Area Acquisti di Gruppo Spett.le Appaltatore
Oggetto: Variazioni condizioni contrattuali sul trattamento dei dati personale e sulla fatturazione elettronica
All. 1 – Trattamento dati personali All. 2 – Fatturazione elettronica
In recepimento delle modifiche normative dovute all’entrata in vigore della legge n. 205 del 27/12/2017 (sulla fatturazione elettronica) e del Regolamento UE 2016/679 – GDPR (sul trattamento dei dati personali), con la presente Vi trasmettiamo in allegato le nuove modalità di trattamento dei dati personali e di fatturazione (queste ultime saranno operative a partire dal 1.1.2019). Per effetto di quanto sopra gli Accordi Quadro in essere tra la Vs Società e Ferservizi in proprio e/o in nome e per conto delle Società del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane vengono modificati. La presente comunicazione non modifica né il cc dedicato indicato nel vs rapporto contrattuale né il perimetro delle Società che ad oggi possono emettere gli Ordini applicativi (l’elenco di cui all’all.2 rappresenta il solo perimetro potenziale delle società ordinanti). Le suddette previsioni, parte integrante e sostanziale del Vs Accordo Quadro, annullano e sostituiscono quelle esistenti.
Distinti saluti Andrea Valletti
Paolo Fratoni
Via Tripolitania, 30 - 00199 Roma Ferservizi S.p.A. – Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane Società con socio unico soggetta alla direzione e coordinamento di
Ferrovie dello Stato Italiane S.p.A. Sede legale: Piazza della Croce Rossa, 1 - 00161 Roma Cap. Soc. Euro 8.170.000,00 Iscritta al Registro delle Imprese di Roma Cod. Fisc. e P. Iva 04207001001- R.E.A .n. 741956
All. 1 – Trattamento dati personali
TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Durante la fase di affidamento ed esecuzione dell’Accordo/Contratto, le Parti tratteranno dati personali dei dipendenti, acquisiti direttamente o indirettamente dagli interessati. Tali dati dovranno essere gestiti in conformità con il Regolamento UE 2016/679. Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, i dati personali dei dipendenti dell’Appaltatore, acquisiti direttamente o indirettamente in fase di affidamento ed esecuzione dell’Accordo, verranno trattati dalle Società del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane, secondo le modalità di seguito dettagliate. Titolare del Trattamento e DPO Titolare del Trattamento per la fase di affidamento è Ferservizi SpA rappresentata dall’Amministratore Delegato, contattabile all’indirizzo mail [email protected], con sede legale in Piazza della Croce Rossa, 1 Roma. Il Data Protection Officer è contattabile all’indirizzo mail [email protected]. Titolari del Trattamento per la fase esecutiva sono: · Ferservizi SpA; · Ferrovie dello Stato Italiane SpA;
· Trenitalia SpA: · Italferr SpA; · RFI SpA; · FS Sistemi Urbani Srl; · Ferrovie del Sud Est e Servizi Automobilistici Srl;
· Fondazione FS Italiane · Busitalia Sita Nord Srl; · Mercitalia Rail Srl; · Mercitalia Logistics SpA; · Mercitalia Shunting & Terminal Srl; · Mercitalia Intermodal SpA; · Terminali Italia S.r.l.; · Metropark S.p.A.;
. Fercredit Servizi Finanziari S.p.A.; . Brenner Basistunnel - BBT SE; . Centostazioni S.p.A.; . Trenord S.r.l.; . Busitalia – VENETO S.p.A.; . Busitalia Campania S.p.A.; . ATAF Gestioni S.r.L.; . Italcertifer SpA I dati di contatto del Titolare del trattamento, del DPO (ove nominato) e del Referente per la protezione dei dati potranno essere richiesti al Gestore Amministrativo dell’Accordo Quadro/Contratto. Il Data Protection Officer è contattabile all’indirizzo mail [email protected]. Sarà cura di ciascun Titolare del trattamento per la fase esecutiva trasmettere eventuali richieste relative al trattamento dei dati al Responsabile del Procedimento.
Tipologie di dati personali I dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie: • Dati Comuni acquisiti direttamente dal contraente o dai dipendenti del contraente: dati anagrafici, codice di identificazione fiscale (di dipendenti o clienti), identificativi documenti di identità (n. patente/C.I./Passaporto), dati di contatto (PEC, e-mail, contatti telefonici), coordinate bancarie, dati economico/finanziari, reddituali, targa veicolo, credenziali, codice identificazione personale (CID), n. carta di credito, transazioni carta di credito.
• Dati del contraente acquisiti presso Pubbliche Amministrazioni e Autorità Giudiziarie nell’ambito della gestione degli adempimenti relativi all’affidamento o esecuzione dell’Accordo/Contratto: dati in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato, liberazione condizionale, divieto/obbligo di soggiorno, misure alternative alla detenzione, dati riguardanti l’assolvimento degli obblighi contributivi e fiscali. I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei in modo da garantire idonee misure di sicurezza e riservatezza. Finalità del Trattamento
I dati che Le chiediamo di fornire vengono raccolti e trattati per le seguenti finalità: a) per l’espletamento delle procedure di gara (Base giuridica: Contrattuale); b) per la sottoscrizione degli Accordi Quadro/Contratti (Base giuridica: Contrattuale); c) per l’esecuzione degli Accordi Quadro/Contratti (Base giuridica: Contrattuale);
d) per l’esecuzione degli Ordini applicativi (Base giuridica: Contrattuale). Il conferimento dei dati necessari al perseguimento delle suddette finalità ha natura “obbligatoria” e un suo eventuale rifiuto potrebbe comportare l’impossibilità per Ferservizi SpA e le summenzionate Società del Gruppo FS di gestire le attività inerenti l’espletamento del presente Accordo/Contratto in conformità alle norme di legge, la sottoscrizione dei contratti e il corretto svolgimento degli stessi. I dati acquisiti per il perseguimento delle suddette finalità saranno trattati esclusivamente dalle persone autorizzate al trattamento e da soggetti riconducibili al Titolare e soggetti non direttamente riconducibili al Titolare, e non saranno oggetto di comunicazione e/o diffusione a soggetti terzi destinatari, salvo per adempimenti di legge. Conservazione dei dati I dati personali resi dall’Appaltatore per le finalità sopra esposte verranno conservati per un periodo di tempo non superiore a 10 anni dalla scadenza dell’Atto stipulato. Diritti degli Interessati Il “Regolamento GDPR” (artt. da 15 a 23) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali, gli interessati hanno diritto di chiedere a Ferservizi SpA, e alle summenzionate Società del Gruppo FS, l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, l’opposizione e la portabilità; inoltre possono proporre reclamo, nei confronti dell’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali. L’interessato in qualsiasi momento può chiedere di esercitare i propri diritti inviando a Ferservizi SpA, e alle summenzionate Società del Gruppo FS, tramite apposita richiesta al seguente indirizzo di posta elettronica [email protected] ovvero rivolgendosi al
DPO (Data Protection Officer) [email protected]. Nel caso in cui quanto previsto nel presente articolo non coprisse per intero le necessità di Data Protection dei trattamenti relativi ad attività poste in essere in esecuzione del presente Atto, potrà essere richiesta la formalizzazione di un Accordo di Data Protection (ADP) specifico rispetto a tali attività. In questo caso la sottoscrizione dell’ADP sarà a cura del firmatario del Contratto Applicativo relativo alle attività in questione.
All. 2 – Fatturazione elettronica
FATTURAZIONE E MODALITA’ DI PAGAMENTO (nel caso di fornitore obbligato alla fatturazione elettronica)
Fermo restando quanto previsto all’art. 30, commi 5, 5bis e 6, D. Lgs. 50/2016, i pagamenti saranno effettuati a 60 (sessanta) giorni dalla data di ricezione della fattura (ad eccezione delle forniture di energia elettrica il cui termine è di 30 giorni dalla data di emissione della fattura). La fattura dovrà essere trasmessa con evidenza degli estremi del documento “Entrata Merci” e “Ordine di Acquisto” relativo attestante l’avvenuta esecuzione delle prestazioni e dovrà - ove prevista per legge - riportare la seguente annotazione: “operazione con scissione di pagamenti ex art. 17 ter DPR 633/72”. Il Documento di “Entrata Merci” viene inviato a valere come verifica di ogni singola prestazione richiesta e correttamente erogata. Dal 1° gennaio 2019, come noto, è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato Italiano (cfr. l’articolo 1, comma 916 e 917 della Legge n. 205 del 27 dicembre 2017 e successive modificazioni). Per quanto sopra, in ottemperanza agli obblighi soprarichiamati, le fatture emesse dovranno essere trasmesse esclusivamente in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Le fatture elettroniche in formato XML dovranno riportare il Codice Destinatario “RYRNP0U” (si precisa che il penultimo carattere è uno zero) per le seguenti Società:
- Ferrovie dello Stato Italiane S.p.A.; - Rete Ferroviaria Italiana S.p.A.; - Trenitalia S.p.A.; - FS Sistemi Urbani S.r.l.; - Mercitalia Rail S.p.A.; - Mercitalia Intermodal S.p.A.; - Ferservizi S.p.A.; - FS Technology S.p.A.; - Ferrovie del Sud Est e Servizi Automobilistici S.r.l.; - Terminali Italia S.r.l.; - NUGO S.p.A.; - Fondazione FS Italiane; - TAV S.r.l.; - Tunnel Ferroviario del Brennero S.p.A.; - Centostazioni Retail S.p.A.; - Busitalia SITA Nord S.r.l.; - Busitalia Campania S.p.a.; - Busitalia Veneto S.p.a.; - Busitalia Rail Service S.r.l.; - Busitalia SIMET S.p.a.; - ATAF Gestioni S.r.l.; - SAVIT S.r.l.; - Ataf&Linea Scarl; - AMV Scarl; - ACV Scarl; - Ishtar Scarl; - ATC & Partners Scarl;
- TPL Mobilità Scarl; - Imago S.p.a..
Oltre al Codice Destinatario, le fatture elettroniche in formato XML dovranno essere alimentate nei seguenti ulteriori campi: 1.1.3. valorizzato con "FPR12"; 2.1.2.2. IdDocumento: valorizzato con il numero dell’Ordine di Acquisto comunicato dalla Stazione Appaltante; 2.2.1.16.1. TipoDato: valorizzato con “EM” 2.2.1.16.2. RiferimentoTesto: valorizzato con il codice fornito dalla Stazione Appaltante. N.B.: nel caso di fattura elettronica riferita a più Entrate Merci aggiungere nel campo Tipo Dato i valori da 1 a n in funzione del numero delle Entrate Merci (per esempio EM1, EM2, EM3 ecc.). Per maggior dettaglio si riporta di seguito un esempio di compilazione dei campi relativi all’Entrata Merci nel caso di una fattura di vendita (p.es. la nr. 913 del 20/12/2018) emessa a fronte di 12 Entrate Merci come di seguito indicato: 7005295448, 7005295449, 7005295450, 7005295461, 7005295462, 7005295463, 7005295464, 7005295465, 7005295466, 7005295467, 7005295468, 7005295469. La compilazione dei campi 2.2.1.16.1. TipoDato e 2.2.1.16.2. RiferimentoTesto dovrà essere effettuata nel seguente modo:
Nel caso di fatture per utenze (c.d. Utilities) è necessario indicare: nel campo 2.2.1.16.1 Tipo Dato: “UTA” se Acqua, “UTE” se Energia Elettrica, "UTG" se GAS e “UTT” se Telefonia;
nel campo 2.2.1.16.2 Riferimento testo: il codice dell’Utenza (PDR per GAS e Acqua, il POD per Energia Elettrica e il Numero della Linea telefonica per la Fonia e i Dati).
In caso di fornitura di beni consegnati con documenti di trasporto, è necessario indicare:
2.1.8.1 NumeroDDT valorizzato con il numero del Documento di Trasporto 2.1.8.2 DataDDT valorizzato con la Data del Documento di Trasporto
Tutte le fatture dovranno essere intestate a:
Ragione sociale della Società Cliente Sede legale: ……….(indirizzo) Cod. Fiscale e P.IVA: …………………………………….
Tutte le fatture ricevute nel formato sopra rappresentato saranno conservate in conformità alla vigente normativa.
In termini generali, per consentire le attività di verifica delle fatture e di pagamento entro i termini previsti contrattualmente, si evidenziano le seguenti principali regole: • indicare sempre nella fattura XML il Codice Fornitore, il numero dell’Ordine di Acquisto e, ove presenti, gli estremi del Documento di trasporto, CUP e CIG; • indicare sui documenti di rettifica (note debito/credito) il riferimento della fattura di origine; • emettere sempre una fattura separata per ogni Ordine di Acquisto ricevuto.
FATTURAZIONE E MODALITA’ DI PAGAMENTO (nel caso di fornitore non obbligato alla fatturazione elettronica)
Fermo restando quanto previsto all’art. 30, commi 5, 5bis e 6, D. Lgs. 50/2016, i pagamenti saranno effettuati a 60 (sessanta) giorni dalla data di ricezione della fattura (ad eccezione delle forniture di energia elettrica il cui termine è di 30 giorni dalla data di emissione della fattura). La fattura dovrà essere trasmessa con evidenza degli estremi del documento “Entrata
Merci” e “Ordine di Acquisto” relativo attestante l’avvenuta esecuzione delle prestazioni e dovrà - ove prevista per legge - riportare la seguente annotazione: “operazione con scissione di pagamenti ex art. 17 ter DPR 633/72”.
Il Documento di “Entrata Merci” viene inviato a valere come verifica di ogni singola prestazione richiesta e correttamente erogata. Qualora il fornitore non sia obbligato alla fatturazione elettronica, questi dovrà inviare la fattura in formato analogico, intestata a: Ragione sociale della Società Cliente Sede legale: ……….(indirizzo) Cod. Fiscale e P.IVA: …………………………………….
Per le seguenti Società: - Ferrovie dello Stato Italiane S.p.A.; - Rete Ferroviaria Italiana S.p.A.; - Trenitalia S.p.A.; - FS Sistemi Urbani S.r.l.; - Mercitalia Rail S.p.A.;
- Mercitalia Intermodal S.p.A.; - Ferservizi S.p.A. la fattura dovrà essere inviata attraverso una delle due seguenti alternative modalità:
Inoltro (previa registrazione) attraverso il Portale Fornitori di Ferservizi:
https://awfp.ferservizi.it/MonitoraggioFatture/ I fornitori dovranno richiedere l’abilitazione all’inoltro delle fatture attraverso il Portale Fornitori trasmettendo, mediante la funzionalità di upload presente nel Portale stesso, una autodichiarazione di esonero dall’obbligo di fatturazione elettronica. Inoltro cartaceo (solo se impossibilitati all’utilizzo del Portale Fornitori)
all’indirizzo:
Ferservizi S.p.A. Polo Infrastrutturale Piazza della Croce Rossa, 1 - 00161 Roma
Per le altre Società del Gruppo FS Italiane di cui all’elenco a pagina 8 e 9 del presente documento, la fattura dovrà essere inoltrata, in formato cartaceo, presso la sede sociale, ad eccezione delle società appresso indicate, per le quali oltre all’indirizzo della sede sociale si fornisce l’indirizzo email o PEC per l’invio delle fatture in formato PdF.
Fondazione FS Italiane Piazza della Croce Rossa, 1 00161 ROMA E-mail: [email protected]
Nugo S.p.A. Piazza della Croce Rossa, 1 00161 ROMA PEC: [email protected]
Treno Alta Velocità – T.A.V. S.r.l. Piazza della Croce Rossa, 1 00161 ROMA [email protected]
Tunnel Ferroviario del Brennero S.p.A. - Società di Partecipazioni Piazza della Croce Rossa, 1 00161 ROMA PEC: [email protected]