie terminu załatwienia reklamacji w postępowaniu pn. Budowa boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół w Mąkolicach, Lubiankowie i Popowie Głowieńskim.
______154 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2012 roku. Kwoty wadium, które zostały przelane w formie pieniężnej zamawiający zwrócił wykonawcom, którzy złożyli oferty nr 1, 4 i 9 dopiero w dniu 25 kwietnia 2012 roku (w dniu 24 kwietnia upłynął termin związania ofertą). Z kolei gwarancje wadialne zostały zwrócone (odmiennie niż w pierwszym z kontrolowanych postępowań, gdzie nie nastąpił taki zwrot) za pośrednictwem poczty w dniu 20 kwietnia 2012 roku – data nadania (pisma przewodnie datowano na dzień 19 kwietnia 2012 roku). Powyższe oznacza, iż zamawiający nie zwrócił wykonawcom wniesionych wadiów niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej, a tym samym nie wypełnił dyspozycji art. 46 ust. 1 ustawy Pzp w jego ówczesnym brzmieniu, zgodnie z którym - Zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem ust. 4a. W świetle ww. regulacji ustawodawca nie uzależnia obowiązku zwrotu wadium od formy w jakiej zostało ono wniesione. W praktyce oznacza to konieczność zwrotu wadium w formie przelewu na rachunek bankowy wykonawcy lub zwrotu oryginału dokumentu wadialnego (termin związania ofertą w przedmiotowym postępowaniu upływał w dniu 24 kwietnia 2012 roku, natomiast wyboru najkorzystniejszej oferty dokonano w dniu 30 marca 2012 roku). Inspektorzy kontroli ustalili, że jednostka kontrolowana nie wprowadziła do ewidencji księgowej na konto pozabilansowe wadiów oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy (opisane w dalszej części protokołu) wniesionych w innej formie niż pieniężnej . W przedmiotowej kwestii wyjaśnienie złożył inspektor ds. księgowości budżetowej: „ Wadium na „Wykonanie robót budowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie gm. Głowno” wniesione w innej formie nie zostało dostarczone przez pracownika merytorycznego do działu księgowości, co skutkuje brakiem ujęcia ich na koncie pozabilansowym 994. Gwarancja ubezpieczeniowa właściwego usunięcia wad Nr ŁO/GG/49/09/2012 nie została zaksięgowana. W księgowości budżetowej ww. gwarancja została ujęta w trakcie przeprowadzonej kontroli w dniu 12.09.2014r. W powyższym zakresie ewidencja była prowadzona nierzetelnie co naruszało art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r. Dz. U., nr 152, poz. 1223 ze zm.) - Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Wyjaśnienia Aliny Dałek – inspektor ds. księgowości budżetowej z dnia 12 września 2014 roku dotyczące ewidencjonowania wadiów i gwarancji należytego wykonywania umowy wnoszonych w innej formie niż pieniężna stanowi załącznik nr 36 do protokołu kontroli. W protokole z publicznego otwarcia ofert zamawiający poinformował, że zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę 600.000,00 zł brutto.
W dacie 30 marca 2012 roku komisja przetargowa sporządziła zestawienie zbiorcze ofert na druku ZP-12. Druk ZP-12 zatwierdził Wójt Gminy Głowno Marek Jóźwiak. W dniu 30 marca 2012 roku komisja przetargowa w pełnym czteroosobowym składzie sporządziła protokół z rozstrzygnięcia, w którym wskazała, że 9 ofert spełniało warunki i zapisy siwz, natomiast oferta nr 3 nie spełniała warunków i zapisów siwz. Komisja postanowiła przedstawić propozycję wyboru oferty nr 4 wykonawcy konsorcjum: BUDMAR Sp. z o.o. (lider), BUDMAR Firma Budowlana Marek Kamola (partner), jako przedstawiającej najkorzystniejszy bilans ceny. Wójt Marek Jóźwiak zatwierdził wybór oferty nr 4 własnoręcznym podpisem w dniu 30 marca 2012 roku. Protokół podpisali również członkowie komisji. W dacie 2 kwietnia 2012 roku sporządzono informację o wyborze najkorzystniejszej oferty. Przedmiotową informację opublikowano w dniu 2 kwietnia 2012 roku w miejscu
______155 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego (wg adnotacji) oraz na stronie BIP zamawiającego (załączono streszczenie oceny i porównania złożonych ofert ZP-21). Zamawiający przedłożył potwierdzenia przesłania za pośrednictwem faksu zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty do wszystkich wykonawców z dnia 2 kwietnia 2012 roku. Zawiadomienia przesłano również pocztą. Nadmienione zawiadomienia/informacje o wyborze podpisał Wójt Gminy Głowno – Marek Jóźwiak. W protokole postępowania sporządzonym na druku ZP-PN podano wartość zamówienia 587.892,35 zł netto (co stanowiło równowartość 146.256,43 euro). Osoby wykonujące czynności w postępowaniu: Kierownik zamawiającego – Marek Jóźwiak, komisja przetargowa powołana w dniu 10 stycznia 2012 roku na podstawie zarządzenia nr 1/2012 Wójta Gminy Głowno w składzie: Stanisław Urbanowicz – Przewodniczący, Kazimierz Piestrzeniewicz – Sekretarz, Jolanta Szkup i Agnieszka Żaczek – członkowie. Zgodnie z pkt 11 i 12 protokołu z postępowania wykluczono jednego wykonawcę i odrzucono jedną ofertę. Jako najkorzystniejszą wybrano ofertę nr 4 wykonawcy konsorcjum: BUDMAR Sp. z o.o. (lider), BUDMAR Firma Budowlana Marek Kamola (partner). Prace komisji zakończyły się w dniu 19 kwietnia 2012 roku i zostały zatwierdzone podobnie jak i wynik postępowania przez Kierownika zamawiającego – Wójta Gminy Głowno. Protokół ZP-PN podpisali członkowie komisji przetargowej oraz Wójt Gminy Głowno. W dniu 19 kwietnia 2012 roku, tj. po uprawomocnieniu się czynności wyboru najkorzystniejszej oferty oraz w terminie związania ofertą, zgodnie z art. 94 ustawy Pzp Gmina Głowno reprezentowana przez Marka Jóźwiaka – Wójta Gminy, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej zawarła umowę nr 2/2012 z wykonawcą - konsorcjum: BUDMAR Sp. z o.o. (lider konsorcjum), BUDMAR Firma Budowlana Marek Kamola (partner), w imieniu którego występował Marek Kamola Z-ca Prezesa BUDMAR Sp. z o.o. Przedmiotem umowy było wykonanie robót budowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie. Zlecone roboty budowlane miały być zgodnie z kosztorysem ofertowym, warunkami decyzji o pozwoleniu na budowę nr 1048/2010 z dnia 02 lipca 2010 r., dokumentacją projektową, specyfikacją wykonania i odbioru robót i harmonogramem robót, stanowiącymi załączniki nr 1, 2, 3 i 4 do niniejszej umowy. Strony ustaliły, że przedmiot umowy zostanie wykonany do dnia 31 sierpnia 2012 roku zgodnie z przyjętym harmonogramem robót. Wynagrodzenie ryczałtowe ustalono na kwotę brutto wynikającą z oferty 442,739,74 zł (netto 359.951,01 zł). W zakresie odbiorów robót oraz rozliczenia inwestycji umowa nr 2/2012 stanowiła: „Wykonawca zobowiązany jest do: m) natychmiastowego przekazania Zamawiającemu dokumentacji powykonawczej wraz z dokumentami pozwalającymi na ocenę prawidłowego wykonania robót zgłaszanych do odbioru, n) zgłoszenia przedmiotu umowy do odbioru końcowego, uczestniczenia w czynnościach odbioru i zapewnienie usunięcia stwierdzonych wad” (§4 ust. 2 umowy). Podstawą do wystawienia faktury końcowej miał być podpisany przez strony umowy protokół odbioru robót stanowiących przedmiot umowy. Termin zapłaty ustalono na 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wypełnionej faktury z załączonym protokołem odbioru końcowego i kosztorysem (§ 11 umowy). Zgodnie z Rozdziałem XV siwz wykonawca, którego oferta została wybrana miał wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny całkowitej podanej w ofercie. W § 12 umowy nr 2/2012 podpisanej w dniu 19 kwietnia 2012 roku strony nie potwierdziły, że zabezpieczenie zostało wniesione. Wskazano jedynie: „ Wykonawca najpóźniej w dniu podpisania umowy obowiązany jest wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny całkowitej podanej w ofercie (cena brutto),
______156 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
44.273,97 zł […].” Wpływ w dniu 19 kwietnia 2012 roku odnotowano na udostępnionej gwarancji ubezpieczeniowej należytego wykonania nr ŁO/GW/39/03/2012. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy miało zostać zwrócone wykonawcy w następujących sposób: 1) 70% kwoty zabezpieczenia – w terminie 30 dni od dnia odbioru końcowego, 2) 30% wysokości zabezpieczenia – w ciągu 15 dni od upływu okresu rękojmi za wady, lub gwarancji jakości . Z treści złożonej ubezpieczeniowej gwarancji należytego wykonania nr ŁO/GW/39/03/2012 wystawionej w dniu 17 kwietnia 2012 roku wynikało wniesienie kwoty 44.273,97 zł – suma gwarancyjna z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania robót budowlanych objętych umową, ważność od dnia 17 kwietnia 2012 roku do dnia 30 września 2012 roku. Kontrolowana dokumentacja zawierała również ubezpieczeniową gwarancje właściwego usunięcia wad nr ŁO/GG/49/09/2012 z dnia 5 września 2012 roku. Suma gwarancyjna – 13.282,19 zł z tytułu wad powstałych i ujawnionych w terminie ważności gwarancji, termin ważności od dnia 5 września 2012 roku do dnia 19 września 2015 roku. Inspektorzy kontroli ustalili, że jednostka kontrolowana nie wprowadziła do ewidencji księgowej na konto pozabilansowe gwarancji należytego wykonania umowy nr ŁO/GW/39/03/2012, natomiast gwarancja nr ŁO/GG/49/09/2012 została zaewidencjonowana dopiero podczas przeprowadzania kontroli przez RIO w Łodzi (opis we wcześniejszej części protokołu). Zamawiający opublikował ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w BZP dopiero w dniu 13 lutego 2013 roku pod nr 60242-2013. Tak późna publikacja ogłoszenia naruszała art. 95 ust. 1 ustawy Pzp - Jeżeli wartość zamówienia lub umowy ramowej jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
PRAWIDŁOWOŚĆ FINANSOWANIA INWESTYCJI (ZGODNOŚĆ Z UMOWĄ , POTWIERDZANIE WYKONANIA ROBÓT ) ORAZ PRZYJĘCIE NA STAN ŚRODKÓW TRWAŁYCH
WYDATKI PONIESIONE NA REALIZACJ Ę ZADANIA PN . „Wykonanie robót budowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie gm. Głowno”.
Kontrahent Nr faktury (rachunku), przedmiot, Dzie ń wystawienia Kontrola dokumentu Zapłata - nr kwota faktury (rachunku), finansowo – wyci ągu dzie ń wpływu do ksi ęgowego bankowego zamawiaj ącego Wydatki poniesione na podstawie umowy nr 2/2012 podpisanej w dniu 19 kwietnia 2012 roku z - konsorcjum: BUDMAR Sp. z o.o. (lider konsorcjum), BUDMAR Firma Budowlana Marek Kamola (partner)
BUDMAR Faktura VAT nr 1/09/2012/Sp na Data Faktura została Przelew : kwot ę ł ączn ą brutto 442.739,74 zł wystawienia/sprzeda ż opisana, sprawdzona (netto 359.951,01 zł). Podstaw ą y faktury VAT - pod wzgl ędem: – 442.739,74 zł z wystawienia i zapłaty faktury był 5.09.2012r. Wpływ merytorycznym §6050 wykonany w protokół odbioru ko ńcowego robót do zamawiaj ącego – formalnym i dn. 27.09.2012r. datowany na 5.09.2012r. W pkt 7 7.09.2012r. rachunkowym oraz wb. 117. protokołu stwierdzono, że w dn. zatwierdzona do 24.08.2012r . wykonawca zgłosił wypłaty przez Wójta gotowo ść odbioru ko ńcowego. Gminy Głowno – Analiza dziennika budowy Marka Jó źwiaka. potwierdziła, że w dn. 23.08.2012r.
wykonawca zawiadomił o
______157 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zako ńczeniu prac, za ś 24.08.2012r. gotowo ść do odbioru ko ńcowego potwierdził inspektor nadzoru. W pkt 8 protokołu odbioru ko ńcowego komisja stwierdziła 5 kategorii usterek i zobowi ązała wykonawc ę do ich usuni ęcia do dnia 12.09.2012r . Komisja wskazała jednocze śnie, że usterki nie wpływaj ą na u żytkowanie budynku wobec czego z dniem 5.09.2012r. dokonano odbioru ko ńcowego. Umowa nr 2/2012 w §10 pkt 1a przewidywała, że wykonawca zapłaci zamawiaj ącemu kary umowne w wysoko ści 0,2% kwoty wynagrodzenia netto za ka żdy dzie ń za nieterminowe usuni ęcie stwierdzonych w czasie odbioru wad i usterek. Kontrolowana dokumentacja zawierała protokół datowany na dzie ń 12.09.2012r., w którym wskazano, i ż po dokonaniu ogl ędzin na miejscu realizacji inwestycji komisja ustaliła usuni ęcie w terminie stwierdzonych usterek.
Pozostałe umowy zawarte w ramach zadania pn. „Wykonanie robót budowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie gm. Głowno”. W dniu 17 kwietnia 2012 roku Gmina Głowno reprezentowana przez Marka Jó źwiaka – Wójta Gminy, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej zawarła umow ę o pełnienie nadzoru inwestorskiego z wykonawc ą Stefan Załóg – INWESTOR Techniczna Obsługa Budownictwa. Ustalono m.in. termin sprawowania nadzoru inwestorskiego od dnia 17 kwietnia 2012 roku do dnia 31 sierpnia 2012 roku, wynagrodzenie 3.321,00 zł brutto (2.700,00 zł netto), termin płatno ści 21 dni od daty dostarczenia faktury. W dniu 19 wrze śnia 2012 r. do Urz ędu Gminy w Głownie wpłyn ęła faktura VAT nr 16/09/2012 na kwot ę brutto 3.321,00 zł. Gmina Głowno dokonała zapłaty nale żno ści w dniu 27.09.2012r. (wb. 117) z §6050 . W dniu 17 kwietnia 2012 roku Gmina Głowno reprezentowana przez Marka Jó źwiaka – Wójta Gminy, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej zawarła umow ę o pełnienie nadzoru autorskiego z wykonawc ą Pracownia Usługi Projektowe – Andrzej Brandt. Umowa nie okre ślała terminu sprawowania nadzoru autorskiego, wynagrodzenie 3.075,00 zł brutto (2.500,00 zł netto), termin płatno ści 21 dni od daty dostarczenia faktury. W dniu 17 wrze śnia 2012 r. do Urz ędu Gminy w Głownie wpłyn ęła faktura VAT nr 17/F/2012 na kwot ę brutto 3.075,00 zł. Gmina Głowno dokonała zapłaty nale żno ści w dniu 27.09.2012r. (wb. 117) z §6050 . W dniu 6 kwietnia 2010 roku Gmina Głowno reprezentowana przez Marka Jó źwiaka – Wójta Gminy, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej zawarła umow ę w przedmiocie opracowania dokumentacji projektowej docieplenia budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie oraz projekt zagospodarowania terenu i budowy parkingu z wykonawc ą Pracownia Usługi Projektowe – Andrzej Brandt. Termin realizacji od 6 kwietnia 2010 r. do dnia 9 lipca 2010 r. Wynagrodzenie 17.080,00 zł brutto (14.000,00 zł netto), termin płatno ści 14 dni od daty otrzymania faktury. Wydatków poniesionych na ww. faktur ę nie uj ęto w ogóle w warto ści omawianej inwestycji (o czym szerzej poni żej).
Dodatkowo w dniu 27 czerwca 2012 roku Gmina Głowno wydatkowała 300,00 zł na usługi w zakresie certyfikacji energetycznej (wb. 81).
RIO w Łodzi ustaliła, że inwestycja nie została przyjęta na stan środków trwałych Gminy Głowno (informację z dnia 28 listopada 2014 roku złożoną w przedmiotowej kwestii powołano we wcześniejszej części protokołu kontroli). Powyższe stanowiło naruszenie ówczesnego brzmienia: - art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223 ze zm.), zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
______158 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. - art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz.U. z 2011 r., nr 74, poz. 397 ze zm.) - Składniki majątku, o których mowa w art. 16a-16c, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 9 ust. 1, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, o których mowa w art. 16h ust. 1 pkt 4 (Gmina Głowno pomimo wydatkowania własnych środków nie wprowadziła w ogóle do własnej ewidencji środków trwałych wartości przebudowy budynku SP w Lubiankowie przekazując je jednostce oświatowej). W dniu 28 września 2012 roku sporządzono protokół PT przekazania – przejęcia środka trwałego nr 1/2012, w drodze którego Wójt Gminy Głowno przekazał środek trwały Dyrektorowi Zespołu Szkół w Lubiankowie owartości 449.435,74 zł. Dodatkowo wartość wynikająca z dowodu PT nr 1/2012 uznana za początkową (faktycznie była to wartość ulepszenia środka trwałego), była nieprawidłowa, tj. 449.435,74 zł, ponieważ nie uwzględniała wydatków poniesionych w ramach umowy z dnia 6 kwietnia 2010 roku dotyczącej opracowania dokumentacji projektowej = 17.080,00 zł brutto. W świetle brzmienia art. 16g ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (na dzień sporządzenia dowodu PT) - jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków, ustaloną zgodnie z ust. 1 i 3-11, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3.500 zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3.500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji; - zasad ewidencjonowania środków trwałych na koncie 011 wynikających z Załącznika nr 3 - plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku (Dz.U. z 2010 r., nr 128, poz. 861 ze zm.) w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
ZABEZPIECZENIE ŚRODKÓW W BUDŻECIE - Wykonanie robót budowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie gm. Głowno. Rok 2012 1) W uchwale nr XVI/82/12 Rady Gminy Głowno z dnia 31 stycznia 2012 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Głowno na 2012 rok w załączniku nr 2 – Wydatki budżetu gminy na 2012 rok w dziale 801 – Oświata i wychowanie, rozdziale 80101 – szkoły podstawowe zaplanowano na 2012 rok kwotę łączną 2.400.000,00 zł wydatków
______159 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
majątkowych (inwestycje i zakupy inwestycyjne), w tym własne środki = 2.400.000,00 zł. Na podstawie załącznika nr 6 do uchwały nr XVI/82/12, pn. Wykaz inwestycji oraz wysokość wydatków na poszczególne zadnia na 2012 rok na zadanie pn. Wymiana konstrukcji dachu, pokrycia, ocieplenie istniejącego budynku szkoły wraz z wykonaniem elewacji w Lubiankowie zaplanowano 600.000,00 zł. Pozostała część planu w dziale 801, rozdziale 80101, tj. 1.800.000,00 zł dotyczyła zadania pn. Rozbudowa budynku szkoły, budowa sali gimnastycznej z zapleczem, ocieplenia istniejącego budynku szkoły w Popowie . Zadanie pn. Rozbudowa budynku szkoły, budowa sali gimnastycznej z zapleczem, ocieplenia istniejącego budynku szkoły w Popowie figurowało również w uchwale nr XVI/81/12 Rady Gminy Głowno z dnia 31 stycznia 2012 roku w sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Głowno na lata 2012-2022. W załączniku nr 2 – Wykaz przedsięwzięć Gminy Głowno do WPF na lata 2012 – 2015:
Nazwa Okres Klasyfikacja Łączne Wydatki Limity wydatków w Limit realizacji nakłady poniesione w poszczególnych zobowiązań finansowe latach latach poprzednich 2012 2013 programy, „Rozbudowa budynku 2010- dział 801, 2.868.122,00 1.068.122,00 1.800.000,00 0 1.800.000,00 projekty lub szkoły, budowa 2012 rozdz. 80101 zadania budynku sali (razem) gimnastycznej z zapleczem, ocieplenia istniejącego budynku szkoły w Popowie”
2) W uchwale nr XXI/107/12 Rady Gminy Głowno z dnia 25 czerwca 2012 roku w sprawie zmiany budżetu i w budżecie Gminy Głowno na 2012 rok w załączniku nr 1 – Zestawienie zmian budżetu Gminy Głowno na 2012 rok w dziale 801, rozdziale 80101 § 6050 zwiększono o 300.000,00 zł plan wydatków inwestycyjnych jednostek budżetowych - Rozbudowa budynku szkoły, budowa sali gimnastycznej z zapleczem, ocieplenia istniejącego budynku szkoły w Popowie . Powyższe znalazło odzwierciedlenie w załączniku nr 2 do uchwały nr XXI/108/12 Rady Gminy Głowno z dnia 25 czerwca 2012 roku w sprawie zmiany uchwały w sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Głowno, gdzie limit zobowiązań na 2012 rok został zwiększony do kwoty 2.100.000,00 zł (dla szkoły w Popowie). Jednocześnie nadmieniona uchwała nr XXI/107/12 Rady Gminy Głowno z dnia 25 czerwca 2012 roku w sprawie zmiany budżetu i w budżecie Gminy Głowno na 2012 rok w załączniku nr 2 w dziale 801, rozdziale 80101, § 6050 zmniejszała plan wydatków o 147.000, 00 zł – wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych - wykonanie robót budowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie gm. Głowno. Plan po zmianach = 453.000,00 zł. 3) W uchwale nr XXX/138/12 Rady Gminy Głowno z dnia 28 grudnia 2012 roku w sprawie zmiany budżetu i w budżecie Gminy Głowno na 2012 rok w załączniku nr 1 zwiększono plan budżetowy po stronie wydatków w dziale 801, rozdziale 80101 § 6050 o 72.371,00 zł w ramach wydatków inwestycyjnych jednostek budżetowych - SP Lubianków. Jednocześnie w załączniku nr 2 ww. uchwały zmniejszono wydatki w dziale 801, rozdziale 80101 § 6050 o 79.600,00 zł w ramach wydatków inwestycyjnych jednostek budżetowych - SP Popów.
______160 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W uchwale nr XXX/139/12 Rady Gminy Głowno z tego samego dnia, tj. 28 grudnia 2012 roku w sprawie zmiany w budżecie Gminy Głowno na 2012 rok w załączniku nr 2 – Wykaz inwestycji oraz wydatków na poszczególne zadania na 2012 rok potwierdzono plan po zmianach: - w dziale 801, rozdziale 80101 – rozbudowa budynku szkoły, budowy budynku Sali gimnastycznej z zapleczem, ocieplenia istniejącego budynku szkoły w Popowie = 2.020.400,00 zł, - w dziale 801, rozdziale 80101 – wykonanie robót budowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie gm. Głowno = 525.371,00 zł. Mając na względzie ww. analizę zmian w budżecie Gminy Głowno, a także przedłożone umowy z wykonawcami, nie stwierdzono przekroczeń upoważnienia do zaciągania zobowiązań w stosunku do planu wydatków na dany rok budżetowy -2012. Analiza faktur poszczególnych wykonawców oraz poleceń przelewów potwierdzających uregulowanie zobowiązań, a także ewidencji księgowej nie wykazała przypadków przekroczenia upoważnienia do dokonywania wydatków, o których mowa w art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 ze zm.). Akta kontroli [A15 str. 1405-1628]: Kserokopia: dokumentacji związanej z etapem przygotowania inwestycji i oszacowaniem wartości zamówienia, ogłoszeń o zamówieniu, siwz wraz z załącznikami. Kserokopia fragmentów oferty wykonawcy – konsorcjum: BUDMAR Sp. z o.o. i BUDMAR Firma Budowlana Marek Kamola. Dokumentacja dotycząca rozstrzygnięcia i rozliczenia postępowania w tym m.in.: - umowa nr 2/2012 z dnia 19 kwietnia 2012 roku, - faktury, protokoły odbioru, polecenia przelewu.
IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO –WARTO ŚCIOWA )
Zasady ewidencji majątku Gminy Głowno stanowią integralną część zarządzenia nr 203/12 Wójta Gminy Głowno z dnia 31 marca 2014 roku w sprawie polityki rachunkowości. W dokumencie tym, w załączniku nr 6, stanowiącym zasady ewidencji dochodów i wydatków budżetowych, wskazano, że środki trwałe, ewidencjonowane na koncie 011, obejmują środki o wartości początkowej od 1.000,00 zł – 3.500,00 zł oraz wszystkie o wartości początkowej powyżej kwoty 3.500,00 zł. Umarza się je metodą liniową za pomocą stawek amortyzacyjnych określonych w załączniku do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. Księgowanie w księdze głównej na poszczególne grupy następuje każdorazowo po otrzymaniu dokumentu OT. Odpisy umorzeniowe są ewidencjonowane w korespondencji ze stroną Ma konta 400 raz w roku, na koniec roku bilansowego. Na koncie 011, każdorazowo ewidencjonuje się komputery, zestawy komputerowe, drukarki, skanery bez względu na ich wartość. Wartości niematerialne i prawne ewidencjonuje się na koncie 020 bez względu na cenę jednostkową, zalicza się do środków trwałych o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok i umarza się według zasad i stawek amortyzacyjnych ujętych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Umorzenia dokonuje się jednorazowo za cały rok. Pozostałe środki trwałe, ewidencjonowane na koncie 013 obejmują przedmioty o okresie używania dłuższym niż rok o wartości 100 zł – 1.000,00
______161 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zł oraz 1.000,00 zł – 3.500,00 zł. Umarza się je jednorazowo w momencie oddania ich do używania. Do konta 013 prowadzi się ewidencję szczegółową. Szczegółowe dane dotyczące kont 011, 013, 020 przedstawiono poniżej: Stan na 1 Stan na 31 Zwi ększenie Zmniejszenie L.p Wyszczególnienie 2012 rok stycznia 2013 grudnia 2013 środków środków . roku roku trwałych trwałych 1. 011-1 – grupa 0 grunty 1.269.969,00 1.354.192,00 94.680,00 10.457,00 2. 011-2 – grupa 1 Budynki i lokale 2.151.167,52 2.254.673,02 125.312,50 21.807,00 3. 011-3 – gr. 2 obiekty in żynierii 14.121.355,78 14.285,161,53 166.241,85 2.436,10 4. 011-4 – gr. 3 kotły i maszyny 15.096,00 42.906,78 27.810,78 - 011-5 – gr. 4 maszyny i aparaty 5 150.908,56 172.711,80 21.803,24 - ogólnego zastosowania 011-7 – gr. 6 Urz ądzenia 6 5.632,00 5.632,00 - - techniczne 7. 011-8 – gr. 7 środki transportu 1.311.396,70 1.311.396,70 - - 011-9 – gr. 8 narz ędzia, 8. przyrz ądy, ruchomo ści, 14.796,00 14.796,00 - - wyposa żenie Razem 19.040.321,56 19.441.469,83 435.848,37 34.700,10 Pozostałe środki trwałe – konto 013 374.120,42 395.978,30 26.857,88 5.000,00 Warto ści niematerialne i prawne – 67.464,97 98.722,28 31.257,31 - konto 020
W dniu 28 listopada 2013 roku Gmina Głowno, reprezentowana przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej, podpisała z Powszechnym Zakładem Ubezpieczeń S.A. Oddział regionalny w Łodzi, z siedzibą przy Al. Tadeusza Kościuszki 57 w Łodzi, reprezentowanym przez Kierownika Zespołu Sprzedaży Brokerskiej Agnieszkę Stankiewicz oraz Specjalistę Sprzedaży Brokerskiej Krzysztofa Fornala, umowę w przedmiocie ubezpieczenia mienia i odpowiedzialności Gminy Głowno. Powyższa umowa obejmowała zabezpieczenia od: [1] ognia i innych zdarzeń losowych, [2] od kradzieży z włamaniem i rabunku od kradzieży zwykłej, [3] sprzętu elektronicznego od wszystkich ryzyk, [4] odpowiedzialności cywilnej, [5] szyb od stłuczenia, [6] następstw od nieszczęśliwych wypadków, [7] maszyn od uszkodzeń od wszystkich ryzyk, [8] komunikacyjnych. Ubezpieczenie obejmowało okres od 4 grudnia 2013 roku do 3 grudnia 2016 roku. Jednostkami podlegającymi ubezpieczeniu były: [1] Urząd Gminy, [2] Zespół Szkół Popów Głowieński, [3] Zespół Szkół Publicznych w Mąkolicach, [4] Zespół Szkół Lubianków, [5] Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Głownie, [6] OSP: Mąkolice, Popów Głowieński, Domaradzyn, Ziewanice, Wola Zbrożkowa, Lubianków, Ostrołęka, Boczki Domaradzkie. Szczegółowe warunki ubezpieczenia zawarto w załączniku nr 1 do ww. umowy „Program ubezpieczenia mienia i odpowiedzialności Zamawiającego wraz z klauzulami dodatkowymi i wykazem jednostek Zamawiającego podlegających ubezpieczeniu. Za udzieloną ochronę Gmina Głowno zobowiązała się zapłacić 79.254,00 zł w następujących ratach: 2014 rok: I rata do dnia 31 stycznia 2014 roku II rata do dnia 30 czerwca 2014 roku. 2015 rok: I rata do dnia 31 stycznia 2015 roku, II rata do dnia 30 czerwca 2015 roku, 2016 rok
______162 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
I rata do dnia 31 stycznia 2016 roku II rata do dnia 30 czerwca 2016 roku. Powyższą umowę zawarto w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, gdzie wszczęcie postępowania miało miejsce w dniu 28 października 2013 roku poprzez publikacje ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 437678 – 2013. W poprzednim okresie obowiązywała umowa zawarta w dniu 1 grudnia 2010 roku z firmą InterRisk Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. Veinna Insurance Group, Oddział Gdańsk w przedmiocie kompleksowego ubezpieczenia zamawiającego. Umowę zawarto na okres od 4 grudnia 2010 roku do dnia 3 grudnia 2013 roku, za wynagrodzenie w wysokości 31.686,00 zł.
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe
Konto 011 Zgodnie z obowiązującą w kontrolowanej jednostce polityką rachunkowości, konto 011 „środki trwałe”, służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych służących działalności podstawowej jednostki. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się w szczególności: przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu lub inwestycji, przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu inwestycji, przychody nowoujawnionych środków trwałych, zwiększenie wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny – w korespondencji z odpowiednimi kontami zespołu 0,2,8. Na stronie Ma konta ujmuje się w szczególności: wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji z powodu zniszczenia lub zużycia, sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania, ujawnione niedobory środków trwałych, zmniejszenie wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny – w korespondencji z odpowiednimi kontami zespołu 0 i 8. Saldo konta 011 wskazuje na stan środków trwałych w wartości początkowej. Stwierdzono, że w księgach rachunkowych Gminy Głowno wprowadzono ewidencję szczegółową z podziałem na grupy wskazane w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. nr 242, poz. 1622 ze zm.), z tym, że analityka konta 011 nie była tożsama z powyższą klasyfikacją. Ewidencja szczegółowa do konta 011 prowadzona była w formie odręcznej jak i komputerowej. Za czynności związane z ewidencja majątku odpowiedzialna była Mirosława Cechulska – inspektor d.s. księgowości budżetowej. W wyniku kontroli zapisów księgowych na koncie 011, stwierdzono że prowadzona szczegółowa ewidencja księgowa umożliwiała ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wysokość umorzenia i amortyzacji, co było zgodne z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. Wszystkie operacje na koncie 011 ewidencjonowano w korespondencji z kontem 800 Fundusz jednostki. Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami, księgowanie Wn 011 Ma 800 dotyczy nieodpłatnego przyjęcia środków trwałych otrzymanych na podstawie decyzji właściwego organu, przyjmowanych do ewidencji w wartości określonej decyzji – wartość netto,
______163 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
bądź nieodpłatnego otrzymania środków trwałych w formie darowizny oraz zwiększenia wartości początkowej środków trwałych wskutek aktualizacji ich wyceny. Zgodnie z obrotami na koncie 011, ewidencjonowano w ww. sposób m.in. także wykonanie klimatyzacji w budynku Urzędu Gminy w Głownie na kwotę 63.898,50 zł, czy tez przebudowę drogi dojazdowej do gruntów rolnych we wsi Lubianków na kwotę 145.511,28 zł. W sytuacji gdy operacja dotyczy wartości ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych, czy też wartość ulepszeń w obcych środkach trwałych, ewidencji należy dokonywać w korespondencji z kontem 080 środki trwałe w budowie. Stwierdzono także, że w przypadku inwestycji dotyczącej umowy nr 1/2013 zawartej w dniu 7 marca 2013 roku pomiędzy Gmina Głowno, reprezentowaną przez Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka i firmą Kortbud Sp. z.o.o. Spółka Komandytowa – Lider Konsorcjum ul. Lipowa 7, 05-079 Okuniew w przedmiocie „Budowy boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal, przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół w Mąkolicach, Lubiankowie, Popowie Głowieńskim, w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 – 2013 na kwotę 757.689,95 zł netto, 931.953,72 zł brutto, dokonano ewidencji z pominięciem konta 011. W ramach ww. zadania wybudowano trzy boiska: 1. Boisko wielofunkcyjne w Zespole Szkół Publicznych w Mąkolicach – 253.821,35 zł netto i 312.200,26 zł brutto; 2. Boisko wielofunkcyjne przy Zespole Szkół w Lubiankowie – 251.932,30 zł netto i 309.876,73 zł brutto; 3. Boisko wielofunkcyjne przy Zespole Szkół w Popowie - 251.932,30 zł netto i 309.876,73 zł brutto; Nie wprowadzając powyższych inwestycji na stan środków trwałych, każdorazowo od razu przekazywano je dokumentem PT na rzecz danej szkoły: 1. PT nr 2/2013 z dnia 30 września 2013 roku na kwotę 230.366,23 zł, podpisane przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka i Dyrektora Zespołu Szkół w Mąkolicach; 2. PT nr 1/2014 z dnia 22 stycznia 2014 roku na kwotę 318.042,70 zł, podpisane przez Wójta Gminy oraz dyrektora Zespołu Szkół w Popowie Głowieńskim; 3. PT nr 1/2013 z dnia 30 września 2013 roku na kwotę 318.042,70 zł, podpisane przez Wójta Gminy marka Jóźwiaka oraz Dyrektora Zespołu Szkół w Lubiankowie. Inwestycje te ewidencjonowano na właściwym koncie 080 z analityką 080-31-1, 080- 31-2, 080-31-3 w korespondencji ze strona Ma konta 201 z odpowiednią analityką. Następnie dokonywano przeniesienia wartości na wynik finansowy księgując właściwe konto 080-131 ze stroną Wn konta 800-1 w dniu 31 grudnia 2013 roku.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2013 rok
Szczegółową kontrolą objęto następujące operacje związane ze zwiększaniem i zmniejszaniem wartości środków trwałych (011) i pozostałych środków trwałych (013):
Przedmiot dokument Warto ść (zł) ksi ęgowanie Podstawa konto
Działka nr 789/1 Wola OT nr 3/2013 Decyzja Wojewody Łódzkiego z t 0 n o 19.680,00 011-1 / 800-1 Zbro żkowa, Gmina z 31.12.2013 05.09.2013, stwierdzaj ąca nabycie z
______164 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Głowno mocy prawa z dniem 1 lipca 2000 roku działku nr 789/1 – dor ęczona do Urz ędu Gminy w dniu 16 wrze śnia 2013 roku, uprawomocnienie w dniu 1 pa ździernika 2013 roku AN nr A 2550/2013 z 12.06.2013 – Działka nr 140/1 Wola OT nr 2/2013 45.000,00 011-1 / 800-1 umowa darowizny na rzecz Gminy Lubiankowa 0,1931ha z 28.06.2013 Głowno Działka nr 45 AN nr A 910/2013 z 04.03.2013 – OT nr 1/2013 Bronisławów o pow. 30.000,00 011-1 / 800-1 umowa darowizny na rzecz Gminy z 29.03.2013 0,1151ha Głowno Budynek gospodarczy OT nr 6/2013 o pow. 25m2 na 5.658,00 011-2 / 800-1 z 31.12.2013 działce nr 789/1 Decyzja Wojewody Łódzkiego z Budynek stodoły o OT nr 5/2013 powierzchni 90m2 na 9.717,00 011-2 / 800-1 05.09.2013, stwierdzaj ąca nabycie z z 31.12.2013 działce nr 789/1 mocy prawa z dniem 1 lipca 2000 roku działku nr 789/1 – kiedy Budynek gospodarczy OT nr 4/2013 wpłyn ęło do Urz ędu o powierzchni 82m2 20.812,00 011-2 / 800-1 z 31.12.2013 na działce 789/1
Budynek mieszkalny na działce 789/1 o OT nr 3/2013 15.227,00 011-2 / 800-1 powierzchni 60m2 na z 31.12.2013 działce 789/1 Klimatyzatory w FV nr 10/2013 z 08.04.2013 Firma Urz ędzie Gminy w OT nr 2/2013 Usługowo-Handlowa Witold 63.898,50 011-2 / 800-1 Głownie 11 szt. – 2,5 z 30.04.2013 Kwiatkowski 95-010 Stryków – data kW i 5 szt. – 3,5 kW wpływu do UG 08.04.2013 Rozbudowa sieci OT nr 1/2013 wodoci ągowej we wsi z 04.04.2013 – Umowa nr 4/W/2013 z 04.04.2013 w Bronisławów działka nr wprowadzono 9.759,26 zł 011-3 / 800-1 sprawie odpłatnego przekazania 3 i 12 i we wsi do ewidencji sieci wodoci ągowej Domaradzyn działka 30.04.2013 nr 638 Przebudowa drogi FV nr 0033/B/2012 z 09/10/2013 – dojazdowej do OT nr 2/2013 137.713,08 zł gruntów rolnych e wsi z 16.10.2013 – FV nr 33/2013 z 10.10.2013 – 145.511,28 011-3 / 800-1 Lubianków o długo ści wprowadzono 3.001,20 zł 484 m działki nr 91 i 31.10.2013 Rachunek nr 2/2013 z 15.02.2013 – 78/1. 4.797,00 zł Wprowadzono 401-1/201-591 FV nr 0065/13/FV1 z dnia Rolety materiałowe w dniu 995,01 013-4 / 072-4 22.07.2013 – dor ęczono 23.07.2013 31.07.2013 Wprowadzono Projektor gr. IX w dniu 2.358,43 013-3/072-3
31.05.2013 Wprowadzono Ekran projekcyjny gr. w dniu 281,14 013-3/072-3 IX 31.05.2013 Protokół przekazania sprz ętu w Wprowadzono darze z dnia 8 maja 2013 roku Zestaw gło śników w dniu 40,55 013-3/072-3 Konto013 31.05.2013 Wprowadzono Listwa przepi ęciowa w dniu 47,52 013-3/072-3 31.05.2013 Wprowadzono 401-1/201-316 FV nr 60/2013 z dnia 25.04.2013 – Fotel obrotowy Expert 316,00 30.04.2013r 013-1/072-1 dor ęczono 25.04.2013r.
W wyniku kontroli stwierdzono przypadek naruszenia art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2011 roku, Dz. U. nr 74, poz. 397 ze zm.), zgodnie z którym składniki majątku wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 9 ust. 1, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Działka nr 289/1 w Woli Zbrożkowej nabyta została na mocy decyzji Wojewody Łódzkiego z dnia 5 września 2013 roku,
______165 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
doręczonej do Urzędu Gminy w dniu 16 września 2013 roku, uprawomocnionej w dniu 1 października 2013 roku.
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2012 rok
Zgodnie z polityką rachunkowości konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu wg. stawek amortyzacyjnych określonych w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z tytułu dokonanego umorzenia. Na stronie Ma konta ujmuje się zwiększenia – w korespondencji z odpowiednimi kontami zespołu 0,4 i 8, a na stronie ma zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w korespondencji z odpowiednimi kontami zespołu 0 i 8. W powyższej regulacji nie zamieszczono informacji, zgodnie z którą ewidencję szczegółową do konta 071 prowadzi się według zasad podanych w wyjaśnieniach do kont 011 i 020. Do kont 011, 010 i 071 można prowadzić wspólną ewidencje szczegółową. Niemniej jednak, zarządzeniem w sprawie polityki rachunkowości wprowadzono następującą ewidencję szczegółową do konta 071: 071-2 umorzenie gr. I – budynki i lokale – BO 333.862,88 zł, BZ 374.362,17 zł, 071-3 umorzenie gr. II – obiekty inżynierii lądowo drogowej – BO 4.031.257,03 zł BZ 4.594.305,54 zł, 071-4 umorzenie gr. III - kotły i maszyny – BO 11.773,44 zł, BZ 14.474,61 zł, 071-5 umorzenie gr. IV – specjalistyczne maszyny i komputery – BO 140.802,41 zł, BZ 152.125,09 zł, 071-7 umorzenie gr. VI – urządzenia techniczne – BO 5.342,00 zł, BZ 5.425,50 zł, 071-8 umorzenie gr. VII – środki transportu OSP – BO 1.102.486,20 zł, BZ 1.189.749,74 zł, 071-9 umorzenie gr. VIII – narzędzia i wyposażenie – BO 7.659,16 zł, BZ 8.821,56 zł 071-10 umorzenie wartości niematerialnych i prawnych – BO 59.786,18 zł, BZ 69.105,75 zł. Powyższe dane zgodne były z ewidencją szczegółową prowadzoną dla środków trwałych. Próbą kontroli w zakresie stosowania prawidłowych stawek umorzeniowych objęto pierwsze 5 pozycji z każdej z 8 grup wg. Klasyfikacji Środków Trwałych. Stwierdzono prawidłowość stosowania odpisów umorzeniowych, z zastosowaniem stawek wskazanych w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2011 roku, Dz. U. nr 74, poz. 397 ze zm.).
Konto 072 Na podstawie polityki rachunkowości wprowadzonej w życie na mocy zarządzenia nr 203/2012 Wójta Gminy Głowno z dnia 31 grudnia 2012 roku konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych podlegających umorzeniu w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania, z tytułu dokonanego umorzenia. Na stronie Ma konta ujmuje się umorzenie pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych – w korespondencji z odpowiednimi kontami zespołu 0, 4 i 8, a na stronie Wn zmniejszenie wartości
______166 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
umorzenia, odpowiadającego wartości rozchodowanych pozostałych środków trwałych (zużycie, zniszczenie, niedobór, szkoda, nieodpłatne przekazanie) – w korespondencji z odpowiednim kontem zespołu 0. Konto 072 może wykazywać saldo Ma, które wyraża umorzenie wartości początkowej będących w używaniu pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych podlegających całkowitemu umorzeniu w miesiącu wydania do używania. W powyższej regulacji nie zamieszczono informacji zawartej w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, iż umorzenie księgowane jest w korespondencji z kontem 401. Zgodnie z obowiązująca w jednostce polityka rachunkowości, wprowadzono następujący podział analityczny do konta 072: 072-1 umorzenie Urząd - BO 171.254,10 zł, BZ 172.616,97 zł 072-2 umorzenie OSP- BO 79.068,00 zł BZ 93.248,94 zł 072-3 umorzenie Biblioteka BO 12.852,42 zł, BZ 16.100,19 zł, 072-4 umorzenie OUK - BO 63.387,89 zł, BZ 64.610,51 zł, 072-5 umorzenie zbiory biblioteczne - BO 45.165,04 zł, BZ 45.165,04 zł, 072-6 umorzenie sekcje kulturystyczne - BO 47.558,01 zł, BZ 49.557,99 zł Wskazany powyżej podział analityczny uregulowany został w polityce rachunkowości obowiązującej w Urzędzie Gminy Głowno.
3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
Zgodnie z przyjętą w kontrolowanej jednostce polityką rachunkowości, konto 020 służy do ewidencji stanu zwiększeń oraz zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Na stronie Wn ujmuje się wszelkie zwiększenia – w korespondencji z odpowiednimi kontami zespołu 0, 2, 7, 8, a na stronie Ma – wszelkie zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja szczegółowa powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział wg. ich tytułów lub osób odpowiedzialnych. Saldo Wn konta oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej. W księgach rachunkowych Gminy Głowno wyodrębniono jedynie konto 020-1 „Wartości niematerialne i prawne” bez podziału na konto właściwe dla wartości od razu umarzanych i tych powyżej 3.500,00 zł. BO na dzień 1 stycznia 2013 roku – 67.464,97 zł Obroty Wn 31.257,31 zł Obroty Ma 0,00 zł BZ na dzień 31 stycznia 2013 roku – 98.722,28 zł. Weryfikacją objęto następujące operacje mające wpływ na zwiększenie wartości niematerialnych i prawnych: 1. Faktura VAT nr 759/2013/FK z 7 listopada 2013 roku – zakup systemu BUDŻET dla Windows firmy INFO-SYSTEM licencja na dodatkowe stanowisko – 664,20 zł brutto, doręczona do Urzędu Gminy w dniu 18 listopada 2013 roku. Wystawiono OT nr 4/2013 z 28 listopada 2013 roku, zaewidencjonowano: Wn 402-1 / Ma 201-18 oraz Wn 020-1 / Ma 800-1.
______167 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. Darowizna oprogramowania Microsoft od Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego za kwotę 25.021,21 zł – mail z dnia 21 stycznia 2013 roku. Wystawiono OT nr 3/2013 w dniu 31 maja 2013 roku, 3. Faktura VAT nr 285/2013/FK z 2 kwietnia 2013 roku – doręczona do Urzędu Gminy w dniu 4 kwietnia 2013 roku w przedmiocie „Integracja aplikacji KSGZOB – GOMIG firmy INFO-SYSTEM sp. Jawna – licencja nielimitowana na kwotę brutto 1.881,90 zł. Zaewidencjonowano Wn 402-1 / Ma 201-18 oraz Wn 020-1 / Ma 801-1. Wystawiono OT nr 2/2013 z 30 kwietnia 2013 roku na kwotę 1.881,90 zł; 4. Faktura VAT nr FV/A/1156/2013 z 27 lutego 2013 roku – doręczona do Urzędu Gminy w dniu 7 marca 2013 roku na kwotę brutto 3.690,00 zł w przedmiocie „Licencja na użytkowanie oprogramowania GOMiG – odpady, GOMiG – Moduł Wymiarowy L-LIC-IB). Zaewidencjonowano Wn402-1 / Ma201-659 oraz Wn 020- 1 / Ma 800-1. Wystawiono OT nr 1/2013 z dnia 29 marca 2013 roku .
4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY )
Zgodnie z polityka rachunkowości wyodrębniono konto 310 „Materiały”, służące do ewidencji zapasów materiałów. Na stronie Wn konta ujmuje się zwiększenia ilości i wartości stanu zapasu materiałów, w cenach zakupu, nabycia lub stałych cenach ewidencyjnych. Na stronie Ma konta ujmuje się wszelkie rozchody zapasów. BO na dzień 1 stycznia 2013 roku – 7.492,25 zł Obroty Wn 19.996,46 zł Obroty Ma 7.492,25 zł BZ na dzień 31 grudnia 2013 roku – Wn 12.504,21 zł Zgodnie z protokołem z inwentaryzacji konta 310 przeprowadzonej metodą weryfikacji salda, zespół spisowy potwierdził stan konta.
5. INWENTARYZACJA
5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
Instrukcja inwentaryzacyjna w Gminie Głowno stanowi załącznik nr 8 do zrządzenia nr 203/2012 Wójta Gminy Głowno z dnia 31 grudnia 2012 roku w sprawie wprowadzenia dokumentacji przyjętych zasad polityki rachunkowości w Urzędzie Gminy w Głownie. Zgodnie z powyższym dokumentem procedura inwentaryzacji ma przeciwdziałać powstawaniu nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem gminy i jej przeprowadzenie jest warunkiem uznania za prawidłowe prowadzenie księga rachunkowych i sporządzonego na ich podstawie rocznego sprawozdania finansowego. W dalszej części instrukcji wskazano, iż inwentaryzacja odbywa się za pomocą: 1. Spisu z natury – obejmującego: [1] gotówkę w kasie oraz papiery wartościowe – przeprowadzana corocznie na koniec roku, [2] pozostałe środki na terenie strzeżonym – raz na cztery lata, [3] rzeczowe składniki majątkowe jako środki
______168 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – corocznie w obiektach niestrzeżonych o nie rzadziej niż co 4 lata w obiektach strzeżonych. 2. Corocznego, pisemnego potwierdzenia od kontrahentów stanów aktywów i pasywów: [1] środków pieniężnych na rachunkach bankowych, [2] rozrachunków z innymi jednostkami np. bankami i WFOŚiGW, [3] rozrachunków z dostawcami i innymi kontrahentami gminy. W pkt. 7 i 9 ww. instrukcji zawarto informację, zgodnie z którą terminy i częstotliwość spisów inwentaryzacyjnych określa Wójt Gminy, a inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza komisja inwentaryzacyjna, powołana przez Wójta Gminy Głowno. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: [1] aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic; [2] aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic; [3] środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Dokonując porównania instrukcji inwentaryzacyjnej Gminy Głowno z właściwymi w tym zakresie przepisami ustawy o rachunkowości, stwierdzić trzeba brak uregulowania w niej zagadnień związanych z formą inwentaryzacji składników aktywów i pasywów, polegającej na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Metoda ta służy zinwentaryzowaniu m.in. :wartości niematerialnych i prawnych, gruntów i środków trwałych do których dostęp jest znacznie utrudniony, materiałów w drodze i dostaw niefakturowanych, środków pieniężnych w drodze, należności spornych i wątpliwych, rozrachunków publiczno-prawnych, należności i zobowiązań z pracownikami i osobami nie prowadzącymi ksiąg rachunkowych, funduszy własnych i specjalnych, inwestycji niezakończonych, pozostałych, nie wymienionych powyżej składników aktywów i pasywów. Załącznik nr 8 do zarządzenia nr 203/2012 Wójta Gminy Głowno w swej treści odnosi się jedynie do spisu z natury oraz potwierdzenia sald od kontrahentów. Natomiast w części dotyczącej sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych – załącznik nr 4 do zarządzenia nr 203/2012 Wójta Gminy Głowno z dnia 31 grudnia 2012 roku wskazano, że inwentaryzację w Urzędzie przeprowadza się w drodze spisu z natury i weryfikacji prawidłowości stanu rzeczywistego wynikającego z ewidencji księgowej tych składników, przez porównanie go z odpowiednimi dowodami. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega na ustaleniu prawidłowego i realnego stanu ewidencyjnego sald tych aktywów i pasywów niepodlegających spisowi z natury lub uzgodnieniu. Dokonuje się
______169 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przez porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości inwentaryzowanych składników na dzień bilansowy Zgodnie z ustaleniami uzyskanymi od inspektora ds. księgowości budżetowej Aliny Dałek, jedynym zarządzeniem Wójta Gminy Głowno w sprawie niniejszej inwentaryzacji jest zarządzenie nr 47/2012 z dnia 20 listopada 2012 roku w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Gminy w Głownie, w Ośrodku Upowszechniania Kultury i Bibliotece w Bronisławowie. Nie wydano zarządzenia w sprawie wskazanym w pkt 9 instrukcji inwentaryzacyjnej, tj. powołania komisji inwentaryzacyjnej do zinwentaryzowania składników aktywów i pasywów. W zarządzeniu nr 47/2012 nie uregulowano także terminów i częstotliwości przeprowadzania spisu z natury co stanowiło naruszenie pkt 7 instrukcji. Wskazać należy, iż szczegółowe reguły przeprowadzenia inwentaryzacji składników aktywów i pasywów ogółem, wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych powinny być określone przez kierownika jednostki, tj. Wójta Gminy Głowno.
W wyniku weryfikacji dokumentacji inwentaryzacyjnej stwierdzono: W zakresie spisu z natury: Zarządzeniem nr 47/2012 z dnia 20 listopada 2012 roku Wójt Gminy Głowno powołał komisje inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury w osobach: Przewodnicząca Komisji – Rukowska Krystyna, Cechulska Mirosława i Michalska Agnieszka – członkowie komisji i zobowiązał Przewodniczącego do przekazania w terminie do dnia 28 grudnia 2012 roku kompletnej dokumentacji inwentaryzacyjnej wraz z protokołem wyników inwentaryzacyjnych. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji metodą spisu z natury.
W zakresie weryfikacji sald stwierdzono: W instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w Gminie Głowno nie wskazano na obowiązek dokonywania czynności inwentaryzacyjnych niniejszą metodą, pomimo takiego obowiązku nałożonego art. 26 ustawy o rachunkowości. Dodatkowo Wójt Gminy Głowno nie wydał w tym zakresie zarządzenia i tym samym nie wskazał na osoby odpowiedzialne za dokonanie weryfikacji sald. Jak poinformowano kontrolujących, za czynności związane z weryfikacją sald, odpowiedzialna była inspektor ds. księgowości budżetowej Alina Dałek w ramach zakresu obowiązków. Wyżej wymieniona przekazała tabelaryczne zestawienia, sporządzane pod sprawozdanie finansowe za 2012 rok, a więc do dnia 31 marca 2013 roku), wskazujące według pracownika na dokonane czynności inwentaryzacyjne. Z uwagi na datę jego sporządzenia nie może on stanowić dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji. Żadne z tych zestawień nie zostało właściwie udokumentowane i powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych, co stanowiło naruszenie art. 27 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przeprowadzenie i wynik inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Wskazana dokumentacja stanowi dowody wewnętrzne jednostki, o których mowa w art. 20 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy, a zatem dowody te powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 tejże ustawy, wolne od błędów rachunkowych, o czym mówi art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wyjaśnienia w tym zakresie złożyła Alina Dałek, inspektor ds. księgowości budżetowej, stwierdzając, iż „ (…) Wydruki dotyczące weryfikacji kont były drukowane na bieżąco w celu sprawdzenia salda konta ale nie były
______170 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podłączone do dokumentacji inwentaryzacyjnej. Wydruki traktowane były jako robocze, ze względu na możliwość wydrukowania ich z programu komputerowego w każdej chwili (…).” . dane wynikające z porównania zestawień sporządzonych przez inspektora Alinę Dałek z ewidencją księgową przedstawiono poniżej: Konto Wn Konto Ma Przedmiot Kwota Bud żet Gminy Głowno 133 - Rachunek bud żetu 624.444,84 - 134 Kredyty bankowe 4.940.000,00 140 - Środki pieni ęż ne w drodze 84,78 224-1 - Dochody Urz ędu Skarbowego 861,26 - 224-2 Dochody zaliczki alimentacyjnej 42,39 224-3 - Udziały w podatku dochodowym od osób 31.565,00 fizycznych - 240-1 Pozostałe rozrachunki 42,39 - 260-1 Zobowi ązania finansowe - Popów 93.408,00 - 260-2 Zobowi ązania finansowe - Lubianków 72.371,00 - 909 Subwencja o światowa za stycze ń 2013 roku 186.135,00 960 - Skumulowana nadwy żka lub niedobór 3.444.426,03 961 - Nadwy żka lub niedobór 1.190.616,87 Urz ąd Gminy w Głownie 011 - Środki trwałe 19.040.321,56 013 - Pozostałe środki trwałe 374.120,42 014 - Zbiory biblioteczne 45.165,04 020 - Warto ści niematerialne i prawne 67.464,97 - 071 Umorzenie środków trwałych 5.692.969,30 - 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych 419.285,46 080 - Inwestycje 16.999,83 135/1 - Rachunek bankowy ZF ŚS 8.861,89 135/3 - Rachunek Fundusz Ochrony Środowiska 0,00 139 - Inne rachunki bankowe 120.867,38 - 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 74.069,79 221 221 Nale żno ści z tytułu dochodów bud żetowych 139.516,92 / 15,00 229 Rozrachunki publiczno-prawne 14.217,98 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodze ń 76.149,45 234 Rozrachunki z pracownikami ZF ŚS 8.800,00 240 Sumy depozytowe 120.867,38 310 - Materiały 7.492,25 800 Fundusz zasadniczy 6.398.669,34 851 ZF ŚS 17.661,89 853 Fundusz Ochrony Środowiska 0,00 860 Wynik finansowy 7.015.704,67
Powyższe salda wynikały z ewidencji księgowej prowadzonej w Gminie Głowno, z wyjątkiem konta 221 gdzie kontrolujący stwierdzili, że przekazany wydruk zestawienia obrotów i sald za 2012 rok wskazywał jedynie saldo Wn w wysokości 139.501,92 zł, natomiast w zestawieniach przygotowanych przez inspektora Alinę Dałek, saldo Wn wynosiło 139.516,92 zł a saldo Ma 15,00 zł. Jak stwierdziła wyżej wymieniona w złożonych kontrolującym wyjaśnieniach „ Wydruk zestawienia obrotów i sald za 2012 r. z programu komputerowego księgowości budżetowej kont1 221 nie wykazuje jednocześnie salda Wn i Ma. Obroty konta Wn 221 – 139.516,92 zł i Ma 15,00 zł zostały zaczerpnięte z wydruku organu podatkowego informującego o należnościach i nadpłatach ”. Wyjaśnienia inspektora ds. księgowości budżetowej Aliny Dałek z dnia 26 sierpnia 2014 roku dotyczące sald konta 221 w 2012 roku, stanowi załącznik nr 37 do protokołu kontroli. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont (…), konto 221, służące do
______171 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych może wykazywać dwa salda, gdzie Wn oznacza stan należności a saldo Ma stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat w tych dochodach, zatem w sytuacji gdy oba sald a występują program obsługujący ewidencje księgową JST powinien zapewnić ich wykazywanie. Na potwierdzenie ustaleń kontrolującym przekazano decyzję Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka znak FP.3123.3.18.2012 z 19 grudnia 2012 roku w sprawie stwierdzenia nadpłaty podatku leśnego w wysokości 15,00 zł u podatnika o numerze ewidencyjnym 1280032 oraz zaliczeniu jej na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. W trakcie czynności kontrolnych, poza powyżej opisanym zestawieniem, w ramach sporządzania wyjaśnień, kontrolującym przekazano następujące protokoły z „weryfikacji składników do których dostęp jest znacznie utrudniony”, sporządzone każdorazowo przez komisję inwentaryzacyjną powołaną do przeprowadzenia spisu z natury: Krystyna Rutkowska, Mirosława Cechulska, Michalska Agnieszka - według stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku, stanowiące, jak poinformowała Mirosława Cechulska jedyne protokoły z weryfikacji sald kont Gminy Głowno, w których stwierdzono: − Konto 080 „inwestycje” saldo Wn konta 16.999,83 zł dotyczyło projektu trzech boisk i bieżni ze skocznią w dal przy szkołach Popów, Lubianków, Mąkolice i zgodne jest z ewidencją księgową; − Konto 229 „Rozrachunki publiczno-prawne” saldo konta w wysokości 14.217,98 zł dotyczy ubezpieczeń społecznych (13.021,52 zł) i funduszu pracy (1.196,46zł) i wynika z ewidencji księgowej; − Konto 231 saldo konta w wysokości 76.149,45 zł wynika z dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla następującej klasyfikacji: rozdział 40002 – 2.000,22 zł, rozdział 75412 – 4.534,99 zł, rozdział 75011 – 7.527,60 zł, rozdział 75023 – 57.808,08 zł, rozdział 92109 – 1.591,20 zł, rozdział 2.687,36 zł i zgodne jest z ewidencją księgową; − Konto 234 „rozrachunki z pracownikami” saldo w wysokości 8.800,00 zł wynika z udzielonych pożyczek mieszkaniowych i jest zgodne z ewidencją księgową; − Konto 240 „Pozostałe rozrachunki” na saldo w wysokości 120.867,38 zł składają się zabezpieczenia należytego wykonania następujących umów: [1] „Sala gimnastyczna ZSP – Mąkolice EKO- PIEC” – 26.201,25 zł; [2] Droga Albinów – Stroniewice” – 3.730,59 zł; [3] Droga Piaski Rudnickie - 4.410,25 zł, [4] SP. Popów COOPER – POLZOO – 83.333,31 zł, [4] Droga Ostrołęka PRID Łowicz – 3.191,98 zł. Saldo zgodne jest z ewidencja księgową; − Konto 260 „Zobowiązania finansowe” na saldo w wysokości 165.779,00 zł składają się dwie pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi: [1] umowa nr 495/OA/2012 – docieplenie budynku Straży pożarnej w Popowie – 93.408,00 zł i [2] umowa nr 557/OA/PD/2012 docieplenie budynku Straży Pożarnej w Lubiankowie. Saldo zgodne jest z ewidencją księgową. − Konto 310 „Materiały” saldo w wysokości 7.492,25 zł uzgodnione zostało z ewidencja księgową. Z uwagi na brak zarządzenia Wójta Gminy Głowno w sprawie inwentaryzacji metodą weryfikacji sald, nie uregulowano jakie konta podlegają inwentaryzacji i nie wskazano na osoby odpowiedzialne. Niemniej jednak, uwzględniając obowiązek ustawowy, weryfikacji aktywów i pasywów, na podstawie powyższych protokołów przedstawionych kontrolującym jako pełna dokumentacja inwentaryzacyjna, stwierdzić można niedokonanie inwentaryzacji kont: 201, 221.
______172 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dodatkowo, powyższe protokoły nie zostały powiązane z zapisami z ksiąg rachunkowych – udokumentowane, czym ponownie naruszono art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym to przepisem przeprowadzenie i wynik inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Wskazana dokumentacja stanowi dowody wewnętrzne jednostki, o których mowa w art. 20 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy, a zatem dowody te powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 tejże ustawy, wolne od błędów rachunkowych, o czym mówi art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dodatkowo jak poinformowano kontrolujących w wyjaśnieniu z dnia 26 sierpnia 2014 roku protokół z weryfikacji aktywów i pasywów na dzień rozliczenia inwentaryzacji 31 grudnia 2012 roku nie był sporządzony. Tym samym wskazano, że „protokół z weryfikacji aktywów i pasywów jest sporządzany i podpisany przez kierownika jednostki w dokumentach do bilansu na dzień 31 marca 2013 roku”. Dodatkowo, jak wskazano wcześniej, Wójt Gminy Głowno nie wskazał na osoby odpowiedzialne za dokonanie czynności inwentaryzacyjnych. Inwentaryzację przeprowadzały osoby odpowiedzialne za dokonywanie spisu z natury, a każdy protokół podpisany był, poza ww. członkami komisji inwentaryzacyjnej, przez inspektora ds. księgowości budżetowej Mirosławę Cechulską, pomimo, że jak ustalono w trakcie czynności kontrolnych, za faktyczną weryfikację stanu zobowiązań i należności odpowiadała inspektor Alina Dałek. Wyjaśnienie inspektora ds. księgowości budżetowej Aliny Dałek, dotyczące udokumentowania czynności inwentaryzacyjnych, stanowi załącznik nr 38 do protokołu kontroli. Zgodnie z obowiązkiem nałożonym art. 26 ustawy o rachunkowości, w zakresie inwentaryzacji środków trwałych co do których dostęp jest znacznie utrudniony metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, o pisemne przedstawienie sposobu inwentaryzacji przedmiotowych składników majątku Gminy Głowno zwrócono się do inspektora ds. księgowości budżetowej Mirosławy Cechulskiej. Wyżej wymieniona, w wyjaśnieniu złożonym w dniu 28 sierpnia 2014 roku stwierdziła, że „ grunty – ewidencja w zakresie gruntów prowadzona przez p. Justynę Jaborską wprowadzana jest systematycznie na podstawie Decyzji Wojewody, Aktów Notarialnych i Postanowień Sądowych. Zespół dokonujący weryfikacji gruntów ustalił wartość na podstawie ewidencji gruntów, uzgodniono z książką inwentarzową środków trwałych i z ewidencją księgowości budżetowej – konto 011; wodociągi – zostały uzgodnione i podpisane przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego p. Kazimierza Piestrzeniewicza, uzgodnione z książką inwentarzową środków trwałych i z ewidencją księgowości budżetowej konto 011-3; drogi – zostały uzgodnione i podpisane przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego p. Kazimierza Piestrzeniewicza, uzgodnione z książką inwentarzową środków trwałych i z ewidencją księgowości budżetowej konto 011-3 (…).” Wyjaśnienie inspektora ds. księgowości budżetowej Mirosławy Cechulskiej dotyczące inwentaryzacji składników majątkowych Gminy Głowno co do których dostęp jest znacznie utrudniony, stanowi załącznik nr 39 do protokołu kontroli. Na prośbę kontrolowanych, w dniu 14 stycznia 2015 roku otrzymano kolejne wyjaśnienie dotyczące inwentaryzacji gruntów, treściowo rozbieżne z wyjaśnieniem złożonym w trakcie czynności kontrolnych, stanowiącym załącznik nr 39 do protokołu kontroli. W ww. dokumencie stwierdzono, że „ Inwentaryzacja metodą weryfikacji w zakresie gruntów odbywała się poprzez uzgodnienie wartości składników majątkowych zawartych w protokole weryfikacji z pracownikiem merytorycznie odpowiedzialnym p. Justyną Jaborską oraz uzgodnione z księgą inwentarzową środków trwałych i z ewidencją księgowości budżetowej konto 011-1. Księga inwentarzowa i ewidencja środków
______173 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
trwałych dla gruntów prowadzona jest w księgowości, a nie przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego. Ewidencja gruntów prowadzona jest przez Starostwo Powiatowe w Zgierzu. Natomiast Gmina Głowno na podstawie zawartego porozumienia ma dostęp do danych zgromadzonych w rejestrze publicznym. Po uregulowaniu stanu prawnego nieruchomości będących własnością Gminy, pracownik merytorycznie odpowiedzialny przekazuje dokument OT do księgowości i wówczas dana nieruchomość jest wprowadzana do księgi inwentarzowej na stan środków trwałych.”
Wyjaśnienie z dnia 14 stycznia 2015 roku stanowi załącznik nr 47 do protokołu kontroli. Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, inwentaryzacja metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami odbywa się poprzez porównanie przez pracownika odpowiedzialnego za dokonanie czynności inwentaryzacyjnych, danych wynikających z ewidencji księgowej z dokumentacją źródłową, jak m.in. akty notarialne, decyzje komunalizacyjne, orzeczenia sądu, szacunki nieruchomości. W Gminie Głowno, zgodnie z informacją uzyskaną od właściwego merytorycznie pracownika, inwentaryzacja odbywała się z pominięciem porównania danych księgowych z dokumentacją źródłową. Jak wskazano w powyższych wyjaśnieniach, w zakresie gruntów, wgląd do dokumentów źródłowych miał inny pracownik, nie odpowiadający za inwentaryzację, na podstawie których sporządzał księgę inwentarzową. Pracownik dokonujący inwentaryzacji opierał się na ustaleniach zawartych w tej księdze, zakładając prawidłowość danych w niej zawartych. We wszystkich z opisanych w powyższych wyjaśnieniach czynnościach inwentaryzacyjnych, pracownik wyznaczony do dokonania weryfikacji nie porównywał danych księgowych z dokumentacją źródłową.
W zakresie uzyskania potwierdzenia salda od kontrahentów i od banku w sprawie rachunków bankowych i zobowiązań: Kontrolującym przekazano pismo z dnia 14 stycznia 2013 roku znak KR/108/2013 skierowane od Banku Spółdzielczego w Zgierzu do Gminy Głowno w sprawie potwierdzenia sald na dzień 31 grudnia 2012 roku kont kredytowych. W załączeniu tego pisma kontrolującym przekazano potwierdzenia sald bankowych i kredytowych prowadzonych przez ww. bank. Nie przekazano potwierdzenie sald pożyczek z WFOŚiGW w Łodzi, pomimo, że na dzień 31 grudnia 2012 roku Gmina Głowno posiadała zadłużenie tytułem umowy nr 495/OA/P/2012 z 14 listopada 2012 roku w wysokości 93.408,00 zł oraz umowy nr 557/OA/PD/2012 z 6 czerwca 2012 roku w wysokości 72.371,00 zł. W wyjaśnieniach złożonych kontrolującym w dniu 14 stycznia 2015 roku stwierdzono, że „Nie przekazano potwierdzenia sald pożyczek z WFOŚiGW w Łodzi na dzień 31 grudnia 2012 roku z uwagi na fakt, iż pożyczki te otrzymaliśmy w dniu 18 grudnia 2012 roku (umowa nr 495/OA/P/2012), oraz w dniu 21 grudnia 2012 roku (umowa nr 557/OA/PD/2012). Na dzień 31 grudnia 2012 roku nie dokonano spłaty zobowiązania z tego tytułu. W związku z tym, iż nie zmienił się stan zobowiązania, salda te uzgodniono telefonicznie z pracownikiem WFOŚiGW ”. Nie mniej jednak, w trakcie kontroli, na prośbę o przedstawienie pełnej i kompletnej dokumentacji potwierdzającej dokonanie czynności inwentaryzacyjnych, nie przekazano kontrolującym żadnego dokumentu czy notatki służbowej sporządzonej przez pracownika dokonującego telefonicznego uzgodnienia salda. Wyjaśnienia z dnia 14 stycznia 2015 roku stanowią załącznik nr 47 do protokołu kontroli.
______174 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Z przeprowadzonych czynności osoby odpowiedzialne nie sporządziły protokołu z weryfikacji, który zostałby następnie zatwierdzony przez Skarbnika Gminy Głowno i kierownika jednostki Wójta Gminy Głowno. Jak ustalono w trakcie czynności kontrolnych, pomimo, iż w księgach rachunkowych Gminy Głowno na dzień 31 grudnia 2012 roku konto 201 wykazywało saldo ma w wysokości 74.069,79 zł, nie występowano do kontrahentów celem uzyskania potwierdzenia poszczególnych sald. Jak stwierdziła inspektor Alina Dałek, w wyjaśnieniach złożonych w dniu 26 sierpnia 2014 roku „ Potwierdzenie sald odbywało się poprzez sprawdzenie, salda przysłanego przez kontrahenta do Urzędu Gminy. Natomiast Urząd Gminy nie wysyłał pisemnego potwierdzenia i zapytania o saldo zobowiązań do kontrahentów ”. Wyjaśnienie Aliny Dałek z 26 sierpnia 2014 roku, dotyczące potwierdzenia sald z kontrahentami, stanowi załącznik nr 38 do protokołu kontroli. W dokumentacji przedstawionej kontrolującym znajdowały się jedynie wnioski o potwierdzenia niektórych sald przesyłane przez kontrahentów do Gminy.: Zakład Drogownictwa i Inżynierii – saldo Wn 4.410,25 zł, PGE Obrót SA – saldo Wn 258,21 zł, Przedsiębiorstwo Robót Inżynieryjno-Drogowych w Łowiczu – saldo Wn 6.922,57 zł Przedsiębiorstwo Komunikacji Samochodowej w Skierniewicach (na listopad 2012 roku) – saldo Wn 6.329,23 zł, Przedsiębiorstwo Komunikacji Samochodowej w (na listopad 2012 roku) – saldo Wn 40.403,75 zł, SGS EKO-Projekt Sp. z o.o. – saldo Wn 1.126,68 zł; PGE Obrót S.A. – saldo Wn 5.485,71 zł, Poczta Polska S.A. – saldo (listopad 2012 roku) Wn 3.257,20 zł , STEKOP S.A. – saldo na 31 października 2012 roku Wn 295,20 zł, PGE Dystrybucja SA – saldo na 30 listopad 2012 roku – Wn 9.920,54 zł, Energia Obrót S.A – saldo na 31 października 2012 roku – Wn 205,00 zł Analityczne konta 201, przyporządkowane poszczególnym kontrahentom, na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazywała salda, które nie zostały potwierdzone: 201/4 ŁZE- saldo Ma 49.760,39 zł, 201/7 – RS II – saldo Ma 162,00 zł, 201/14 FH MAWOJ – saldo Ma 1.367,49 zł, 201/15 – Poczta Polska – saldo Ma 2.296,70 zł, 201/16 – Energia Obrót – 318,19 zł, 201/45 – Zakład Usług Elektrycznych Maszrum – Saldo Ma 307,50 zł, 201/367 Hotel Dla Zwierząt – saldo Ma 4.194,30 zł, 201/398 PAMA Paweł Majchrzycki – saldo ma 3.444,00 zł, 201/643 Kancelaria Notarialna – saldo Ma 1.172,00 zł Ponownie nie sporządzono protokołu z niniejszej inwentaryzacji. W dokumentacji przedstawionej kontrolującym znajduje się jedynie tabelaryczne zestawienie wszystkich sald konta 201, sporządzone przez inspektora Alinę Dałek oraz zatwierdzone przez Skarbnika Gminy Cezarę Stokowską.
W zakresie inwentaryzacji gotówki w kasie. Zespół spisowy w składzie Rutkowska Krystyna, Cechulska Mirosława i Michalska Agnieszka w dniu 31 grudnia 2012 roku o godzinie 12.10 dokonał inwentaryzacji stanu gotówki w kasie. Stwierdzono, że rzeczywisty stan gotówki w kasie wynosił 0,00 zł. Wskazano także na stan druków ścisłego zarachowania. Osoba materialnie odpowiedzialna – Urszula Olejniczak nie wniosła zastrzeżeń do ustaleń zespołu. Z
______175 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
czynności sporządzono protokół nr 1/12. Nie został on zatwierdzony przez Skarbnika Gminy Głowno oraz Kierownika Jednostki. Co istotne, zgodnie z opisaną powyżej dokumentacją przedstawioną kontrolującym dotyczącą wszystkich czynności inwentaryzacyjnych, przeprowadzonych w Gminie Głowno na koniec 2012 roku, w ramach pełnej inwentaryzacji, sporządzono jedynie: [1] sprawozdanie z działalności Komisji Inwentaryzacyjnej (dotyczy spisu z natury), [2] Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury z dnia 28 grudnia 2012 roku, [3] rozliczenie inwentaryzacji wg stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku (dotyczy spisu z natury), [4] protokół nr 1/12 z dnia 31 grudnia 2012 roku z inwentaryzacji gotówki w kasie, [5] protokół z inwentaryzacji składników majątku Gminy Głowno spisany na dzień 31 grudnia 2012 roku i podpisany przez komisje inwentaryzacyjną, [6] protokoły z weryfikacji wartości składników do których dostęp jest znacznie utrudniony. Nie sporządzano jednego protokołu zbiorczego, odnoszącego się do inwentaryzacji ogółem, potwierdzającego zakończenie czynności przeprowadzonych poprawnie, który to dokument następnie zatwierdzany byłby był przez kierownika jednostki i świadczyłby o zakończeniu inwentaryzacji. Akta kontroli[A16 str.1629 - 1698]: zarządzenie nr 47/2012 z 20 listopada 2012 roku, nr 204/2012 z 28 grudnia 2012 roku, sprawozdanie z działalności Komisji, sprawozdanie opisowe z przebiegu z natury, oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone składniki majątkowe, oświadczenie Wójta, rozliczenie inwentaryzacji spisu z natury, protokół z weryfikacji WNiP, protokół z weryfikacji dróg, gruntów i wodociągów, protokół nr 1/2012 z inwentaryzacji gotówki w kasie; protokół z inwentaryzacji składników majątku Gminy Głowno, protokół z weryfikacji konta: 080, 229, 231, 234, 240, 260, 310, potwierdzenia sald kredytów i rachunków bankowych, dokumentacja weryfikacyjna sporządzona przez inspektora ds. księgowości budżetowej Alinę Dałek
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ. POMOC FINANSOWA
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń – 2012 - 2013 ROK
Na podstawie oświadczenia Wójta Gminy Marka Jóźwiaka stwierdzono, że Gmina Głowno w latach 2012 – 2013 nie zawierała porozumień, na podstawie których miałaby wydatkować środki finansowe wraz z innymi jednostkami samorządu terytorialnego. Oświadczenie Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka z 8 września 2014 roku dotyczące porozumień, stanowi załącznik nr 40 do protokołu kontroli. Stosownie do „Zestawienia otrzymanych środków/dotacji związanych z realizacją zadań realizowanych w drodze porozumień”, sporządzonym w dniu 8 września 2014 roku przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka stwierdzono, że w 2012 roku kontrolowana jednostka otrzymała ogółem 35.175,00 zł, a w 2013 roku 386.294,00 zł, z tego − 1.000,00 zł w wyniku porozumienia ze Starostwem Powiatowym w Zgierzu w sprawie powierzenia prowadzenia zadania publicznego polegającego na wydawaniu wypisów z rejestru gruntów, budynków i lokali z terenu Gminy Głowno, oraz nieodpłatnego dostępu do danych zgromadzonych w rejestrze publicznym „część opisowa ewidencji gruntów, budynków i lokali” w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonego zadania;
______176 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− 39.454,00 zł w wyniku porozumienia z Wojewodą Łódzkim w sprawie realizacji programu wieloletniego „Pomoc państwa w zakresie dożywiania”; − 345.840,00 zł w wyniku porozumienia z Wojewodą Łódzkim określającym sposób wykonywania zadania z zakresu pomocy społecznej polegającego na prowadzeniu i rozwoju infrastruktury środowiskowego domu samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi. Zestawienie otrzymanych środków związanych z realizacją zadań realizowanych w drodze porozumień, sporządzone w dniu 8 września 2014 roku przez Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka stanowi załącznik nr 41 do protokołu kontroli.
POMOC FINANSOWA UDZIELANA INNYM JEDNOSTKOM SAMORZ ĄDU TERYTORIALNEGO – 2012 - 2013
Zgodnie z oświadczeniem Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka z dnia 8 września 2014 roku, kontrolowana jednostka nie udzielała w latach 2012 – 2013 pomocy finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego. Oświadczenie Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka z 8 września 2014 roku, dotyczące pomocy finansowej dla innych JST w latach 2012 – 2013, stanowi załącznik nr 42 do protokołu kontroli.
XI. ROZLICZENIA BUD ŻETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDŻETOWYCH I – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ - 2013 ROK
Zgodnie z informacja Skarbnika Gminy Głowno Cezary Stokowskiej, kontrolowana jednostka w 2013 roku nie przekazywała dotacji na rzecz zakładów budżetowych. Informacja Cezary Stokowskiej z dnia 3 września 2014 roku dotycząca dotacji dla zakładów budżetowych stanowi załącznik nr 43 do protokołu kontroli.
2. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ – 2012 ROK
Zgodnie z informacja Skarbnika Gminy Głowno Cezary Stokowskiej, kontrolowana jednostka w 2013 roku nie przekazywała dotacji na rzecz publicznych, samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej. Informacja Cezary Stokowskiej z dnia 3 września 2014 roku dotycząca dotacji dla samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej stanowi załącznik nr 44 do protokołu kontroli.
XII. INNE USTALENIA
W związku z obowiązkiem nałożonym art. 30b ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 97, poz. 674 ze zm.) na regionalne izby obrachunkowe kontroli średnich wynagrodzeń nauczycieli w poszczególnych jednostkach samorządu terytorialnego, weryfikacji poddano zagadnienia
______177 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
związane z poniesionymi przez Gminę Głowno wysokością średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w art. 30 ust. 3, z uwzględnieniem art. 30s ust. 3. Prowadzeniem spraw związanych z oświatą, w tym m.in. ustalaniem jednorazowego dodatku uzupełniającego zajmuje się młodszy referent Justyna Jaborska. Sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez Gminę Głowno sporządzone zostało przez młodszego referenta Justynę Jaborską w dniu 31 stycznia 2013 roku, zatwierdzone przez Wójta Gminy Marka Jóźwiaka oraz wysłane do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 6 lutego 2014 roku. Szczegółowe dane wynikające ze sprawozdania przedstawiono w poniższej tabeli:
Średnio- Średnio- Średnie Średnie roczna roczna Wydatki Stopie ń wynagrod wynagrodze liczba liczba poniesione w awansu zenie 2 x 3 -nie 5 x 6 4 + 7 9 – 8 etatów etatów roku na zawodowego 1.01- 1.09- 1.01- 1.09- wynagrodzenia 31.08.13 31.12.13 31.08.13 31.12.13
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
2.717,59 8.723,4639 2.717,59 3098,0526 x nauczyciel (100% x 8 m-cy = (100% 4 m-ce = 3,21 1,14 82.179,9216 85.745,63 3.565,71 sta żysta kwoty 69.787,711 kwoty 12.392,210 bazowej) 2 bazowej) 4 38.490,795 3.016,52 36.288,735 3.016,52 2 x 4 m-ce nauczyciel (111% 6 x 8 m-cy (111% 12,03 12,76 = 444.273,07 457.204,47 12.931,40 kontraktowy kwoty =290.309,8 kwoty 153.963,18 bazowej) 848 bazowej) 08 105.972,97 105.346,84 3.913,33 3.913,33 64 x 8 m-cy 36 x 4 m-ce nauczyciel (144% (144% 27,08 = 26,92 = 1.269.171,19 1.326.383,73 57.212,54 mianowany kwoty kwoty 847.783,81 421.387,37 bazowej) bazowej) 12 44 35.152,601 5.000,37 5.000,37 38.802,871 1 x 8 m-cy nauczyciel (184% (184% 2 x 4 m = 7,03 = 7,76 436.432,29 406.930,03 -29.502,26 dyplomowany kwoty kwoty 155.211,48 281.220,80 bazowej) bazowej) 48 88
Z powyższej tabeli wynika, że jedynie w odniesieniu do nauczycieli dyplomowanych zaistniał obowiązek wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających, w związku z faktem nie osiągnięcia wysokości średnich wynagrodzeń. Zgodnie z ustaleniami kontroli, w Gminie Głowno występują następujące placówki oświatowe: − Zespół Szkół w Popowie Głowieńskim, − Zespół Szkół w Mąkolicach, − Zespół Szkół w Lubiankowie. Szczegółowa kontrolą objęto 100% nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w Zespole Szkół w Popowie Głowieńskim (Szkoła Podstawowa, Gimnazjum i Przedszkole). Do celów analizy szczegółową kontrolą objęto dokumenty źródłowe dotyczące zatrudnienia nauczycieli oraz wypłaconych na ich rzecz wynagrodzeń: karty wypłat wynagrodzeń za okres od dnia 1 stycznia 2013 roku do dnia 31 grudnia 2013 roku, listy płac, karty
______178 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zasiłkowe, umowy o pracę, angaże, zestawienie etatów wyliczone przez szkołę dla nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego.
Wykonane wydatki na wynagrodzenia nauczycieli Kontrolujący stwierdzili poprawność wyliczenia, dla podanej powyżej próby, wydatków ponoszonych na wynagrodzenia nauczycieli w 2013 roku, Do wyliczeń uwzględniano wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wychowawstwo, dodatek funkcyjny, motywacyjny, za opiekuna stażu, za godziny ponadwymiarowe, dodatkowe wynagrodzenie roczne, wynagrodzenie chorobowe, nagrody oraz dodatek za wysługę lat.
Średnioroczna struktura zatrudnienia W wyniku kontroli stwierdzono poprawne wyliczenie średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w Zespole Szkół w Popowie. Do wyliczeń nie uwzględniano okresu w którym nauczyciel przebywał na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim, wychowawczym, w okresie przebywania na zasiłku chorobowym czy opiekuńczym, nie pobierając w tym czasie wynagrodzenia z budżetu JST. Szczegółowe zestawienie średniorocznej struktury zatrudnienia w 2013 roku dla nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w Zespole Szkół w Popowie przedstawia załącznik nr 45 do protokołu kontroli.
Jednorazowy dodatek uzupełniający Kontrolujący, na wskazanej we wcześniejszej części protokołu kontroli próbie, dokonali wyliczenia należnych kwot jednorazowego dodatku uzupełniającego w oparciu o zapisy rozporządzenia z dnia 13 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego, tj. m.in. o wzory wynikające z załącznika nr 1 do ww. rozporządzenia. W trakcie kontroli, na podstawie danych uzyskanych z placówki oświatowej kontrolujący stwierdzili, że do wyliczenia osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego przyjmowany tygodniowy wymiar godzin w przeliczeniu na pełny etat (B), w postaci ułamka dziesiętnego zamiast ułamka zwykłego, za pomocą którego dokonywać należy właściwych wyliczeń. Powyższe spowodowało niewielkie różnice w kwocie sumy Sj – wyliczono 7.920,18 zł zamiast 7.919,31 zł, w związku z czym nieznacznej zmianie uległa kwota jednorazowych dodatków uzupełniających. Celem weryfikacji ich wyliczeń przyjęto poprawność wyliczenia osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego przez pracownika oświaty, dla pozostałych dwóch zespołów szkół w Mąkolicach i Lubiankowie. W wyniku wyliczeń stwierdzono, iż z uwagi na wskazaną powyżej nieprawidłowość kwoty Dj wyliczone przez inspektorów RIO jedynie nieznacznie różniły się od wyliczeń dokonanych przez placówkę oświatową (różnica od 1,91 zł do -1,75zł). Nieprawidłowości co do metody wyliczania Dj nie stwierdzono. Listy płac nauczycieli za 2014 rok, dotyczące wypłaty wyżej wymienionych dodatków, sprawdzone zostały pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty w dniu 28 stycznia 2014 roku Szczegółowe wyliczenie osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego Sj oraz jednorazowych dodatków uzupełniających Dj, dla nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w Zespole Szkół w Popowie, stanowią załącznik nr 46 do protokołu kontroli.
______179 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
XIII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Protokół zawiera 184 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli pod pozycją 5/2014.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niżej wymienione osoby: 1. Wójt Gminy – Marek Jó źwiak, 2. Skarbnik Gminy – Cezara Stokowska, 3. Inspektor ds. ksi ęgowo ści bud żetowej – Alina Dałek, 4. Inspektor ds. ksi ęgowo ści bud żetowej – Mirosława Cechulska, 5. Specjalista ds. gospodarki wodnej i ochrony środowiska - Stanisława Urbanowicza 6. Młodszy referent – Urszula Olejniczak, 7. Młodszy referent ds. ewidencji gruntów – Justyna Jaborska.
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Protokół kontroli kasy Urzędu Gminy w Głownie przeprowadzonej w dniu 8 września 2014 roku; 2. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Głowno Cezary Stokowskiej z 22 sierpnia 2014 roku w sprawie wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi; 3. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej w sprawie planowanych dochodów ze sprzedaży majątku w 2013 roku; 4. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej z dnia 3 września 2014 roku dotyczące funkcjonowania Biblioteki i Ośrodka Upowszechniania Kultury na terenie Gminy Głowno; 5. Test dotyczący przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej; 6. Oświadczenie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej w sprawie kredytów i pożyczek zaciąganych na spłatę wcześniej zaciągniętych pożyczek i kredytów oraz zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych; 7. Oświadczenie Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej dotyczące zaciągania w latach 2012 - 2013 kredytów i pożyczek na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu; 8. Oświadczenie Skarbnika Gminy Głowno Cezary Stokowskiej w sprawie kredytów na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej; 9. Oświadczenie Skarbnika Gminy Głowno Cezary Stokowskiej w sprawie gwarancji i poręczeń; 10. Oświadczenie Skarbnika Gminy Głowno Cezary Stokowskiej w sprawie nieemitowania papierów wartościowych; 11. Oświadczenie Skarbnika Gminy Głowno Cezary Stokowskiej dotyczące akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego; 12. Wyjaśnienie Inspektora ds. księgowości budżetowej Aliny Dałek z dnia 9 września 2014 roku dotyczące wyodrębnionej rachunkowości na potrzeby projektów realizowanych z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej; 13. Zestawienie osób prawnych i fizycznych zwolnionych w latach 2012 – 2013 z podatku od nieruchomości, sporządzone przez młodszego referenta ds. wymiaru podatków Urszulę Olejniczak; 14. Wyjaśnienie inspektora ds. księgowości budżetowej Aliny Dałek z 1 wrzenia 2014 roku dotyczące konta 221 w 2013 roku;
______180 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
15. Szczegółowe zestawienie raportów kasowych, ze wskazaniem na nr raportu, okres jaki obejmował, obroty Wn i obroty Ma, stan gotówki w kasie, ilość załączników, osobę sporządzającą, sprawdzającą oraz uwagi; 16. Oświadczenie inspektora ds. księgowości budżetowej Aliny Dałek z 1 września 2014 roku dotyczące niewypłacania w 2013 roku zaliczek stałych i okresowych; 17. Wyjaśnienie inspektora Aliny Dałek z 9 września 2014 roku w sprawie przekroczenia planu wydatków; 18. Informacja z dnia 12 grudnia 2014 roku złożona z upoważnienia Wójta przez Urszulę Olejniczak – Młodszy Referent w sprawie zwolnień w podatku od środków transportowych wprowadzonych uchwałami Rady Gminy; 19. Oświadczenie z dnia 12 września 2014 roku złożone z upoważnienia Wójta przez Urszulę Olejniczak – Młodszy Referent w sprawie poprawności uchwał podatkowych; 20. Oświadczenie z dnia 12 września 2014 roku złożone z upoważnienia Wójta przez Urszulę Olejniczak dotyczące wygasania zobowiązań podatkowych wskutek przeniesienia własności nieruchomości, ruchomości lub praw majątkowych; 21. Oświadczenie z dnia 12 września 2014 roku złożone z upoważnienia Wójta przez Urszulę Olejniczak dotyczące kontroli podatkowych; 22. Tabela zawierająca podstawowe informacje dotyczące skontrolowanych podatników podatku od nieruchomości (osób prawnych); 23. Informacja z dnia 11 grudnia 2014 roku złożona z upoważnienia Wójta przez Dorotę Śliwkiewicz – Inspektor, dotycząca umorzenia odsetek od zaległości Gminy Głowno; 24. Oświadczenia złożone przez Młodszego referenta ds. ewidencji gruntów – Justyna Jaborska dotyczące trwałego zarządu oraz przekształceń prawa użytkowania wieczystego w prawo własności; 25. Oświadczenie złożone przez Skarbnika Gminy Głowno – Cezarę Stokowską dotyczące braku dochodów z tytułu renty planistycznej oraz opłaty adiacenckiej; 26. Oświadczenie złożone przez Kazimierza Piestrzeniewicza – Inspektor, dotyczące opłat/darowizn za przyłączenie nieruchomości do sieci wodociągowej i kanalizacyjnej lub za wykonywanie takiej sieci, szamb i oczyszczalni ścieków; 27. Informacja Skarbnika Gminy Cezary Stokowskiej z dnia 10 września 2014 roku dotyczące dotacji celowych z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom w latach 2012 – 2013; 28. Szczegółowe zestawienie pracowników objętych próbą kontroli w zakresie wynagrodzeń; 29. Informacja złożona przez Skarbnika Gminy dotycząca wypłacania w 2013 roku ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy; 30. Dane dotyczące badanego zadania inwestycyjnego pn. „Budowa boiska wielofunkcyjnego, bieżni i skoczni w dal przeznaczonych do użytku publicznego przy Zespole Szkół Publicznych w Mąkolicach, Lubiankowie, Popowie Głowieńskim”; 31. Wyjaśnienia Aliny Dałek – inspektor ds. księgowości budżetowej z dnia 29 sierpnia 2014 roku dotyczące ewidencjonowania wadiów i gwarancji należytego wykonywania umów wnoszonych w innej formie niż pieniężna; 32. Informacja Aliny Dałek – inspektor ds. księgowości budżetowej z dnia 1 grudnia 2014 roku dotycząca naruszenia terminu zapłaty faktury nr 18/2011; 33. Informacja złożona przez Alinę Dałek – inspektor ds. księgowości budżetowej oraz Mirosławę Cechulską - inspektor ds. księgowości budżetowej z dnia 28 listopada 2014 roku dotycząca braku wprowadzenia inwestycji do ewidencji środków trwałych Gminy Głowno; 34. Dane dotyczące badanego zadania inwestycyjnego pn. „Wykonanie robót budowlanych w budynku Szkoły Podstawowej w Lubiankowie, gm. Głowno”;
______181 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
35. Wyjaśnienia Stanisława Urbanowicza z dnia 4 grudnia 2014 roku dotyczące specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 36. Wyjaśnienia Aliny Dałek – inspektor ds. księgowości budżetowej z dnia 12 września 2014 roku dotyczące ewidencjonowania wadiów i gwarancji należytego wykonywania umowy wnoszonych w innej formie niż pieniężna; 37. Wyjaśnienia inspektora ds. księgowości budżetowej Aliny Dałek z dnia 26 sierpnia 2014 roku dotyczące sald konta 221 w 2012 roku; 38. Wyjaśnienie inspektora ds. księgowości budżetowej Aliny Dałek, dotyczące udokumentowania czynności inwentaryzacyjnych; 39. Wyjaśnienie inspektora ds. księgowości budżetowej Mirosławy Cechulskiej dotyczące inwentaryzacji składników majątkowych Gminy Głowno co do których dostęp jest znacznie utrudniony; 40. Oświadczenie Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka z 8 września 2014 roku dotyczące porozumień; 41. Zestawienie otrzymanych środków związanych z realizacją zadań realizowanych w drodze porozumień, sporządzone w dniu 8 września 2014 roku przez Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka; 42. Oświadczenie Wójta Gminy Głowno Marka Jóźwiaka z 8 września 2014 roku, dotyczące pomocy finansowej dla innych JST w latach 2012 – 2013; 43. Informacja Cezary Stokowskiej z dnia 3 września 2014 roku dotycząca dotacji dla zakładów budżetowych; 44. Informacja Cezary Stokowskiej z dnia 3 września 2014 roku dotycząca dotacji dla samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej; 45. Szczegółowe zestawienie średniorocznej struktury zatrudnienia w 2013 roku dla nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w Zespole Szkół w Popowie; 46. Szczegółowe wyliczenie osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego Sj oraz jednorazowych dodatków uzupełniających Dj, dla nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w Zespole Szkół w Popowie. 47. Wyjaśnienia z dnia 14 stycznia 2015 roku, 48. Wyjaśnienia z dnia 14 stycznia 2015 roku złożone przez Stanisława Urbanowicza, 49. Wyjaśnienia z dnia 15 stycznia 2015 roku, 50. Wykaz akt kontroli.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 21 stycznia 2015 roku . Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Głownie.
Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
______182 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GŁOWNO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana:
...... (Zuzanna Sieradzka)
...... (Daniel Kolasa)
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:
......
(data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______183